CONCEPTO 000678 int 0091 DE 2026

(enero 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 28 de enero de 2026>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Extracto

En relación con el radicado de la referencia y en alcance a la respuesta de la Coordinación de Relatoría, presentamos las siguientes precisiones. El presente oficio no introduce una nueva interpretación normativa ni modifica la doctrina existente, sino que recoge la doctrina vigente previamente informada y la aplica a las inquietudes elevadas por el peticionario.

Respecto de las preguntas 1 a 5 de la siguiente manera:

1. “Conforme a la doctrina vigente de la DIAN (Concepto Unificado 0086 de 2022 y Oficio 827011 de 2013), ¿se ratifica que la figura del "representante legal" es una de las tres alternativas autónomas y expresamente autorizadas para que, desde sus cuentas, se canalicen los pagos de las operaciones de cambio de la sociedad que representa?”.

De acuerdo con lo establecido en el oficio JDS-22546 Concepto de la Secretaría de la Junta Directiva del Banco de la República que indica: “1. La declaración de cambio deberá presentarse por quien realiza la operación, su representante legal, apoderado o mandatario especial, aunque no sea abogado, calidades que se presumen en quienes se anuncien como tales al momento de la presentación”. Subrayado y negrita fuera del texto.

2. “Para efectos cambiarios, ¿pueden los estatutos sociales que confieren amplias facultades de administración y representación ser considerados el "verdadero contrato de representación" que legitima al Representante Legal para canalizar pagos desde sus instrumentos financieros personales, sin necesidad de un documento adicional?”

No, aunque el representante legal está plenamente legitimado para canalizar pagos desde sus instrumentos financieros personales. Esta legitimación no lo exime de la obligación de soportar el encargo mediante un documento (mandato), ya que el régimen cambiario es de estricta reserva y trazabilidad, y los estatutos sociales, por su naturaleza general, no contienen los datos mínimos ni la voluntad específica de cada operación de cambio realizada a través de terceros.

Si bien la normativa cambiaria autoriza expresamente que las divisas para el pago de importaciones provengan de las cuentas del representante legal, esta facultad no opera de forma aislada ni automática por el simple hecho de la existencia de los estatutos sociales. La licitud de esta operación y su correcta canalización dependen del estricto cumplimiento de las cargas probatorias establecidas en el artículo 90 de la Resolución Externa 1 de 2018. En consecuencia, para acreditar ante la Administración tributaria que el representante legal actuó como mandatario y no en beneficio propio, es indispensable contar con un soporte jurídico específico.

3. “¿Está obligado un Representante Legal, con plenas facultades estatutarias, a suscribir un contrato de mandato por representación adicional y específico con la sociedad que representa para poder utilizar lícitamente sus instrumentos financieros en el pago de las importaciones de dicha compañía?”.

Este documento constituye el documento que vincula el movimiento de fondos personales del representante legal con la operación de comercio exterior de la sociedad. Así, de acuerdo con el artículo 90 de la Resolución Externa 1 de 2018, el representante legal y la sociedad, están obligados a conservar de manera integral los documentos que demuestren:

a. El monto, que la suma debitada de la cuenta personal coincide con la obligación cambiaria.

b. Las características, a saber, que la relación entre la factura del proveedor exterior y el pago realizado.

c. Origen y destino de los recursos, es decir, la trazabilidad que demuestre que los fondos son de la sociedad o que existe un encargo para su pago, desvirtuando cualquier sospecha de operación interna prohibida o lavado de activos.

Todos estos soportes deben mantenerse a disposición de la autoridad de control por un periodo igual al de la caducidad o prescripción de la acción sancionatoria cambiaria.

4. “¿Exigir dicho contrato de mandato adicional no crearía una paradoja jurídica, en la cual el representante tendría que otorgarse a sí mismo una facultad que, pudiendo delegarla en un tercero, supuestamente no podría ejecutar directamente?”

Para efectos de control aduanero y tributario, el Representante Legal debe contar con un soporte jurídico idóneo, toda vez que sin un documento que formalice que éste actúa por cuenta de la sociedad al usar su propia cuenta bancaria, la Administración no podría verificar si el pago corresponde a una deuda de la empresa o a una operación personal del representante, lo que generaría un riesgo de infracción cambiaria por "pago por tercero no autorizado".

5. “Sírvanse aclarar si el requisito de un "verdadero contrato de representación" es una salvaguarda de naturaleza sustantiva (para prevenir la simulación) o si debe entenderse como una exigencia formalista que demanda un documento separado, incluso para la figura del Representante Legal.”

Como se expuso previamente, la exigencia de un soporte jurídico idóneo no es un formalismo excesivo sino una salvaguarda sustantiva para resguardar la operación. Su propósito es cumplir con la carga probatoria del artículo 90 de la Resolución Externa 1 de 2018, permitiendo acreditar ante la autoridad el origen, destino y trazabilidad de los recursos para desvirtuar operaciones internas prohibidas.

El documento adicional es el vínculo probatorio indispensable que garantiza que la actuación del representante se ajusta al régimen cambiario, protegiendo tanto a la sociedad como al administrador frente a posibles sanciones.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.