OFICIO 904697 DE 2021

(mayo 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

100208221-0731

Bogotá, D.C. 21/05/2021

Descriptor	Circular 170 de 2002
Fuentes formales	Ley 527 de 1999 artículos 7 y 28 Decreto 2364 de 2012 Resolución 070 de 2016 Circular 170 de 2002

Cordial saludo.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria presenta la siguiente inquietud:

En razón de la pandemia y como medida de protección por el COVID - 19 muchas empresas se encuentran trabajando Home Office y en esa medida las compañías están generando y manejando en sus documentos firmas digitales de certicamaras y otras entidades; ¿Son estas firmas digitales válidas para dar cumplimiento al conocimiento del cliente (Circular 170) en mandatos, formulario circular 170, manifestaciones suscritas, etc.?

Al respecto, las consideraciones del despacho son las siguientes:

I. Firma digital

La Ley 527 de 1999, definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electronico y de las firmas digitales, y estableció las entidades de certificación, señalando respecto de la firma digital, lo siguiente:

“ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma."

“ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.

PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Por su parte, el Decreto 2364 de 2012 reglamentó el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, y estableció en sus considerandos: “Que la firma digital se encuentra definida en el literal c) del artículo 2o de la Ley 527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y ha sido considerada como una especie de la firma electrónica.”

Así mismo, en sus artículos 2, 3 y 5 señalan respecto de la firma electrónica:

Artículo 2o. Neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica. Ninguna de las disposiciones del presente decreto será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos señalados en el artículo 7o de la Ley 527 de 1999.

Artículo 3o. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.

Artículo 5o. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3o de este decreto.

II. Obligaciones previstas en la Circular 170 de 2002

Se observa que la Circular 170 de 2002 estableció los procedimientos que deben seguir los usuarios aduaneros y cambiarios, para prevenir, detectar, controlar y reportar las operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con lavado de activos.

En ese orden, establece una serie de actividades que deben cumplirse para garantizar el adecuado conocimiento del cliente y el uso de un Sistema Integral para la Prevención y el Control del Lavado de Activos, entre las cuales se encuentran (i) mecanismos de control y prevención (ii) reporte de operaciones sospechosas y el deber de denuncia, (iii) capacitación y (iv) Código de Ética.

Del análisis de las disposiciones mencionadas, este Despacho concluye lo siguiente:

1. De conformidad con lo previsto en los artículos 7 y 28 de La Ley 527 de 1999, y en concordancia con lo previsto en el Decreto reglamentario 2364 de 2012, que establecen que los documentos que sean suscritos con firma digital mediante una entidad certificadora autorizada y con el cumplimiento de requisitos previstos en la ley, tienen la misma validez y efectos jurídicos que una firma manuscrita y por lo tanto, aquellos documentos que se hayan expedido y suscrito en las condiciones previstas en la Ley y el decreto reglamentario, en cumplimiento de la Circular 170 de 2002, tendrían efectos jurídicos.

2. Ahora bien, como se observa de la lectura de la Circular 170 de 2002, los procedimientos que allí se señalan que deben cumplir los usuarios aduaneros, no se limitan a la suscripción de documentos, todo lo contrario, se trata de la implementación del Sistema Integral para el Control y Prevención de Lavado de Activos, que exige verificaciones de información, reportes y demás actividades que deben adelantarse con el rigor y la transparencia que ello implica, máxime cuando se trata de agencias de aduanas, quienes tienen la condición de auxiliares de la función aduanera.

3. En consecuencia, si bien las firmas digitales que soportan la suscripción de documentos relacionados con las actividades de control y prevención de lavado de activos, son válidas cuando cumplan lo previsto en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, no se puede afirmar que, con la sola suscripción de documentos utilizando firmas digitales, se da cumplimiento a todas las actividades que componen el Sistema Integral de Control y Prevención de Lavado de Activos de que trata la Circular 170 de 2002.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -"técnica”-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina

Dirección de Gestión Jurídica