OFICIO 914983 DE 2021

(diciembre 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-528

Bogotá, D.C.

Tema:	Procedimiento tributario
Descriptores:	Factura electrónica de venta Facturación en mandato Facturación en reembolso de gastos
Fuentes formales:	Artículos 615, 616-1 y 652 del Estatuto Tributario Artículos 1.6.1.4.9. y 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 Oficio No. 100208221-1483 de 2020 Oficio No. 900366 de 2021 Oficio No. 901949 de 2021

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria realiza unas consultas relacionadas con la facturación en mandato, las cuales serán resueltas por este Despacho en el orden en que fueron propuestas, así:

1. “De acuerdo con lo indicado en el oficio No. 1753 de 2018 no tiene lugar expedir factura para solicitar al mandante el reembolso de los gastos en que incurre el mandatario en el cumplimiento de la gestión encomendada, ¿qué implicaciones tendría emitirla?, hemos consultado y no encontramos prohibición para expedir factura como un documento para exigir dicho reembolso, desde una perspectiva legal, se puede sustentar la emisión de la factura en el hecho que este documento representa un título valor a la luz de la normativa comercial (artículo 772 del Código de Comercio).

2. En caso de expedir factura para el reembolso mencionado ¿es procedente utilizar el tipo de operación “11 Mandatos” indicado en el numeral 13.5.1 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta - Versión 1.8?, ¿o se debe utilizar por el mandatario única y exclusivamente en facturación emitida por ingresos propios del mandante y no para reembolsos?”

En relación con el primer interrogante, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

1. Sujetos obligados y operaciones sobre las cuales nace la obligación de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente, según corresponda.

En lo relacionado con la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, esta Entidad se pronunció mediante el Oficio No. 100208221-1483 de 2020, así:

“(...) “La obligación de emitir factura o documento equivalente opera para las operaciones de venta y prestación servicios, así lo disponen los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario”. Por lo cual, todo sujeto que venda bienes o preste servicios será obligado a facturar, obligación que es independiente a la calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta y responsable de IVA”.

(...)

Para finalizar este asunto, se precisa que los únicos sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente están dispuestos taxativamente en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario, 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 y 7 de la Resolución 000042 de 2020”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

A efectos de actualizar el marco jurídico aplicable a la obligación de expedir factura electrónica de venta, se informa que la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 fue modificada por la Resolución DIAN No. 000012 de 2021, la cual adoptó el Anexo Técnico de la factura de venta versión 1.8 vigente.

Por lo tanto, quien realiza operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, se encuentra en la obligación de expedir la factura de venta o documento equivalente, según corresponda.

Aunado a lo anterior, se precisa que, entre otros aspectos, la factura de venta es un medio de prueba mediante el cual el vendedor o el prestador del servicio soporta sus ingresos y, es el documento que respalda la prestación del servicio o la venta del bien.

Nótese que en el ordenamiento jurídico vigente en materia de facturación no se restringe o se sanciona la expedición de la factura de venta en casos no exigidos por la norma. Lo anterior, toda vez que, en relación con las sanciones en materia del cumplimiento de la obligación de facturar, su marco jurídico se encuentra establecido en los artículos 652 y siguientes del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 1.6.1.4.11. del Decreto 1625 de 2016. En este punto, es importante precisar que, de conformidad con el principio de legalidad y el requisito de tipicidad, las conductas que dan lugar a las sanciones deben estar expresamente consagradas en la ley, esto es, deben ser taxativas; ello con el fin de salvaguardar la seguridad jurídica de los obligados, permitiéndoles conocer previamente cuándo y por qué motivos pueden ser objeto de la imposición de una sanción.

2. Facturación en los contratos de mandato.

Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 de 2016, establece:

“Artículo 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones y/o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe estar firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario. (...)”. (Resaltado fuera de texto).

En consecuencia, en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario. Por lo que, si el mandatario vende bienes y/o presta servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida por este. A su vez, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, si bien el régimen sancionatorio en materia de facturación electrónica no le prohíbe expresamente a un mandatario en una operación de reembolso de gastos expedir factura electrónica de venta, tras la expedición de esta, se podría entender que el mandatario está obteniendo un ingreso para efectos tributarios, pues se entendería que está realizando una operación de venta de bienes o de prestación de servicios.

Por lo que, en este caso, es preciso traer a colación lo señalado en el Oficio No. 909578 del 13 de septiembre de 2021, el cual dispuso: “(...) debe tenerse claro que lo que se pretende con la obligación de expedir factura de venta y, para efectos de control tributario, tal como se ha expuesto en la doctrina vigente, entre otros, en el Oficio No. 048031 de 2014, “es que en ella se refleje en su integridad la operación comercial y que los datos en ella consignados correspondan a la realidad” (Subrayado fuera de texto).

En este orden de ideas y, respecto al reembolso de gastos en los contratos de mandato, se reitera lo señalado por esta Dependencia, en otros, en el Oficio No. 900366 del 2021:

““2. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?

Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020. Adicionalmente, se precisa que este Despacho con oficio No. 001753 de 2018, explicó sobre el particular lo siguiente:

“(...) las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Así las cosas, deberá el interesado establecer la calidad de cada una de las partes en el contrato de mandato, para determinar qué parte actúa como mandatario y quién como mandante y, de esta manera establecer las distintas responsabilidades tributarias de cada uno de sus integrantes.

Ahora, respecto al segundo interrogante, téngase en cuenta lo explicado previamente sobre la facturación en contratos de mandato, evento en el cual la expedición de la factura por parte del mandatario se da en virtud a que éste vende bienes o presta servicios en desarrollo del objeto del contrato encomendado por su mandante. Así las cosas, la expedición de la factura electrónica de venta en el mandato, es aquella originada en operaciones de venta de bienes o prestación de servicios efectuadas por el mandatario a nombre de su mandante.

Situación distinta ocurre, cuando el mandatario cumple con la obligación de facturar a su mandante la prestación de sus servicios, es decir, la remuneración por el encargo encomendado a título de intermediación, comisión, honorarios o cualquier otra pactada en el contrato, caso en el cual el mandatario -de ser obligado a facturar- deberá expedir la respectiva factura electrónica de venta a su mandante.

3. “A que se refiere el oficio No.0374 de 2021 cuando menciona “facturarlas a cada uno de ellos” en este párrafo: “De modo que, tratándose de contratos de mandato, el mandatario deberá practicar las debidas retenciones en razón a la calidad de cada uno de los mandantes. Así las cosas, cuando en un contrato de mandato existe pluralidad de mandantes se deberán practicar las retenciones de que trata el artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 obedeciendo a las calidades de cada mandante y, asimismo, el mandatario deberá certificarlas o facturarlas a cada uno de ellos, lo que dependerá de la estructura del contrato celebrado” (Subrayado y resaltado fuera de texto).”

En relación con el asunto objeto de consulta, el Oficio No. 901949 del 11 de marzo de 2021, establece lo siguiente:

(...) Ahora bien, respecto a la práctica de la retención en la fuente en contratos de mandato, el artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 establece:

“Artículo 1.2.4.11. Retención en la fuente en mandato. En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo consagrado en los artículos 1.2.4.2.9 al 1.2.4.2.49 del presente decreto y demás normas concordantes que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.

El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.

De modo que, tratándose de contratos de mandato, el mandatario deberá practicar las debidas retenciones en razón a la calidad de cada uno de los mandantes. Así las cosas, cuando en un contrato de mandato existe pluralidad de mandantes se deberán practicar las retenciones de que trata el artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 obedeciendo a las calidades de cada mandante y, asimismo, el mandatario deberá certificarlas o facturarlas a cada uno de ellos, lo que dependerá de la estructura del contrato celebrado. (...)”. (Subrayado fuera de texto).

Sobre lo anterior, es necesario aclarar, que: el mandatario deberá practicar las retenciones en razón a la calidad de su mandante y deberá certificarlas, según corresponda. Así, cuando el mandatario efectúe pagos en razón al mandato que sean susceptibles de retención en la fuente, este deberá certificar la respectiva retención practicada, en los términos del artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016, sin que este evento sea objeto de la obligación de facturar.

Ahora bien, como se señaló en el punto anterior, en general si el contrato de mandato involucra una prestación de servicios ejecutada directamente por el mandatario al mandante (que implique, por ejemplo, el pago de honorarios), esta deberá ser debidamente facturada, cuando haya lugar a ello, al tratarse de un ingreso propio del mandatario.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud, se aclara el Oficio No. 901949 del 11 de marzo de 2021 y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica