CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACIÓN 85922 DE 1998

(noviembre 5)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

 OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE: CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES, EN LA INTERMEDIACION; EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE; REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS:  FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL, DENOMINACION "FACTURA DE VENTA", IDENTIFICACION DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO, IDENTIFICACION DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS, NUMERACION CONSECUTIVA, SOLICITUD, HABILITACION DE NUMERACION, NUMERACION SOBRANTE, FECHA DE SU EXPEDICION, DESCRIPCION ESPECIAL O GENERICA DE LOS ARTICULOS VENDIDOS O SERVICIOS PRESTADOS, VALOR TOTAL DE LA OPERACION, IDENTIFICACION DEL IMPRESOR, CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR DEL IVA, DISCRIMINACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS; FACTURA EXPEDIDA POR COMPUTADOR; DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA, REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES, TIQUETES DE MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S., TIQUETES EXPEDIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO (P.L.U.) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR DEPARTAMENTOS, BOLETAS DE INGRESO A CINE, BOLETAS DE INGRESO A OTROS ESPECTACULOS PUBLICOS Y RECIBOS DE PAGO DE MATRICULAS Y PENSIONES, TIQUETES DE TRANSPORTE, POLIZAS DE SEGUROS, TITULOS DE CAPITALIZACION Y SUS COMPROBANTES DE PAGO, CONTRATOS DE MEDICINA PREPAGADA Y AFILIACIONES A PLANES DE SALUD, EN LOTERIAS, RIFAS Y APUESTAS, EN PAGO DE HONORARIOS A MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS, DESCUENTOS POR NOMINA, TRANSACCIONES EN BOLSA DE VALORES, VENTA DE BIENES PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AGRICOLA O GANADERA, OTROS DOCUMENTOS EQUIVALENTES EXPEDIDOS POR ENTIDADES DEL ESTADO, SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS, CAMARAS DE COMERCIO Y NOTARIAS, FACTURA ELECTRONICA, LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS; DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA; EN DISTRIBUCION MASIVA Y AMBULANTE DE BIENES, EN JUEGOS DE SUERTE Y AZAR O ELECTRONICOS, EN OPERACIONES REALIZADAS POR AGENCIAS DE VIAJES, EN SUSCRIPCION MASIVA DE SERVICIOS DE TELEVISION; SISTEMAS TECNICOS DE CONTROL; OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS; REGIMEN SANCIONATORIO; SOPORTE DE LOS COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS DESCONTABLES; DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS; PRECISIONES ADICIONALES SOBRE FACTURAS; OTRAS PREGUNTAS RELACIONADAS CON; DOBLE FACTURACION Y OPERACIONES REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A FACTURAR; ACLARACION AL CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACION.

- FACTURA

PERSONAS OBLIGADAS A EXPEDIR FACTURA

FACTURA - REQUISITOS

FACTURA POR COMPUTADOR

SOFTWARE APLICATIVO DE FACTURACION SAF

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA

SANCION POR NO EXPEDIR FACTURA

CONSERVACION DE INFORMACION TRIBUTARIA

FACTURA PARA RESPONSABLES DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

ESTATUTO TRIBUTARIO ART 479, 615, 616, 616-1, 616-2, 617, 618, 618-2, 618-3, 629-1, 632, 651, 771-2

DECRETO 1165 DE 1996 ART 5 NUM 3, 8, 13, 14, 15

LEY 80 DE 1993

LEY 49 DE 1990 ART 42 LIT B)

DECRETO 3050 DE 1997 ART 3, 4, 5, 7, 10, 11

CODIGO CIVIL ART 1262

CODIGO DE COMERCIO ART 516 NUM 1, 583 NUM 4, 621, 774, 776

DECRETO 1514 DE 1998 ART 2, 3

LEY 223 DE 1995 ART 40

DECRETO 570 DE 1984 ART 22

DECRETO 1001 DE 1997 ART 4, 5, 8, 11, 12, 13, 16, 17, 19

RESOLUCION 3878 DE 1996 ART 3, 8 NUM 1 Y 2, 9 NUM 1 Y 2

RESOLUCION 5709 DE 1996 ART 2, 4

DECRETO 2649 DE 1993 ART 50

RESOLUCION 21 DE 1993 ART 95

DECRETO 380 DE 1996 ART 4, 13, 15, 20

RESOLUCION 1316 DE 1997 ART 1, 3

RESOLUCION 6305 DE 1998

DECRETO 1094 DE 1996

DECRETO 1514 DE 1997 ART 1

LEY 383 DE 1997

DECRETO 422 DE 1991 ART 6

DECRETO 836 DE 1991 ART 23

DECRETO 2150 DE 1995 ART 19, 150

CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACION No. 85922

(Noviembre 5 de 1998)

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 13 del Decreto 1725/97 y concordante con el literal b) del artículo 17 de la Resolución 3366/97 originada en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, este Despacho es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en tal sentido se emite el presente concepto con el fin de dar a conocer el alcance de las disposiciones relativas a la obligación de facturar y de señalar las pautas de aplicación de las mismas.

1.- OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.

<Ver Notas de Vigencia> Salvo las excepciones consagradas en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario y 10o del Decreto 1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

• Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se encuentren inscritos en este régimen o no.
• Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
• Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.

Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, salvo que se trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de $3'300.000 (1998), en cuyo caso el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente.

• Los importadores.
• Los prestadores de servicios.
• En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. (Arts. 511, 615 y 616-1 del Estatuto Tributario ).

Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsa de Valores, como aquellas denominadas “Mercados de Mostrador”, el comisionista deberá expedir factura por cada una de estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos.(61428)

Se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura:

• Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda y las Compañías de Financiamiento Comercial.
• Los responsables que pertenezcan al régimen simplificado, salvo quienes presten el servicio de elaboración de facturas.
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos.
• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no exceda de $3'300.000 (año 1998). Cuando la operación supere esta cuantía el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente.
• Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.
• En las enajenaciones y arrendamientos, de bienes que constituyan activos fijos, para el enajenante o arrendador, que tenga la calidad de no comerciante.

Cuando el servicio de transporte público de pasajeros sea intermunicipal o interdepartamental, deberá expedirse el tiquete de transporte de que trata el numeral 3º del artículo 5o del Decreto 1165/96, el cual constituye documento equivalente a la factura.

No obstante, quienes opten por expedir factura o documento equivalente deberán cumplir con los requisitos señalados para el efecto. En este caso, los responsables del régimen simplificado no quedarán exonerados de llevar el Libro de Registro de Operaciones Diarias de que trata el artículo 616 del Estatuto Tributario.

En esta forma, entidades tales como las Juntas Administradoras de edificios, las Juntas de Copropietarios, las empresas promotoras de salud y los miembros de juntas directivas, las asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro entre otras, por no estar exceptuadas del deber de facturar deberán hacerlo por los servicios que presten. (52302, 55480)

Se reitera que, la factura deberá expedirse al adquirente del bien o servicio en cada una de las operaciones que se realicen, siempre que exista obligación para ello (67186)

1.1 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES (61514, 61624, 54900) <Ver Notas de Vigencia>

Para los efectos de la Ley 80/93, se entiende por CONSORCIO cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Igualmente, debe entenderse por UNION TEMPORAL cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Ahora bien, frente a la obligación de facturar por parte de los consorcios y uniones temporales, el artículo 11 del decreto 3050/97, consagró la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.

1.2. EN LA INTERMEDIACION

De conformidad con el artículo 1262 del Código Civil, el mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante.

Mediante el artículo 3 del decreto 1514/98, se reglamento la facturación en el mandato al señalar que en los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario.

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

Cuando el mandatario obtenga el pago de la comisión pactada con el mandante, por las gestiones adelantadas, deberá expedirle factura, siempre y cuando no se encuentre exceptuado legalmente de dicha obligación (61517)

La disposición transcrita parte del supuesto de que la figura de la representación se desarrolla dentro del territorio nacional, lo que conlleva por parte del intermediario la obligación de expedir factura en los términos prescritos y con el cumplimiento de los requisitos dispuestos para el efecto. Por el contrario, si la representación tiene su aplicación en el extranjero, es claro que las normas aplicables a la facturación no pueden trascender su ámbito territorial

<Inciso modificado por  aclaración sobre este concepto emitada por la DIAN. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestación directa y propia del contrato: ésta sí es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro documento.(64843)

2.- EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE (68559)

La expedición de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales, conservando copia de la misma Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, tiquetes de transporte de pasajeros, y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico, como el sobreflex, que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, se entenderá cumplida esta obligación, con la entrega de la copia al comprador o usuario del servicio

En el caso de contribuyentes que utilizan el mecanismo de máquinas registradoras para facturar sus operaciones, se podrá aceptar la coexistencia de la factura y del tiquete de máquina registradora sobre una misma operación, cuando se trate de bienes gravados con el impuesto sobre las ventas y el adquirente exija la expedición de factura con la discriminación del impuesto sobre las ventas por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. En la contabilidad del vendedor se efectuará la respectiva conciliación y en la factura deberá identificarse el número consecutivo registrado en el respectivo tiquete. (Art. 7, Decreto 3050/97)

Ahora bien, en el evento de fallar el fluido eléctrico o por fallar el sistema del computador, es viable utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando se presente el retiro de inventarios en una operación sujeta al impuesto sobre las ventas y exista la obligación legal para el comerciante, de expedir factura, por sus operaciones, debe concluirse que cualquiera sea la denominación que se empleé, (retiros, muestras, obsequios, donaciones, etc.), e independientemente de la destinación o uso que se haga de los retiros, debe expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente dispuestos por la ley.

Con relación a los anticipos, al ser estos un mecanismo de financiamiento no hay obligación de expedir factura; la factura se expedirá respecto de la operación o contrato en virtud de cual se efectúa el pago por anticipado.(68559)

No obstante lo anterior, cuando el anticipo sea imputado al pago habrá lugar a cumplir con las obligaciones de factura y retención en fuente.

El artículo 22 del Decreto 570/84 dice que en el caso de los negocios que operan en locales cuyo uso se ha concedido a través de contratos semejantes al de arrendamiento o con permiso para utilización de espacio, tales como los denominados “contratos de concesión”, el responsable será quien aparezca en la factura o documento equivalente como emisor del mismo.

Lo anterior quiere decir que la ley permite pactar entre las partes (concedente y concesionario) quién emite la factura o documento equivalente. Pero quien la emita, se hace responsable del impuesto sobre las ventas.

Como consecuencia, quien emita la factura o documento equivalente, debe cumplir con todos los requisitos de la factura de venta, contenidos en los artículos 617 y SS. del Estatuto Tributario y cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables del impuesto sobre las ventas.

Debemos recordar que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario ordena que la factura o su documento equivalente se expida en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores, prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales

3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS(68559)

Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas sean de talonario o por computador, para efectos fiscales, sin que a juicio de las partes y de acuerdo con las características propias de la transacción, se consignen en ella otras circunstancias que describan el tipo de operación realizada.

3.1 FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas expedidas a partir del 1º de julio de 1996, deberán contener los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente factura de venta.

2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho al descuento.

4. Numeración consecutiva.

5. Fecha de la expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Identificación del impresor.

9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

10. Discriminación del Impuesto sobre las ventas.

3.1.1. DENOMINACION

La factura debe denominarse expresamente "factura de venta", requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Por sustracción de materia dicho requisito no será exigible para el caso de los documentos equivalentes (65555)

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta denominación sustituye la de factura de venta. Estas facturas constituyen títulos valores de conformidad con lo previsto en el artículo 621 del Código de Comercio y como tales para que presten mérito ejecutivo deben satisfacer los requisitos de que tratan los artículos 774 y 776 del ordenamiento mercantil.

Sin perjuicio de su cumplimiento, para efectos fiscales, salvo la denominación que debe conservarse, los requisitos consagrados en las normas comerciales deben armonizarse con las exigencias de que tratan los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

En el caso de la factura cambiaria de transporte, el documento llevará esta denominación cumpliéndose así el requisito señalado en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Art. 5, D. 1001/97)

3.1.2 IDENTIFICACION DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Por éstas últimas, se hace referencia a todos aquellos métodos especiales de impresión industrial que se utilicen al momento de elaboración del formato de la factura con los cuales se logra el efecto de preimpresión y que proporcionen la misma seguridad que pretendió lograr el legislador con los de tipografía y litografía.

Por ello, no se incluyen dentro de estas técnicas la utilización de medios mecánicos, sellos de caucho o medios manuales, por cuanto con ellos no se logra el objetivo perseguido con la exigencia; significa entonces que con su utilización no se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa en la forma prevista en la norma.

Es costumbre comercial anotar en todos los tramites o registros, inclusive en la escritura de constitución, el nombre comercial (sigla), con el cual son conocidos muchos establecimientos comerciales, más aún, cuando a la luz del numeral 1° del artículo 516 del Código de Comercio éste forma parte del establecimiento de comercio; el cual al estar registrado, sustituye el nombre completo (al designar como tal al empresario, # 4 del artículo 583 del código comercial), por lo cual se considera que es viable utilizar esta denominación o la razón social en todos documentos de la sociedad, incluidas las facturas siempre y cuando se encuentre debidamente registrado.

3.1.3 IDENTIFICACION DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS

Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del Impuesto sobre las ventas con derecho al correspondiente descuento.

3.1.4 NUMERACION CONSECUTIVA

Desde la expedición de la Ley 49/90, las facturas deben llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva como lo prescribe el literal b) del artículo 42, requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. La Ley 223/95 en su artículo 40, reitera el cumplimiento de este requisito, por lo tanto las facturas que se expidan a partir de la vigencia de esta ley, deberán igualmente cumplir con este requisito.

Como sistema técnico de control establecido a través de la Resolución Número 3878 de junio 28 de 1996, a mas tardar el 1º. de enero de 1997, el número de las facturas que se expidan por medio de talonarios o por computador, deberá corresponder a la numeración autorizada por la DIAN, sin perjuicio de que si la autorización se concede con anterioridad, deba expedirse la factura de acuerdo con dicha autorización.

Para el efecto, a partir del 1º. de Octubre de 1996, deberán solicitar autorización de la numeración, las personas y entidades obligadas a expedir factura. No existe la obligación de solicitar autorización de la numeración para el caso de los documentos equivalentes salvo lo previsto para los expedidos por el sistema POS(65836)

En tal virtud, quienes utilicen para el registro de sus ventas o servicios máquinas registradoras POS, deben igualmente solicitar autorización, utilizando los mismos formularios señalados por la DIAN para tal efecto y cumpliendo con todas las obligaciones relacionadas con la solicitud de numeración.

En este punto es necesario aclarar que el artículo 3o. de la Resolución 3878/96, señala que no será necesario esta autorización igualmente en el caso de las facturas expedidas por: Entidades de derecho público, incluidas las empresas industriales y comerciales del estado y las Sociedades de economía mixta en donde el Estado posea más del 50% de capital, entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta.

Sin embargo, teniendo en cuenta que el artículo 17 del decreto 1001/97, señaló que los documentos que expidan las anteriores entidades, se consideran documentos equivalentes a la factura, y que como quedó visto, no es necesaria la autorización cuando se expidan documentos equivalentes distintos de los POS; se concluye que no será necesario que tales entidades cumplan con dicha obligación. (62479)

El obligado puede utilizar sistemas conjuntos de facturación, es decir expedir diversas clases de facturas (por talonario de papel o por computador), en este caso, o cuando requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

En este evento, deberá solicitarse la autorización, indicando los rangos consecutivos y el prefijo o serie alfabética, numérica o alfanumérica escogido para su diferenciación por tipo de factura y mantener a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un REGISTRO, en el cual conste la forma de distribución de la facturación. En todo caso no podrán expedirse facturas con numeración duplicada.

Las facturas que se expidan a partir de la autorización, deberán llevar la numeración consecutiva autorizada sin que necesariamente deba comenzar con el número 001, e indicar mediante cualquier medio (mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los quince (15 ) días hábiles siguientes a su solicitud, y en todo caso el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada. Cuando la numeración autorizada contenga prefijos, deberá indicarse el intervalo autorizado que corresponda al mismo prefijo de la factura.

A mas tardar el 1º. enero de 1997, todas las facturas que se expidan deben contener la numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Como se ve, es opcional para el obligado, el expedir facturas por talonario o por computador, pero, si se tiene autorización para expedir facturas por talonario y por cualquier circunstancia deje de hacerlo para proceder a facturar por computador, o viceversa, debe solicitar autorización de la numeración de las facturas que se van a expedir por dicho medio, cumpliendo la totalidad de los requisitos legales y teniendo presente que no se pueden expedir facturas con numeración duplicada(68479)

Cuando en una transacción u operación se utilice más de una hoja de factura de talonario o de papel, su contabilización deberá efectuarse indicando el número de la hoja inicial y el número de la final, dentro de una misma secuencia numérica, es decir, se podrán utilizar las facturas necesarias observando una numeración consecutiva. (Art. 4o Res 5709/96)

No será necesario solicitar autorización de la numeración, por parte de los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.

3.1.4.1 SOLICITUD

Quienes requieran de la autorización, deberán presentar la solicitud personalmente o enviarla por correo certificado a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente al domicilio social principal si se trata de personas jurídicas o al asiento principal de los negocios o donde se ejerza habitualmente la profesión u oficio, cuando el obligado a facturar sea persona natural.

Cuando la facturación autorizada resultare insuficiente, deberá solicitarse autorización de nueva numeración, con la antelación necesaria para que la Administración Tributaria dentro del término previsto se pronuncie y el interesado no se vea afectado con un posible incumplimiento en la obligación de facturar.

Una vez autorizada la numeración o transcurrido el término de quince días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud en debida forma, sin que la Administración hubiere notificado la decisión, el solicitante entregará al litógrafo, tipógrafo o persona que elabore las facturas, copia de la Resolución de autorización o en su defecto, manifestación escrita sobre el vencimiento del término, suscrita por el interesado, la cual se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con su firma. En todo caso, el prestatario del servicio deberá conservar una u otra, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art. 2o Resolución 5709 de 1996).

Cuando se solicite la autorización para facturas cuya numeración ya estuviere preimpresa con anterioridad al 1º de octubre de 1996, bastará indicar dentro de la factura por cualquier medio (mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a su solicitud y el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada o el número de intervalos de numeración autorizada que corresponda al prefijo, cuando se utilicen estos.

3.1.4.2. HABILITACION DE NUMERACION

Cuando hayan transcurrido dos años de vigencia de la Resolución mediante la cual se autorizó la numeración y la facturación no se hubiere agotado, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitará la numeración no utilizada, para lo cual se deberá diligenciar el formato de solicitud DIAN 79.027.96.

3.1.4.3 NUMERACION SOBRANTE.

Cuando no se utilice la totalidad de la numeración autorizada, ya sea por pérdida de la facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, o cuando no existiendo la obligación de obtener la autorización erróneamente se solicitó y obtuvo, deberá ser reportada a la Administración correspondiente, para fines de control..

Si eventualmente se requiriera nueva autorización, no podrá solicitarse la misma numeración que fue informada como sobrante.(65555)

3.1.5 FECHA DE SU EXPEDICION

Debe corresponder a la de realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.

3.1.6. DESCRIPCION ESPECIFICA O GENERICA DE LOS ARTICULOS VENDIDOS O SERVICIOS PRESTADOS

Cuando la operación comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y otros.

Entendemos por género, aquella descripción de cosas – bienes y/o mercancías -, que tienen caracteres comunes, así, no sería procedente facturar con la descripción de “Muebles y Enseres” toda vez que no esta describiendo físicamente los objetos sino presentándolos bajo la denominación contable. Otra cosa sería, hacer la descripción como escritorios, mesas secretariales, maquinas de escribir, archivadores, aparatos telefónicos, con lo cual se esta independizando genéricamente los artículos vendidos.

Por el contrario la descripción será específica cuando se identifique cada uno de los bienes facturados por las señas que lo individualizan.

3.1.7. VALOR TOTAL DE LA OPERACION

Debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación y el número de las facturas utilizadas deberá constar en la última, pudiendo subtotalizar en cada una de ellas, para tal efecto cada una de las facturas utilizadas deberá contener los requisitos exigidos legalmente. (50778)

Cuando la operación deba ser reajustada por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros.

En la nueva factura deberá dejarse constancia que se trata de un ajuste a la operación realizada anteriormente y solamente deberá expedirse por la diferencia no cobrada; de esta manera se logrará que la nueva factura no se tome como expedida en una operación diferente a la que se pretende ajustar.

Cuando se realicen ventas de bienes o prestación de servicios, las facturas deberán expedirse en idioma español y en pesos colombianos sin perjuicio de que cuando se requiera expresar el valor en monedas diferentes al peso colombiano, deberá atenderse lo dispuesto en el artículo 50 del Decreto 2649/93 y 95 de la Resolución 21 de 1993, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República

No existe disposición que prohiba facturar en moneda diferente al peso de curso legal pero en todo caso el valor en pesos deberá registrarse; sin embargo para obligaciones que no correspondan a operaciones cambiarias, el pago debe realizarse en pesos colombianos con la opción de variar la fecha o referencia para la conversión.

3.1.8 IDENTIFICACION DEL IMPRESOR

La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Este requisito debe cumplirse independientemente de si las facturas son elaboradas por el obligado o si lo son por un tercero a quien se le encarga tal labor.

Por lo tanto, la identificación deberá ser plena, es decir: nombres y apellidos y el NIT si se trata de personas naturales; o la razón social y Nit, si el impresor está constituido como sociedad.

3.1.9 CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR DEL IVA

Este requisito podrá cumplirse mediante la utilización de cualquier medio mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente de retención del Impuesto sobre las Ventas por operaciones con responsables del régimen común.

En caso de ser Gran Contribuyente, para tener la calidad de agente de retención del Impuesto sobre las ventas, adicionalmente debe concurrir en Este la calidad de responsable del Impuesto sobre las Ventas del régimen común, sin que pueda suplirse la calidad de agente retenedor con la sola mención de ser Gran Contribuyente.

3.1.10 DISCRIMINACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

La discriminación del impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la factura sea expedida por un responsable del régimen común. Sin perjuicio de lo anterior el valor del Impuesto sobre las Ventas, en todos los casos deberá incluirse en el precio de venta al público.

Si se facturan bienes con tarifas diferenciales, estos deben discriminar el IVA con la tarifa que les corresponda, bien sean del 16 %, 20% o 35% según el caso

Cuando un responsable del régimen simplificado expida factura, no podrá discriminar ni cobrar el Impuesto. De hacerlo deberá cumplir a partir de tal momento, las obligaciones inherentes al responsable del régimen común. (Art. 15 del Decreto 380/96.)

3.2. FACTURA EXPEDIDA POR COMPUTADOR (65173, 67277, 63753, 69692, 67620)

Se entiende por factura expedida por computador, la que permite al software asociar la identificación del servicio o venta a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, etc. (Art. 13 del Decreto 1165/96.)

Sus requisitos son los mismos señalados anteriormente para la factura por talonario o de papel, esto es los establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, entendiéndose cumplido el requisito de preimpresión de la denominación, identificación del vendedor o de quien presta el servicio, número consecutivo e identificación del impresor, con la impresión efectuada por el computador.

Cuando se utilicen facturas que tenga alguno de los requisitos preimpresos y se impriman por el sistema de computador los demás requisitos, se considerará como factura por computador, debiendo en consecuencia solicitar la autorización del SAF

Quienes en la expedición de facturas por computador utilicen papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, solo requerirán de la autorización de la numeración a utilizar, la cual deberá solicitarse a partir del 1º de octubre de 1996 y ésta no se entiende factura por computador.

Si se utiliza factura con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario que deben cumplir tal formalidad, y el sistema computacional únicamente llena algunos espacios, no se considerará factura por computador, aún en el evento en que el programa permita al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente y ejecutar las demás operaciones a que hace referencia el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, es decir, no se está utilizando factura por computador conforme lo señalado anteriormente y por lo tanto no existe obligación de solicitar autorización del SAF. (65173, 67277, 63753, 69692)

Al igual que para la factura por talonario, la numeración de la factura por computador deberá ser autorizada previamente a su expedición, debiendo presentarse la solicitud por intervalos de numeración desde el 1º de octubre de 1996 y adoptarse una vez autorizada. En todo caso a más tardar el 1º de enero de 1997, como lo señala la Resolución 3878/96, el número de las facturas que se expidan deberá corresponder a la numeración autorizada.

Ahora bien, el artículo 617 del Estatuto mencionado, consagra los requisitos que deben cumplir las facturas de venta, precisando que los contenidos en los siguientes literales deben estar preimpresos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

4. El nombre o razón social y Nit del impresor de la factura.

La misma norma plantea la posibilidad para el obligado de reemplazar la factura de talonario por la expedida por computador, esta factura debe cumplir con todos los requisitos que la ley impone; sin embargo, con la impresión efectuada por el sistema de computador se entienden cumplidos los requisitos de preimpresión previa anteriormente señalados.(40922, 40987)

Según el mismo artículo cuando el contribuyente expida factura por el sistema de computador, se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Como se ve, si bien la norma permite la utilización de facturas por computador, impone que debe cumplir idénticos requisitos que la factura expedida por talonario y consagra que deben implementarse mecanismo para su control.

En este contexto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales expidió la resolución 3878 de 1996; en ella estableció que quienes utilicen el sistema de facturación por computador, deben solicitar autorización del software, salvo quienes utilicen papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617. (68479, 66454)

Posteriormente la Resolución 3316 <sic> de 1997 en el artículo 3o hizo extensiva la obligación de utilizar el SAF a todos los obligados a facturar que opten por hacerlo a través de computador y a aquellos que expidan comprobantes de venta por el sistema P.O.S. (40922)

Frente a este aspecto, resulta importante precisar que si bien la resolución menciona que están obligadas a solicitar la autorización las personas que expidan facturas o documentos equivalentes que utilicen el sistema de facturación por computador, no puede entenderse que pretendió hacer extensiva dicha obligación a quienes expidan documentos equivalentes distintos de los P.O.S., por cuanto como se vio, el mecanismo de control según el artículo 617 citado debe implementarse para la factura por computador; así mismo las resoluciones expedidas para dar cumplimiento a tal control, en diferentes artículos hacen referencia a la exigencia únicamente para quienes utilicen factura por computador o documentos equivalentes expedidos mediante sistema P.O.S.

De la misma manera, según el artículo 1 de la Resolución 3316/97 <sic>, se entiende por software autorizado, aquel que ha cumplido los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la DIAN y ha sido autorizado para ser utilizado en la emisión de facturas de venta por computador o la generación de tiquetes de venta en los Sistemas de punto de Ventas POS.

A partir del 1º de enero de 1999, de conformidad con la Resolución 6305/98, quienes utilicen el sistema de facturación por computador, deberán tener la autorización del software respectivo.

El sujeto obligado dentro del procedimiento de autorización, es el fabricante, desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor del software o propietario para uso exclusivo.

El usuario obligado a utilizar el SAF debidamente autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá solicitar al proveedor la expedición de la respectiva factura comercial, en la cual se debe registrar explícitamente el número y fecha de solicitud de autorización automática o resolución de autorización, del software que se está adquiriendo. (67186)

Si el programa ha sido comercializado con anterioridad, el proveedor deberá cumplir con la obligación de solicitar autorización del Software y entregar copia de la referida autorización al usuario.

Si el software se adquirió a una empresa extranjera sin domicilio en el país, el adquirente puede solicitar autorización del SAF. Como propietario de uso exclusivo, cumpliendo con los requisitos establecidos en las resoluciones que lo prescriben, anexando constancia de que el fabricante o desarrollador extranjero no registra el SAF en Colombia, y anexando el documento que demuestre que posee la licencia del proveedor propietario del Software.

Por otra parte, de expedirse diversas clases de facturas por parte de un mismo obligado (por talonario o por computador) o cuando se requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador

4. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA(63760)

Por disposición del artículo 616-1 y de los artículos 5o. del Decreto 1165/96, 13 y 20 del Decreto 380/96, 5 del Decreto 3050/97 y 2 del Decreto 1514/98, constituyen documentos equivalentes a la factura los siguientes:

1. Los tiquetes de máquinas registradoras. (63760)

2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Los tiquetes de transporte de pasajeros

4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, así el pago se efectúe ante una entidad financiera.

5. Las pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

6. Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.

7. La factura electrónica emitida a través de redes de valor agregado.

8. El libro fiscal de registro de operaciones diarias, para los responsables del régimen simplificado

9. Los registros automatizados internos de la empresa que preste el servicio telefónico de larga distancia nacional e internacional desde teléfonos públicos.

10. Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud. (Art. 4; D. 1001/97)

11. En la venta de loterías, rifas y apuestas, la boleta, fracción o formulario. (Art. 8 D. 1001/97)

12. Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país, en cuyo caso, para la procedencia del IVA descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente. (Art. 5, D. 3050/97)

13. Los expedidos para el cobro de peajes, siempre y cuando reúnan los requisitos previstos en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997. (Art. 5, D. 3050/97)

14. El documento expedido para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas. (Art. 11 D. 1001/97)

15. El certificado de liquidación de las comisiones expedido por las Bolsas de Valores. (Art. 13. D. 1001/97)

16. La nómina, donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador (Art. 12, D. 1001/97)

17. El certificado al proveedor que expidan las sociedades de comercialización internacional. (Art. 16 D. 1001/97)

18. El comprobante de liquidación en Bolsa expedido por las sociedades comisionistas de Bolsa. (Art. 2, D 1514/98)

En los espectáculos públicos y en la venta de loterías y rifas al público, no será necesario expedir copia del documento. El soporte de sus operaciones será la planilla de control de ventas, llevada por la entidad que efectúa el sorteo o los empresarios para los espectáculos públicos.

4.1 REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración consecutiva, la cual tratándose de tiquetes expedidos por máquinas registradoras podrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos, sin que sea necesario solicitar autorización de la numeración por disposición del artículo 3o. de la Resolución 3878 de 1996. (63760)

Cuando la venta o prestación del servicio fuere gravado con el Impuesto sobre las ventas, adicionalmente a los requisitos mínimos, en el documento equivalente deberá constar la discriminación del Impuesto sobre las Ventas, cuando sea expedido por un responsable del Impuesto sobre las Ventas del régimen común e identificarse el adquirente cuando sea un responsable con derecho al descuento. Cuando no sea posible cumplir con este requisito, deberá expedirse factura por la operación, la que constituye soporte para la contabilidad. (69099)

4.1.1. TIQUETES DE MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S.

Los tiquetes expedidos por MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción

3. Fecha de la operación

4. Descripción de los bienes o servicios

5. Valor total de la transacción.

4.1.2 TIQUETES EXPEDIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO (P.L.U.) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR DEPARTAMENTOS.

Los tiquetes expedidos por máquinas registradoras por artículo (P.L.U) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción

3. Fecha de la operación

4. Valor total de la transacción.

4.1.3. BOLETAS DE INGRESO A CINE

Deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT

2. Numeración consecutiva.

4.1.4. BOLETAS DE INGRESO A OTROS ESPECTACULOS PUBLICOS Y RECIBOS DE PAGO DE MATRICULAS Y PENSIONES.

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Descripción específica o genérica del servicio.

4. Fecha

5. Valor de la operación.

Cuando el ingreso a espectáculos públicos se realice mediante el uso de un documento adquirido por una suma única, que autorice la entrada a varios espectáculos sin la expedición de una boleta para cada uno de ellos, se entiende cumplida la obligación de facturar con el comprobante soporte de ventas diarias arrojado por un sistema de computadora que contenga como mínimo los siguientes requisitos: Nombre o razón social y NIT de la empresa, fecha que corresponde al comprobante, descripción específica o genérica del servicio y valor total de la venta diaria.

Para la procedencia del costo o gasto, el adquirente deberá elaborar un documento que contenga los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o Entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción.

3. Concepto

4. Valor de la operación (Art. 10, Decreto 3050/97)

4.1.5. TIQUETES DE TRANSPORTE; POLIZAS DE SEGUROS; TITULOS DE CAPITALIZACION Y SUS COMPROBANTES DE PAGO.

Deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT

2. Numeración consecutiva

3. Fecha de expedición

4. Descripción específica o genérica del servicio

5. Valor de la operación

4.1.6. EXTRACTOS EXPEDIDOS POR SOCIEDADES FIDUCIARIAS, FONDOS DE INVERSION, FONDOS DE INVERSION EXTRANJERA, FONDOS MUTUOS DE INVERSION, FONDOS DE VALORES, FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTIAS

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha del extracto

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

4.1.7. CONTRATOS DE MEDICINA PREPAGADA Y AFILIACIONES A PLANES DE SALUD.

Son documentos equivalentes a la factura los contratos de medicina prepagada,

sus planes complementarios y las afiliaciones a planes obligatorios de salud, los cuales cumplirán con los siguientes requisitos:

1. Razón social y NIT de la empresa de medicina prepagada o E.P.S.

2. Numeración consecutiva

3. .Fecha de expedición

4. Descripción específica o genérica del servicio

5. Valor de la operación

4.1.8. EN LOTERIAS, RIFAS Y APUESTAS.

En la venta de loterías, rifas y apuestas efectuadas al público, constituye documento equivalente la boleta, fracción o formulario.

El documento equivalente deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de la empresa responsable del sorteo.

2. Fecha de realización del sorteo.

3. Valor de la fracción, boleta o apuesta. (Art. 8 D: 1001/97)

4.1.9. PAGO DE HONORARIOS A MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS

En el pago de honorarios a miembros de las juntas directivas, constituye documento equivalente a la factura el expedido por quien efectúa el pago. Este documento deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Razón social y NIT de quien hace el pago

2. Apellidos y nombre e identificación de la persona a quien se hace el pago.

3. Fecha.

4. Concepto.

5. Valor.

4.1.10. DESCUENTOS POR NOMINA

Constituye documento equivalente a la factura, la nómina, donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados en la venta de bienes,o prestación de servicios por parte del empleador. Este documento deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y NIT del empleador.

2. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

3. Fecha.

4. Valor de los descuentos. (Art. 12 D. 1001/97)

4.1.11. TRANSACCIONES EN BOLSA DE VALORES(61428)

En las comisiones recibidas por las bolsas de valores, constituye documento equivalente, el certificado de liquidación expedido por estas entidades. Este documento deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Razón social y NIT de la Bolsa de Valores

2. Número y fecha de la operación.

3. Tipo de operación.

4. Valor de la transacción.

5. Comisión facturada a favor de la Bolsa.

Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsa de Valores, como aquellas denominadas “Mercados de Mostrador”, el comisionista deberá expedir factura por cada una de estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos. (61428)

4.1.12 VENTAS DE BIENES PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AGRICOLA O GANADERA. (63744)

En las ventas de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera efectuadas por personas naturales, cuando la cuantía de la operación no supere el valor establecido por el Gobierno Nacional para cada año, según lo señalado en el articulo 616-2 del Estatuto Tributario, no se requerirá la expedición de la factura o documento equivalente.

Cuando la enajenación de dichos productos por parte de personas naturales, supere la cuantía a que se refiere el inciso anterior, el comprador deberá expedirle al vendedor un documento equivalente que reúna como mínimo los siguientes requisitos:

a. Apellidos y nombre e identificación del vendedor.

b. Apellidos y nombre o razón social del adquirente y NIT.

c. Numeración consecutiva.

d. Fecha de la operación.

e. Descripción del bien.

f. Valor total de la operación.

4.1.13. OTROS DOCUMENTOS EQUIVALENTES EXPEDIDOS POR ENTIDADES DEL ESTADO, SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS, CÁMARAS DE COMERCIO Y NOTARÍAS.

Constituyen documentos equivalentes a la factura, los expedidos por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y NIT

2. Numeración consecutiva

3. Descripción específica o genérica de bienes o servicios

4. Fecha

5. Valor (Art. 17 D 1001/97)

4.1.14. FACTURA ELECTRONICA

Entendida como el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal dado por las Naciones Unidas, denominado EDIFACT, de un computador a otro, deberá expedirse a través de una red de valor agregado autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y cumplir los requisitos previstos para las facturas, los cuales deben figurar en códigos estándar.

El agente emisor de la factura será el responsable ante la Administración Tributaria del cumplimiento de los requisitos exigidos para la factura. (Decreto 1094/96).

Las personas o entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones para prestar el servicio de valor agregado y que sean intermediarias en la transmisión de facturas electrónicas, deberán inscribirse ante la Subdirección de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a más tardar treinta (30) días antes del inicio de dicha actividad. Para quienes se encontraban operando al 21 de junio de 1996, el plazo se cuenta a partir de dicha fecha.

4.1.8. LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS.

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado deberán llevar el Libro Fiscal de registro de Operaciones Diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique al contribuyente, se encuentre debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas, debiendo al finalizar cada mes, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar tanto el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.

Este Libro debe reposar en el establecimiento de comercio.

5. DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA

Constituyen documentos que sustituyen la factura los siguientes:

5.1. EN DISTRIBUCIÓN MASIVA Y AMBULANTE DE BIENES:

Señala el artículo 1 del Decreto 1514/98 que cuando los obligados a facturar realicen operaciones de distribución masiva y ambulante de bienes, se entiende cumplida la obligación de facturar, con el comprobante que éstos deben elaborar a sus vendedores.

Los comprobantes deben contener como mínimo:

1. El nombre o razón social y NIT de la empresa,

2. La fecha, período al cual corresponde el comprobante,

3. Nombre completo del vendedor y su identificación,

4. Mercancía entregada, mercancía devuelta, mercancía vendida y

5. Valor de la venta.

Cuando parte de la mercancía relacionada en el comprobante sea vendida a crédito, se realizará la respectiva conciliación con las facturas que se expidan para soportar esta última. Copia de estos comprobantes deberán reposar en el domicilio fiscal del emisor del documento, para cuando la Administración Tributaria lo solicite.

Señala igualmente, que el documento soporte para la procedencia del costo, deducción o impuesto descontable, por concepto de la adquisición de los bienes de que trata este artículo, será el previsto en el artículo 3 del decreto 3050/97, salvo en lo que se refiere a las ventas a crédito en cuyo caso se aplicarán las normas generales. Cuando se trate de la distribución de productos de régimen monofásico, no será exigible el requisito señalado en el numeral 5º de la norma citada.

5.2 EN JUEGOS DE SUERTE Y AZAR O ELECTRÓNICOS:

El documento que elabore el responsable del régimen Común por el servicio de utilización o préstamo a cualquier título de juegos de suerte y azar o electrónicos, por cada establecimiento o sitio en que se preste el servicio, en el que se registren en forma global las operaciones del día y el IVA generado y contenga como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT

2. Numeración consecutiva

3. Fecha de expedición

4. Descripción específica o genérica del servicio

5. Valor de la operación

5.3. EN OPERACIONES REALIZADAS POR AGENCIAS DE VIAJES:

Sin perjuicio de la obligación de expedir factura o documento equivalente a los usuarios, las agencias de viajes deberán expedir a las empresas transportadoras una relación periódica de las operaciones que hayan realizado por cuenta de ellas, la cual deberá contener como mínimo:

• Lapso durante el cual se realizaron las operaciones
• Valor individual y total de las operaciones
• IVA generado
• Monto de las Comisiones causadas, junto con el IVA correspondiente al servicio de Intermediación, cuando sea del caso.

5.4 EN SUSCRIPCIÓN MASIVA DE SERVICIOS DE TELEVISIÓN:

La expedición de factura a la sociedad o junta administradora del edificio o condominio, sustituye la facturación a cada uno de los usuarios, cuando se trate de servicios de televisión por suscripción o cable.

La entidad prestadora del servicio mantendrá a disposición de la DIAN los registros de los usuarios y generará al menos mensualmente una relación de los pagos recibidos.

6. SISTEMAS TECNICOS DE CONTROL.

Constituyen sistemas técnicos de control los implantados por la Resolución No. 3878/96, que deberán adoptarse a más tardar el 1º de enero de 1997, a saber:

• La autorización de la numeración, ya mencionada.
• El control técnico de que trata el numeral 1º. del artículo 8o. de la Resolución citada para las personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, máquinas registradoras P.O.S. o facturas por computador. Como control fiscal los comprobantes de informes diarios, impresos al final del día, por cada servidor, contentivos de la información de que trata el numeral 2 de mismo artículo, el cual deberá elaborarse en original y copia. El original hará parte integral de la contabilidad y la copia deberá conservarse en el establecimiento de comercio, para ser exhibido cuando la Administración Tributaria lo requiera.
• El control técnico de que trata el numeral 1º del artículo 9o de la Resolución mencionada para las personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado PLU. Como control fiscal el comprobante resumen denominado Informe fiscal de ventas diarias por cada establecimiento de comercio, que deberá contener la información de que trata el numeral 2 de este mismo artículo y al que deberá anexarse el comprobante Z de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.

Este informe deberá elaborarse en original y copia. El original hará parte integral de la contabilidad y la copia deberá conservarse en el establecimiento de comercio, para ser exhibido cuando la Administración Tributaria lo requiera.

La autorización del software aplicativo de facturación para las personas que expidan facturas por computador o tiquetes de venta mediante el sistema POS, el cual como ya se mencionó, será exigible a partir del 1 de enero de 1999.

7. OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS

Quienes elaboran facturas deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Elaborar las facturas con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario.

2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada usuario del servicio y la numeración respectiva.

3. Abstenerse de elaborar facturación con la misma numeración, a quien ya se le prestó este servicio.

4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual además de cumplir con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último numero consecutivo de dichos documentos, elaborados al usuario.

5. Discriminar el Impuesto sobre las Ventas cuando la persona o entidad que elabora facturas o documentos equivalentes pertenezca al régimen común.

No existe prohibición legal para que los tipógrafos o litógrafos elaboren sus propias facturas, sin embargo este hecho no los exime de cumplir con el requisito de preimpresión de la identificación del impresor ( Art. 618 y 618-2 del Estatuto Tributario).

En todo caso el ejercicio de esta actividad no se encuentra sujeto a inscripción diferente a la del Registro Nacional de Vendedores, ya sea en el régimen común o en el régimen simplificado, como responsables del Impuesto sobre las Ventas.

Cuando se contrate la elaboración de facturas a través de intermediarios las obligaciones serán exigibles a éstos. ( Art. 14 Decreto 1165/96).

Tratándose de la obligación de llevar el registro de las personas que han solicitado la elaboración de facturas, tanto el intermediario respecto de sus clientes como el impresor respecto del intermediario, deberán registrar la correspondiente información, sin perjuicio de la obligación para el impresor de elaborar las facturas con el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando los responsables del régimen simplificado elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y dejar constancia del primero y último número consecutivo de los documentos elaborados al usuario del servicio.

Quienes elaboren documentos equivalentes, deberán cumplir las previsiones impuestas para cada unos de ellos.

8. REGIMEN SANCIONATORIO.

Las siguientes actuaciones u omisiones por parte de los obligados a expedir factura o documento equivalente o por quienes los elaboren, son objeto de sanción:

• No expedir facturas o documento equivalente.
• Expedir facturas sin requisitos.
• Elaborar facturas con doble numeración o sin el cumplimiento de los requisitos exigidos legalmente.
• Obtener o utilizar facturas con doble numeración por parte de los obligados a expedirlas.
• Llevar doble facturación.
• Llevar doble contabilidad.
• No registrar en la contabilidad una factura o documento equivalente.
• No presentar a las autoridades de Impuestos el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias o presentar atraso en el mismo.
• No adoptar o incumplir los sistemas técnicos de control previstos en la Resolución Número 3878/96 modificada por la Resolución 5709/96.

Quienes incurran en alguna de las irregularidades mencionadas, se harán acreedores a la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, la cual se impondrá previo traslado de pliego de cargos para responder y se aplicará clausurando por un día el sitio o sede respectiva, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda (CERRADO POR EVASION )

Cuando se trate del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias, la constatación de su atraso por un día, dará lugar a la aplicación de esta sanción, en razón a que el registro de las operaciones debe efectuarse diariamente. El incumplimiento de alguno de los requisitos señalados para la forma como debe llevarse el libro, puede conllevar a uno de los eventos expresamente previstos como sancionables, tal sería el caso de no llevar un libro de registro de operaciones por cada establecimiento lo cual ocasionará que el mismo no pueda ser presentado al momento en que la administración tributaria lo requiera; igualmente el no anotar diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas generaría un atraso sancionable.

Tomados de manera aislada, el incumplimiento de los requisitos previstos en el inciso 1º. del artículo 616 no permite la aplicación de la sanción de cierre de establecimiento. El incumplimiento de las citadas exigencias solamente puede ser sancionable en la medida en que de él se derive uno de los hechos tipificados como sancionables.

En caso de reincidencia, la sanción de clausura se aumentará a diez días calendario y además, se impondrá una multa equivalente al medio por ciento del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin que pueda exceder de $210'800.000.

Habrá reincidencia siempre que el sancionado por acto administrativo en firme dentro de la vía gubernativa, cometiere una infracción del mismo tipo, dentro de los dos años siguientes a la comisión del hecho sancionado, es decir que será necesario que se trate de la misma omisión o acción sancionada.

Por otro lado para aquellas personas que elaboren facturas y teniendo en cuenta que el incumplimiento de la obligación descrita en el numeral 2° del artículo 618 del E. T. no se encuentra tipificado como sancionable con cierre del establecimiento de comercio, no es legalmente válido sancionar su incumplimiento con la aludida clausura.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el artículo 629-1 del ordenamiento fiscal, en la forma como fue adicionado por la ley 383/97, consagra que las empresas que elaboren facturas o documentos equivalentes, deben informar anualmente, dentro de los plazos señalados por el Gobierno Nacional, la identificación de las personas a quienes han prestado el servicio de elaboración de facturas, con indicación del intervalo de numeración elaborada a cada uno de ellos. Si se observa, esta información corresponde al registro de clientes a que hace referencia el aludido numeral 2 del artículo 618-2.

El no suministrar esta información en el lugar y dentro del plazo establecido, o cuando presente inconsistencias o no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción prevista en el artículo 651 del Estatuto Tributario

9.- SOPORTE DE LOS COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS DESCONTABLES.

Para efectos tributarios, el artículo 615 del Estatuto Tributario impone como obligación formal la de expedir factura, la cual debe cumplir los requisitos previstos en los artículos 617 y 618 del mismo ordenamiento.

La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los costos, gastos, impuestos descontables. etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto, no sólo a las personas obligadas a llevar contabilidad, sino también a aquellas otras taxativamente enumeradas por el artículo 615 del Estatuto Tributario y normas concordantes.

Por su parte, el artículo 771-2 del mismo Estatuto señala que para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

La relación periódica de operaciones que presenten las agencias de viajes a las empresas transportadoras constituye soporte para el cálculo del Impuesto descontable en la forma establecida en el artículo 497 del Estatuto Tributario. (Art. 8 Decreto 1165/96)

El documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos.

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción

3. Concepto

4. Valor de la operación

5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

Lo anterior no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

Cuando se trate de impuestos descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por entidades financieras no obligadas a facturar, el documento soporte deberá ser expedido por quien presta el servicio. (Art. 3 Decreto 3050/97)

Cuando se trate de una operación realizada con un responsable del Impuesto sobre las ventas que pertenezca al régimen simplificado, podrá constituir soporte de la respectiva transacción, adicionalmente a la nota de contabilidad de que trata el artículo 4o del Decreto 380 de 1996, el documento externo cualquiera sea su denominación que compruebe que efectivamente se efectuó el pago, expedido por el responsable del régimen simplificado, en el que igualmente podrá informar esta calidad.

Cuando se vendan productos agrícolas o ganaderos por parte de personas naturales cuya cuantía sea inferior a $3'300.000 constituirá soporte para la procedencia de los costos y gastos, el documento externo expedido por el comprador en el que conste la operación económica. (63744)

Para el caso de los servicios públicos domiciliarios, para la procedencia del costo, la deducción o el descuento del impuesto sobre las ventas, no es necesario que en la factura figure el nombre del propietario o del arrendatario que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable.

Para tal efecto, bastará que se acredite la calidad de propietario o de arrendatario, obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, el costo, la deducción o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura. (Art. 4, Decreto 3050/97)

Para efectos del impuesto descontable por adquisición de gaseosas y similares, así como derivados del petróleo entre productores, la correspondiente factura, además de reunir los requisitos exigidos en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, deberá comprender la discriminación o certificación del respectivo impuesto.

Sin perjuicio de la obligación de efectuar los correspondientes registros contables, constituye soporte de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA y demás operaciones, el registro electrónico con el cumplimiento de los requisitos previstos en el Decreto 1094/96.

10. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS

Por disposición del artículo 632 del Estatuto Tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, deberán conservar por un período mínimo de cinco años contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración expedición o recibo, los siguientes documentos:

• Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto las copias de las cintas de las máquinas registradoras, las que de acuerdo con el artículo 6o del Decreto 422/91, deben conservarse durante dos años a partir de su utilización, siempre y cuando conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, de acuerdo con el artículo 632 del Estatuto Tributario.
• Los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos, el comprobante informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas por computador o se utilice el sistema P.O.S.
• Los archivos magnéticos y el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la red, tratándose de la factura electrónica.
• La identificación tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicación de la fecha de transmisión o recepción, por parte de los administradores de la red de valor agregado.
• Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genéricas y los comprobantes resumen denominados í informes fiscales de control en ellas adoptados.
• El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes de las personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las resoluciones de autorización de la numeración o constancias del vencimiento del término para decidir, entregadas por el usuario del servicio.

11. PRECISIONES ADICIONALES

Para efectos fiscales, los obligados a expedir factura o documento equivalente o sustitutivo, no podrán suplir la expedición de ellos con documentos tales como: contratos diferentes a los previstos en numeral 11 del punto 4 (considerados como documentos equivalentes por el Artículo 23 del Decreto 836/91, disposición derogada expresamente por el artículo 15 del Decreto 1165/96), escrituras públicas de compraventa, cuentas de cobro, órdenes de trabajo, recibos de pago y otros documentos diferentes a los señalados anteriormente.

Tampoco se pueden suplir por las guías aéreas de carga y guías aéreas de correo, que por referirse a documentos expedidos dentro del contrato de transporte de cosas, no son documentos equivalentes a la factura:

Si bien es cierto, el artículo 19 del Decreto 2150/95 dispone que, la orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado si fuere del caso de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de las obligaciones contractuales, también lo es que para efectos fiscales al no afectar tal disposición por previsión del artículo 150 del mismo ordenamiento, las normas expedidas en códigos como es el Estatuto Tributario, no podrá reemplazarse la expedición de la factura o documento equivalente con los documentos requeridos para efectos contractuales.

Previa la advertencia de que ciertos requisitos de la factura ya habían sido establecidos con anterioridad a la vigencia de la Ley 223/95, en el caso de conservarse un inventario de facturas sin utilizar que no cumplan con los nuevos requisitos en ella señalados, podrán suplirse solamente a través de medios litográficos, tipográficos o técnicas similares. Por consiguiente no se podrán utilizar medios mecánicos, sellos de caucho o medios manuales, para suplir los nuevos requisitos. En todo caso ello no exime de la responsabilidad frente a un eventual incumplimiento de los requisitos en las facturas expedidas.

Cuando de acuerdo con las necesidades del obligado a expedir factura o documento equivalente, se opte por expedir diversas clases de facturas (de talonario o por computador) así como documentos equivalentes, deben observarse los requisitos previstos para cada uno de tales sistemas y llevarse una numeración consecutiva, de tal manera que en ningún caso podrán expedirse documentos con numeración duplicada.

La Resolución 5709/96, por la cual se modifica la Resolución 3878 del mismo año, en su artículo 4o prescribe la obligación de tener un registro de distribución de la numeración autorizada, cuando se utilicen prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos para diferenciar sus operaciones.

OTRAS PREGUNTAS RELACIONADAS

PROBLEMA JURIDICO (65481)

Si el obligado además de expedir facturas cumpliendo los requisitos legales, expide documentos equivalentes tales como la boleta de entrada a espectáculos públicos, se considera que lleva doble facturación?

RESPUESTA

Como se señaló anteriormente, puede aceptarse que un obligado utilice diversos sistemas de facturación, sin embargo estos no podrán utilizarse simultáneamente para una misma operación, salvo el caso previsto en el artículo 7o. Del Decreto 3050/97. Ello significa que si se utilizan diversos documentos en la facturación, deberá expedirse uno solo de ellos por cada operación. En este evento cada uno de los documentos expedidos, deberá cumplir con las disposiciones vigentes; de expedirse en una misma operación, facturas y documentos equivalentes se considerará como doble facturación y en tal medida será sancionable conforme las disposiciones vigentes.

PROBLEMA JURIDICO (65385)

En operaciones realizadas por los responsables del régimen común, con personas que pertenecen al régimen simplificado, es viable utilizar un solo documento para efectos de soportar el registro de la transacción y de la retención por IVA asumida?

TESIS

En operaciones realizadas por los responsables del régimen común, con personas que pertenecen al régimen simplificado, deberá elaborarse la respectiva nota de contabilidad que sirve de soporte al registro de la transacción y de la retefuente asumida.

INTERPRETACION

Señala el artículo 4o Del Decreto 380/96, que los responsables del régimen común que adquieran bienes o servicios gravados de personas que pertenezcan al régimen simplificado, deben asumir la retención del IVA sobre dichas transacciones. Para tal efecto deben elaborar la respectiva nota de contabilidad que deberá contener los siguientes requisitos:

• Apellidos y nombre o razón social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
• Fecha de la transacción
• Descripción específica o genérica de los artículos o servicios gravados adquiridos
• Valor total de la operación
• Monto de la retención asumida.

Por otra parte, señala el artículo 3o del Decreto 3050/97, que en operaciones realizadas con no obligados a facturar, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones, e impuestos descontables, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien o servicio, siempre y cuando reúna los requisitos allí señalados. Dicho documento no será procedente en el caso previsto inicialmente, es decir para quienes contraten con responsables del régimen simplificado que deban asumir la retención.

En conclusión, para los responsables del régimen común que contraten con responsables del régimen simplificado, para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones e impuestos descontables, y para soportar la retención en la fuente por IVA asumida, bastará con la expedición de la nota de contabilidad que alude el artículo 4o del Decreto 380/96, citado.

El documento soporte a que se refiere el artículo 3o del Decreto 3050/97, deberá expedirse en los demás casos.

ACLARACION AL CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACION

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 13 del Decreto 1725/97 y concordante con el literal b) del artículo 17 de la Resolución 3366/97 originada en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, este Despacho es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales.

En consideración a que en la expedición del Concepto Especial N° 85922 de Noviembre 5 de 1998, se incurrió en algunos yerros en la digitación, procede este despacho a corregir y aclarar el sentido de las respuestas contenidas en los acápites que a continuación se relacionan:

En el acápite 1.- "Obligados a expedir factura o documento equivalente", se cita el artículo 10o del decreto 1165 de 1996 norma derogada por el artículo 19 del decreto 1001 de 1997, siendo correcto citar el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997.

En el acápite 1.1. "Consorcios y Uniones Temporales", debe entenderse citada como norma fuente la Ley 80 de 1993

En el acápite 1.2. denominado "en la intermediación", el último inciso quedará así "Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestación directa y propia del contrato: ésta sí es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro documento. " (64843)

En los anteriores términos quedan corregidos los mencionados yerros y deben entenderse incorporados al mismo Concepto 85922 de 1998.