OFICIO 905373 DE 2022

(julio 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 22 de julio de 2022>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Tema:	Documentos soporte digitalizados y firma digital
Descriptores:	Documento de transporte y endoso aduanero
Fuentes formales:	Artículos 2, 7 y 28 de la Ley 527 de 1999 Artículos 2, 3 y 5 del Decreto 2364 de 2012 Artículos 3 y 24 del Decreto 1165 de 2019 Artículos 12-1, 29, 30, 50 y 428 de la Resolución No.046 de 2019

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades. Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta lo siguiente:

1. En el endoso aduanero de un documento de transporte emitido manualmente e impreso en papel, ¿puede dicho endoso perfeccionarse (y ser válido ante la DIAN) mediante la inserción de firma digital del consignatario del documento de transporte sobre un ejemplar del mismo escaneado/digitalizado?

2. En caso afirmativo, en vez de imprimir el documento escaneado/digitalizado que ya contiene la firma digital, ¿podría enviarse ante la DIAN el documento de transporte digitalizado/escaneado y ya firmado digitalmente a fin de surtir los trámites de una importación/reembarque/exportación?

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

1. Documento Digitalizado

Sea lo primero en señalar las definiciones que trae el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, sobre digitalizar y documentos digitalizados, así:

“Digitalizar. Es la acción de convertir la información de la imagen de un documento físico, empleando un escáner u otro dispositivo, en representaciones electrónicas en un código digital, que puede ser transferido, procesado y almacenado por los Servicios Informáticos Electrónicos.

(...)

Documento digitalizado. Es el documento físico cuya imagen ha sido sometida a un procedimiento de digitalización”. (Negrilla fuera de texto)

De otro lado, el artículo 24 del Decreto 1165 de 2019 establece que los procedimientos para el cumplimiento de los trámites, operaciones u obligaciones aduaneras, así como para la aplicación de los diferentes regímenes aduaneros, deberán llevarse a cabo mediante el uso de los servicios informáticos electrónicos.

Para el desarrollo y facilitación de los trámites, operaciones u obligaciones aduaneras, la DIAN expedirá normas y establecerá los parámetros técnicos y procedimientos que regulen la emisión, transferencia, digitalización, uso y control de la información, en relación con tales operaciones. La información de los servicios informáticos electrónicos deberá estar soportada por medios documentales, sean magnéticos o electrónicos y se reputará legítima, salvo prueba en contrario.

Al respecto, a la fecha la DIAN no ha reglamentado los parámetros técnicos y procedimientos para la emisión, transferencia, digitalización, uso y control de los documentos soporte de las declaraciones de importación o exportación a través de los servicios informáticos electrónicos. Por tanto, hasta tanto no se tengan los mecanismos tecnológicos y legales, no podrán ser enviados en forma digitalizada los documentos de transporte para que a través de los servicios informáticos electrónicos se utilicen en los trámites, operaciones y obligaciones aduaneras.

No obstante, respecto de la conservación de documentos soporte de las declaraciones de importación o exportación, las disposiciones aduaneras han contemplado los siguientes casos:

(i) Conservación de los documentos soporte de las declaraciones de importación y exportación de conformidad con el artículo 12-1 de la Resolución No. 046 de 2019 al contemplar la digitalización como otra forma de conservación a la física, sin perjuicio de ser exhibidos cuando la autoridad aduanera lo requiera.

(ii) En la devolución de las garantías globales y específicas, la DIAN podrá conservar copias digitalizadas de acuerdo con los artículos 29, 30 y 50 de la Resolución No. 046 de 2019.

(iii) La dirección seccional podrá conservar en sus archivos el pasaporte y el tiquete de viaje digitalizado para adelantar el trámite de la reimportación de las mercancías nacionales o nacionalizadas que lleve consigo el viajero que sale del país y decida traerlas a su regreso (cfr. numeral 3 del artículo 428 de la Resolución No. 046 de 2019).

2. Mandato Aduanero

El uso de la firma digital para efectuar el endoso en propiedad de un título valor (documento de transporte) por parte del último endosatario, es un tema que escapa de la competencia de la Subdirección de Normativa y Doctrina, toda vez que ésta no cuenta con facultades para interpretar disposiciones comerciales, de acuerdo con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020. Por lo tanto, el estudio se centrará en si es viable para el importador utilizar el mecanismo de la firma digital para realizar el endoso aduanero.

En lo que respecta a los endosos aduaneros, la norma aduanera no distingue el modo en que debe realizarse la firma del último consignatario o endosatario del documento de transporte original.

De acuerdo con la definición del endoso aduanero del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, la cual no ha variado con la que traía el Decreto 2685 de 1999, la doctrina aduanera ha señalado que para que surta efecto el endoso aduanero requiere únicamente de:

(i) La firma del consignatario del documento de transporte original.

(ii) Nominación de la agencia de aduanas a la cual fue conferido para efectuar trámites ante la DIAN (cfr. Concepto 120 de 2002).

Así mismo, de acuerdo con la definición del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 sobre el documento de transporte, se dispone que: “El documento de transporte podrá ser objeto de endoso aduanero parcial o total”. (Negrilla fuera de texto)

El endoso aduanero siempre lleva implícito un contrato de mandato toda vez que el importador faculta a la agencia de aduanas para representarlo ante la autoridad aduanera en los trámites aduaneros, suscribir y presentar la declaración de importación en su nombre frente a la mercancía que ampara el documento de transporte.

Por consiguiente, con la firma del importador en el cuerpo del documento de transporte original, se establece el vínculo jurídico de mandato aduanero con la agencia de aduanas.

Ahora bien, si la firma que impone el importador con el fin de endosar aduaneramente el documento de transporte es digital, necesariamente se debe acudir a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999, en la que se definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y estableció las entidades de certificación, señalando respecto de la firma digital, lo siguiente:

“ARTICULO 2. DEFINICIONES. (...) c) Firma digital. Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”. (Negrilla fuera de texto)

“ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma”. (Negrilla fuera de texto)

“ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.

PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional”. (Negrilla fuera de texto)

Por su parte, el Decreto 2364 de 2012 reglamentó el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, estableció en sus considerandos: “Que la firma digital se encuentra definida en el literal c) del artículo 2o de la Ley 527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y ha sido considerada como una especie de la firma electrónica". (Subrayado fuera de texto).

Así mismo, sus artículos 2, 3 y 5 señalan respecto de la firma electrónica:

“Artículo 2o. Neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica. Ninguna de las disposiciones del presente decreto será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos señalados en el artículo 7o de la Ley 527 de 1999”.

“Artículo 3o. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje”. (Negrilla fuera de texto)

“Artículo 5o. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquel cumple con los requisitos esta-blecidos en el artículo 3o de este decreto”.

Adicionalmente, en el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 se ha definido el archivo electrónico, como aquel “documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 o normas que la modifiquen o sustituyan. Su contenido está en un código digital, que puede ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos”. (Negrilla fuera de texto).

Así mismo, de acuerdo con la definición del artículo 3 del citado decreto, es un documento electrónico el “creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos”. (Negrilla fuera de texto)

De las anteriores normas señaladas se desprende que para que la firma digital tenga los atributos jurídicos a los que se refiere el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, debe estar íntimamente ligada a un mensaje de datos, es decir, a un archivo electrónico.

Por lo anterior, se concluye que mientras el documento de transporte no cumpla con las condiciones de un documento electrónico en los términos del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, es decir, que haya sido creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, la firma con la que se acredite el endoso aduanero en el documento de transporte original no podrá ser digital sino manuscrita.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales