OFICIO 904506 DE 2021

(mayo 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

100208221-0718

Bogotá, D.C. 19/05/2021

Tema	Registro Servicio Informático Electrónico
Descriptores	Usuario Habitual, Ocasional
Fuentes Formales	Artículo 3 Decreto 1165 de 2019 Artículos 4,6,7 y 59 Resolución 046 de 2019

Cordial Saludo.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta lo siguiente:

Solicita claridad sobre ¿cuando es obligatorio presentar en el servicio informático electrónico a personas vinculadas o a vincular?

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Sea lo primero en señalar que, de conformidad con la definición que trae el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, se considera usuario aduanero a:

(i) la persona natural o jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, como importador, exportador, consorcio, unión temporal o declarante en los regímenes, modalidades, operaciones aduaneras o en cualquier trámite aduanero.

(ii) toda aquella persona que requiera autorización, habilitación o registro para actuar ante la administración aduanera.

(iii) la Nación, las Entidades Territoriales y las Entidades Descentralizadas, los organismos y entidades administrativos del orden nacional y territorial, cuando actúen como importador, exportador o declarante en los regímenes, modalidades, operaciones aduaneras o en cualquier trámite aduanero.

(iv) los funcionarios diplomáticos acreditados y los Organismos Internacionales, cuando actúen como importador, exportador o declarante en los regímenes, modalidades, operaciones aduaneras o en cualquier trámite aduanero.

Adicionalmente, el artículo 6 de la Resolución 046 de 2019 clasifica a los usuarios aduaneros para efectos del uso del sistema informático electrónico en usuarios habituales y ocasionales.

Se considera usuario habitual a:

(i) la persona natural o jurídica que, para desarrollar sus actividades dentro del proceso aduanero, debe obtener ante la Subdirección de Gestión de Registro Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), su autorización, inscripción o habilitación, según corresponda.

(ii) el operador económico autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

(iii) el importador o exportador que actúe directamente ante la Administración Aduanera, de conformidad con lo señalado en el artículo 33 del Decreto número 1165 del 2 de julio de 2019.

De otro lado, se considera un usuario ocasional a “aquella persona natural o jurídica que realiza cambio de modalidad respecto de mercancías que excedan los cupos o el tipo de mercancías autorizadas, establecidos en el régimen aduanero para las modalidades de importación de viajeros, menajes y trafico postal y envíos urgentes y realicen máximo dos de estas operaciones de importación en un periodo de un (1) año calendario” de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 6 de la Resolución 046 de 2019, modificado por el artículo 3 de la Resolución 000039 de 2021.

Ahora bien, cuando los importadores o exportadores actúan directamente ante la DIAN, el artículo 4 de la Resolución 046 de 2019 modificado por el artículo 2 de la Resolución 000039 de 2021 estableció lo siguiente:

“De conformidad con lo previsto en el artículo 33 del Decreto 1165 de 2019, para la actuación directa como importador o exportador en los trámites aduaneros inherentes al régimen o modalidad de importación, exportación o tránsito, se deberán atender los siguientes presupuestos:

1. Cuando el importador o exportador o declarante sea una persona natural, las declaraciones aduaneras deben ser suscritas por dicha persona natural.

2. Cuando el importador o exportador sea una persona jurídica, las declaraciones aduaneras deben ser suscritas por quien ostente la representación legal de la empresa.

En el evento en que el representante legal delegue en un empleado de la empresa el deber formal de adelantar trámites aduaneros en materia de importación, exportación y transito aduanero, asistir a diligencias, deberán cumplir con lo siguiente:

2.1. El empleado como persona natural debe estar inscrito en el Registro Único Tributario- RUT, y tener la responsabilidad “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros” y

2.2. El representante legal de la persona jurídica deberá actualizar el Registro Único Tributario- RUT de la empresa, asignando a dicha persona como tipo de representación “funcionario delegado para cumplir deberes formales” aportando la prueba de la vinculación laboral de dicha persona natural con la empresa.

3. Cuando en cumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo 33 del Decreto 1165 de 2019, un grupo empresarial asigne una persona natural que represente a las empresas que conforman el grupo, para la realización de los trámites aduaneros, debe cumplirse con lo siguiente:

3.1. La persona natural asignada por las empresas del grupo económico debe estar inscrito en el Registro Único Tributario- RUT y tener la responsabilidad “cumplir obligaciones a nombre de terceros”.

3.2. Los representantes legales de las empresas del grupo empresarial deben actualizar el Registro Único Tributario- RUT de cada una de sus empresas, incluyendo a dicha persona con el tipo de representación “representante aduanero para grupos empresariales”, y aportando la prueba de la vinculación laboral de dicha persona natural, con una de las empresas del grupo empresarial.

