OFICIO 913059 DE 2021

(octubre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-327

Bogotá, D.C.

Tema: Descriptores: Fuentes formales:

Sistema de facturación electrónica Factura electrónica de venta Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente Documento equivalente electrónico Documento soporte de pago de nómina electrónica Artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario Artículos 1.6.1.4.6. y 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 Artículos 13 y 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 Resolución DIAN No. 000063 de 2021 Resolución DIAN No. 000013 de 2021

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario realiza una serie de preguntas relacionadas con las funcionalidades del sistema de facturación electrónica referidas al soporte de costos, gastos e impuestos descontables.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Teniendo en cuenta que el peticionario en su consulta hace referencia a la implementación de un documento al que denomina “documento soporte electrónico” y del “documento soporte de pagos de nómina electrónica” por parte de las propiedades horizontales, es necesario precisar que, en la legislación tributaria vigente existen varios tipos de documentos electrónicos. Sin embargo, teniendo en cuenta el contexto de la presente consulta, se analizarán los siguientes: (i) el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el cual puede ser electrónico, (ii) el documento equivalente electrónico y (iii) el documento soporte de pago de nómina electrónica en relación con el régimen de propiedad horizontal.

Una vez efectuada la anterior precisión, a continuación, se da respuesta a los interrogantes planteados por el peticionario, no sin antes reiterar que no le corresponde a este Despacho pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica:

1. Obligación de expedir factura o documento equivalente para el régimen de propiedad horizontal

En lo relacionado con la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, por parte de las propiedades horizontales, este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 912878 del 14 de octubre de 2021, así:

“(...) Tal como lo señala la Ley 675 de 2001, las cuotas de administración, en estricto sentido, son expensas establecidas para garantizar el buen funcionamiento de la copropiedad. En este orden de ideas, dicha cuota no corresponde a una contraprestación por servicios prestados y/o bienes adquiridos.

Así, el artículo 1.3.1.13.5. del Decreto 1625 de 2016 reconoce que las cuotas de administración fijadas por las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de condominios son un aporte de capital que deviene de una erogación necesaria causada por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. En consecuencia, el pago de la misma no obedece a la prestación de un servicio o venta de un bien por parte de la copropiedad a sus comuneros, sino que se destina al sostenimiento y funcionamiento de dicha copropiedad.

Por lo cual, estas cuotas no generan la obligación de facturar en los términos de los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario y del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016.

Ahora bien, nótese que en los casos en que las propiedades horizontales presten servicios o vendan bienes serán sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta por dichas operaciones, independientemente de que sean gravadas o no con el impuesto sobre las ventas. (...)”. (Subrayado fuera de texto).

Nótese que la doctrina precitada establece que las propiedades horizontales que presten servicios o vendan bienes deberán expedir únicamente factura electrónica de venta por dichas operaciones. Lo anterior, teniendo en cuenta que dentro de los documentos equivalentes a la factura de venta vigentes previstos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 no se dispone ninguno relacionado con el servicio prestado por éstas. Por lo cual, dichos sujetos deberán expedir la respectiva factura de venta por la venta de bienes o prestación de servicios que efectúen, siendo la modalidad preferente en la legislación vigente la factura electrónica de venta, cuyos requisitos se encuentran establecidos en el artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y sus modificaciones posteriores.

Respecto al documento equivalente electrónico, el numeral 13 del artículo 13 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, dispone:

“13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en posteriores resoluciones (...).

Parágrafo 1. De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria el sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes”.

2. Generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente por parte del régimen de propiedad horizontal

El artículo 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 determina respecto al documento soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, que:

“De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y los artículos 1.6.1.4.12. y 1.6.1.4.13. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes (...)”. (Negrilla fuera de texto).

Sobre el particular, este Despacho mediante Oficio No. 910755 de 2020, explicó:

“(...) El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, establecido en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020, tiene como finalidad servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. (...)”. (Subrayado fuera de texto).

Ahora bien, respecto a la generación electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, es importante aclarar que la obligación de generar electrónicamente dicho documento únicamente opera cuando el adquiriente sea facturador electrónico y su generación entrará en vigor de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000063 de 2021, el cual señala:

“Artículo 4. Modificar el inciso 2 del parágrafo 4 del artículo 55 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, adicionado por el artículo 5 de la resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 y modificado por el artículo 2 de la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021. Modifíquese el inciso 2 del parágrafo 4 del artículo 55 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, adicionado por el artículo 5 de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 y modificado por el artículo 2 de la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, el cual quedará así:

“El citado anexo se deberá adoptar a partir del treinta y uno (31) de enero de 2022”. (Subrayado fuera de texto).

Debido a lo anterior, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente se deberá generar físicamente por parte de los facturadores electrónicos hasta tanto sea implementada su transmisión electrónica, esto es, a partir del 31 de enero de 2022.

De igual manera, tratándose de adquirientes no obligados a facturar, dicho documento soporte debe generarse en forma física y conservarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (modificado por la Resolución DIAN No. 000012 de 2021).

Así las cosas, debe precisarse que el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente de que trata el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y que regula el artículo 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, no obedece a un documento equivalente a la factura de venta. El mismo corresponde a un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables a efectos de lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Así, como se señaló en el Oficio No. 910755 de 2020 “en consecuencia, para determinar la procedencia o no de la generación del mencionado documento debe revisarse el alcance de las operaciones y responsabilidades en materia tributaria de cada obligado; en particular, si el obligado requiere probar la respectiva transacción para que dé lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario”.

3. Implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica por parte de las propiedades horizontales

El documento soporte de pago de nómina electrónica fue creado por la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 en uso de la facultad dispuesta en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, norma regulatoria que en el numeral 10 del artículo 1 define al citado documento como:

“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”. (Subrayado fuera de texto).

En virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Ahora, respecto a los sujetos obligados a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica, el artículo 4 de dicha Resolución los determina así:

“Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique”. (Subrayado fuera de texto)

Al respecto, este Despacho mediante el Concepto No. 901592 de 2021 explicó: “la disposición normativa citada es clara en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, según corresponda”.

Por lo tanto, los contribuyentes que no requieran soportar dichos costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, según corresponda, no están obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica, en virtud de lo dispuesto en la Resolución No. 000013 de 2021. De igual manera, no están obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica quienes no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica