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CIRCULAR 1 DE 2013
(enero 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 26 de 2020>
| PARA: | Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores, Jefes de Coordinación, Jefes de División de Gestión, Jefes de Grupo y Funcionarios de la Entidad. |
| DE: | Director General |
| ASUNTO: | Estandarización de la entrada y salida de información, atendiendo los principios constitucionales y legales |
En ejercicio de las facultades previstas en los numerales 1, 22 y 27 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, imparte las siguientes instrucciones de carácter general referentes al suministro, manejo y limitaciones de tipo legal asociadas a la información que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
MARCO NORMATIVO
- Constitución Política, artículos 15, 23, 74, 209, 284;
- Ley 57 de 1985 artículo 20;
- Estatuto Tributario, artículos 583, 584, 585, 586, 587, 587-1, 693, 693-1, 729, 849-4;
- Decreto 2150 de 1995, artículo 16;
- Ley 594 de 2000, artículo 27;
- Ley 906 de 2004;
- Decisión CAN 578 de 2004, artículo 19.
- Ley 962 de 2005, artículo 14;
- Ley 1082 de 2006, artículo 25 de la Convención;
- Ley 1261 de 2008, artículo 26 de la Convención;
- Ley 1344 de 2009, artículo 26 de la Convención;
- Ley 1450 de 2011, art. 227;
- Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) numeral 8 del artículo 3, numerales 2 y 3 del artículo 5, artículos 8, 24, 25, 26, 27;
- Decreto 2245 de 2011, artículo 8;
- Ley 1459 de 2011, artículo 25 de la Convención;
- Decreto Ley 0019 de 2012 artículos 15 y 63;
- Ley 1581 de 2012;
MARCO JURISPRUDENCIAL
Sentencias Corte Constitucional: Sentencias T-414 del 16 de junio de 1992; T-473 del 28 de julio de 1992; Consejo de Estado, sentencia del 19 de agosto de 1994, Exp.4902, M.P. Delio Gómez Leiva; T-261 del 20 de junio de 1995; C-489 del 2 de noviembre de 1995; T-729 del 5 de septiembre de 2002; C-981 del 26 de septiembre de 2005; C- 491 del 27 de junio de 2007; C- 1011 del 16 de octubre de 2008; C-748 del 6 de octubre de 2011; C-748 del 6 de octubre de 2011; SU-458 de 2012.
MARCO DOCTRINAL
Concepto 00291 del 4 de enero de 1991, Concepto 13020 del 30 de abril de 1991, Concepto 00536 del 4 de septiembre de 1991, Concepto 13918 del 15 de mayo de 1992, Concepto 036581 del 25 de noviembre de 1992, Concepto 03229 del 27 de enero de 1993, Concepto 010249 del 10 de marzo de 1993, Concepto 090058 del 26 de noviembre de 1996, Concepto 45072 del 11 de mayo de 1999, Concepto 045086 del 11 de mayo de 1999, Concepto 004603 del 20 de enero de 2000, Concepto 022841 del 18 de abril de 2002, Concepto 017850 del 22 de marzo de 2002, Concepto 074147 del 18 de noviembre de 2002, Concepto 006290 del 12 de febrero de 2003, Oficio 057336 del 23 de agosto de 2005, Oficio 53001-030 del 6 de septiembre de 2006, Concepto 076054 del 6 de septiembre de 2006, Concepto 089834 del 1 de noviembre de 2007, Concepto 081635 de octubre 6 de 2009, Oficio 0069-005630 de enero 31 de 2011, Oficio 100202202 del 31 de enero de 2011, Oficio 069697 del 8 de septiembre de 2011.
Con fundamento en la normatividad, jurisprudencia y doctrina, anteriormente citada, relacionada con el manejo de la información y la reserva legal, se imparten las siguientes instrucciones:
EL DERECHO A LA INTIMIDAD.
Nuestra Constitución Política, en su Título II "De los Derechos, Garantías y Deberes" establece los denominados derechos fundamentales de los individuos y en el artículo 15 consagra:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley."
La jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional ha desarrollado el alcance de este precepto así: “El derecho fundamental a la intimidad se proyecta en dos dimensiones: como secreto que impide la divulgación ilegítima de hechos o documentos privados, o como libertad, que se realiza en el derecho de toda persona a tomar las decisiones que conciernen a la esfera de su vida privada. (Corte Constitucional Sentencia C-489 de 1995).
El respeto al derecho a la intimidad impide a la administración la entrega de información individual de los contribuyentes o la publicación de información estadística general que comprometa a sectores o grupos de contribuyentes que, dado su escaso número o especificidad, puedan ser identificados.
ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA.
El artículo 74 de nuestra Constitución Política, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, disposición que también se encuentra reflejada en los artículos 3 numerales 5 y 8 y 5 numerales 2 y 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 27 de la Ley 594 de 2000, por la cual se dictó la Ley General de Archivos.
1. EL DERECHO A LA INFORMACION NO ES ABSOLUTO
El derecho de acceder a los documentos públicos tiene como límite el respeto al derecho fundamental a la Intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Carta Política.
La Honorable Corte Constitucional en Sentencia T-261 del 20 de junio de 1995, con ponencia del Magistrado José Gregorio Hernández Galindo, al pronunciarse sobre la extensión del derecho a la intimidad señaló:
"Este derecho que se deduce de la dignidad humana y de la natural tendencia de toda persona a la libertad, a la autonomía y a la auto - conservación, protege el ámbito privado del individuo y de su familia como el núcleo humano más próximo. Uno y otra están en posición de reclamar una mínima consideración particular y pública a su interioridad, abstención que se traduce en abstención de conocimiento e injerencia en la esfera reservada que les corresponde y que está compuesta por asuntos, problemas, situaciones y circunstancias de su exclusivo interés. Ésta no hace parte del dominio público, y por tanto no puede ser materia de información suministrada a terceros ni de la Intervención ni análisis de grupos humanos ajenos, ni de divulgación o publicaciones.
Así pues, las relaciones que establece la persona con quienes se hallan por fuera de su círculo reservado, en el campo jurídico social, económico, académico, político, médico, deportivo o de otra índole, implican que aquellos con quienes se entablan asuman la obligación de separar las materias propias de cada una de ellas de las que conciernan al entorno privado, en el cual no le es permitido penetrar sin autorización del interesado para el cumplimiento del propósito inherente a la respectiva actividad..."
En sentencia T- 414 del 16 de junio de 1992, con ponencia del Magistrado Ciro Angarita Barón, al referirse al derecho a la intimidad y a la información, la H. Corte expuso, que en caso de conflicto insoluble entre ambos derechos, debe prevalecer el derecho a la intimidad sobre el derecho a la información, como consecuencia necesaria de la consagración de la dignidad humana como principio fundamental y valor esencial, y del Estado Social de Derecho en que se ha transformado hoy Colombia, por virtud de lo dispuesto en el artículo 1o de la Constitución Política.
Acorde con lo anterior, el derecho a la Intimidad abarca además de las relaciones de familia, todas aquellas que impliquen el desarrollo de la personalidad, como son las de tipo político, social, económico, etc. En estas condiciones, es la propia Constitución la que impone el límite al acceso a la información, cuando como resultado del mismo se traspase el fuero interno privado de la persona. En este orden de ideas, el Estado no puede dar a conocer la información privada que el sujeto pasivo suministra a instancias de la imposición de obligaciones legales.
2. DERECHOS, DEBERES Y PROHIBICIONES
DERECHOS
En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a:
1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público.
2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.
3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.
4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
5. Ser tratado con el respeto y la consideración debida a la dignidad de la persona humana.
6. Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.
7. Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares que cumplan funciones administrativas.
8. A formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier actuación administrativa en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos en cuenta por las autoridades al momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál ha sido el resultado de su participación en el procedimiento correspondiente.}
9. Cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes. (Artículo 5 del C.P.C. y C.A.).
DEBERES DE LAS PERSONAS
Correlativamente con los derechos que les asisten, las personas tienen, en las actuaciones ante las autoridades, los siguientes deberes:
1. Acatar la Constitución y las leyes.
2. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear maniobras dilatorias en las actuaciones, y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer afirmaciones temerarias, entre otras conductas.
3. Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente improcedentes.
4. Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.
El incumplimiento de estos deberes no podrá ser invocado por la administración como pretexto para desconocer el derecho reclamado por el particular. Empero podrá dar lugar a las sanciones penales, disciplinarias o de policía que sean del caso según la ley. (Artículo 6 del C.P.C. y C.A.)
DEBERES DE LAS AUTORIDADES EN LA ATENCIÓN AL PÚBLICO
Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes:
1. Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las personas sin distinción.
2. Garantizar atención personal al público, como mínimo durante cuarenta (40) horas a la semana, las cuales se distribuirán en horarios que satisfagan las necesidades del servicio.
3. Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus oficinas dentro del horario normal de atención.
4. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas tecnologías, para la ordenada atención de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo señalado en el numeral 6 del artículo 5 de este Código.
5. Expedir, hacer visible y actualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la respectiva autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su disposición para garantizarlos efectivamente.
6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5 de este Código, que prevé el derecho a presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades.
7. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y reclamos, y dar orientación al público.
8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.
9. Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la atención cómoda y ordenada del público.
10. Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y los reglamentos. (Artículo 7 del C.P.C. y C.A.).
DEBER DE INFORMACIÓN AL PÚBLICO
Las autoridades deberán mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico o por correo, sobre los siguientes aspectos:
1. Las normas básicas que determinan su competencia.
2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan.
3. Las regulaciones, procedimientos, trámites y términos a que están sujetas las actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo o entidad.
4. Los actos administrativos de carácter general que expidan y los documentos de interés público relativos a cada uno de ellos.
5. Los documentos que deben ser suministrados por las personas según la actuación de que se trate.
6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, los horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.
7. La dependencia, y el cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.
8. Los proyectos específicos de regulación y la información en que se fundamenten, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas. Para el efecto, deberán señalar el plazo dentro del cual se podrán presentar observaciones, de las cuales se dejará registro público. En todo caso la autoridad adoptará autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.
Para obtener estas informaciones en ningún caso se requerirá la presencia del interesado. (Artículo 8 del C.P.C. y C.A.)
PROHIBICIONES
A las autoridades les queda especialmente prohibido:
1. Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas.
2. Negarse a recibir los escritos, las declaraciones o liquidaciones privadas necesarias para cumplir con una obligación legal, lo cual no obsta para prevenir al peticionario sobre eventuales deficiencias de su actuación o del escrito que presenta.
3. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.
4. Exigir constancias, certificaciones o documentos que reposen en la respectiva entidad.
5. Exigir documentos no previstos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión o crear requisitos o formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
6. Reproducir actos suspendidos o anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo cuando no hayan desaparecido los fundamentos legales de la anulación o suspensión.
7. Asignar la orientación y atención del ciudadano a personal no capacitado para ello.
8. Negarse a recibir los escritos de interposición y sustentación de recursos.
9. No dar traslado de los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal.
10. Demorar en forma injustificada la producción del acto, su comunicación o notificación.
11. Ejecutar un acto que no se encuentre en firme.
12. Dilatar o entrabar el cumplimiento de las decisiones en firme o de las providencias judiciales.
13. No hacer lo que legalmente corresponda para que se incluyan dentro de los presupuestos públicos apropiaciones suficientes para el cumplimiento de las sentencias que condenen a la administración.
14. No practicar oportunamente las pruebas decretadas o denegar sin justa causa las solicitadas.
15. Entrabar la notificación de los actos y providencias que requieran esa formalidad.
16. Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo para el control de sus actos. (Artículo 9 del C.P.C. y C.A.).
RESERVA LEGAL EN ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, solo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística. (Artículo 583 del E.T.)
Sin embargo, cualquier persona puede examinar las declaraciones tributarias cuando se encuentren en las oficinas de Impuestos, siempre y cuando esté autorizada por el contribuyente, mediante escrito presentado personalmente por el mismo ante el funcionario administrativo o judicial (Artículo 584 del E.T.)
DECLARACIONES ADUANERAS
Los datos contenidos en las declaraciones aduaneras de importación y exportación, no están sometidos a reserva alguna. (Artículo 36 de la Ley 863 de 2003).
Sobre este asunto, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, contenida en el Concepto 017 del 30 de abril de 2004, precisó:
"Con la entrada en vigencia del artículo 36 de la Ley 863 de 2003 dejan de ser reservados los datos contenidos en las declaraciones aduaneras de importación y exportación, incluidos los relacionados con el valor en aduanas.
No obstante, mantiene el carácter de reservada, en virtud de lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio de 1994, aquélla información suministrada por cualquier persona en observancia a requerimiento de la entidad, para la verificación del valor declarado en una importación, que por su naturaleza sea confidencial o haya sido aportada por el importador con este carácter, la cual no podrá ser revelada por la autoridad aduanera sin la expresa autorización de la persona o del gobierno que la haya proporcionado, salvo orden de autoridad judicial".
3. EXPEDIENTES
La información tributaria respecto de la determinación oficial del impuesto se encuentra sujeta a la reserva en los términos señalados en el artículo 583 del E.T. (en cuanto a su contenido y excepciones);
Los expedientes de recursos sólo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado, legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente.
En la etapa de cobro los expedientes de las oficinas de cobranzas sólo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado legítimamente constituido, o abogados autorizados, mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente. (Artículos 693, 729 y 849-4 del Estatuto Tributario y Concepto 044060 del 1 de diciembre de 1999).
Las investigaciones que se adelanten por el incumplimiento de las obligaciones cambiarias, sólo podrán ser examinadas por el interesado o su apoderado legalmente constituido. Las actuaciones y la información contenida dentro de la respectiva investigación se considerarán reservadas, salvo las excepciones consagradas en el artículo 583 del E.T. En todo caso la información suministrada debe garantizar el respeto a la intimidad, consagrado en la Constitución Política. (Artículo 8 del Decreto 2245 de 2011)
Quienes tengan acceso al expediente que contenga una investigación administrativa cambiaria, están obligados a guardar la reserva debida sobre los documentos que allí reposen y tengan carácter reservado conforme la Constitución o la ley.
4. RESERVA DE ENTIDADES CONTRATADAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Las entidades privadas contratadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para el procesamiento de datos, liquidación y contabilización de los gravámenes por sistemas electrónicos, a quienes se les suministre información global sobre la renta y el patrimonio bruto de los contribuyentes, sus deducciones, rentas exentas, exenciones, pasivos, bienes exentos, deben guardar absoluta reserva acerca de las informaciones que se les suministren y en los contratos respectivos se incluirá una caución suficiente que garantice tal obligación. (Artículo 586 del Estatuto Tributario).
5. OTRA INFORMACIÓN CON CARÁCTER RESERVADO
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de sus funciones, administra otro tipo de información diferente de las declaraciones tributarias y expedientes de procesos de investigación, determinación, discusión y cobro, la cual aunque no exista ley específica que establezca su reserva también debe protegerse, con el objeto de respetar el derecho a la intimidad de los contribuyentes.
Como lo expresó la, anteriormente denominada, Oficina Jurídica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en Oficio 057336 del 23 de agosto de 2005, la información que suministran los contribuyentes, tanto en las declaraciones como en los registros tributarios, goza de especial protección constitucional y legal, hecho que obliga a la administración tributaria a garantizar su reserva, salvo en los casos en que las mismas normas autoricen su entrega o intercambio.
Conforme con el alcance dado por la Honorable Corte Constitucional al derecho al acceso a la información, corresponde al funcionario con la competencia funcional, verificar la autenticidad de la fuente que eleva la solicitud y una vez descartada la existencia de reserva legal, es deber del mismo determinar si con su entrega se vulnera el derecho a la intimidad del titular de la información, de acuerdo con los parámetros legales, jurisprudenciales y doctrinales aquí Impartidos.
A continuación, se relacionan algunas de las bases de información más solicitadas por terceros, que antes de suministrarse deben ser analizadas cuidadosamente con el fin de no vulnerar el derecho a la intimidad personal y garantizar el compromiso de reserva por parte del solicitante.
5.1 Estados de cuenta de los contribuyentes
Los recibos de pago y el estado de cuenta en general, tienen la protección de la reserva que rodea la información tributaria (Concepto 090058 de noviembre 26 de 1996).
Los acuerdos de pago celebrados por los contribuyentes con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales gozan de la reserva contemplada en el artículo 849-4 del Estatuto Tributarlo (Concepto 044060 del 1 de diciembre de 1999).
5.2 Suministro de bases de datos para el ejercicio de funciones públicas.
Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran. Las entidades productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva.
La obligación a la que se refiere el presente artículo constituye un deber para los servidores públicos en los términos del artículo 34 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002.
El acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos. Las entidades y los particulares que ejerzan funciones públicas sólo tendrán derecho a cobrar por el acceso a los datos y a las bases de datos que administren, los costos asociados a su reproducción. Las entidades públicas no serán sujetos pasivos de la tasa a la que se refiere la Ley 1163 de 2007, con cargo al Presupuesto General de la Nación se atenderá el costo que generen el sostenimiento y acceso a los datos y bases de datos.
Respecto de los términos para la entrega de la información, se deberá dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En el evento en que las entidades estatales o los particulares que ejerzan funciones públicas requieran procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de datos, la entidad que la administra o produce podrá cobrar dichos servicios mediante contrato o convenio.
El Gobierno Nacional debe garantizar mediante la implementación de sistemas de gestión para la seguridad de la información que el acceso a las bases de datos y a la utilización de la información sea seguro y confiable para no permitir el uso indebido de ella. (Artículo 227 de la Ley 1450 de 2011)
5.3 Información obtenida en virtud de tratados internacionales de los cuales es Parte Colombia.
Los tratados internacionales suscritos por Colombia en materia tributaria generalmente contienen disposiciones sobre el intercambio de información que consagran la reserva de la información obtenida en virtud de los mismos. Esta reserva, que se erige con la categoría de lex specialis, es específica para cada tratado y puede variar según lo acordado con cada Estado o jurisdicción.
Así, por un lado, conforme a la Decisión 578 de 2004 de la CAN, la información obtenida en virtud de la misma “será considerada secreta y no podrá transmitirse a ninguna persona distinta de las autoridades encargadas de la administración de los impuestos que son materia de la presente Decisión”. Por otro lado, en los tratados aprobados por medio de las leyes 1082 de 2006, 1261 de 2008, 1344 de 2009 y 1459 de 2011, se dispone que en relación con la información recibida del otro Estado Contratante se guarde la misma reserva legal que aquella aplicable para la información obtenida según el marco normativo interno, siendo más estricta la reserva en la medida que la información sólo se pude compartir para los fines y con las personas o autoridades indicadas en el tratado, según las reglas establecidas en el mismo.
6. CASOS ESPECIALES EN DONDE NO ES OPONIBLE LA RESERVA LEGAL
Los casos que se mencionan a continuación, son enunciativos y de común ocurrencia en el desarrollo de las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin embargo, es necesario tener en cuenta la legislación especial del solicitante, en donde pueden existir normas que expresamente disponen la inoponibilidad de la reserva para el ejercicio de sus funciones.
Igualmente, no debe perderse de vista el principio general consagrado en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Ley 1581 de 2012, por la cual se reglamenta el derecho al Habeas Data, que establece la posibilidad de suministrar información a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Sobre el particular hay que tener en cuenta el pronunciamiento de la Honorable Corte Constitucional donde expuso:
“Frente al segundo escenario permitido por el legislador, esto es la entrega de información a las entidades públicas y en virtud de una orden judicial, se harán las mismas observaciones que al estudiar el artículo 10, sobre los casos exceptuados de autorización. Por lo tanto, el ordinal b) debe entenderse que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. Por lo tanto, debe encontrarse demostrado (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información.". (Sentencia C-748 de 2011)
6.1 Procesos penales
El artículo 583 del Estatuto Tributario dispone: "En los procesos penales podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva".
Esta disposición fue declarada exequible por la Honorable Corte Constitucional bajo el entendido de que la ley podrá en cualquier momento disponer el levantamiento de la reserva de la declaración tributaria en otros procesos judiciales (Sentencia C-489-95).
6.2 Control de lavado de activos
El parágrafo del artículo 583 del Estatuto Tributario dispone: "Para fines de control al lavado de activos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá remitir, a solicitud de la dependencia encargada de investigar el lavado de activos, la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario, aduanero y cambiario que posea en sus archivos físicos y/o en sus bases de datos".
En concordancia con la anterior disposición, el numeral 5 del artículo 4 y el artículo 9 Ley 526 de 1999 señalan que:
“La Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF- puede “Solicitar a cualquier entidad pública o privada la información que considere necesaria para el cumplimiento de sus funciones, salvo la sujeta a reserva en poder de la Fiscalía General de la Nación."
Respecto al manejo de la información que recauda la Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF-, el artículo 9 de la misma ley establece que:
"Para los propósitos de esta ley, no será oponible la reserva bancaria, cambiaria y tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias."
6.3 Secretarías de Hacienda
El artículo 585 del Estatuto Tributario dispone: “Para los efectos de liquidación y control de impuestos nacionales, departamentales o municipales, podrán intercambiar información sobre los datos de los contribuyentes, el Ministerio de Hacienda y las Secretarias de Hacienda Departamentales y Municipales.
Para ese efecto, los municipios también podrán solicitar a la Dirección General de Impuestos Nacionales, copia de las investigaciones existentes en materia de los impuestos sobre la renta y sobre las ventas, los cuales podrán servir como prueba, en lo pertinente, para la liquidación y cobro del impuesto de industria y comercio.
A su turno, la Dirección General de Impuestos Nacionales, podrá solicitar a los Municipios, copia de las investigaciones existentes en materia del impuesto de industria y comercio, las cuales podrán servir como prueba, en lo pertinente, para la liquidación y cobro de los impuestos sobre la renta y sobre las ventas”.
La doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha sostenido, que la Información tributaria contenida en las declaraciones de los contribuyentes que puede ser suministrada a las secretarías de hacienda departamental y municipal es la indispensable para la liquidación y control de los impuestos departamentales y municipales (Concepto 017850 de 2002).
La doctrina contenida en el Concepto 081635 del 6 de octubre de 2009, en concordancia con la doctrina contenida en el Oficio 005630 del 31 de enero de 2011, ha determinado el tipo de información que puede ser suministrada así:
Declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas
- NIT
- Año gravable
- Período
- Fecha de presentación
- Discriminación de ingresos
- Total ingresos recibidos en el período
Declaración anual del impuesto sobre la renta y complementarios
- NIT
- Apellidos y nombres o razón social
- Código municipio
- Actividad Económica
- Patrimonio Bruto
- Discriminación de ingresos
Registro Único Tributario
- Identificación (NIT, Nombres y apellidos, Razón Social)
- Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
6.4 Información sobre bases para aportes parafiscales
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá levantar la reserva de las declaraciones de impuesto sobre la renta, únicamente en relación con los pagos laborales objeto del aporte, para efectuar cruces de información con el Instituto de Seguros Sociales, ISS, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, el Servicio Nacional de Aprendizaje, y las respectivas Cajas de Compensación Familiar, así como sus asociaciones o federaciones, tendientes a verificar el cumplimiento del pago de los aportes a dichas entidades a petición de cualesquiera de esos organismos. (Artículo 587 del Estatuto Tributario)
Una vez verificada la autenticidad del solicitante, el funcionario con competencia funcional puede entregar la siguiente información de las declaraciones del impuesto sobre la renta y complementarios:
Declaración del impuesto sobre la renta y complementarios
- NIT
- Apellidos y nombres o razón social
- Código municipio
- Total Gastos de nómina
- Aportes al sistema de seguridad social
- Aportes Sena, ICBF, cajas de compensación
Los datos que se pueden suministrar del RUT son:
- Identificación (NIT, Nombres y apellidos, Razón Social)
- Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
6.5 Información intercambiada con base en convenciones de doble tributación, acuerdos de intercambio de información tributaria e instrumentos multilaterales de asistencia mutua
El Estado colombiano puede intercambiar información en materia tributaria con base en los tratados internacionales suscritos por el país, tomen estos la forma de convenciones de doble tributación, acuerdos de Intercambio de información tributaria, convenciones multilaterales de asistencia mutua u otros instrumentos internacionales.
En tal evento, deberá exigirse la debida protección a la reserva que ampara la información suministrada (Artículo 693-1 del Estatuto Tributario), en los términos de cada instrumento.
6.6 Práctica de pruebas en virtud de convenios de intercambio de información
Cuando en virtud del cumplimiento de un convenio de intercambio de información para efectos de control tributarlo y financiero, se requiera la obtención de pruebas por parte de la administración tributaria colombiana, serán competentes para ello los mismos funcionarlos que de acuerdo con las normas vigentes son competentes para adelantar el proceso de fiscalización. (Artículo 746-1 del Estatuto Tributario).
6.7 Dentro de procesos de alimentos
Con miras a la protección de los derechos reconocidos en el Código de la Infancia y Adolescencia, los defensores de familia, el comisario o, en su defecto, el inspector de policía podrán comisionar a las autoridades administrativas que cumplan funciones de policía judicial, para la práctica de pruebas fuera de su sede, en la forma prevista en el Código de Procedimiento Civil.
Con el mismo propósito los citados funcionarios también podrán solicitar información al respectivo pagador y a la Dirección de Impuestos Nacionales sobre la solvencia de las personas obligadas a suministrar alimentos.
El defensor, el comisario de familia o, en su caso, el inspector de policía podrán sancionar con multa de uno a tres salarios mínimos legales mensuales vigentes, a los particulares que rehúsen o retarden el trámite de las solicitudes formuladas en ejercicio de las funciones que esta ley les atribuye. Si el renuente fuere servidor público, además se dará aviso al respectivo superior y a la Procuraduría General de la Nación. (Artículo 104 de la Ley 1098 de 2006).
6.8 UGPP
Para el reconocimiento de derechos pensiónales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP-, esta tendrá acceso a la información tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del Título II del Libro V del Estatuto Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
6.9 Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo y Junta Central de Contadores
Salvo las excepciones previstas en la Constitución y la ley, el Procurador General de la Nación y el Defensor del Pueblo, podrán requerir a las autoridades la información necesaria para el ejercicio de sus funciones, sin que pueda oponérseles reserva alguna. (Artículo 284 Constitución Política).
Para el cumplimiento de sus funciones, el Viceprocurador General de la Nación podrá exigir a los servidores públicos y a los particulares que cumplan funciones públicas la información que considere necesaria, sin que pueda oponérsele reserva alguna. (Artículo 17 Decreto Ley 262 de 2000).
Acorde con la Doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es viable que dentro de un proceso de investigación disciplinaria que adelante la Junta Central de Contadores a través del Tribunal Disciplinario se puedan remitir las pruebas que éste solicite, pues en virtud de su competencia legal no le es oponible la reserva tributaria. (Oficio 069215 de 2011).
6.10 Superintendencia Nacional de Salud
Para la vigilancia del recaudo, la Superintendencia Nacional de Salud podrá solicitar a las entidades rectoras del régimen general de pensiones la información que permita determinar la evasión y elusión de los aportes por parte de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Así mismo, podrá solicitar información a la Administración de Impuestos Nacionales, a las entidades recaudadoras territoriales y a otras entidades que reciban contribuciones sobre la nómina orientada a los mismos efectos. En todo caso, esta información observará la reserva propia de la de carácter tributario. (Artículo 226 de la Ley 100 de 1993).
6.11 Procesos en ejercicio de la acción de tutela
En cuanto a la información solicitada por los jueces de tutela, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha expresado:
"... la Administración Tributaria no puede negarse a suministrar la información solicitada por el juez de conocimiento de la acción de tutela quien la ha requerido con el fin de fundamentar su decisión sobre la protección de un derecho fundamental que se dice violado o amenazado, amparándose en el contenido del artículo 583 del Estatuto Tributario, porque si bien es cierto que la información solicitada puede gozar de reserva, ésta es pedida dentro de un proceso especial de orden constitucional; No obstante es de anotar que la reserva, en todo caso, la debe mantener el juez, puesto que la prueba solicitada no tiene objeto diferente a la de su íntimo convencimiento.
Por último es de señalar que existen límites para acceder a la información reservada trazados por el respeto al derecho fundamental de la intimidad y, de igual manera, límites para utilizarla, basados en la prevalencia del interés superior, pero sin desconocer que la información suministrada debe ser utilizada en los términos que señala la ley. (Concepto 21700 del 19 de abril de 2005).
6.12 Solicitudes formuladas por las autoridades judiciales
Doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en Concepto 076054 del 6 de septiembre de 2006 manifestó:
"... la Fiscalía General de la Nación y en cada caso concreto el Fiscal director de la investigación, podrá solicitarla información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario con el fin de investigar el lavado de activos.
En lo que tiene que ver con el acceso a la información referente a Declaraciones de Impuestos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN - Policía Nacional y el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), debe anotarse que estas ejercen funciones permanentes de Policía Judicial bajo la dirección y coordinación de la Fiscalía General de la Nación, con lo cual se garantiza la unidad de criterio y el orden de las investigaciones. (Artículo 117 - Ley 906 de 2004).
Por lo tanto, cualquier solicitud de información tributaria relacionada con investigaciones sobre lavado de activos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN - Policía Nacional y el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), en ejercicio de funciones de Policía Judicial, deberá contar con la orden judicial expedida por la Fiscalía General de la Nación, específicamente en cada caso concreto con la orden del Fiscal director de la investigación.”
En la lectura de la doctrina anterior, debe tenerse en cuenta que mediante Decreto 4057 de 2011 se suprimió el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.
Igualmente, se atenderá a lo dispuesto en los artículos 244 y 246 de la Ley 906 de 2004, sobre las actuaciones que adelante la policía judicial.
6.13 Suministro de información con fines estadísticos
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá, previa solicitud, podrá suministrar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE- para propósitos estrictamente estadísticos y en particular para desarrollar encuestas económicas y para análisis empresariales como demografía de empresas, información tributaria globalizada o desagregada por sectores. El uso de esta información estará sometido a la más estricta reserva.
Para efectos del control y verificación del cumplimiento de requisitos establecidos, de conformidad con la Constitución y la ley, en los procesos de contratación administrativa que adelante el Instituto Nacional de Concesiones “INCO” (hoy Agencia Nacional de Infraestructura, según Decreto 4165 de 2011) o quien haga sus veces, por cuantía superior a cuarenta y un mil (41.000) UVT, podrá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la información de los contribuyentes, responsables y demás sujetos obligados, que tengan la calidad de proponentes, que repose en las declaraciones tributarias y en los sistemas de información y registro de la entidad. El Instituto Nacional de Concesiones “INCO” sólo podrá utilizar la información suministrada para los fines mencionados, guardando respecto de dicha información la más absoluta reserva.” (Artículo 587-1 Estatuto Tributario)
En la lectura del artículo 587-1 del E.T. debe tenerse en cuenta que mediante Decreto 4165 de 2011 se cambió la naturaleza jurídica del Instituto Nacional de Concesiones -INCO de establecimiento público a Agencia Nacional Estatal de naturaleza especial del sector descentralizado del orden nacional, con la denominación de Agencia Nacional de Infraestructura, adscrita al Ministerio de Transporte.
En materia de datos sensibles, definidos en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, es viable su tratamiento cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica; en este caso deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares y no se requiere autorización del titular de la información (Artículos 6 10 de la Ley 1581 de 2012).
6.14 Información del RUT
En cuanto a la naturaleza de la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca (Sección Primera) en sentencia de agosto 28 de 1994, citada en el Concepto 017850 del 22 de marzo del 2002 de la anteriormente denominada Oficina Jurídica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, expresó:
"...si bien la ley no ha consagrado la reserva de dicha información, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política, que establece el derecho a la intimidad personal, es claro que si la Administración pone a disposición de cualquier persona la información que contienen cualquiera de estos documentos, se vulnera el precepto constitucional, por cuanto de esa manera se ponen en circulación los datos que indican quienes son los contribuyentes de impuesto a las ventas, con expresión del NIT y el régimen tributario de cada persona, los cuales, en principio solo deben conocer las autoridades tributarias y excepcionalmente otros funcionarios públicos para efecto del cumplimiento de sus funciones”.
De otra parte, a partir del 1o de enero de 2013, para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos.
Para el ejercicio de las funciones públicas antes mencionadas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas. (Artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012).
En relación con la información básica que puede ser compartida para el ejercicio de las anteriores funciones, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales contenida en el Oficio 039078 del 20 de junio de 2012, concluyó que es la relacionada con la identificación (NIT, nombres, apellidos, razón social) y la ubicación (dirección, municipio, departamento), previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.
La información relacionada con la razón social o nombre e identificación del contribuyente o información no personalizada (agregada con fines estadísticos) obtenida a partir de las declaraciones tributarias o del Registro Único Tributario, se puede suministrar atendiendo el procedimiento del inciso 2 del artículo 2 del Decreto 2788 de 2004 que prevé:
"La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la Ley".
7. CESACIÓN DE LA RESERVA LEGAL
La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo. (Artículo 594 de 2000, Ley General de Archivo, que modificó el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.)
DATOS PERSONALES - ADMINISTRACION Y TRATAMIENTO.
La Ley 1581 de 2012 define el tratamiento de la información que contenga datos como “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión". (Artículo 3o. Literal g)).
1. DATOS PERSONALES - CARACTERÍSTICAS
El dato personal ha sido definido como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinada o determinables”. (Artículo 3 Ley 1581 de 2012)
La Honorable Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 realizó el estudio previo de constitucionalidad del Proyecto de Ley Estatutaria del Derecho al Habeas Data, y en relación con la definición y alcance del concepto de “Datos Personales” sostuvo:
“La jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales son las siguientes: i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, li) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación. ”
La Ley de Habeas Data consagra la siguiente clasificación de los datos personales (Artículo 3 Ley 1581 de 2012), para cuya interpretación es necesario tener en cuenta la jurisprudencia que sobre el tema ha expedido la Honorable Corte Constitucional.
Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
La información pública es aquella que puede ser obtenida sin reserva alguna, habida cuenta el mandato previsto en el artículo 74 de la Constitución Política. Esta información puede ser adquirida por cualquier persona, sin necesidad de autorización alguna para ello.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012;
Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles. La Ley 1581 de 2012, prohíbe de manera general el tratamiento de datos sensibles, que son definidos como ''aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.
Igualmente, la Ley proscribe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o las excepciones a los datos sensibles que dispone la propia ley.
2. PRINCIPIOS APLICABLES A LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES
La jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional ha elaborado un desarrollo doctrinal entorno a los principios y deberes que rigen la actividad pública en aspectos relacionados con la actividad de acopio, procesamiento y divulgación de la información personal (Sentencias C-748 de 2011, C-981 de 2005 y C-1011 de 2011).
Estos principios jurisprudenciales han sido retomados en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de los datos personales” y que tienen aplicación y son de forzosa observancia por parte de las entidades de naturaleza pública o privada que administren datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento.
“a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.” (Artículo 4 Ley 1581 de 2012)
No se requiere autorización, cuando se trata datos de naturaleza pública, información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos relacionados con el registro civil de las personas. (Artículo 10 Ley 1581 de 2012)
En relación con la información requerida por una entidad pública para el ejercicio de sus funciones es importante tener en cuenta el comentario de la Honorable Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:
“Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información. /.../ la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida...
Para la Corte, esto se logra a través de dos condiciones: (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información, habida consideración que ese grupo de condiciones permite la protección adecuada del derecho...”
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con el numeral 9 del artículo 38 del Decreto 4048 de 2008, a las Dirección, Oficinas o Subdirecciones, tienen la función de suministrar y requerir la información necesaria para fines de control, facilitación, capacitación, cooperación e intercambio, comunicación interna y/o divulgación de conformidad con lo establecido en la ley y los reglamentos.
El Título II, Capítulos I y II del C.P.A y C.A. relativo al Derecho de Petición ante las autoridades, vigente hasta el 31 de diciembre de 2013 por efecto de la Sentencia C-818 de 2011, contiene regulaciones para el trámite de las peticiones de información y documentos reservados, de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
1. Términos para resolver las peticiones de informaciones y documentos reservados
Las peticiones de documentos, cuyo contenido no esté sometido a reserva legal o a protección del derecho a la intimidad, según las reglas contenidas en los capítulos anteriores, deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. (Artículo 14 C.P.A. y C.A.)
2. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva.
Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo insistencia que se resolverá ante la jurisdicción contenciosa.
La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella. (Artículo 25 C.P.A. y C.A.).
3. Insistencia del solicitante en caso de reserva
Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del Distrito Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de autoridades distritales y municipales decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.
Para ello, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal o al juez administrativo, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos:
1. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.
2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. SI al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juzgado administrativo. (Artículo 26 C.P.A. y C.A.).
4. Inaplicabilidad de las excepciones
El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. (Artículo 27 C.P.A. y C.A.).
5. Peticiones entre autoridades
Cuando una autoridad formule una petición de información a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14. (Artículo 30 C.P.A. y C.A.).
6. Falta disciplinaria
La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata esta Parte Primera del Código; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria. (Artículo 31 C.P.A. y C.A.).
7. Información intercambiada en virtud de tratados internacionales
La información intercambiada en virtud de los tratados internacionales suscritos por Colombia se regirá por lo establecido en ellos.
LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN A LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y ENTES DE CONTROL.
A continuación se describen algunos lineamientos para la recepción y entrega de información a las entidades del Estado y entes de control, solicitada en forma no periódica:
- Las solicitudes de información radicadas ante cada una de las Direcciones, Oficinas y Subdirecciones deben ser verificadas en cuanto a la viabilidad y no violación de la reserva e intimidad de las personas, por parte del funcionario con la función a cargo, y en forma conjunta con el Superior Jerárquico y con las áreas competentes.
- Las solicitudes de los municipios deben ser elevadas por los secretarios de hacienda o quien haga sus veces, y para las demás entidades deben suscribirlas los directores, gerentes o representantes legales a nivel local ante las Direcciones de su jurisdicción.
- Las solicitudes deberán contener como mínimo una dirección electrónica y número telefónico, para remitir las respuestas y efectuar verificaciones de autenticidad de la solicitud.
- La Dirección, Oficina o Subdirección responsable de suministrar la información deberá realizar una llamada telefónica a la entidad que eleva el requerimiento para comprobar si es auténtica o no la solicitud y diligenciar un acta de control de recepción y entrega de la información, con los parámetros consignados en el numeral 7 de la presente circular.
- Para los solicitantes que requieran complementar información de determinados clientes, la lista de los mismos deberá allegarse en medio magnético o en cualquier otro medio electrónico para transmisión de datos a fin de evitar la digitación y dar celeridad al proceso.
- En cuanto a la entrega de copias de declaraciones o copias de expedientes en archivo, es necesario recordar que la competencia radica en el área de documentación; si se trata de copias de expedientes o actuaciones en curso el trámite será realizado por el área competente (cobranzas, fiscalización, jurídica, disciplinarios, personal etc.).
JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ
Director General
