CONCEPTO 013278 int 1544 DE 2025

(septiembre 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 6 de octubre de 2025>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Área del Derecho	Tributario
Banco de Datos	Impuesto de Timbre
Descriptores	Tema: Impuesto de timbre nacional. Procedimiento tributario. Descriptores: Retención en la fuente. Devoluciones.
Fuentes Formales	Artículos 850, 851, 852, 853 y 854 del Estatuto Tributario. Artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

Extracto

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN^[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019^[2].

2. Mediante el radicado de la referencia solicita se revise la conclusión expuesta en el concepto No. 0008645 interno 989 del 3 de julio de 2025, con el argumento que se está incluyendo en esta interpretación^[3] una obligación que no está en la Ley ni en el reglamento y que afecta patrimonialmente a los notarios en el desarrollo de su función.

3. En el concepto No. 0008645 interno 989 del 3 de julio de 2025, se preguntaba si era aplicable el procedimiento de reintegro de valores retenidos de acuerdo con el artículo 1.2.4.16^[4] del Decreto 1625 de 2016, en cumplimiento de lo dispuesto en la sentencia de radicación No. 28927 del 13 de marzo de 2025 proferida por la Sección Cuarta del Consejo de Estado.

4. En dicho concepto, la Subdirección de Normativa y Doctrina señaló que el notario se encontraba facultado para aplicar el procedimiento de reintegro previsto en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016, teniendo en cuenta que la norma reglamentaria no establecía excepciones para su aplicación.

5. Cabe destacar que este procedimiento constituye la primera opción a considerar por parte del agente de retención y cuenta con el respaldo de la Jurisprudencia del Consejo de Estado^[5].

6. No obstante lo anterior, el punto a precisar es si el reintegro o devolución de esas retenciones por concepto de timbre, practicadas por el notario indebidamente, en cumplimiento de lo dispuesto en la sentencia de radicación No. 28927 del 13 de marzo de 2025 proferida por la Sección Cuarta del Consejo de Estado, pueda ser solicitado a la DIAN por el contribuyente afectado, a través del procedimiento de pago de lo no debido.

7. El artículo 850 del E.T. establece que la DIAN deberá devolver a los contribuyentes, los pagos en exceso o de lo no debido, que éstos hayan efectuado por concepto de obligaciones tributarias y aduaneras, cualquiera que fuere el concepto del pago, siguiendo el mismo procedimiento que se aplica para las devoluciones de los saldos a favor.

8. Por su parte, el artículo 1.6.1.21.27^[6] del DUR indica el procedimiento a seguir para solicitar la devolución y/o compensación de pagos que se hayan hecho a la entidad sin existir causa legal.

9. Para ello, el contribuyente deberá presentar la solicitud ante la Dirección Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas donde se efectuó el pago y, además de cumplir con los requisitos generales de toda solicitud de devolución, debe indicar el número y fecha de los recibos de pago a través de los cuales se realizó el pago de lo no debido.

10. Es importante precisar que, para efectos de solicitar la devolución de pagos de lo no debido, no es necesario corregir la declaración tributaria en la que se declararon esos mayores valores. Así lo ha sostenido reiteradamente el Consejo de Estado^[7].

11. Por consiguiente, el valor pagado como retenciones en la fuente a título de timbre, sin fundamento legal, deviene en un pago de lo no debido con el consiguiente derecho a su devolución, debiendo seguirse, cuando no sea posible para el agente retenedor dar aplicación del artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016 por el monto del valor a devolver, el procedimiento del inciso 2 del artículo 850 del Estatuto Tributario y reglamentado por el artículo 1.6.1.21.27 ibidem, caso en el cual el agente retenedor deberá aportar las pruebas que sustentan su solicitud.

12. La DIAN, dentro del proceso de devolución, deberá efectuar las verificaciones correspondientes y adelantar -de ser necesario, la investigación que corresponda, en virtud de lo cual se establecerá la procedencia o improcedencia de la devolución del saldo que se solicite.

13. Es importante tener en cuenta que si bien el sujeto pasivo de la retención es diferente al responsable de efectuarla y declararla, la solicitud de devolución por concepto de pago de lo no debido de dicha retención debe realizarla directamente el agente retenedor que es la persona que pagó a la DIAN y a nombre de quien aparece el recibo de pago de las retenciones efectuadas indebidamente y que conoce con exactitud la situación presentada.

14. Lo anterior, teniendo en cuenta que uno de los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.21.27 del Decreto 1625 de 2016, es indicar número y fecha del recibo de pago mediante el cual se hizo el pago de lo no debido, el cual legitima sólo al agente retenedor que lo efectuó a pedirlo y explicar la situación.

15. Por lo anterior, no es posible que la persona que soporta el efecto económico de la retención en la fuente pueda directamente acudir a la DIAN a solicitar la devolución por pago de lo no debido, porque formalmente ante la administración él no tiene un recibo de pago a su nombre. Las retenciones en la fuente son declaradas y pagadas por un agente que es el sujeto pasivo jurídico y responsable ante la administración tributaria a quien se le ha encargado la tarea de recaudar esos dineros en nombre del Estado.

16. No puede perderse de vista que la retención en la fuente no es un impuesto y el agente de retención es un colaborador de la administración tributaria, quien a través de este mecanismo facilita el recaudo anticipado del impuesto garantizando disponibilidad financiera al Estado para el cumplimiento de sus fines.

17. El Consejo de Estado, en sentencia del 20 de febrero de 2008, Radicación número: 25000-23-27-000-2002-01201-01(16026) indicó frente a la retención en la fuente y al papel que juega los agentes de retención que “Con este mecanismo se vincula a los particulares en la gestión tributaria, imponiéndoles un deber de colaboración que se concreta en las siguientes obligaciones: - Practicar las retenciones a que haya lugar; - expedir a los beneficiarios de los pagos, los correspondientes certificados donde consten las retenciones practicadas; - presentar las declaraciones mensuales de retención en la fuente; - consignar las retenciones en las entidades autorizadas para recaudar y dentro de los plazos fijados; - responder ante el Estado por la retención que dejó de practicar, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente (artículos 370, 375, 378, 376 y 381 del E.T.)”(negrilla y subrayado fuera de texto)

18. Es en ese deber de colaboración que le ha impuesto el legislador al agente de retención que le corresponde, reintegrar aquellos valores retenidos en exceso o indebidamente al contribuyente, dada que esa retención en exceso o indebida se generó precisamente en virtud de ese deber, y en el que la administración tributaria no interviene. Por ello, se estableció el procedimiento establecido en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

19. El contribuyente solo puede solicitar directamente a la administración tributaria el saldo a favor de impuestos que resulten después de presentar las declaraciones donde incluya las retenciones pagadas y certificadas por los agentes de retención o los pagos en exceso o pagos de los no debidos a través de recibos oficiales de pago presentados a su nombre.

En conclusión:

20. Se reitera lo indicado en el concepto No. 0008645 interno 989 del 3 de julio de 2025 en el sentido de que el contribuyente deberá presentar la solicitud de reintegro ante el agente retenedor conforme al procedimiento previsto en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016, y que corresponde al agente de retención, después de verificar la procedencia de dicha solicitud, y revisar los documentos que acrediten que la retención practicada fue indebida, reintegrar los valores retenidos.

21. Esta verificación no puede confundirse con las facultades de fiscalización que tiene la administración tributaria, sino que consiste en que el agente retenedor constate que efectivamente esas retenciones no debieron practicarse por falta de disposición legal y que el monto solicitado efectivamente es el que se retuvo. Si se cumple esta verificación, el agente retenedor está obligado a realizar el reintegro correspondiente y para ello podrá:

21.1. Descontar el valor a reintegrar de las retenciones que deba declarar y consignar en los periodos siguientes.

21.2. Acudir a la administración tributaria en virtud de lo establecido en el inciso 2 del artículo 850 del E.T. y el artículo 1.6.1.21.27 del Decreto 1625 de 2016.

22. En todo caso, el agente retenedor deberá cumplir lo establecido en el inciso 4 del artículo 1.2.4.16. del DUR, es decir, anular el certificado de retención en la fuente, si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita del interesado.

23. De esta manera se aclara la interpretación expuesta en el concepto No. 0008645 interno 989 del 3 de julio de 2025.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

3. Párrafo 13 del concepto

4. ARTÍCULO 1.2.4.16. REINTEGRO DE VALORES RETENIDOS EN EXCESO. Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar.

En el mismo periodo en el cual el agente retenedor efectúe el respectivo reintegro podrá descontar este valor de las retenciones en la fuente por declarar y consignar.

Cuando el monto de las retenciones sea insuficiente podrá efectuar el descuento del saldo en los periodos siguientes.

Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención en la fuente, si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita del interesado.

Cuando el reintegro se solicita en el año fiscal siguiente a aquel en el cual se efectuó la retención, el solicitante deberá, además, manifestar expresamente en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración de renta correspondiente. Tratándose de retenciones en la fuente a título de impuesto de timbre nacional que se hayan practicado en exceso o indebidamente, el agente retenedor podrá, en lo pertinente, aplicar el procedimiento previsto en este artículo. Con tal finalidad, el afectado acreditará las circunstancias y pruebas de la configuración del pago en exceso o de lo no debido en relación con el impuesto objeto de la retención que motiva la solicitud y procederá la devolución, siempre y cuando no haya transcurrido el término de prescripción de la acción ejecutiva establecido en el artículo 2536 del Código Civil, contado a partir de la fecha en que se practicó la retención.

Las sumas objeto de devolución de las retenciones en la fuente a que se refiere el inciso anterior, podrán descontarse del monto de las retenciones que por otros impuestos estén pendientes por declarar y consignar en el periodo en el que se presente la solicitud de devolución.

5. Sentencia Consejo de Estado, Sección Cuarta, Radicación número: 25000-23-27-000-2006-01359-01(16932), MP. Carmen Teresa Ortiz. “La obligación de retener implica una delegación o autorización de atribuciones públicas relacionadas con el recaudo y trae, por ende, aparejadas una serie de cargas y facultades descritas en la ley, tales como: retener, consignar, contabilizar, declarar, informar, certificar7.

Dentro de tales facultades, se halla explícitamente la de reintegrar o devolver los pagos realizados en exceso y aplicar los respectivos valores en el período de la operación.

Esta última facultad es expresada en la norma invocada por la apelante, artículo 6o del Decreto Reglamentario 1189 de 1988, la cual es suficientemente clara, sin que admita confusión alguna en cuanto a la facultad del agente retenedor para decidir sobre los reintegros por los pagos en exceso por retención.

Señala la norma en la parte pertinente: “Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar. ” (resaltado fuera del texto)

La misma norma señala el procedimiento que debe seguir el agente retenedor para descontar el monto reintegrado al sujeto pasivo de la retención: "... En el mismo período en el cual el agente retenedor efectúe el respectivo reintegro podrá descontar este valor de las retenciones en la fuente por declarar y consignar. Cuando el monto de las retenciones sea insuficiente podrá efectuar el descuento del saldo en los períodos siguientes.”

6. ARTÍCULO 1.6.1.21.27. TÉRMINO PARA SOLICITAR Y EFECTUAR LA DEVOLUCIÓN POR PAGOS DE LO NO DEBIDO. Habrá lugar a la devolución y/o compensación de los pagos efectuados a favor de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento, para lo cual deberá presentarse solicitud ante la Dirección Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas donde se efectuó el pago, dentro del término establecido en el artículo 1.6.1.21.22 del presente decreto.

La Dirección Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas para resolver la solicitud contará con el término establecido en el mismo artículo.

PARÁGRAFO. Para la procedencia de las devoluciones y/o compensaciones a que se refiere el presente artículo, además de los requisitos generales pertinentes, en la solicitud deberá indicarse número y fecha de los recibos de pago correspondientes.

7. Consejo de Estado, Sentencia 23244 del 24 de mayo de 2018 de la Sección Cuarta así: “Al respecto, la Sala reitera que la normativa tributaria ha establecido la figura del pago de lo no debido a favor de los contribuyentes y al efecto ha señalado las reglas para su procedencia, sin que dentro de las mismas se prevea como requisito la corrección de la declaración privada. Lo anterior, por cuanto el pago de lo no debido es el que se efectúa «sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento», de tal manera que la solicitud de devolución solo tiene por objeto probar «la inexistencia de un título que contenga la obligación”.