OFICIO 8166 DE 2019

(abril 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá,

Ref.: Radicado 100001654 del 11/01/2019

Tema	Procedimiento Tributario
Descriptores	Información Exógena Firma de Contador Público en Declaraciones Tributarias
Fuentes formales	Artículos 571, 572, 580, 582 y 631 del Estatuto Tributario Resolución No. 11004 del 29 de octubre de 2018 Concepto 001470 del 6 de agosto de 1999 Concepto 082174 del 30 de agosto de 2000 Concepto 092542 del 22 de septiembre de 2000 Concepto 067278 del 16 de octubre de 2002 Oficio 57923 del 13 de septiembre de 2013

De conformidad con el artículo 20 del Decreto número 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Mediante el radicado de la referencia se formulan una serie de preguntas, que para efectos del presente análisis se van a agrupar en dos problemas jurídicos así: (i) ¿las entidades de la Nación están obligadas a presentar las declaraciones firmadas por contador público? y (li) ¿es responsabilidad del delegado del representante legal la elaboración, validación y transmisión de la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario - información exógena? ¿Esta delegación implica la aceptación del documento firmado?

Sobre el particular se considera:

Respecto de la primera inquietud el artículo 582 del Estatuto Tributario establece:

Artículo 582. Declaraciones que no requieren firma de contador. Las declaraciones tributarias que deban presentar la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías, Municipios y el Distrito Especial de Bogotá, no requerirán de la firma de contador público o revisor fiscal.

Tratándose de los ministerios la interpretación oficial de la norma antes citada ha precisado lo siguiente:

“(...)

Así las cosas, y considerando que la disposición relativa a un asunto especial se prefiere a la que tenga carácter general, se concluye que las declaraciones de retención en la fuente que deben presentar las entidades que como los Ministerios forman parte de la Nación (entendida como la persona jurídica conformada por los Ministerios. Departamentos Administrativos, Superintendencias y otros organismos sin personalidad jurídica propia) no requieren la firma de contador público, por existir norma expresa que así lo consagre.” (Concepto 82174 del 30 de agosto de 2000)

“(...)

Por otra parte no sobra precisar en cuanto al cumplimiento del requisito de la firma de las declaraciones que deben presentar la Nación, los departamentos, municipios y distritos, así como de aquellas entidades que hacen parte de ellas y de sus entidades, éstas deben ir firmadas por el representante legal de la entidad o del funcionario en el cual se hubiera delegado expresamente, a excepción de las declaraciones en la fuente que sin necesidad de acto administrativo de delegación pueden ser firmadas por el pagador de la entidad o quien haga sus veces.”

(Concepto 92542 del 22 de septiembre de 2000)

“(...)

En materia del cumplimiento de obligaciones formales tributarias, tratándose tanto de la Nación o de las Entidades que hacen parte de su Rama Ejecutiva del poder público, como de las demás Entidades de carácter público o privado, personas jurídicas o sociedades de hecho, las declaraciones tributarias (renta, ventas, Retención en la fuente, ingresos y patrimonio) desde la vigencia de la ley 223 de 1995, diciembre 22 de ese año, existe para los representantes legales la posibilidad de delegar tal responsabilidad en un funcionario de la persona jurídica o de la sociedad de hecho, de carácter público o privado, hecho que requiere de la aceptación expresa del delegatario y de la comunicación previa al ejercicio del cargo, a la Administración de Impuestos y Aduanas respectiva. (...)”

(Concepto 67278 del 16 de octubre de 2002)

(Subrayado fuera del texto)

En consecuencia, las declaraciones tributarias presentadas por la Nación, entendida esta como la persona jurídica conformada, entre otros, por los ministerios no requieren firma de contador público o revisor fiscal, conclusión que permite resolver el primero de los problemas jurídicos planteados.

Además, es importante indicar que se consultaba si era posible actualizar el RUT para retirar el nombre del contador del ministerio (pregunta 2 en los antecedentes de la consulta), situación que no es de competencia de este despacho avalar y frente a la cual se reitera la anterior conclusión.