Parágrafo 1. Cuando una persona natural no obligada a inscribirse en el RUT, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.2.6 del Decreto 1625 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, vaya a actuar como importador o exportador en una declaración aduanera, debe solicitar a la Dirección Seccional de Aduanas, o de Impuestos y Aduanas con jurisdicción en el lugar donde se encuentre la mercancía, se le asigne transitoriamente clave de acceso al servicio informático electrónico, en calidad de importador o exportador.

Parágrafo 2. Los representantes legales de que trata el numeral segundo del presente artículo, o los representantes aduaneros para grupos empresariales de que trata el numeral 3 ibídem, podrán a través del servicio informático electrónico dispuesto para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras, asignar a las personas de su organización, la ejecución de roles en dichos servicios a través del cual deban cumplir sus obligaciones, siempre y cuando dichas obligaciones no estén establecidas en la normatividad aduanera, como aquellas que deben ser cumplidas directamente por quienes ostente la representación legal.

La autorización para la ejecución de dichos roles no exime de la responsabilidad frente al cumplimiento de la obligación, de los representantes legales o representantes aduaneros que la concedieron.”

De otra parte, el artículo 7 de la Resolución 046 de 2019, modificado por el artículo 4 de la Resolución 000039 de 2021 regula el trámite de la solicitud de registro en el servicio informático electrónico por parte de los usuarios que deberán solicitarlo, así:

“ARTÍCULO 7. TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE REGISTRO EN EL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO. La solicitud de registro en el Servicio Informático Electrónico deberá ser presentada por la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, o su apoderado, debidamente acreditado para el efecto, indicando los datos de la persona que administrará el sistema, y quien para todos los efectos se llamará delegado de cuenta, cuando proceda. Los usuarios podrán solicitar el registro, de la siguiente forma:

1. Los usuarios aduaneros autorizados, habilitados e inscritos por la Subdirección de Gestión de Registro Aduanero, serán registrados en el sistema informático SYGA importaciones, por la Subdirección de Gestión de Registro Aduanero.

2. Los Operadores Económicos Autorizados, serán registrados en el sistema informático SYGA importaciones por la Coordinación del Operador Económico Autorizado o la dependencia que haga sus veces.

3. Los importadores habituales u ocasionales, que actúen directamente deberán solicitar el registro en el sistema informático SYGA importaciones, ante la Dirección Seccional de Aduanas o Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas Nacionales con operación aduanera, por la cual realizará sus operaciones.

Los usuarios habituales deben presentar en el Servicio Informático Electrónico los siguientes documentos: formato FT-COA-1924 solicitud registro cuenta siglo XXI - usuarios habituales; certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, cuando no esté conectado al Registro Único Empresarial -RUE o el documento que demuestre su existencia y representación legal, con vigencia de expedición no superior a un (1) mes al momento de la presentación de la solicitud; copia del documento de identificación de quien solicita el registro; y, poder suscrito por el representante legal, cuando se actúe a través de apoderado.

Respecto al numeral 3, los usuarios ocasionales deberán allegar el formato 1931 activación cuenta, debidamente diligenciado, con los documentos soporte de la operación.

Los usuarios que pretendan activación de cuenta como usuario habitual y que hayan tenido cuenta en calidad de otro tipo de usuario o han actuado a través de agencia de aduanas, deberán acreditar este hecho al momento de la solicitud e indicar si se les ha asignado cuenta en otras direcciones seccionales.

Los importadores habituales u ocasionales que soliciten cuenta por primera vez deben acreditar la operación de comercio a realizar.

La cuenta debe ser asignada dentro de los tres días hábiles siguientes a la solicitud.

Parágrafo. Cuando haya lugar al cambio de delegado de cuenta, la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, deberá informarlo a la dependencia competente deberá elevar solicitud escrita ante la dependencia que le haya otorgado inicialmente la cuenta, indicando nombre completo e identificación del nuevo delegado de cuenta y anexando fotocopia de su documento de identificación.”

Adicionalmente, solo tendrán que cumplir con el registro de hojas de vida y vinculación o desvinculación de personas a través del Servicio Informático de Gestión de Personas, los sujetos indicados en el artículo 59 de la Resolución 046 de 2019, modificado por el artículo 20 de la Resolución 000039 de 2021, entre los cuales no se encuentran el importador o exportador directo.

En ese orden de ideas, se da alcance al Oficio No. 900330 - int 035 de 2021, al precisar los obligados a solicitar su registro en el Servicio Informático Electrónico, con fundamento en las modificaciones efectuadas a los artículos 4, 6 y 7 de la Resolución 046 de 2019, por la Resolución 000039 de 2021.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina

Dirección de Gestión Jurídica