OFICIO 75749 DE 2013

(noviembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D.C. 26 NOV 2013

100208221- 000988

Señor

JUAN CAMILO ORTEGA CONVERS

Agencia de Aduanas Colmas Ltda Nivel 1

Carrera 98 No. 25G- 10 Int 8

jcortega@coltrans.com.co

Bogotá

Ref: Radicado 02752 del 21/10/2013

Tema	Aduanas
Descriptores	Agencias de Aduanas
Fuentes formales	Circular 170 de 2002 Numeral 5.2
Decreto 2685 de 1999 artículos 12 y 27
Oficio 008380 del 28 de noviembre de 2008
Oficio 046663 del 30 de junio de 2010
Concepto 085926 del 22 de noviembre de 2010

Acorde con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa No. 000006 de 2009, este Despacho está facultado para resolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de la competencia asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Requiere el Auxiliar de la Función Pública Aduanera, aclarar la respuesta dada a su radicado No 56258 del 12 de agosto de 2013, emitida por la Coordinación de Relatoría de esta Subdirección, acerca de "la posibilidad de manejar el archivo documental de la circular 0170 de forma electrónica, escaneada y/o medios magnéticos".

Sobre el asunto consultado este Despacho considera:

Mediante la Circular Externa 170 de 2002, la DIAN señala el procedimiento que deben seguir los usuarios del servicio aduanero y cambiado para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con el lavado de activos.

De manera especial para estas personas se impone como mecanismo de prevención y control de lavado de activos la implementación de un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos "SIPLA", el deber de colaboración con las autoridades, así como la adopción de un manual de procedimientos con los requisitos señalados en esta circular.

En relación al conocimiento del Oliente, los numerales 5.2 y 5.2.1 disponen que los obligados por esta circular deben establecer mecanismos de control orientados a seleccionar y conocer a sus clientes, identificarlos y tener conocimiento de sus actividades económicas, datos que deben verificarse, estar documentados y actualizarse.

Sobre el mecanismo para obtener esa información por parte de los obligados, este Despacho mediante concepto 085926 del 22 de noviembre de 2010 precisó:

(…)

Así las cosas, la verificación que la norma exige, entendida como la comprobación de la verdad o exactitud, solo puede entenderse respecto de la información que el cliente le suministre al auxiliar de la función aduanera.

Precisamente, a partir de ésta es que puede efectuar cruces con datos que el cliente haya suministrado a un tercero, o con cualquiera otra fuente que le ofrezca confianza y seguridad y le permita tener un conocimiento directo de su cliente y protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular así como garantizar la efectividad de los mecanismos de control.

En cuanto a la forma cómo se deben llevar los archivos documentales, es preciso señalar que la circular 170 de 2002 no establece requerimientos específicos, lo que lleva a concluir a este Despacho que es factible manejar esta información en forma electrónica, para lo cual deberá tener en cuenta que esta debe cumplir con los requisitos establecidos en esta circular y tal como lo establece el oficio 046663 del 30 de junio de 2010.

Igualmente debemos indicar que al consultar el marco sancionatorio contenido en el Decreto 2685 de 1999, no encontramos tipificada infracción alguna relativa a la forma como se deben manejar los archivos documentales, contenidos en los numerales 5.2 y 5.2.1 de la circular 170 de 2002.

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” - “técnica” y seleccionando los vínculos “Doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica.

Atentamente,

LEONOR EUGENIA RUIZ DE VILLALOBOS

Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina