CONCEPTO 013005 int 1257 DE 2026

(julio 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 10 de agosto de 2026>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Área del Derecho	Tributario
Banco de Datos	Procedimiento Tributario
Problema Jurídico	¿El término de expedición no mayor de un (1) mes previsto en el literal a) del artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016 para el certificado de existencia y representación legal resulta igualmente aplicable al certificado histórico que debe aportarse cuando el representante legal o el revisor fiscal que presenta la solicitud de devolución o compensación no coincide con quien suscribió las declaraciones objeto de dicha solicitud?
Tesis Jurídica	No. El término de expedición no mayor de un (1) mes recae exclusivamente sobre el certificado que acredita la existencia y representación legal vigente de la persona jurídica -en adelante, certificado ordinario-. El certificado histórico no está sujeto a esa exigencia temporal, siempre que permita identificar a las personas competentes para suscribir las declaraciones objeto de devolución y/o compensación.
Descriptores	Tema: Procedimiento tributario. Descriptores: Procedimiento de solicitud de devolución y/o compensación de saldos a favor. Requisitos generales. Certificado de existencia y representación legal. Certificado Histórico.
Fuentes Formales	Artículo 84 de la Constitución Política. Artículos 815 y 850 del Estatuto Tributario. Artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016.

Extracto

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN^[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019^[2].

PROBLEMA JURÍDICO.

2. ¿El término de expedición no mayor de un (1) mes previsto en el literal a) del artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016 para el certificado de existencia y representación legal resulta igualmente aplicable al certificado histórico que debe aportarse cuando el representante legal o el revisor fiscal que presenta la solicitud de devolución o compensación no coincide con quien suscribió las declaraciones objeto de dicha solicitud?

TESIS JURÍDICA.

3. No. El término de expedición no mayor de un (1) mes recae exclusivamente sobre el certificado que acredita la existencia y representación legal vigente de la persona jurídica -en adelante, certificado ordinario-. El certificado histórico no está sujeto a esa exigencia temporal, siempre que permita identificar a las personas competentes para suscribir las declaraciones objeto de devolución y/o compensación.

FUNDAMENTACIÓN

4. Los artículos 815 y 850 del Estatuto Tributario reconocen a los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias la posibilidad de solicitar su compensación o devolución ante la administración tributaria. Para el efecto, la solicitud debe cumplir los requisitos generales y especiales previstos en las disposiciones reglamentarias aplicables.

5. De conformidad con el artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016, la solicitud de devolución y/o compensación debe ser presentada personalmente por el contribuyente, responsable, representante legal o apoderado, según corresponda, acreditando dicha calidad y adjuntando los documentos exigidos para cada caso^[3].

6. En particular, el literal a) de la citada disposición prevé dos exigencias documentales claramente diferenciadas por su finalidad y alcance probatorio:

«Tratándose de personas jurídicas, certificado expedido por la autoridad competente que acredite su existencia y representación legal, con anterioridad no mayor de un (1) mes. Cuando quienes ostenten la calidad de representante legal o de revisor fiscal al momento en que se presenta la solicitud de devolución y/o compensación no sean los mismos que suscribieron las declaraciones objeto de devolución y/o compensación, se deberá además anexar el certificado histórico donde figuren los nombres de las personas competentes para suscribir dichas declaraciones.»

7. De la lectura literal de la disposición se advierte que el requisito de expedición con una anterioridad no mayor de un (1) mes se encuentra referido exclusivamente al Certificado ordinario. Tal exigencia encuentra justificación en la necesidad de verificar una situación jurídica actual y susceptible de cambios, como es la representación legal de la sociedad al momento de presentar la solicitud.

8. Por el contrario, respecto del certificado histórico^[4], el reglamento no establece un término máximo de expedición. Su finalidad no consiste en acreditar una situación vigente, sino demostrar quiénes ostentaban la calidad de representantes legales o revisores fiscales y tenían la competencia para suscribir las declaraciones tributarias objeto de devolución y/o compensación al momento en que estas fueron presentadas.

9. En ese sentido, es claro que el adverbio «además»^[5] utilizado por la norma, introduce una obligación documental adicional e independiente, exigible únicamente cuando se dé su supuesto legal, pero no tiene el alcance de extender al certificado histórico las exigencias del certificado ordinario. Ambos documentos cuentan con una regulación específica que deben aplicarse sin incorporar exigencias no contempladas en el reglamento.

10. Lo anterior resulta consistente con lo dispuesto en el artículo 84 de la Constitución Política, según el cual, cuando un derecho o una actividad han sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no pueden establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio.

11. En consecuencia, el término de expedición no mayor a un (1) mes previsto en el literal a) del artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016 se aplica exclusivamente al Certificado ordinario, y no al Certificado histórico. Lo anterior sin perjuicio de que este último documento contenga la información suficiente para acreditar la calidad y competencia de quienes suscribieron las respectivas declaraciones.

12. Finalmente, se envía copia de este concepto a las Subdirecciones de Devoluciones, Recaudo e Impulso de la Formalización Tributaria, para que, en el marco de sus competencias, evalúen la necesidad de efectuar los ajustes que correspondan en los formatos, instructivos o procedimientos relacionados con la presentación de las solicitudes de devolución y/o compensación, con el fin de armonizarlos con el criterio interpretativo aquí establecido.

13. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

3. Es importante mencionar que el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.21.13 del Decreto 1625 de 2016 señala que administración tributaria podrá verificar en línea el Certificado de existencia y representación legal del solicitante, sin necesidad que esté lo adjunte a la solicitud. Lo anterior, no aplicará para el Certificado histórico.

4. La Cámara de Comercio de Bogotá define al Certificado histórico como el documento que permite «verificar eventos en registros públicos de empresas o entidades sin ánimo de lucro en un periodo específico, reflejando la información vigente» (Cfr. CCB, Certificados. Disponible en: https://www.ccb.org.co/tramites-y-consultas/certificados-ccb); en similares términos, la Cámara de Comercio de Medellín lo define como aquel que contiene «información no disponible en el certificado del registro mercantil ni en el de existencia y representación legal. A través de estos certificados puedes solicitar información que se encuentra en el expediente registral, es decir, de documentos inscritos en el registro de la persona natural o jurídica, establecimientos de comercio, sucursales o agencias de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.». (Cfr. CCM, Trámites virtuales - certificados. Disponible en: https://tramites.camaramedellin.com.co/tramites-virtuales/certificados).

5. «adv. U. para introducir información que se añade a la ya presentada». Cfr. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA: Diccionario de la lengua española, 23.a ed., [versión 23.8.1 en línea]. https://dle.rae.es.