Otra de las preguntas relacionadas con el primer problema jurídico, es si la ausencia de la firma del contador implica que la declaración se tiene por no presentada si solo está firmada por el tesorero-pagador (pregunta 2 en los antecedentes de la consulta), tema que bajo la interpretación antes expuesta no implica en principio que se configure lo dispuesto en el artículo 580 del Estatuto Tributario. Sin embargo, si llama la atención que se plantee la posibilidad que fas declaraciones sólo vayan firmadas por el tesorero-pagador, situación que amerita ser precisada para un mejor entendimiento de la norma.

En efecto, el mencionado artículo 580 consagra como causal para que una declaración se tenga por no presentada, que esta no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal. Ya se ha indicado que. las declaraciones tributarias presentadas por la Nación, no requieren de la firma de estos últimos lo que no significa que se prescinda de la firma del representante legal de la entidad.

Lo que ocurre en este caso es que se puede delegar en un funcionario, esto requiere de la aceptación expresa del delegatario y de la comunicación previa al ejercicio del cargo a la Administración (concepto 67278 de 2002). Lo anterior sin perjuicio de las declaraciones en la fuente que sin necesidad de acto administrativo de delegación pueden ser firmadas por el pagador de la entidad o quien haga sus veces (concepto 92542 de 2000).

En cuanto al segundo problema jurídico, se trae a colación lo establecido en los artículos 571 y 572 del Estatuto Tributario, sobre la obligación de cumplir los deberes formales por parte de los contribuyentes o responsables directos del pago del tributo, de forma personal o por medio de sus representantes. En este último caso, lo harán los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho.

De manera específica, la interpretación oficial sobre el responsable del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la información exógena ha expuesto:

“(…)

Por otra parte, y referente a la información en medios magnéticos que deben suministrar los particulares a la DIAN en desarrollo de las previsiones consagradas en los artículos 631 y siguientes del Estatuto Tributario, es preciso anotar que en las resoluciones que anualmente expide la entidad para dar cumplido desarrollo a las normas citadas señala expresamente las personas naturales o jurídicas obligadas al suministro de ella. Cuando no se señale expresamente quien deba cumplir esta obligación por la persona o entidad obligada, se entenderá que la misma recae en el Representante Legal. (...)” (Concepto 001470 del 6 de agosto de 1999)

“(…)

Ahora bien, estos grupos de informantes debe adelantar en efecto un procedimiento previo como es el de inscribirse o actualizar el RUT, incluyendo la RESPONSABILIDAD 14 “informante de exógena”, señalando la persona natural o jurídica obligada a atender los requerimientos de información efectuados por la DIAN. La que especifica quienes se entienden como Obligados, quienes Informantes Tributarios y Cambiarias, la periodicidad y la forma de presentación de la información en los formatos señalados, información consignada en la Cartilla Guía RUT que para el efecto expidió la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La solicitud de presentación de información por envío de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la información, esto es, el informante persona natural y en el caso de entidades o personas jurídicas por el representante legal.

Los obligados a presentar información de forma virtual deben diligenciar la solicitud de presentación de información por envío de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente, para tal efecto, deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita. (...)” (Oficio 57923 del 13 de septiembre de 2013)

(Subrayado fuera del texto)

La Resolución No. 11004 del 29 de octubre de 2018, por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la DIAN por el año gravable 2019, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega, en su artículo 49 establece:

“Artículo 49. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del instrumento de firma electrónica (IFE), deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario, incluyendo al representante legal a quien se le asignará el instrumento de firma electrónica (IFE).

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2o de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del instrumento de firma electrónica (IFE) ante la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1o. La DIAN emitirá el instrumento de firma electrónica (IFE) a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005.

Parágrafo 2o. El instrumento de firma electrónica (IFE) debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto.

(...)”

Así las cosas, será el representante legal el obligado a la presentación de la información exógena, con correspondiente la responsabilidad que implica el cumplimiento de esta obligación, en este caso tampoco se requiere que vaya firmada por el contador o revisor fiscal, conclusión que permite resolver las preguntas 4 y 5 de los antecedentes de la consulta.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.qov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica