Traductor
BUSCAR
ÍNDICE
RESOLUCION 478 DE 2000
(enero 26)
Diario Oficial No 43.870, del 29 de enero de 2000
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se dictan disposiciones para el proceso de recepción de las declaraciones y el recaudo de los impuestos, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de los Establecimientos Bancarios y Corporaciones de Ahorro y Vivienda.
El Director General (E.) de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las conferidas por el artículo 19 literal aa) del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999 y la Resolución número 0008 de enero 5 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en cumplimiento de su función de recaudar y acorde con el grado de avance tecnológico que se impone, debe implementar y consolidar el esquema nacional de recepción de las declaraciones y el recaudo de impuestos, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos de su competencia, a través de los Establecimientos Bancarios y Corporaciones de Ahorro y Vivienda;
Que los Establecimientos Bancarios y las Corporaciones de Ahorro y Vivienda que obtengan la autorización para la recepción y recaudo de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deben poseer una infraestructura técnica y operativa que permita dar respuesta oportuna a las exigencias establecidas en la presente Resolución;
Que en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 801 del Estatuto Tributario, se expidió por parte del Señor Ministro de Hacienda y Crédito Público la Resolución número 0008 de enero 5 de 2000, que reglamenta el proceso de recepción y recaudo a través de los Establecimientos Bancarios y Corporaciones de Ahorro y Vivienda,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ESQUEMA DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. De conformidad con el artículo 801 del Estatuto Tributario y la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000, los Establecimientos Bancarios y las Corporaciones de Ahorro y Vivienda que obtengan la autorización para la recepción y recaudo, quienes en adelante se denominan Entidades Autorizadas para Recaudar, deben cumplir con el esquema de recepción, recaudo, procesamiento de la información, consignación de los dineros recaudados y entrega de la información y reportes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La Entidad Autorizada para Recaudar será remunerada bajo este esquema a través de una contraprestación consistente en un número límite de días para consignar el recaudo diario de tributos nacionales y aduaneros, llamado índice de consignación, determinado según esta Resolución.
ARTÍCULO 2o. REQUISITOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Podrán obtener la autorización a que se refiere el artículo 801 del Estatuto Tributario y la Resolución 00008 de enero 5 de 2000 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los establecimientos bancarios constituidos en el país, que se acojan expresamente a las condiciones que establece la presente resolución, para efectos de la recepción de las declaraciones tributarias, aduaneras y cambiarias; y el recaudo de los impuestos, retenciones, anticipos, sanciones, intereses, aportes y demás tributos del orden nacional administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), siempre y cuando esta actividad no sea contraria a las funciones que para cada una de estas instituciones señala el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y cumplan los siguientes requisitos de cobertura, capacidad técnica y administrativa.
Se entiende por cobertura la capacidad de ofrecer los servicios de recepción y recaudo a través de sus agencias, oficinas, sucursales y corresponsales en todo el territorio colombiano. Igualmente, la capacidad de ofrecer el servicio de recaudo dentro y fuera del territorio colombiano por canales virtuales, mediante transacciones de pago electrónico en forma directa o a través de sus redes o prestadores de servicios especializados.
Se define como capacidad técnica, los recursos tecnológicos, informáticos, plataformas, redes de comunicación y demás herramientas con que cuenta la entidad, para la prestación de los servicios de recepción y recaudo, el manejo y procesamiento de la información y que permitan el desarrollo de los proyectos de modernización tecnológica requeridos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los plazos que esta establezca.
Se precisa como capacidad administrativa, la experiencia, conocimiento, solvencia, talento humano, procesos, procedimientos, administración de riesgos y aseguramiento de calidad de la operación para la cual será autorizado
ARTÍCULO 3o. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA EL RECAUDO DE IMPUESTOS. El Establecimiento Bancario o la Corporación de Ahorro y Vivienda interesada en obtener la autorización para recepción y recaudo de impuestos deberá manifestar su intención por intermedio de su Representante Legal, en escrito dirigido al Ministro de Hacienda y Crédito Público, por conducto del Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En la solicitud deberá manifestar expresamente que se acoge a lo dispuesto tanto en la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000, como en la presente Resolución y en las normas que lo modifiquen, así como también en lo determinado en el convenio de compromiso.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. La autorización conferida tendrá vigencia indefinida como lo establecen los artículos 5 y 20 de la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000. No obstante, la Entidad Autorizada para Recaudar podrá renunciar a ella, mediante comunicado de intención dirigido al Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales por lo menos con treinta (30) días de antelación. Transcurrido dicho término, sin perjuicio de las demás obligaciones, podrá cesar en las funciones de recepción y recaudo.
PARÁGRAFO. En caso de fusión por absorción de dos o más Entidades Autorizadas para Recaudar, se aplicarán las condiciones existentes para la Entidad absorbente a la fecha de fusión.
Si del proceso de fusión se constituye un nuevo Establecimiento Bancario o Corporación de Ahorro y Vivienda, la nueva Entidad deberá solicitar la correspondiente autorización.
En los casos de escisión cada Entidad deberá solicitar autorización.
ARTÍCULO 5o. EVALUACIÓN A LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales realizará por lo menos dos veces al año o cuando la situación así lo amerite, evaluación financiera a las entidades autorizadas para recaudar, con el fin de determinar la permanencia de dichas entidades en el proceso de recepción y recaudo de los impuestos administrados por la DIAN.
La evaluación será realizada por un Comité que estará conformado por el Director General de la DIAN, el Director de Impuestos, el Director de Aduanas y el Subdirector de Recaudación.
Cuando lo estime conveniente, el Director General de la DIAN solicitará al Ministro de Hacienda y Crédito Público la participación de un delegado de ese Ministerio, uno de la Superintendencia Bancaria y otro de la Dirección del Tesoro Nacional, para efectos de adelantar la evaluación a que hace referencia el presente artículo.
ARTÍCULO 6o. OBLIGACIONES GENERALES DE LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. Las Entidades Autorizadas para Recaudar cumplirán las obligaciones contempladas en el artículo 801 del Estatuto Tributario, las determinadas en la Resolución número 0008 de enero 5 de 2000 y las contempladas en la presente Resolución.
ARTÍCULO 7o. RESERVA DE LAS DECLARACIONES. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán guardar la más absoluta reserva con relación a la información y demás datos de carácter tributario de las declaraciones. En consecuencia, sólo podrán utilizarlas para los fines de transcripción, procesamiento de información y elaboración de los informes o reportes que exija el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, acorde con el artículo 583 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Las Entidades Autorizadas para Recaudar serán responsables cuando empleen el servicio de personas naturales o jurídicas para el procesamiento de la información por el uso indebido que aquellas hagan de la misma, sin perjuicio de las acciones penales y/o administrativas a que haya lugar. En ningún caso, estos particulares podrán utilizar la información correspondiente a las declaraciones de impuestos y aduanas para fines diferentes de los señalados en el presente artículo.
Igual responsabilidad recaerá sobre las Entidades Autorizadas para Recaudar cuando empleen el servicio de mensajería o similares que presten personas naturales o jurídicas para el envío y/o transporte de la información con destino a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 8o. OBLIGACIÓN DE ATENDER A TODOS LOS CONTRIBUYENTES Y DE RECEPCIONAR TODAS LAS DECLARACIONES. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán recepcionar las declaraciones y recaudar, en moneda legal colombiana, los tributos de todos los contribuyentes o declarantes que lo soliciten, sean o no sus clientes, cualquiera que sea el monto de sus deudas y en todas sus oficinas, agencias o sucursales, ubicadas en el territorio nacional, con las excepciones previstas en esta resolución o las que posteriormente señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Las Entidades Autorizadas para Recaudar recibirán las declaraciones tributarias y aduaneras con o sin pago.
El servicio de recepción de las declaraciones y el pago de los tributos aduaneros se prestará en las administraciones con jurisdicción para operación aduanera hasta tanto la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establezca un procedimiento diferente.
ARTÍCULO 9o. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. La recepción y recaudo de que trata la presente resolución se efectuará dentro de los horarios ordinarios de atención al público señalados por la Superintendencia Bancaria.
Cuando las Entidades Autorizadas para Recaudar dispongan de horarios especiales, adicionales o extendidos, deberán recibir y recaudar dentro de tales horarios.
ARTÍCULO 10. OFICINAS CON CARÁCTER DE CENTRALIZADORA. En las ciudades sede de Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, con las excepciones señaladas por la Subdirección de Recaudación, cada entidad autorizada para recaudar deberá designar una de sus oficinas para que opere con el carácter de centralizadora, en todo lo relativo a las obligaciones dispuestas en el Capítulo III de esta resolución y a la distribución en las oficinas, agencias o sucursales, de los formularios de las declaraciones y de los recibos de pago entregados por cada Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, conforme al anexo número 1 de la presente resolución.
En casos especiales, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Subdirección de Recaudación podrá autorizar que en las ciudades a que se refiere el inciso anterior se designe más de una oficina para que actúe con el carácter de centralizadora.
Cuando quiera que las entidades autorizadas para recaudar no tuvieren oficinas en las ciudades sede de Administración, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Subdirección de Recaudación autorizará en otras ciudades la designación de las oficinas que actuarán con el carácter de centralizadora.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Aun en el caso que las Entidades Autorizadas para Recaudar utilicen terceras personas para el procesamiento de la información, deberán designar mínimo una sucursal, agencia u oficina para ejercer el carácter de centralizadora en cada ciudad, sede de Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 11. DESIGNACIÓN DE SUCURSALES ACORDE CON LA JURISDICCIÓN SEÑALADA POR LA DIAN. De acuerdo con la jurisdicción señalada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Entidad Autorizada para Recaudar deberá asignar las oficinas, agencias o sucursales que dependen de cada centralizadora.
PARÁGRAFO. La Entidad Autorizada para recaudar podrá solicitar a la Subdirección de Recaudación División Control a Entidades Recaudadoras, la inclusión de una sucursal, oficina o agencia en un código de otra Administración, cuando la ubicación geográfica de la Administración de su jurisdicción dificulte en alto grado el cumplimiento de sus obligaciones.
ARTÍCULO 12. TÉRMINO MÍNIMO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE DECLARACIONES Y RECIBOS DE PAGO. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán conservar la primera copia de los formularios de las declaraciones y de los recibos de pago, enviados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en las operaciones de recepción y recaudo por el término de seis (6) años contados a partir de la fecha de recepción. Al cabo de dos (2) años se podrá cumplir esta obligación mediante la toma de imagen de la información.
Copia de cada archivo magnético enviado con las operaciones de recepción, recaudo y consignaciones deberá conservarse por el término de tres (3) años.
RECEPCIÓN Y RECAUDO.
ARTÍCULO 13. MODALIDAD DE CONTRIBUYENTES. Para los efectos previstos en esta Resolución, habrá tres (3) modalidades de contribuyentes: Grandes Contribuyentes, Otros Contribuyentes y Tributos Aduaneros.
ARTÍCULO 14. IMPUESTOS Y TRIBUTOS OBJETO DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. Las Entidades Autorizadas para Recaudar recepcionarán los documentos y recaudarán los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que a la entrada en vigencia de la presente resolución son los siguientes:
1. Impuesto de renta y complementarios. Formularios de las declaraciones de impuesto sobre la renta y complementarios, de ingresos y patrimonio, del año gravable 1987 y siguientes.
2. Impuesto sobre las ventas. Formularios de las declaraciones del impuesto sobre las ventas, correspondientes a los períodos del año gravable 1988 y siguientes.
3. Retención en la fuente. Formularios de las declaraciones de retención en la fuente, correspondientes al año 1988 y siguientes.
4. Impuesto de Timbre Nacional. Formularios de declaración y pago del Impuesto de timbre Nacional correspondientes a hechos gravados realizados con anterioridad al primero de enero de 1993.
5. Tributos Aduaneros. Formularios de la Declaración de Importación.
6. Factura de nacionalización. Formularios de factura de Nacionalización correspondiente al tratamiento preferencial aduanero.
7. Trafico Postal y envíos urgentes por Avión. Formularios de declaración y pago de tráfico postal y envíos urgentes por avión.
8. Recaudo de Impuestos Nacionales, Tributos Aduaneros y Sanciones Cambiarias. Así mismo recaudarán el Impuesto de Renta y Complementarios, Anticipo, Sanciones y los Intereses de Mora correspondientes a cualquier año gravable, Impuestos sobre las ventas de cualquier período, Retención en la Fuente de cualquier mes o año; como también el pago de Tributos Aduaneros, Sanciones o Intereses por mora correspondientes a Obligaciones Aduaneras, Sanciones Cambiarias conforme a las instrucciones que imparta la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
PARÁGRAFO. La autorización prevista en este artículo se extiende al recaudo de los mayores valores de los impuestos y tributos aduaneros, anticipos, retenciones, sanciones e intereses originados dentro del proceso de determinación y discusión en la vía gubernativa y en el proceso contencioso administrativo de los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como de los valores establecidos en los demás casos especiales que señalen las normas vigentes.
ARTÍCULO 15. RECEPCIÓN DE FORMULARIOS Y COPIAS. Recepción de declaraciones en medio magnético. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán recibir los formularios de las declaraciones tributarias en original y dos copias; las declaraciones aduaneras y los recibos oficiales de pago, en original y tres copias o conforme lo determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Además, recepcionarán las declaraciones que los contribuyentes o responsables presenten a través de medio magnético o sistema electrónico de acuerdo con las especificaciones y la autorización determinada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN. Para la recepción de formularios de las declaraciones o de los recibos de pago las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán cumplir con lo determinado en el anexo número 2 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 17. DEBER DE PRESENTAR EL NIT. Excepciones. Para efectos de la presentación de las declaraciones tributarias y aduaneras y el pago de las obligaciones reguladas en la presente resolución, el documento de identificación será el "número de Identificación Tributaria" NIT, asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
No se exigirá la presentación del número de Identificación Tributaria NIT en los siguientes casos:
a) Cuando se trate de personas naturales que no tengan la calidad de declarantes y deban realizar algún pago, se aceptará la cédula de ciudadanía, salvo que realicen importaciones y exportaciones;
b) Para extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, para quienes serán válidos los números de pasaporte o números del documento que acredita la misión.
PARÁGRAFO 1o. Mientras la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales respectiva expide la tarjeta de NIT solicitada por el contribuyente o declarante, se aceptará el certificado provisional expedido por la Administración de impuestos respectiva el cual tendrá una vigencia de seis (6) meses.
ARTÍCULO 18. VERIFICACIÓN PREVIA A LA RECEPCIÓN. Para los efectos previstos en esta Resolución, las Entidades Autorizadas para Recaudar, al momento de recibir las declaraciones y recibos de pago, deberán verificar que:
Declaraciones:
a) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> El Número de Identificación Tributaria, NIT, y nombre o razón social registrado en el formulario coincidan con la Tarjeta Plastificada, el certificado de la Cámara de Comercio, la cédula de ciudadanía para las personas naturales o el certificado que para tal efecto expida la DIAN que se exhiba conforme al artículo anterior de la presente resolución,
b) Estén diligenciadas a máquina o a mano y que los originales y las copias sean legibles y nítidas. La declaración de importación no se podrá recibir diligenciada a mano;
c) El original y las copias deben ser iguales y corresponder en su diligenciamiento;
d) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 9483 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> La casilla correspondiente al "Código Administración" esté diligenciada y corresponda al código de administración de la jurisdicción donde se ubica la oficina receptora.
e) La casilla correspondiente al código de "Actividad Económica" esté diligenciada;
f) La casilla "Dirección" esté diligenciada;
g) La casilla Clase de Sociedad y de Declarante estén diligenciadas;
h) La Declaración del Impuesto sobre las Ventas corresponda a un código de bimestre válido, acorde con las indicaciones suministradas por la Subdirección de Recaudación;
i) La Declaración Mensual de Retención en la Fuente, corresponda a un código de mes válido, acorde con las indicaciones suministradas por la Subdirección de Recaudación;
j) Los renglones no utilizados registren el valor cero (0). En las declaraciones de importación las casillas de descripción no diligenciadas deben registrar la letra X, y la parte no utilizada deberá encontrarse anulada;
k) La sección "Pago" figure en cero (0), cuando no se cancele valor alguno simultáneamente con la presentación del formulario de la declaración;
l) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> El valor consignado en la casilla "PAGO TOTAL" coincida en el original y sus copias;
m) El valor del pago coincida con el registrado en el renglón "Total Pagos";
n) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Estén firmadas en la casilla correspondiente al declarante y/o signatarios (contador o revisor fiscal)
o) No estén acompañados de anexos.
Recibos de pago:
a) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> El Número de Identificación Tributaria, NIT, y nombre o razón social registrado en el formulario coincidan con la Tarjeta Plastificada, el certificado de la Cámara de Comercio, la cédula de ciudadanía para las personas naturales o el certificado que para tal efecto expida la DIAN que se exhiba conforme al artículo anterior de la presente resolución,
b) Estén diligenciadas a máquina o a mano y que los originales y las copias sean legibles y nítidas. El recibo de pago de tributos aduaneros no se podrá recibir diligenciado a mano;
c) El original y las copias deben ser iguales y corresponder en su diligenciamiento;
d) La casilla correspondiente al "Código Administración" esté diligenciada y corresponda a un código válido de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales;
e) La casilla "Concepto" esté diligenciada con un código válido acorde con indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
f) La casilla "Período" esté diligenciada con un código válido acorde con las indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
g) La casilla "Año al que se imputa este pago" corresponda a un año válido, acorde con las indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
h) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> La casilla "Concepto" del recibo oficial de pago de Tributos Aduaneros y Sanciones Cambiarias, registre un código válido acorde con las indicaciones que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
i) En la sección "Pago" la suma de los conceptos pagados esté correcta;
j) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> La casilla "PAGO TOTAL" no contenga valores en cero (0) y el valor consignado en ella coincida en el original y sus copias.
k) No estén acompañados de anexos.
Recibos de pago declaración electrónica:
Además de las verificaciones anteriores en los recibos de pago del sistema electrónico se debe revisar:
a) En el campo "Uso banco código título" esté diligenciado cero (0), si el pago es en efectivo, cheque, tarjeta de crédito; o que tenga un código válido cuando se trate de otro pago que no sea efectivo, acorde con las indicaciones que imparta la Subdirección de Recaudación;
b) Los campos "número de control automático" y "número de control manual" estén diligenciados con dígitos numéricos;
c) El campo "número de recibo esté diligenciado con un número compuesto de catorce (14) dígitos, sin ningún tipo de carácter tales como: puntos, comas, guiones, entre otros.
PARÁGRAFO 1o. La Entidad Autorizada para Recaudar se abstendrá de recibir las declaraciones y recibos de pago, con tachones, enmendaduras o con valores en centavos, en las casillas que exigen registrar valores en moneda legal colombiana.
PARÁGRAFO 2o. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán garantizar la correcta utilización y colocación de los sellos de "Recibido con pago" y/o "Recibido sin pago" según corresponda. Igualmente deberá verificar que la fecha corresponda a la del día de recepción del documento.
PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo modificado por el artículo 3 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> La Entidad Autorizada para Recaudar deberá mantener un software en caja que le permita hacer la correcta verificación de las Declaraciones y Recibos de Pago, el cual será actualizado de acuerdo con las indicaciones que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Adicionalmente, la Entidad Autorizada para Recaudar, deberá mantener en caja un sistema de reconocimiento óptico de códigos de barras
PARÁGRAFO Transitorio. La Entidad Autorizada para Recaudar deberá implantar el software de verificación en caja de los datos correspondientes al año, concepto de impuesto, período, sumatoria de la sección pago, así como el código de la casilla "Aplicación pago" del recibo de pago de tributos aduaneros. Para esta implantación, se concede un plazo máximo de tres (3) meses, contados a partir de la firma del convenio de compromiso.
ARTÍCULO 19. LA ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE RELATIVA AL DILIGENCIAMIENTO Y LIQUIDACIÓN NO CORRESPONDE A LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. Las Entidades Autorizadas para Recaudar, no están obligadas a absolver consultas, atender requerimientos, reclamaciones o peticiones de cualquier naturaleza; a expedir copias de las declaraciones y recibos de pago; ni a atender las consultas de los contribuyentes o usuarios relativas al diligenciamiento de las declaraciones y de los recibos de pago o a la determinación y liquidación de las sumas a pagar.
ARTÍCULO 20. FORMA DE PAGO DE LOS TRIBUTOS. Las Entidades Autorizadas para Recaudar recibirán el pago de los impuestos, contribuciones, anticipos, retenciones, tributos aduaneros, intereses y sanciones, en efectivo, tarjeta de crédito que administre la Entidad Autorizada para Recaudar, mediante cheque de gerencia o cheque girado sobre la misma plaza de la oficina que lo recibe y únicamente a la orden de la entidad financiera receptora, cuando sea del caso.
Las Entidades Autorizadas para Recaudar bajo su responsabilidad, podrán recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier procedimiento que facilite el pago previa autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
En todos los casos, las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán responder por el valor del recaudo, como si éste se hubiera pagado en efectivo.
ARTÍCULO 21. PAGO MEDIANTE CERTIFICADOS, BONOS, TÍTULOS O DOCUMENTOS SIMILARES. Cuando una norma legal faculte al contribuyente para utilizar títulos, bonos, certificados o documentos similares para el pago de tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la cancelación sólo podrá efectuarse en las Entidades Autorizadas para su edición, administración, expedición y redención, para lo cual deberá diligenciar el recibo oficial de pago. En este caso la Entidad Autorizada para Recaudar debe generar un medio magnético especial para informar estos pagos.
En este evento el formulario de la declaración tributaria o aduanera podrá presentarse en cualquiera de las Entidades Autorizadas para Recaudar de acuerdo con la jurisdicción correspondiente.
ARTÍCULO 22. OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO Y REPORTE DE LA INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN HORARIOS ESPECIALES, ADICIONALES O EXTENDIDOS, DEFINIDOS POR LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para todos los efectos, la fecha del recaudo por cualquier canal dentro de los horarios especiales, adicionales y extendidos manejados por las entidades autorizadas para recaudar será la que corresponde a la fecha en que se realice el pago; en consecuencia, los informes y el traslado de los recursos atenderán esta fecha.
En todo caso, la entidad autorizada para recaudar deberá cumplir con sus funciones de recepción y recaudo dentro de todos los horarios de atención habilitados.
ARTÍCULO 23. SUMINISTRO DE AUTOADHESIVOS. La Subdirección de Recaudación autorizará las Casas Impresoras de Valores que podrán elaborar los autoadhesivos a utilizar en la recepción de las declaraciones y recibos de pago.
Los autoadhesivos serán suministrados por cada Entidad Autorizada para Recaudar de acuerdo con las especificaciones técnicas que señale la Subdirección de Recaudación. La composición del número de autoadhesivo se señala en el anexo número 3 de la presente resolución.
Los autoadhesivos se encuentran bajo exclusiva responsabilidad de las Entidades Autorizadas para Recaudar, las cuales deben adoptar los mecanismos de control y custodia necesarios para evitar la pérdida o el uso indebido de los mismos.
Será responsabilidad de la entidad mantener a disposición de sus sucursales, oficinas o agencias, el número adecuado de autoadhesivos.
El autoadhesivo no utilizado en el proceso de recepción de las declaraciones tributarias o recibos de pago, debe anularse y adherirse al dorso del documento que en su tráfico corresponde a la entidad recaudadora. El incumplimiento de este procedimiento se tendrá como error de verificación.
La Entidad Autorizada para Recaudar deberá llevar un control efectivo por fecha, de los autoadhesivos utilizados, anulados o repetidos por cada sucursal.
<Incisos adicionados por el artículo 1 la Resolución 8757 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades autorizadas para recaudar deberán hacer uso de los autoadhesivos en forma consecutiva y ascendente. En caso de utilizar un juego de autoadhesivos con una numeración diferente a la que correspondía, este juego o en su defecto el rango no utilizado, se anulará y se informará del hecho a la División Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación.
<Incisos adicionados por el artículo 1 la Resolución 8757 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se requiera proceder con la anulación masiva de autoadhesivos como consecuencia del cierre de oficinas o del cambio de las especificaciones técnicas, la Entidad Autorizada para Recaudar deberá informar del hecho a la División Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación, señalando fecha y hora en las que se realizará la destrucción de los autoadhesivos, con el fin de que un funcionario de la DIAN se encuentre presente.
PARÁGRAFO. Cuando tenga conocimiento la Entidad Autorizada para Recaudar, está obligada a informar la utilización indebida de los autoadhesivos por algún usuario o funcionario de la Entidad.
ENTREGA DE DOCUMENTOS A LAS ADMINISTRACIONES DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.
ARTÍCULO 24. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE PAQUETES. <Artículo derogado por el artículo 7 de la Resolución 8110 de 2010>
ARTÍCULO 25. INFORMACIÓN SOBRE NÚMEROS DE SERIE DE FORMULARIOS O DE PAQUETES ANULADOS O REPETIDOS. <Artículo derogado por el artículo 7 de la Resolución 8110 de 2010>
ARTÍCULO 26. PLAZO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8110 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los documentos originales de formularios recepcionados a partir del 1o de septiembre del año 2010, deben entregarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
El horario para la entrega de los documentos físicos será fijado por la respectiva Dirección Seccional.
PARÁGRAFO. La DIAN expedirá como prueba de entrega de los documentos físicos, el Formato 1096 denominado “Radicación documentos”, que estará a disposición de las Entidades Autorizadas para Recaudar.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1o. de la Resolución 7788 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los documentos originales de formularios recepcionados entre el 25 y el 29 de junio de 2011, deben entregarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
ARTÍCULO 27. REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE LOS PAQUETES. <Artículo derogado por el artículo 7 de la Resolución 8110 de 2010>
ARTÍCULO 28. OBLIGACIÓN DE ENTREGAR REPORTES, INFORMES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN REQUERIDOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de los demás informes y reportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos de control y conforme a las especificaciones técnicas que se establezcan, las entidades autorizadas para recaudar deben entregar los siguientes reportes:
- De recaudos y consignaciones periódicas por impuestos nacionales y tributos aduaneros.
- Informe diario de recaudo para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y para la Dirección de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con las especificaciones que se determinen.
La extemporaneidad e inexactitud en los informes señalados pueden generar las sanciones previstas en el artículo 676-1 del Estatuto Tributario.
Las entidades autorizadas para recaudar efectuarán los desarrollos que se requieran para el suministro de nuevos reportes, informes y servicios tecnológicos de intercambio de información adicionales que permitan el cumplimiento del convenio con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro de los plazos que esta establezca, los cuales serán informados oportunamente a las entidades autorizadas para recaudar.
TRASCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 29. OBLIGACIÓN DE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNÉTICOS Y CUANDO SE ENTIENDE RECIBIDA. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán suministrar centralizadamente en Santa Fe de Bogotá o en la ciudad que se designe, y en forma sistematizada, la información de todas las declaraciones y recibos de pago, recibidos en un mismo día, de acuerdo con el vencimiento a que hace referencia el artículo 32 de la presente resolución, atendiendo el orden cronológico de recepción. Para tal efecto, utilizarán los medios magnéticos o mecanismos de transmisión de información con las especificaciones técnicas que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Subdirección de Recaudación.
PARÁGRAFO. <Parágrafo NULO>
PARÁGRAFO. <Parágrafo derogado por el artículo 7 de la Resolución 8110 de 2010>
ARTÍCULO 30. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información deberá presentarse clasificada por paquetes de Impuestos Nacionales y Tributos Aduaneros iniciando con la "Planilla de Control". La información suministrada deberá coincidir con la cantidad de formularios y la sumatoria de los valores contenidos en la planilla, conforme se establece en el anexo número 5 de la presente resolución.
ARTÍCULO 31. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS FORMULARIOS Y RECIBOS OFICIALES DE PAGO. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de la Subdirección de Recaudación y la Oficina de Servicios de Información, suministrará a cada Entidad Autorizada para Recaudar el software o las especificaciones técnicas de los formularios y recibos de pago.
ARTÍCULO 32. PLAZO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN EN MEDIO MAGNÉTICO O ELECTRÓNICO. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 8110 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La información de los documentos recepcionados y grabada en los medios magnéticos o electrónicos que establezca la DIAN, deberá entregarse dentro de los siguientes plazos:
1. A partir del 1o de septiembre del año 2010, debe entregarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
2. A partir del 1o de marzo de 2011, debe entregarse dentro de los nueve (9) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
3. A partir del 1o de septiembre de 2011, debe entregarse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
4. Desde el 1o de marzo de 2012, debe entregarse dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
PARÁGRAFO 1o. Se entenderá recibida la información en medio magnético, una vez haya sido leída por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas.
PARÁGRAFO 2o. La DIAN generará reporte con el resultado de la lectura, el cual se pondrá a disposición de las Entidades Autorizadas para Recaudar.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2o. de la Resolución 7788 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La información de los documentos recepcionados entre el 25 y el 29 de junio de 2011, deberá entregarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
ARTÍCULO 33. PROHIBICIÓN DE MODIFICAR O ANULAR DOCUMENTOS RECEPCIONADOS. Obligación de informar errores detectados. Las Entidades Autorizadas para Recaudar no podrán efectuar modificaciones, sustituciones o correcciones en la información contenida en las declaraciones y recibos de pago, ni anular las declaraciones o recibos de pago una vez se hayan colocado los autoadhesivos.
PARÁGRAFO. Las Entidades Autorizadas para Recaudar indicarán, en el medio magnético correspondiente, los errores que detecten en las declaraciones tributarias o recibos de pago, conforme a las especificaciones técnicas señaladas.
CONSIGNACIÓN DE DINEROS RECAUDADOS.
ARTÍCULO 34. PLAZO PARA CONSIGNAR LOS DINEROS RECAUDADOS EN EL BANCO DE LA REPÚBLICA DÍAS CALENDARIO. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 8110 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los dineros recaudados diariamente correspondientes a Impuestos Nacionales y Tributos Aduaneros deberán ser consignados en el Banco de la República, a favor de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, dentro del término en días calendario que, de conformidad con el índice de consignación, determine y comunique mensualmente a cada Entidad Autorizada para Recaudar, la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El índice de consignación para cada Entidad Autorizada para Recaudar lo conformará una base fija y un componente variable, calculado a partir de parámetros establecidos en términos de calidad, cantidad de documentos y oportunidad de la información, de acuerdo con lo establecido por la Resolución Ministerial 2166 del 30 de julio de 2010, así:
1. A partir del 1o de septiembre del año 2010, se producirá una reducción inicial del índice a 12 días, de los cuales 6 serán fijos y hasta 6 variables.
2. A partir del 1o de marzo de 2011 el mencionado índice será de 9 días, de los cuales 4 serán fijos y hasta 5 variables.
3. A partir del 1o de septiembre de 2011 el índice será de 7 días, de los cuales 3 serán fijos y hasta 4 variables.
4. Desde el 1o de marzo de 2012 el índice será de 5 días, de los cuales 2 serán fijos y hasta 3 variables.
Los dineros recaudados deberán ser consignados a más tardar a las once de la mañana (11 a. m.) del día del plazo establecido.
ARTÍCULO 35. DETERMINACIÓN DEL ÍNDICE DE CONSIGNACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 8110 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El índice de consignación a las entidades autorizadas para recaudar, como contraprestación por los servicios prestados en el proceso de recepción y recaudo se determinará así:
1. DEL 1o DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2010 AL MES DE FEBRERO DE 2011
Índice de consignación = Base fija + Componente variable
1. Base Fija = 6 días calendario
2. Componente variable = 6 días calendario, calculado así:
Componente variable = Calidad + Oportunidad Física + Oportunidad Magnética + Cantidad documentos = CI + OF + OM + C
Equivalente a:
Componente variable = [1.5 * (FC)] + [1.25 * (FOF)] + [1.25 * (FOM)] + [2.0 * (C)]
2. DEL 1o DE MARZO DEL AÑO 2011 AL MES DE AGOSTO DE 2011
Índice de consignación = Base fija + Componente variable
1. Base Fija = 4 días calendario
2. Componente variable = 5 días calendario, calculado así:
Componente variable = Calidad + Oportunidad Física + Oportunidad Magnética + Cantidad documentos = CI + OF + OM + C
Equivalente a:
Componente variable = [1.5 * (FC)] + [0.75 * (FOF)] + [0.75 * (FOM)] + [2.0 * (C)]
3. DEL 1o DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2011 AL MES DE FEBRERO DE 2012
Índice de consignación = Base fija + Componente variable
1. Base Fija = 3 días calendario
2. Componente variable = 4 días calendario, calculado así:
Componente variable = Calidad + Oportunidad Física + Oportunidad Magnética + Cantidad documentos = CI + OF + OM + C
Equivalente a:
Componente variable = [1.5* (FC)] + [0.5 * (FOF)] + [0.5 * (FOM)] + [1.5 * (C)]
4. A PARTIR DEL 1o DE MARZO DEL AÑO 2012
Índice de consignación = Base fija + Componente variable
1. Base Fija = 2 días calendario
2. Componente variable = 3 días calendario, calculado así:
Componente variable = Calidad + Oportunidad Física + Oportunidad Magnética + Cantidad documentos = CI + OF + OM + C
Equivalente a:
Componente variable = [1.0 * (FC)] + [0.5 * (FOF)] + [0.5 * (FOM)] + [1.0 * (C)]
En todos los plazos descritos anteriormente, las definiciones y ecuaciones aplicables al análisis del componente variable del índice de consignación son las siguientes:
Calidad (CI): Se califica por el porcentaje de inconsistencias en la grabación de los documentos, detectadas en el período calificado, en relación con el total de documentos entregados por la Entidad Autorizada para Recaudar en el periodo evaluado.
CI = X * FC
Donde
X = Número de días asignado en cada uno de los períodos.
FC: - Ciento por ciento (100%) si el porcentaje de documentos errados es menor al uno por ciento (1%).
- Cero por ciento (0%) si el porcentaje de documentos errados es mayor al seis por ciento (6%).
- Si el porcentaje de documentos errados está entre el uno por ciento (1%) y el seis por ciento (6%) el factor de calidad está determinado por la recta que une estos dos puntos así:
FC = 1.2 + (-20) por (porcentaje de documentos errados)
Oportunidad = Oportunidad física + Oportunidad magnética
Un documento se considera extemporáneo si la fecha de entrega es mayor a la fecha límite de presentación de la información física. Igualmente un archivo FTP es extemporáneo si la fecha de lectura es mayor a la fecha límite de presentación de la información magnética de acuerdo con los plazos establecidos en los artículos 2o y 3o de la presente resolución.
Oportunidad Física (OF)
OF = X * FOF
Donde
X = Número de días asignado en cada uno de los períodos
FOF = - Ciento por ciento (100%) si el porcentaje de documentos extemporáneos respecto del total de documentos entregados por la Entidad Recaudadora en el período evaluado es cero por ciento (0%).
- Cero por ciento (0%) si el porcentaje de documentos extemporáneos es mayor al veinte por ciento (20%).
- Si el porcentaje de documentos extemporáneos está entre 0 y 20% el factor de oportunidad física se determina por la recta que une estos dos puntos así:
FOF = 1 + (-5 por porcentaje de documentos extemporáneos)
Oportunidad Magnética (OM)
OM = X * FOM
Donde
X = Número de días asignado en cada uno de los períodos
FOM = - Ciento por ciento (100%) si el porcentaje de archivos FTP extemporáneos respecto del total de archivos FTP entregados por la Entidad Recaudadora en el período de evaluación es cero por ciento (0%).
- Cero por ciento (0%) si el porcentaje de archivos FTP extemporáneos es mayor al veinticinco (25%).
- Si el porcentaje de archivos FTP extemporáneos se encuentra entre cero por ciento (0%) y veinticinco por ciento (25%), el factor de oportunidad magnética se determinará por la recta que une estos dos puntos así:
FOM = 1 + (-4) por (porcentaje de archivos FTP extemporáneos)
Cantidad documentos (C): Dentro del componente variable del índice de consignación se califica el mayor número de documentos durante el periodo evaluado y las demás Entidades participarán de acuerdo con el porcentaje de documentos recibidos respecto de la que obtuvo el mayor número.
C = X * FC
Donde
X = Número de días asignado en cada uno de los períodos
PARÁGRAFO 1o. Todas las operaciones se calcularán con tres (3) decimales. Para el cálculo final de los días se hará aproximación al entero superior más cercano, cuando la fracción sea mayor a 0.50. En caso contrario se aproximará al entero inferior.
PARÁGRAFO 2o. El plazo para consignar se cuenta a partir del día calendario siguiente al del recaudo. Si el plazo vence en un día que no fuere hábil, la consignación deberá efectuarse el día hábil siguiente. En todos los casos, el plazo previsto en este artículo se entenderá en días calendario.
En el caso de los recaudos que vencen su consignación, al cierre anual determinado por la Superintendencia Financiera de Colombia, estos deben reintegrarse el último día hábil de servicio bancario.
PARÁGRAFO 3o. El índice de consignación se comunicará mensualmente y los períodos de evaluación serán los siguientes:
| PERIODO BASE PARA LA EVALUACIÓN (MES CALENDARIO) | PERIODO PARA EL CUAL APLICA (MES CALENDARIO) |
| MES 7 | MES 9 |
| MES 8 | MES 10 |
| MES 9 | MES 11 |
| MES 10 | MES 12 |
| MES 11 | MES 1 |
| MES 12 | MES 2 |
| MES 1 | MES 3 |
| MES 2 | MES 4 |
| MES 3 | MES 5 |
| MES 4 | MES 6 |
| MES 5 | MES 7 |
| MES 6 | MES 8 |
PARÁGRAFO 4o. En los casos de fusión por absorción de dos o más Entidades Autorizadas para Recaudar se aplicará el índice de consignación de la Entidad absorbente.
ARTÍCULO 36. INDICE DE CONSIGNACIÓN IGUAL A DÍAS BASE. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 8110 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando una Entidad Autorizada para Recaudar durante tres (3) períodos continuos obtenga un índice igual a los días base y como componente variable un total de cero (0) días, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pondrá en conocimiento de esta situación al Ministro de Hacienda y Crédito Público para que se evalúe la continuidad en el proceso de recepción y recaudo.
ARTÍCULO 37. PLAZO DE CONSIGNACIÓN PARA ENTIDADES QUE INGRESEN AL SISTEMA DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. Cuando una Entidad Autorizada para Recaudar se acoja por primera vez a la autorización prevista en esta resolución, deberá consignar los dineros recaudados diariamente dentro del plazo promedio obtenido por las demás entidades durante el último periodo calificado. El plazo promedio se aplicará hasta cuando la nueva entidad obtenga su primera calificación trimestral.
ARTÍCULO 38. LUGAR, PLAZO Y MODO DE EFECTUAR LA CONSIGNACIÓN.
<Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 3083 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades autorizadas para recaudar deberán efectuar la consignación de los recaudos de manera centralizada en la ciudad de Bogotá, D. C., en el Banco de la República, por cada día de recaudo, utilizando el formulario: "Consignación de las Entidades Autorizadas para Recaudar a la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional", modelo 050, anexo a la presente Resolución, o el que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Este formulario debe ser presentado virtualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de consignación, a partir de los recaudos efectuados desde el 1o de mayo de 2007.
Las consignaciones que deben efectuar las entidades autorizadas para recaudar deberán realizarse a través del servicio electrónico del Banco de la República, mediante transferencias independientes de fondos en las cuentas que para el efecto señale la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Las consignaciones correspondientes a recaudos efectuados en días no hábiles (sábados, domingos y festivos) se efectuarán el día hábil siguiente mediante transferencias electrónicas independientes para cada día, según sea el caso.
PARÁGRAFO 1o. Las consignaciones que se efectúen en el Banco de la República quedarán sujetas a las verificaciones que realice la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá determinar o implantar otros mecanismos para la consignación o transferencia de los Recaudos al Banco de la República.
ARTÍCULO 39. DETERMINACIÓN DEL VALOR A CONSIGNAR. <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Para la determinación del valor a consignar, se tomará en cuenta el monto de los recaudos recibidos en un mismo día o fecha de recaudo, por el conjunto de oficinas, agencias o sucursales de la Entidad Autorizada para Recaudar, conforme a la casilla "PAGO TOTAL" de las declaraciones y recibos oficiales de pago, es decir, las sumas señaladas en la casilla de los formularios en la cual se indica el valor pagado.
ARTÍCULO 40. CONSIGNACIONES EXTEMPORÁNEAS E INTERESES DE MORA. Los valores consignados extemporáneamente deberán reportarse en formulario independiente, por cada día de recaudo, junto con los intereses de mora causados conforme lo establece el artículo 636 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 41. CUENTA CORRIENTE ESPECIAL A TRAVÉS DE LA CUAL SE RECEPCIONAN LOS PAGOS DE IMPUESTOS NACIONALES Y TRIBUTOS ADUANEROS. Para efectos del recaudo, cada oficina centralizadora deberá manejar una cuenta corriente especial, y generar su extracto mensual. El manejo y administración de esta cuenta será reglamentado por la Subdirección de Recaudación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
RÉGIMEN SANCIONATORIO.
ARTÍCULO 42. SANCIONES A LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. Cuando una entidad autorizada para recaudar incumpla las obligaciones señaladas en esta resolución, quedará sometida al régimen sancionatorio establecido en el Estatuto Tributario y en las demás normas concordantes.
Sin perjuicio de lo previsto en el Estatuto Tributario, para la imposición de sanciones deberá formularse pliego de cargos dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que se realice el incumplimiento de la obligación, o desde la fecha en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales tenga conocimiento del hecho en caso de que el incumplimiento sea respecto del envío de la información física y magnética.
Cuando las entidades autorizadas para recaudar, no efectúen las consignaciones de los recaudos dentro de los términos establecidos, se generarán a su cargo y sin necesidad de trámite previo alguno, intereses moratorios liquidados diariamente a la tasa de mora que rija para efectos tributarios, sobre el monto exigible no consignado oportunamente, desde la fecha en que se debió efectuar la consignación y hasta el día en que ella se produzca, de acuerdo a lo establecido en el artículo 636 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 43. CÁLCULO DE LAS SANCIONES. <Aparte tachado NULO. Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 9483 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> La determinación de las sanciones a que hacen referencia los artículos 674, 675 y 676 del Estatuto Tributario se establece con la siguiente fórmula:
VS = S(TDEX x VL1 x FG) + S(Tls x VL2)
S(TDEX x VL1 x FG) Para sanción determinada en el artículo 676 del Estatuto Tributario.
S(Tls x VL2) Para las sanciones de los artículos 674 y 675 del Estatuto Tributario.
Donde:
VS: Valor total de la sanción.
TDEX: Total días de documentos extemporáneos
Tls: Número total de incumplimientos o errores sancionables.
VL1 ($) Valor base de liquidación artículo 676 Estatuto Tributario.
FG: Factor de gradualidad
Tls: Número total de incumplimientos sancionables por calidad en la recepción y grabación de documentos.
VL2 ($) Valor base de liquidación artículos 674 y 675 Estatuto Tributario.
Factor de Gradualidad (FG)
FG= (TDEx/TDE)x
Donde:
TDEx: Número total de documentos entregados extemporáneamente por la entidad
autorizada para recaudar en el período objeto de sanción.
TDE: Número total de documentos entregados por la entidad autorizada para recaudar en el período objeto de sanción.
x: Moderación del factor de gradualidad. Este valor es dos (2) mientras se mantenga vigente el esquema de remuneración establecido en el artículo 2o. de la Resolución Ministerial 008 de 2000.
PARÁGRAFO. Los incumplimientos o errores sancionables se calcularán por documento.
ARTÍCULO 44. CONSIGNACIÓN DE LAS SANCIONES IMPUESTAS A LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. La consignación de valores correspondientes a sanciones impuestas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Subdirección de Recaudación a las Entidades Autorizadas para Recaudar, deben efectuarse en un formato de consignación independiente, registrando el valor en el renglón "sanciones" de la modalidad "Grandes Contribuyentes", o de "Tributos Aduaneros", según corresponda, de acuerdo a las instrucciones que señale la Subdirección de Recaudación.
ARTÍCULO 45. APLICACIÓN DE SANCIONES A LAS NUEVAS ENTIDADES. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 9483 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio del estricto cumplimiento de todas las obligaciones y de las acciones a que haya lugar, las entidades que obtengan por primera vez la autorización para ingresar al sistema de recepción y recaudo no serán objeto de las sanciones previstas en esta resolución, durante los primeros tres (3) meses contados a partir de la fecha de inicio de operaciones.
En todos los casos, la consignación extemporánea de los dineros recaudados genera intereses de mora, conforme lo dispuesto en el artículo 636 del Estatuto Tributario.
COMPENSACIÓN DE DINEROS CONSIGNADOS POR MAYOR VALOR.
ARTÍCULO 46. FORMATO DE COMPENSACIÓN Y PLAZO DE ENTREGA. <Artículo derogado por el artículo 7 de la Resolución 8110 de 2010>
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 47. SUMINISTRO DE FORMULARIOS Y RECIBOS DE PAGO. Los formularios de las declaraciones y los recibos oficiales de pago serán suministrados a los contribuyentes y declarantes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, o podrá autorizarse otro mecanismo de distribución cuando quiera que los formularios tengan algún costo.
Así mismo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá suministrar a los contribuyentes o usuarios los formularios, recibos de pago, avisos y publicaciones, a través de las Entidades Autorizadas para Recaudar.
ARTÍCULO 48. MODIFICACIONES O AJUSTES A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA PRESENTE RESOLUCIÓN. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiera incluir un nuevo tributo o modificar algún procedimiento de los aquí establecidos, lo comunicará a las Entidades Autorizadas para Recaudar con una antelación mínima de un (1) mes, salvo que por disposición legal su aplicación deba ser inmediata.
ARTÍCULO 49. OBLIGACIÓN DE MANTENER UN INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. La Entidad Autorizada para Recaudar debe mantener en todas las oficinas, agencias o sucursales un instructivo del procedimiento de recepción y recaudo, acorde con las exigencias y necesidades de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; como también un documento donde señale un proceso de inducción, reinducción y capacitación de los empleados involucrados en el esquema de recepción y recaudo.
ARTÍCULO 50. PRUEBA DE LA ENTREGA DE INFORMACIÓN EN MEDIO FÍSICO Y MAGNÉTICO. Para efectos de la prueba de su recepción, los funcionarios de las dependencias competentes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dejarán constancia, en todos los casos, en la copia de los formatos de envío de documentos, y en los oficios remisorios de medios magnéticos, la fecha de su recibo, para lo cual estamparán la firma correspondiente.
ARTÍCULO 51. ENTREGA DE MEDIOS MAGNÉTICOS RETENIDOS POR INCONSISTENCIAS. Las cintas retenidas en la Subdirección de Recaudación, debido a inconsistencias detectadas en el proceso de lectura, sólo podrán ser retiradas, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por intermedio del Jefe de Sistemas de la Entidad Autorizada para Recaudar, o por su delegado.
ARTÍCULO 52. CREACIÓN O SUPRESIÓN DE SUCURSALES. Cuando una Entidad Autorizada para Recaudar cree o suprima una sucursal, oficina o agencia; deberá informarlo a la División de Control a Entidades Recaudadoras de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 53. FACULTAD PARA SOLICITAR INFORMACIÓN. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de acuerdo con sus prioridades y necesidades de información o por motivo de adelantos tecnológicos, impartirá las instrucciones pertinentes e implementará los procedimientos necesarios para el suministro electrónico o contable de la información, por parte de las Entidades Autorizadas para Recaudar.
ARTÍCULO 54. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del 1o. de febrero de 2000.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 26 de enero de 2000.
El Director General (e.),
Guillermo Fino Serrano.
SEDES DE ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES Y CÓDIGOS.
Mientras la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no señale otro, los lugares sedes de Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales y sus respectivos códigos son los siguientes:
COdigo AdministraciOn
01 Armenia
02 Barranquilla
03 Santa Fe de Bogotá - Especial de Aduanas
04 Bucaramanga
05 Cali
06 Cartagena
07 Cúcuta
08 Girardot
09 Ibagué
10 Manizales
11 Medellín
12 Montería
13 Neiva
14 Pasto
15 Palmira
16 Pereira
17 Popayán
18 Quibdó
19 Santa Marta
20 Tunja
21 Tuluá
22 Villavicencio
23 Sincelejo
COdigo AdministraciOn
24 Valledupar
25 Riohacha
26 Sogamoso
27 San Andrés
28 Florencia
29 Barrancabermeja
30 Santa Fe de Bogotá - Especial de Personas Jurídicas
31 Santa Fe de Bogotá - Especial de Grandes Contribuyentes
32 Santa Fe de Bogotá - Personas Naturales
34 Arauca
35 Buenaventura
36 Cartago
37 Ipiales
38 Leticia
39 Maicao
40 Tumaco
41 Turbo
42 Puerto Carreño
43 Puerto Inírida
44 Yopal
45 Mitú
46 Puerto Asís
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN.
Para la recepción de formularios de las declaraciones o de los recibos de pago, las Entidades Autorizadas para Recaudar procederán, en los tres (3) o cuatro (4) ejemplares a:
1. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 687 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Colocar un autoadhesivo en la casilla 996 “Espacio para el adhesivo de la entidad recaudadora” de los formularios de declaraciones y recibos de pago, respetando el número ascendente que se encuentra en el recuadro ubicado en la parte superior derecha, de tal forma que el adhesivo que contenga el número “1” se coloque en el original que en su tráfico corresponde a la DIAN y el que contenga el número “2” se coloque en la copia, que en su tráfico, corresponde al contribuyente y/o usuario aduanero”.
2. <Numeral modificado por el artículo 8 de la Resolución 2184 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Colocar un sello que identifique el nombre de la Entidad Autorizada para Recaudar, la oficina receptora y la fecha de recepción, con la expresión "Recibido sin pago" o "Recibido con pago" según corresponda, sin tocar el adhesivo ni invadir los campos del documento.
Cuando la recepción o el recaudo se efectúe en horarios adicionales o extendidos y especiales, debe hacerse constar mediante un sello que así lo indique, en el original y las copias.
3. Timbrar o registrar con máquina o protector el valor TP de la declaración o recibo.
En el caso de no contar con los mecanismos previstos en el inciso anterior será válido refrendar los documentos con la firma del funcionario receptor.
4. Devolver al interesado la segunda copia del documento cuando se trate de declaraciones tributarias. Para efecto de declaraciones aduaneras y recibos de pago se devolverá original y copia como se indique en el tráfico.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y COMPOSICIÓN DEL NÚMERO DEL AUTOADHESIVO.
Los autoadhesivos a que se refiere el procedimiento de recepción deben constar de un número de serie compuesto de catorce (14) dígitos, determinado en el orden y forma que se señala a continuación:
a) Código de la Entidad Autorizada para Recaudar; dos (2) dígitos;
b) Código de la sucursal o agencia: tres (3) dígitos;
c) Cajero: dos (2) dígitos;
d) Consecutivo: seis (6) dígitos, que sin consideración a la clase de impuesto, indican en forma ascendente el orden de recepción de los formularios por cajero;
e) Número de verificación un (1) dígito, calculado sobre todos los anteriores con base en el "Módulo 11", conforme al mecanismo que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El número de serie deberá ser preimpreso en el autoadhesivo según las especificaciones técnicas señaladas por la Subdirección de Recaudación.
CONFORMACIÓN DE PAQUETES Y TIPOS DE LOS FORMULARIOS.
Las Entidades Autorizadas para Recaudar en todas sus oficinas, agencias o sucursales, deberán conformar por tipo de documento y modalidad de contribuyente, y ordenar por números de serie; paquetes independientes de originales y copias, con un número máximo por paquete de doscientos (200) formularios, correspondientes a la recepción o recaudo de un (1) mismo día.
Los tipos de formularios existentes a la entrada en vigencia de la presente resolución, son los siguientes:
Tipo 1 Declaración de renta de sociedades.
Tipo 2 Declaración de renta de personas naturales.
Tipo 3 Declaración del impuesto sobre las ventas.
Tipo 4 Declaración mensual de retención en la fuente.
Tipo 5 Declaración y pago del impuesto de timbre nacional.
Tipo 6 Recibo oficial de pago Impuestos Nacionales.
Tipo 9 Declaración de importación.
Tipo 10 Recibo oficial de pago Tributos Aduaneros.
Tipo 40 Declaración de tráfico postal y envíos urgentes por avión.
Tipo 55 Factura de Nacionalización.
Para el caso de las Administraciones situadas en la ciudad de Santa Fe de Bogotá, los paquetes correspondientes a todos los tipos de formulario deberán conformarse atendiendo las modalidades de Grandes Contribuyentes, Personas Jurídicas, Personas Naturales y Tributos Aduaneros debiendo ser entregados en las administraciones respectivas.
La conformación de paquetes de documentos debe hacerse por oficina, agencia o sucursal.
CONTENIDO DE LA PLANILLA DE CONTROL DE PAQUETES Y DILIGENCIAMIENTO.
Cada paquete deberá acompañarse de una "Planilla de Control" que contenga la siguiente información:
a) Modalidad de Contribuyente;
b) Código asignado al tipo de formulario;
c) Nombre completo de la ciudad o municipio que corresponda a la sede de la oficina;
d) La fecha del recaudo o recepción, en el orden de día, mes, año señalada en números: indicando si se recibió en horario normal o en horario extendido;
e) El código de la entidad;
f) El código de la oficina;
g) Un número consecutivo de paquete por oficina, compuesto de seis (6) dígitos;
h) Cantidad de formularios que lo integran;
i) El número de serie del formulario inicial y del formulario final;
j) El valor resultante de la sumatoria de la casilla "Total Pagos" correspondiente a todos los formularios que lo conforman;
k) Los números de serie anulados durante el día, si los hubiere;
l) Los números de serie repetidos, si los hubiere, y
ll) Una firma autorizada por la entidad.
ENTREGA DE PAQUETES, CONFORMACIÓN, REQUISITOS Y LUGAR DE PRESENTACIÓN.
Por conducto de las oficinas que actúen con el carácter de centralizadora, las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán entregar a la División de Recaudación o quien haga sus veces, en las respectivas Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales, agrupados por tipo de formulario, todos los paquetes que contengan el original de las declaraciones o recibos de pago provenientes de la recepción y recaudo efectuados en un mismo día, por todas las oficinas, sucursales o agencias asignadas a las centralizadoras conforme a lo previsto en la presente resolución.
La entrega se efectuará una vez verificado el correcto diligenciamiento de las planillas de control y efectuados la trascripción y el procesamiento sistematizado de la información en los términos señalados en el Capítulo IV de la presente resolución. En todo caso, la entrega se hará dentro del plazo establecido.
Mientras la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no señale otros, los lugares en los cuales debe cumplirse la obligación de entrega de la información son los siguientes:
Cod. RecepciOn efectuada Entregar los documentos
en la JurisdicciOn de: en la AdministraciOn de:
01 Armenia Armenia
02 Barranquilla Barranquilla
03 Santa Fe de Bogotá* Especial de Aduanas de Santa Fe de Bogotá
04 Bucaramanga Bucaramanga
05 Cali Cali
06 Cartagena Cartagena
07 Cúcuta Cúcuta
08 Girardot Bogotá Personas Naturales
09 Ibagué Ibagué
10 Manizales Manizales
11 Medellín Medellín
12 Montería Montería
13 Neiva Neiva
14 Pasto Pasto
15 Palmira Palmira
16 Pereira Pereira
17 Popayán Popayán
18 Quibdó Quibdó
19 Santa Marta Santa Marta
20 Tunja Tunja
21 Tuluá Tuluá
22 Villavicencio Villavicencio
23 Sincelejo Sincelejo
24 Valledupar Valledupar
25 Riohacha Riohacha
26 Sogamoso Sogamoso
27 San Andrés San Andrés
28 Florencia Florencia
29 Barrancabermeja Bucaramanga
30 Santa Fe de Bogotá. Especial de Personas Jurídicas
31 Santa Fe de Bogotá Especial Grandes Contribuyentes
32 Santa Fe de Bogotá Personas Naturales
34 Arauca Cúcuta
35 Buenaventura Cali
36 Cartago Tuluá *
37 Ipiales Pasto *
38 Leticia Bogotá Personas Naturales*
39 Maicao Riohacha
40 Tumaco Pasto *
41 Turbo Medellín
42 Puerto Carreño Villavicencio*
43 Puerto Inírida Villavicencio*
44 Yopal Tunja
45 Mitú Villavicencio*
46 Puerto Asís Cali
* Para efectos de recepción de información correspondiente a Impuestos Nacionales.
La información correspondiente a Tributos Aduaneros de las Administraciones de Cartago, Ipiales y Tumaco deben ser entregadas en la Administración de Impuestos de Cali. La correspondiente a Leticia, Puerto Carreño, Puerto Inírida y Mitú debe ser entregada en la Administración Especial de Aduanas de Bogotá.
La Entidad Autorizada para Recaudar deberá conformar paquetes por tipo de documento, que correspondan a la Administración Especial de Grandes Contribuyentes y remitirlos a la División de Recaudación de dicha Administración.
CONTENIDO DEL FORMATO DE ENVÍO DE PAQUETES Y DILIGENCIAMIENTO.
La oficina que actúe como centralizadora deberá acompañar cada grupo de paquetes, con un formato de envío que contenga la siguiente información:
a) Administración;
b) Nombre de la Entidad Autorizada para Recaudar;
c) Código del tipo de formulario;
d) Fecha de recaudo;
e) Fecha de entrega de los formularios a la Administración;
f) Modalidad de contribuyente;
g) Nombre y código de cada una de las oficinas recaudadoras receptoras;
h) Por oficina, el número de identificación de cada paquete;
i) Por paquete, número de formulario;
j) Por paquete, el número de serie del primero y último formulario;
k) Valor de la casilla "Total Pagos" de cada planilla de control;
l) La sumatoria de los valores registrados en la casilla "Total Pagos" de las planillas de control;
m) Por paquete, el número de serie de todas las declaraciones y recibos de pago que presenten errores aritméticos detectados en el procesamiento sistematizado, y
n) Firma autorizada por la Entidad.
DISCRIMINACIÓN DE LOS VALORES CONSIGNADOS.
La consignación de los recaudos por cada Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá individualizarse por Impuestos Nacionales y Tributos Aduaneros conforme a los formatos determinados por la Subdirección de Recaudación, discriminando los pagos recibidos así:
Impuestos Nacionales
a) Impuesto Renta;
b) Impuesto a las Ventas;
c) Retención Renta;
d) Retención Venta
e) IVA por venta de Aerodinos;
f) Retención Timbre + Impuesto de Timbre;
g) Retención Venta Activos Fijos;
h) Sanciones;
i) Otros;
j) Intereses moratorios a Entidades Autorizadas para Recaudar.
k) Sanciones a Entidades Autorizadas para Recaudar.
Tributos Aduaneros
a) Arancel;
b) IVA;
c) Otros;
d) Sanciones;
e) Sanciones Cambiarias;
f) Intereses Moratorios del Recibo Oficial de Pago
g) Intereses Moratorios Entidades Autorizadas para Recaudar;
h) Sanciones Entidades Autorizadas para Recaudar.