RESOLUCIÓN 70 DE 2016

(noviembre 3)

Diario Oficial No. 50.047 de 4 de noviembre de 2016

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se reglamenta el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).

En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el artículo 579-2 y 596 del Estatuto Tributario, artículo 7o de la Ley 527 de 1999, Decreto número 2364 de 2012, Decreto número 2926 de 2013 y numerales 1 y 22 del artículo 6o del Decreto número 4048 de 2008.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la evolución de las innovaciones tecnológicas, es necesario reglamentar el uso de la Firma Electrónica en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dando seguridad a las operaciones y operaciones que se realizan a través de los medios electrónicos.

Que el principio de neutralidad tecnológica refiere la garantía que el Estado colombiano otorga para la libre adopción de tecnologías, la libre y leal competencia que fomenten la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que utilicen tecnologías de la información y comunicaciones que su desarrollo sea armónico con el desarrollo ambiental sostenible, teniendo en cuenta las recomendaciones, conceptos y normativas de organismos internacionales competentes e idóneos en la materia.

Que el Gobierno nacional mediante el Decreto número 2364 de fecha 22 de noviembre de 2012, reglamentó el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, y como consecuencia, también reglamentó la firma electrónica para facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones.

Que en documento Conpes 3620/09 se recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.

Que el Decreto número 2364 de 2012 dispone como firma electrónica “Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.

Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ha diseñado para el cumplimiento de obligaciones y operaciones en los servicios informáticos de la entidad, la firma electrónica que aquí se implementa, la cual se pactará mediante acuerdo conforme lo dispone el Decreto número 2364 de 2012.

Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), encuentra confiable y apropiada la firma electrónica siempre y cuando su fin sea el cumplimiento de las obligaciones y operaciones ante la entidad en los servicios informáticos dispuestos para tal fin, garantizando la validez y efectos jurídicos de la firma de conformidad con el artículo 3o y 5o del Decreto número 2364 de 2012.

La confiabilidad de la firma electrónica reglamentada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se considera como tal, si cumple con lo dispuesto en el artículo 4o del Decreto número 2364 de 2012, esto es, si “los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma” (…).

Que el firmante en la reglamentación de la firma electrónica, es aquella persona que posee los datos de creación de la firma y actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.

Que para cumplir con el requisito de firma electrónica, el Decreto número 2364 de 2012, solo dispone que sea pactada mediante acuerdo, lo cual asegura que los mecanismos, técnicas de identificación personal y/o autenticación electrónica que usará la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), son técnicamente seguros y confiables para el propósito que se implementa.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el 31 de octubre de 2016. Con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, las cuales fueron revisadas en cuanto a su procedencia, previamente a la expedición de esta reglamentación,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. FIRMA ELECTRÓNICA (F.E.). <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 80 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) habilitará el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos de la entidad, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites realizados por las personas naturales, que actúen a nombre propio y/o que representen o actúen a nombre de otra persona natural o jurídica, incluidas aquellas que se encuentren residenciadas en el exterior, a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y se denominarán suscriptores.

Así mismo, se habilitará para todas las personas que deseen presentar sus declaraciones tributarias y operaciones de pago en forma virtual, los cuales también se denominarán suscriptores.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), habilitará en la reglamentación de cada uno de sus trámites y operaciones el uso del Instrumento de Firma Electrónica”.

PARÁGRAFO. Los usuarios que a la fecha se encuentren haciendo uso del instrumento de firma electrónica (IFE) y las personas que voluntariamente lo generen a partir de la vigencia de esta resolución, aceptando el Acuerdo de FE (Acuerdo de Firma Electrónica), deberán utilizar este instrumento para el cumplimiento de todas sus obligaciones, trámites y operaciones habilitados en los sistemas electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ARTÍCULO 2o. INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE). El Instrumento de Firma Electrónica (IFE), es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.

Este instrumento cuenta con las siguientes características:

1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la DIAN, la cual siempre será custodiada por la entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.

2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.

3. Código Electrónico (CE): <Numeral modificado por el artículo 5 de la Resolución 139 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Combinación de caracteres alfanuméricos enviados al correo electrónico y/o celular, a través de mensaje de texto (SMS), del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.

4. Vigencia: <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 80 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es gratuito.

6. Uso: <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 80 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El uso del instrumento de firma electrónica (IFE) de que trata esta resolución, aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de conformidad con la normatividad vigente y para quienes de manera voluntaria deseen generar el instrumento, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites, que de acuerdo con la reglamentación requieran de la utilización de este instrumento.

7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.

ARTÍCULO 3o. FIRMA ELECTRÓNICA PACTADA MEDIANTE ACUERDO. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 80 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para utilizar el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), a que se refiere el artículo 1 de esta resolución, el usuario deberá aceptar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el artículo 1.6.1.3.2 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Capítulo 47, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo

ARTÍCULO 4. PROCEDIMIENTO PARA OBTENER EL INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE). <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 80 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:

1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: Consiste en la gestión del usuario, por la cual solicita, la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos.

El trámite de la generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) se realiza por las personas indicadas en el artículo primero de esta resolución a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Para tramitar la generación, el usuario deberá tener actualizada la información en el Registro Único Tributario (RUT), conforme a lo establecido en el Capítulo 2, Título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

El usuario aceptará mediante acuerdo, las responsabilidades frente a la Firma Electrónica (FE) y la entidad pondrá a disposición el servicio informático dispuesto para tal fin.

PARÁGRAFO. El proceso de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), se podrá realizar todas las veces que el usuario lo necesite.

ARTÍCULO 5o. <Artículo derogado por el artículo 5 de la Resolución 80 de 2020>

ARTÍCULO 6o. EFECTOS JURÍDICOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. La Firma Electrónica que pone a disposición la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma, toda vez que esta es confiable y apropiada para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad de conformidad con el artículo 3o del Decreto número 2364 de 2012.

ARTÍCULO 7o. CONFIABILIDAD DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. Es confiable la Firma Electrónica implementada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad en virtud del artículo 4o del Decreto número 2364 de 2012, dado que los datos de creación de la Firma Electrónica corresponden exclusivamente al suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la firma.

Entiéndase como datos de creación de la firma, la contraseña de la identidad electrónica y el código electrónico definidos en esta resolución.

ARTÍCULO 8o. SEGURIDAD DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) determinará la seguridad, en los procedimientos, métodos o dispositivos que utilice o llegue a utilizar como Firma Electrónica, usando entre otros, uno o varios factores tales como: concepto técnico emitido por perito u órgano independiente y especializado, una auditoría especializada, periódica e independiente sobre los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos.

ARTÍCULO 9o. TRANSITORIO. La implementación del Instrumento de Firma Electrónica se hará conforme el siguiente cronograma:

CRONOGRAMA MIGRACIÓN MECANISMO DIGITAL EPF A INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE)

GRANDES CONTRIBUYENTES

ÚLTIMO DÍGITO DEL NIT	FECHA
Desde		Hasta
1	8 de noviembre de 2016	18 de noviembre de 2016
2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 0	22 de noviembre de 2016	2 de diciembre de 2016

PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS

ÚLTIMO DÍGITO DEL NIT	FECHA
Desde		Hasta
0 y 9	13 de diciembre de 2016	16 de diciembre de 2016
8 y 7	16 de enero de 2017	27 de enero de 2017
6, 5 y 4	21 de febrero de 2017	3 de marzo de 2017
3, 2 y 1	22 de marzo de 2017	31 de marzo de 2017

PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A NOMBRE PROPIO Y QUE NO SE ENCUENTREN VINCULADAS A GRANDES CONTRIBUYENTES Y PERSONAS JURÍDICAS

ÚLTIMO DÍGITO DEL NIT	FECHA
Desde		Hasta
0 , 9 y 8	1o de junio de 2017	9 de junio de 2017
7, 6, 5 y 4	12 de junio de 2017	21 de junio de 2017
3, 2 y 1	22 de junio de 2017	30 de junio de 2017

Nota: El último dígito del NIT no tiene en cuenta el dígito de verificación.

Una vez el usuario realiza el proceso de migración al instrumento de firma electrónica y realice la habilitación del mismo, el sistema solicitará el uso del instrumento para sus transacciones que requieren firma.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las Resoluciones números 12717 de 2005, 114 de 2014 y demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de noviembre de 2016.

El Director General,

SANTIAGO ROJAS ARROYO.