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ORDEN ADMINISTRATIVA 11 DE 1996
(Diciembre 11)
<Fuente: archivo DIAN>
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
SUBDIRECCION DE RECAUDACION
<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia completo>
<NOTA DE VIGENCIA: Orden administrativa derogada por la Orden Administrativa 1 de 2005>
Por la cual se establece el procedimiento a seguir para el REGISTRO DE INFORMACION DE NUEVOS CONTRIBUYENTES Y LA ACTUALIZACION DE LOS YA EXISTENTES EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO.
Señores
ADMINISTRADORES ESPECIALES, REGIONALES, LOCALES Y DELEGADOS DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.
JEFES DMSION DE RECAUDACION
JEFES DMSION DE FISCALIZACION
JEFES DMSION DE COBRANZAS
JEFES DMSION DE DOCUMENTACION
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través del Sistema Información Aduanero y Tributario (SIAT), ha desarrollado el módulo REGISTRO ÚNICO - TRIBUTARIO (RUT), el cual contiene la identificación, ubicación y descripción de los contribuyentes a nivel nacional.
La identificación permite conocer los apellidos y nombres o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT); la ubicación, su domicilio (Administración, Departamento, Municipio, Dirección, Teléfonos, Apartado Aéreo) y la descripción del tipo de contribuyente, la actividad económica, las responsabilidades y demás información inherente a su modalidad.
Existen dos fuentes de alimentación del Registro Único Tributario:
- Creación - Consiste en grabar la información de la persona natural o jurídica; bien por solicitud del mismo, a través del diligenciamiento del formato de inscripción o por los programas de creación automática.
- Actualización - Permite efectuar todas las modificaciones a la información inicial, ya sea por solicitud del interesado, de oficio o por programa de actualización a partir de las declaraciones de renta.
1. FUNDAMENTO LEGAL
Literales e y f del artículo 13, literales c y k artículo 62, literal e artículo 64 y literal d artículo 97 del Decreto 2117 de 1992.
2. OBJETIVOS GENERALES
- Señalar el procedimiento a seguir para el registro de la información de nuevos contribuyentes y la actualización de los ya existentes en el Registro Único Tributario, por parte de las administraciones locales, delegadas y especiales.
- Proporcionar a las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales, una herramienta de trabajo y de consulta que permita optimizar la utilización del Registro Único Tributario de una manera confiable y oportuna.
3. RESPONSABLES
3.1 Nivel Central
- Subdirección de Informática
· Construir el software de la aplicación de acuerdo a las especificaciones suministradas por la Subdirección de Recaudación. Prestar el servicio de mantenimiento y la asignación de roles de acceso.
- Subdirección de Recaudación División de Contabilidad y Cuentas Corrientes
· Determinar los parámetros y conceptos generales del contenido del Registro Único Tributario y el manejo de la información para que la Subdirección de Informática construya el software de la aplicación.
· Impartir instrucciones a las administraciones para la captura y solicitud de documentos soporte de inscripción de contribuyentes, así como la capacitación para el manejo de la aplicación y el suministro del manual del usuario.
· El seguimiento y control estará a cargo del Grupo Cuenta Corriente y Rut de la Subdirección de Recaudación de acuerdo a las instrucciones que se impartan.
3.2 Nivel Regional – Local
- Divisiones de Recaudación
· Asignar, actualizar o cancelar los NITS de los contribuyentes, suministrando el documento de identificación provisional para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras.
· Entregar la tarjeta plastificada.
· Aplicar la presente orden administrativa bien por parte de la División de Recaudación o la dependencia que haga sus veces.
· El seguimiento y control del módulo estará a cargo del Despacho del Administrador.
4. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (R.U.T)
Según concepto No. 34631 de Mayo 25 de 1995, proferido por la Subdirección Jurídica de la DIAN, el Registro Único Tributario es:
“El sistema que permite registrar y actualizar la información básica de los contribuyentes de renta, responsables de ventas y agentes de retención con el fin de poder identificarlos, ubicarlos y clasificarlos.”
“Con la identificación se sabe cuál es el nit y la razón social o nombre del interesado; con la ubicación es posible su localización mediante el departamento, el municipio y la dirección, y a través de la clasificación es posible determinar la actividad económica del interesado, si es gran contribuyente, el tipo de sociedad si lo es, declarante de renta o responsable de ventas y su régimen, si es retenedor, autorretenedor, y socio, etc....“
Los objetivos del Registro Único Tributario - R.U.T. son:
- Mantener actualizada la información básica que identifica, ubica y describe a los contribuyentes (personas jurídicas o naturales, declarantes, responsables, agentes de retención, importadores, exportadores).
- Ofrecer una visión general de cada contribuyente con respecto a su comportamiento tributario de acuerdo a sus responsabilidades, teniendo en cuenta la variación histórica.
- Suministrar información a las Entidades del estado cuando lo requieran.
4.1 CONFORMACION DEL MODULO REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
El MENU DE APLICACIONES permite ingresar al módulo RRUT23 Registro Único Tributario V2.3, digitando la opción cinco para el Nivel Regional - Local, y la opción 10 cuando se realiza consulta en el Nivel Central.
Estando en el ambiente del Registro Único Tributario, la opción 1 permite ingresar al MENU INFORMACION CONTRIBUYENTE, el cual accede en la opción 1 al MENU CONSULTA DIRECTORIO NIT (Nivel Central - Nivel Regional - Local) y en la opción 2 al MENU REGISTRO Y ACTUALIZACION DE CONTRIBUYENTES (Nivel Regional - Local).
El MENU REGISTRO Y ACTUALIZACION DE CONTRIBUYENTES permite consultar la siguiente información:
- Información Básica del Contribuyente
- Histórico de Ubicaciones
- Responsabilidades del Contribuyente
- Actividad Económica
- Terceros
- Clasificación
4.2. NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA – NIT
El Art. 555-1 del Estatuto Tributario establece: “Para efectos tributarios, cuando la Dirección General de Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores o declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT, que les asigne la Dirección de Impuestos Nacionales.
A. ASIGNACION NIT
Los objetivos de la asignación son:
- Establecer los procedimientos que se deben seguir para la inscripción en el Registro Único Tributario, RUT.
- Fijar requisitos para la expedición del NIT de las personas Naturales y Jurídicas.
- Instruir sobre el diligenciamiento del formato oficial autorizado de “INSCRIPCION EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO RUT”.
- Asignar el NIT de acuerdo al tipo de contribuyente y al tipo de identificación que posea.
A.1 PERSONAS A QUIENES SE LES ASIGNA EL NIT:
1. NATURALES CON IDENTIFICAC1ON NACIONAL
- Menores de Siete (7) años
Se les asignará el NIT con el número que figura en el registro civil de nacimiento, el cual consta de once dígitos conformados así:
Parte básica - fecha de nacimiento (AAMMDD)
Parte complementaria - el número de identificación personal (NIP), el cual lo asigna la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Mayores de Siete (7) años
El NIT se les asigna con el mismo número de la tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Mayores de Edad
Para los mayores de edad el NIT corresponderá al número de la cédula de ciudadanía.
NOTA: Para todos los casos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales adicionará al final del número del NIT un dígito denominado DIGITO DE VERIFICACION, el cual no se considera como número integrante del NIT, porque su función es la de garantizar la veracidad en la expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se le asignó.
2. NATURALES SIN IDENTIFICACION NACIONAL
Para los siguientes casos la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales asignará el NIT de nueve dígitos así:
- Extranjeros residentes en el país con o sin inversión en el mismo.
- Extranjeros sin residencia en el país con o sin inversión en el mismo.
- Sucesiones ilíquidas de causantes extranjeros cuando no se les hubiere asignado NIT.
- Sucesiones ilíquidas de causantes nacionales, que en vida no hubieren obtenido cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad, adicionándole al nombre la palabra sucesión.
- Las sucesiones ilíquidas de causantes nacionales conservarán el número de identificación que les fue asignado en vida al causante.
- Primer dígito: 6 (Identificación persona natural).
- Segundo y tercer Dígito: Del 01 al 46 (Identifica la administración que corresponde al domicilio fiscal de la persona).
- Cuarto al noveno dígito: Va de 1 al 999.999 (Identificación del número consecutivo que le corresponde a quien solicita asignación de NIT)
3. JURIDICAS
Para los siguientes casos la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales asignará el NIT de nueve dígitos así:
- Entidades de Derecho Público o Institutos de Orden Nacional, Departamental, Municipal y Descentralizados, que son Agentes de Retención en la fuente y que deben presentar declaración mensual.
- Si estas entidades tienen autonomía presupuestal (Ley 179 de 1994), por cada oficina retenedora deben solicitar un nit, de lo contrario únicamente trabajarán con el nit de la principal y será ésta la que presente una declaración consolidada de retención.
- Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta.
- Entidades de Derecho Privado Comerciales, Civiles, Extranjeras, Consorcios, Fondos de Inversión, Sociedades de Hecho y demás que lo soliciten.
En caso de que una persona jurídica, sociedad de hecho o cualquier ente privado tenga varias dependencias, regionales, sucursales, agencias, éstas se identificarán con fotocopia de la tarjeta del NIT.
- Primer dígito: 8 (Identificación persona jurídica).
- Segundo y tercer Dígito: Del 01 al 46, (Identifica la administración que corresponde al domicilio fiscal de la persona).
- Cuarto al noveno dígito: Va de 1 al 999.999 (Identificación del número consecutivo que le corresponde a quien solicita asignación de NIT).
A.2 REQUISITOS PARA SOLICITAR EL NÚMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA (N.I.T.) - INSCRIPCION EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (R.U.T.)
1. PERSONAS NATURALES CON IDENTIFICACION NACIONAL
- Menores de 7 años
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia del registro civil del menor, el que debe contener los 11 dígitos asignados por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
- Mayores de 7 años
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la tarjeta de identidad.
- Mayores de 18 años
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
- Comerciantes.
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Matrícula en el Registro Mercantil expedido por la Cámara, con vigencia no mayor de tres (3 meses) a la fecha de presentación de la solicitud.
- Fotocopia de la cedula de ciudadanía del comerciante responsable.
- Asalariados
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia del último certificado de ingresos y retenciones que le haya sido expedido.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del interesado.
- Exportador
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de su inscripción en el Registro Nacional de Exportadores, expedido por el INCOMEX.
2. PERSONAS NATURALES SIN IDENTIFICACION NACIONAL:
- Extranjeros residentes en Colombia:
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia del pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería.
- Extranjeros sin residencia en Colombia:
a. Con o sin inversión permanente en el país y sin representante legal o apoderado:
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Solicitud firmada por el representante legal de la sociedad que recibe la inversión, en la que conste el tipo de inversión a realizar en Colombia.
- Certificado de existencia y representación legal de la sociedad que recibe la inversión.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad que recibe la inversión.
b. Con o sin inversión permanente y con representante legal o apoderado:
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Poder otorgado al representante legal o apoderado en Colombia, el cual debe estar autenticado por el Cónsul de Colombia en el país o apoderado en Colombia, respectivo.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del apoderado o representante legal.
- Carta del inversionista donde conste el tipo de inversión en Colombia, autenticada por el Cónsul de Colombia en el respectivo país.
El parágrafo 3o del Artículo 31 del Decreto 2321 de 1995 establece:
“No se exigirá la tarjeta de NIT para extranjeros No Residentes, Diplomáticos, Misiones Diplomáticas, Misiones Consulares, Misiones Técnicas acreditadas en Colombia, para quienes serán válidos los Números de Pasaporte o Números del Documento que acredite la Misión”.
- Sucesiones ilíquidas Nacionales o Extranjeras:
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario firmado por quien deba cumplir la obligación formal como representante, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal.
- Fotocopia de la partida de defunción del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesión expedida por el juzgado o notaría del conocimiento, donde figure el número de identificación.
- Fotocopia del certificado expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, donde conste el número de identificación del causante.
- Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Una vez se liquide la sucesión, se debe cancelar el nit del causante.
3. PERSONAS JURIDICAS.
- Entidades o Institutos de Derecho Público de Orden Nacional, Departamental, Municipal y Descentralizados.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la norma que crea la Entidad.
- Documento que acredite la representación legal.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
- Entidades descentralizadas por servicios:
a. Empresas Industriales y Comerciales del Estado
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la Ley que crea o autoriza su constitución.
- Certificado expedido por la Entidad Pública de la cual es adscrita, donde conste la existencia y representación legal.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante Legal.
b. Sociedades de Economía Mixta
- Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la Ley que las crea o autoriza su constitución.
- Certificado expedido por la Entidad Pública de la cual es adscrita, donde conste la existencia y representación legal.
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal.
- Entidades de Derecho Privado:
a. Sociedades Comerciales: Extranjeras con sucursales en el país, Anónimas, en Comandita, por Acciones, Colectivas, Limitadas y en Comandita Simple.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio y última reforma si la hubiere.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
b. Sociedades Civiles: Anónimas, en Comandita por Acciones, Colectivas, de Responsabilidad Limitada y en Comandita Simple.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia auténtica de la escritura de constitución y última reforma si la hubiere, o certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
c. Bancos, Corporaciones Financieras, Aseguradoras Nacionales o Extranjeras.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia Bancaria.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
d. Sociedades de Hecho
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Matrícula en el Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los socios, que forman la sociedad.
Nota: Cuando una sociedad de hecho solicite inscripción en el R.U.T. para asignación de NIT, éste se debe expedir con la razón social de la sociedad seguida de la sigla S. de H.
Cuando en el Certificado de Matrícula en el Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio no figure razón social, se expedirá el Nit a nombre de los socios allí registrados, seguido de la sigla S. de H.
e. Sociedades de Minas
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
f. Comunidades Organizadas, Asociaciones, Clubes Sociales, y Otras Entidades con Ánimo de Lucro.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
g. Asociaciones Laborales y Científicas, Juntas de Acción Comunal, Sindicatos, Corporaciones, Cooperativas, Fundaciones, Fondos de Empleados y Otros Entes sin Ánimo de lucro.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses. (Decreto 2150 de 1995- Artículo 40 y 144). Este requisito se debe exigir a partir del 6 de marzo de 1996.
- Fotocopia de la Resolución “por la cual se le reconoce la Personería Jurídica”. Este requisito se debe exigir para las personas constituidas hasta el 5 de Marzo de 1996. Una vez reglamentado por el Gobierno la forma y los plazos para que las personas ya reconocidas se inscriban en el registro de la Cámara de Comercio, se exigirá el certificado de existencia y representación legal, expedido por ésta.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
h. Unidades o Juntas de Copropiedad y Propiedad Horizontal,
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del administrador.
- Fotocopia del Acta de la asamblea que nombra al administrador
- Fotocopia de las dos primeras y dos últimas hojas de la escritura de protocolización del reglamento.
Nota: Para Las Unidades o Juntas de Copropiedad y Propiedad Horizontal que estén regidas por la Ley 182/48 y la Ley 16/85 no se les exigirá la inscripción ante la Cámara de Comercio, pero si deben registrarse ante la Alcaldía donde estén ubicados los bienes o inmuebles afectos a la propiedad horizontal, y será la Alcaldía la que les otorgue el Certificado de Reconocimiento de Personería Jurídica.
i. Entidades Canónicas.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de existencia y representación, expedida por el ORDINARIO (Persona autorizada por la Entidad Canónica Jerárquica)
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal.
j. Consorcios - Uniones Temporales
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia del contrato adjudicado al Consorcio o Unión Temporal.
- Certificado de Existencia y Representación Legal, de cada una de las sociedades que conformen el consorcio o la unión temporal, expedido por la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
k. Empresas Unipersonales
El Estatuto Tributario en el Parágrafo del Art. 18 establece: “Para efectos impositivos, a las empresas unipersonales de que trata el Código de Comercio se les aplicará el régimen previsto en el Estatuto Tributario para las sociedades de responsabilidad limitada”
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
l. Fondos de inversión, Fondos mutuos de Inversión y Fondos de Valores con capital Nacional.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia Bancaria, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
II. Fondos de Inversión de Capital Extranjero tipo institucional (Sociedades Extranjeras) sin domicilio en Colombia diferentes a los que tengan sucursales, Fondos Institucionales Tipo OMNIBUS.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la Resolución de Autorización de la inversión, por parte de la Superintendencia de Valores, en la cual debe figurar:
§ La razón social del Fondo.
§ Nombre del Administrador en Colombia, que puede ser una Sociedad Fiduciaria o Comisionista de Bolsa
§ Oficio del Administrador en Colombia en el cual relacione las subcuentas extranjeras para el caso de los fondos institucionales tipo OMNIBUS.
§ Certificado de Existencia y Representación Legal, del Administrador del Fondo en Colombia, expedido por la Superintendencia Bancaria para Fiduciarias o por la Superintendencia de Valores para Comisionistas de Bolsa con una vigencia no mayor a tres (3) meses de expedido.
§ Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la Sociedad Administradora o Comisionista de Bolsa.
m. Fondo de Inversión de Capital Extranjero Tipo Individual (Persona Natural o Jurídica Extranjera) sin domicilio en Colombia.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Fotocopia de la carta del inversionista, debidamente autenticada por el Cónsul del país respectivo donde conste:
- Propósito de invertir en Colombia
- Tipo de inversión
- Nombre del administrador responsable
- Certificado de Existencia y Representación Legal del Administrador Colombiano del Fondo, expedido por la Superintendencia Bancaria para Fiduciarias o por Superintendencia de Valores para Comisionistas de Bolsa, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses de expedido.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la Sociedad Administradora o Comisionista de Bolsa
n. Fondos de Cesantías y Pensiones.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia Bancaria, con una vigencia no mayor a tres (3) meses de expedido.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad administradora.
o. Sociedades Administradoras de Fondos.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia Bancaria, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la Sociedad Administradora.
p. Sociedades Extranjeras sin domicilio, con o sin inversión en Colombia, diferentes a los que tengan Sucursales y con Representante Legal o Apoderado.
Diligenciar en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) el formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Poder otorgado por la sociedad extranjera autenticado ante el Cónsul del país respectivo.
- Certificado de Existencia y Representación Legal de la Sociedad Colombiana por la cual se realiza la operación, expedido por la autoridad competente, no mayor a tres (3) meses de expedida.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la Sociedad Colombiana o apoderado.
q. Sociedades extranjeras, sin domicilio, con inversión y sin representante legal (Inversiones de PORTAFOLIO)
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Copia del registro de la inversión de PORTAFOLIO en donde conste:
- Tipo de fondo de inversión de capital extranjero
- Monto de la inversión
- Administrador Local
- Objeto de la inversión
- Certificado de Existencia y Representación Legal del Sociedad Colombiana con la cual se realiza la operación, expedido por la Entidad Competente, no mayor a tres (3) meses de expedido.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o apoderado de la Sociedad.
NOTA 1: El registro de la inversión de PORTAFOLIO, se realizará en cabeza de la persona extranjera, cuando se ejecuta por intermedio de FONDOS INDIVIDUALES, y en cabeza del fondo mismo cuando se efectúa por intermedio de FONDOS INSTITUCIONALES. Resolución 51 de 1991 Art. 42. CONPES.
NOTA 2: Para aquellos contribuyentes, personas jurídicas que requieran registrarse en el RUT y que no presenten registro mercantil, por carencia de Cámara de Comercio en su domicilio fiscal, pueden presentar Escritura Pública; sin embargo, sino existe Notaría en el municipio o corregimiento deben presentar como único requisito un documento privado en donde conste su existencia y representación legal, anexando fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien haga las veces de representante legal de la sociedad.
NOTA 3: Todo trámite realizado por un intermediario deberá ser autorizado en todos los casos mediante poder debidamente otorgado.
r. Sociedades Urbanizadoras y Constructoras.
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Bancaria, cuya fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal o apoderado de la sociedad.
B. ACTUALIZACION DEL REGISTRO DEL REGISWRO ÚNICO TRIBUTARIO
Los objetivos de la actualización del Registro Único Tributario son:
- Actualizar la información de los contribuyentes registrados en el Registro Único Tributario.
- Registrar masivamente la información de contribuyentes que existen en el sistema en razón a las declaraciones presentadas o por programas específicos de las áreas de fiscalización o Recaudación, pero que nunca han realizado el trámite de registrarse en el Registro Único Tributario.
- Se entiende como actualización del REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO, cualquiera de los siguientes supuestos:
- Cambios en la información básica del contribuyente
- Reactivación o Reasignación del NIT
- Inscripción en el Registro Nacional de Vendedores
- Cambios de Régimen
- Inscripción en el Registro de Exportadores
- Inscripción como autorretenedor
B.1 CAMBIOS EN LA INFORMACION DEL CONTRIBUYENTE
Los siguientes cambios implican la modificación de cualquiera de los campos que conforman la INFORMACION BASICA del contribuyente:
- Razón Social: En este evento se deberá expedir nueva tarjeta de nit, que conserva el mismo número con el que se ha identificado el contribuyente. Es requisito fundamental que el interesado demuestre la modificación efectuada, mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.
- Razón Comercial.
- Tipo de Contribuyente.
- Administración: En este evento se deberá expedir nueva tarjeta de nit, que conserva el mismo número con el que se ha identificado. el contribuyente. Es requisito fundamental que el interesado demuestre el cambio de domicilio fiscal, mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.
- Departamento.
- Municipio.
- Dirección, Teléfono, Apartado Aéreo.
- Capital Social.
- Entidad de Vigilancia, Fecha y Registro.
- Agencias, Oficinas, Sucursales.
- Estado Contribuyente.
Cuando no se refiere a información básica del contribuyente, se afectarán los siguientes conceptos:
- Responsabilidades del contribuyente.
- Actividad económica.
- Información de terceros.
- Clasificación de contribuyentes.
B.2 REASIGNACION y REACTIVACION DEL NIT
Con la REASIGNACION del NIT, el sistema antepone el primer dígito de identificación según corresponda (8 jurídico ó 6 natural), a aquellos contribuyentes a los cuales se les hubiere expedido NIT de ocho dígitos.
Con la REACTIVACION del NIT, se cambia el estado del contribuyente, el cual por no haber presentado movimiento durante un período establecido por la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se encuentra en estado INACTIVO. Cualquier actuación del contribuyente permitirá al terminalista cambiar el estado de INACTIVO a ACTIVO.
B.3 INSCRIPCION EN EL REGISTRO NACIONAL DE VENDEDORES (I.V.A.)
El artículo 507 del Estatuto Tributario señala: “Obligación de Inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores. Todos los responsables del impuesto sobre las ventas, incluidos los exportadores, deberán inscribirse en el registro nacional de vendedores.”
1. PERSONAS NATURALES
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Presentar la tarjeta NIT o el certificado provisional, expedido previamente por la DIAN.
2. PERSONAS JURIDICAS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no mayor de tres (3) meses.
- Presentar la tarjeta NIT o el certificado provisional, expedido por la DIAN.
B.4 CAMBIOS DE REGIMEN
1. CAMBIO DE REGIMEN SIMPLIFICADO A COMUN
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, expedido con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Presentar la tarjeta NIT o el certificado provisional, expedido por la DIAN.
2. CAMBIO DE REGIMEN COMUN A SIMPLIFICADO
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Carta explicando los motivos por los cuales solicita el cambio.
- Presentar tarjeta NIT o el certificado provisional, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
NOTA: El Art. 505 del E.T. (Modificado Ley 223/95, art. 25), establece que los responsables sometidos al régimen común, solo podrán acogerse al régimen simplificado cuando demuestren que en los tres (3) años fiscales anteriores cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el Art. 499 del E.T.
B.5 INSCRIPCION DE EXPORTADORES EN EL REGISTRO NACIONAL DE VENDEDORES Y EN R.U.T.
El Art. 507 del E.T. establece la obligación para lo exportadores de inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores
1. PERSONAS JURIDICAS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar.
- Fotocopia del certificado del Registro Nacional de Exportadores, expedido por el INCOMEX
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
2. PERSONAS NATURALES
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Copia del certificado del Registro Nacional de Exportadores, expedido por el INCOMEX.
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
B.6 INSCRIPCION COMO AUTORRETENEDOR
Las personas jurídicas que cumplan con las condiciones establecidas por la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y sean autorizadas mediante Resolución para efectuar autorretención en la fuente, no requerirán acercarse a la Administración para actualizar su registro.
- La Subdirección de Recaudación enviará periódicamente a los Administradores, copia de las resoluciones de autorización que se profieran.
- Los terminalistas del Rut con base en esas resoluciones, registrarán por actualización la fecha desde la cual se autoriza como autorretenedor en la fuente.
- El mismo procedimiento se aplicará cuando se le suspenda la autorización para actuar como autorretenedor.
C. CANCELACIONES
Todas las cancelaciones de NIT están sujetas al procedimiento de verificación de procesos en curso de: determinación, discusión y cobro, en Fiscalización, Cobranzas y Liquidación. El término de verificación para estas Divisiones será de treinta días, contados a partir de la fecha en que las Divisiones de Recaudación envíen las solicitudes para estudio.
NOTA: Cuando se presente la solicitud de cancelación de NIT, el interesado devolverá la tarjeta de nit expedida por la DIAN.
C.1 CANCELACION DEL NIT
1. PERSONAS NATURALES
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Si es responsable de Ventas, Certificado expedido por el Comerciante o Contador según el caso, en donde conste la terminación de Actividades Mercantiles.
- Si está registrado ante la Cámara de Comercio, debe presentar el Certificado de Cancelación de Matrícula en el Registro Mercantil, con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del responsable o del representante legal.
2. PERSONAS JURIDICAS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Carta expedida por el Revisor Fiscal o Contador según el caso, especificando que la sociedad no tendrá más actividades mercantiles.
- Certificado de Cancelación de Matrícula en el Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a tres (3) meses.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
a. ENTIDAD ESTATAL
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Copia del Acto Administrativo por medio del cual se extingue.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
b. FUSION DE SOCIEDADES POR ABSORCION O FUSION POR CREACION (Art. 172 del Código de Comercio)
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, donde conste la fusión o la absorción con sus correspondientes responsabilidades.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
NOTA: En lo que se refiere a efectos tributarios, en el caso de la fusión de sociedades, no se considera que existe enajenación, entre las sociedades fusionadas. La sociedad absorbente o la nueva que surja de la fusión, responde por todas las obligaciones tributarias de las sociedades fusionadas o absorbidas.
c. ESCISION (Art. 3 Ley 222/95)
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio donde conste la escisión correspondiente.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
d. SOCIEDADES REGULARES
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio donde establezca la Liquidación.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
NOTA: La transformación de una sociedad, es una reforma del contrato social y no producirá solución de continuidad en la existencia de la sociedad como persona jurídica, por consiguiente es un cambio de razón social que debe trabajarse como actualización del RUT.
e. SOCIEDADES DE HECHO
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, en donde se establezca la cancelación de esa sociedad de hecho.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
NOTA: Cuando una sociedad se disuelva por la reducción del número de socios a uno, podrá, sin liquidarse convertirse en una empresa unipersonal, siempre que la decisión respectiva se solemnice mediante escritura pública y se inscriba en el registro mercantil dentro de los seis meses siguientes a la disolución. La empresa unipersonal asumirá, sin disolución de continuidad, los derechos y obligaciones de la sociedad disuelta. Este caso debe tramitarse como una ACTUALIZACION, y el requisito será presentar el certificado de la Cámara de Comercio de Existencia y Representación Legal, donde conste la conversión respectiva. (Artículo 81 -Ley 222 de 1995).
Cuando en virtud de cualquier acto jurídico, una empresa unipersonal llegare a pertenecer a dos o más personas, deberá convertirse en sociedad comercial, la cual deberá elevarse a escritura pública e inscribirse en el registro mercantil. No existe solución de continuidad y todos los derechos y obligaciones los asumirá la nueva sociedad. Este caso deberá tramitarse como una ACTUALIZACION, y el requisito será presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio donde conste la conversión respectiva. (Artículo 77 Ley 222 de 1995)
f. SOCIEDADES EXTRANJERAS SIN INVERSION PERMANENTE EN EL PAIS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
g. SOCIEDADES EXTRANJERAS CON INVERSION PERMANENTE EN EL PAIS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos
- Certificado de la terminación de la inversión por parte de la Entidad Competente.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
h. EXTRANJEROS RESIDENTES O NO RESIDENTES, CON INVERSION
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos.
- Fotocopia de la cedula de ciudadanía del apoderado o representante legal.
SUCESIONES ILIQUIDAS
Diligenciar en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) el formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Certificado del Juzgado o Notaría donde conste la terminación del proceso.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal o del apoderado.
NOTA: Se debe verificar en Cuenta Comente la presentación de la última Declaración de renta en donde conste que el responsable es una Sucesión ilíquida.
C.2 CANCELACION DEL REGISTRO NACIONAL DE VENDEDORES
1. PERSONAS NATURALES
Diligenciar en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) el formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Presentar la tarjeta NIT o del provisional expedido por la DIAN.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
2. PERSONAS JURIDICAS
Diligenciamiento en original y copia (sin tachones ni enmendaduras) del formato de inscripción del Registro Único Tributario, marcando la casilla correspondiente y anexar:
- Presentar la tarjeta de NIT o el provisional expedido por la DIAN.
- Certificado del Revisor Fiscal o del Contador en donde especifique desde que fecha la sociedad no presta servicios gravados o no tiene transacciones comerciales.
5. VIGENCIA.
La presente Orden Administrativa rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Orden Administrativa 004 del 27 de Octubre de 1985.
Cualquier aclaración respecto de la presente Orden Administrativa se puede obtener en la División de Contabilidad y Cuentas Corrientes teléfonos 2 82-94-84 y 2 82-04-50.
HORACIO AYALA VELA
Director
GILBERTO BUITRAGO BAHAMON
Subdirector General
JUAN CAMILO SERRANO VALENZUELA
Secretario General
JUAN SILVA FACUNDO
Subdirector de Recaudación
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