OFICIO 909842 DE 2021

(septiembre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-091

Bogotá, D.C.

Tema:	Documento Soporte Exportación
Descriptores:	Factura Electrónica de Venta
Fuentes Formales:	Artículos 3 y 349 Decreto 1165 de 2019 Artículo 1.6.1.4.17. Decreto 1625 de 2016 Artículo 12-1 Resolución No. 046 de 2019

Cordial Saludo, Sra. Valderrama.

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia la peticionaria textualmente consulta lo siguiente:

1. “¿La factura electrónica de exportaciones emitida en PDF con su respectivo código CUFE y el archivo XML puede ser conservada y almacenada en medio electrónico?

2. ¿El almacenamiento debe incluir todo el contenido de la facturación electrónica en archivo comprimido zip, rar y similares o solo el PDF que contiene el código CUFE generado, es suficiente para el almacenamiento electrónico que contenga las facturas para cumplir con el artículo 87 del Decreto 360 de 7 de abril de 2021?

3. ¿Los documentos soportes que acrediten la operación de exportación, tales como Certificados Fitosanitarios ICA, DEX, SAE deben imprimirse en original o copia, o bien pueden aplicarse al artículo 87 del Decreto 360 con la conservación electrónica por ser documentos soportes electrónicos en Muisca y en SISP?”

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica:

El documento electrónico se encuentra definido en el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, así:

“Documento electrónico. Es el creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos." (Subrayado por fuera de texto).

Los servicios informáticos electrónicos a los que se refiere la anterior definición, son los dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la realización de los trámites, operaciones, procesos y procedimientos en materia aduanera, soportados en el software y hardware destinado para tal efecto (ver artículo 3 del citado decreto).

Ahora bien, en lo que respecta a los documentos soportes de la solicitud de autorización de embarque, el artículo 87 del Decreto 360 de 2021, con el que fue adicionado un inciso al artículo 349 del Decreto 1165 de 2019, precisa que: “Cuando se trate de documentos soporte electrónicos, su presentación se efectuará a través de los servicios informáticos electrónicos antes de la presentación de la solicitud de autorización de embarque, sin que se requiera su impresión. (...)”.

Adicionalmente, está previsto en los numerales 1 y 2 del artículo 349 del citado Decreto 1165 de 2019, que se considera documento soporte de la solicitud de la autorización de embarque, el documento donde se acredite la operación que dio lugar a la exportación, y los vistos buenos o autorizaciones, cuando a ello hubiere lugar.

En lo que respecta a la factura de venta electrónica expedida en las operaciones de comercio exterior, el artículo 1.6.1.4.17. del Decreto 1625 de 2016 dispone que: “Los facturadores electrónicos, deberán cuando sea del caso, soportar con factura electrónica de venta, la venta de bienes y/o prestación de servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos o hacia zonas francas. (...)”.

Por lo tanto, cuando la factura de venta electrónica es el documento que soporta la operación de comercio exterior, deberá estar representada en un medio físico, para que obre como documento soporte de la solicitud de autorización de embarque, mientras se efectúan los desarrollos informáticos para que dicha factura electrónica, pueda ser leída, reproducida, transferida y asociada a la correspondiente solicitud de autorización de embarque en los servicios informáticos electrónicos en las operaciones de exportación.

Teniendo en cuenta lo anterior, para efectos del almacenamiento y conservación de la factura electrónica de venta, podrá efectuarse de forma electrónica, tal como lo señala el artículo 87 del Decreto 360 de 2021, que adiciona el artículo 349 del Decreto 1165 de 2019, siempre que se permita garantizar su seguridad y conservación por el periodo de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la solicitud de autorización de embarque, y puedan ser puestos a disposición de la autoridad aduanera, cuando sean requeridos por la entidad.

También podrá almacenarse y conservarse físicamente la factura electrónica de venta representada en un medio físico. En tal evento, el artículo 12-1 de la Resolución No. 046 de 2019, norma adicionada por el artículo 7 de la Resolución No. 39 de 2021, dispuso que “Cuando se trate de documentos físicos, los mismos podrán conservarse en medio físico o digitalizado, lo anterior sin perjuicio de ser exhibidos cuando la autoridad aduanera lo requiera”. (Subrayado por fuera de texto)

Respecto a los vistos buenos o autorizaciones expedidos electrónicamente, estos también se encuentran representados físicamente como documentos soportes de la solicitud de autorización de embarque. En tal evento, le aplica lo dispuesto en el artículo 12-1 de la Resolución No. 046 de 2019 y en el parágrafo 1 del artículo 349 del Decreto 1165 de 2019.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales