CONCEPTO 6920 (Int. 1900) DE 2023

(noviembre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 30 de noviembre de 2023>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Area del Derecho

Tributario

Banco de Datos

Facturación Electrónica

Número de Problema 1

Extracto

Este Despacho es competente para absolver las peticiones de reconsideración de conceptos expedidos por la Subdirección de Normativa y Doctrina^[1].

Usted solicita la aclaración del numeral 1.1.17.1.1 del Concepto Unificado No. 106 de agosto 19 de 2022 - Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica respecto de la viabilidad de presentar una impresión de la factura comercial, documento soporte de la declaración de importación, enviada por medios electrónicos o similares por el proveedor ubicado en el exterior, en las operaciones de importación, en aras de la celeridad de las operaciones de comercio exterior.

En el referido numeral se indicó:

1.1.17.1.1. ¿Es válido aceptar la factura electrónica aportada por el proveedorel extranjero o por el contrario esta debe ser suministrada en físico original previo a la transmisión y aceptación de las declaraciones de importación?

Se deduce de las normas citadas que, en las operaciones de importación, la factura de venta como documento soporte de la declaración de importación debe presentarse bien sea en forma física o electrónica, siempre en original.

Ahora, si bien, tratándose de factura electrónica de venta, al ser este un documento electrónico admitido por la legislación vigente como soporte de la respectiva declaración de importación se prevé que debe allegarse antes de la presentación de la declaración de importación correspondiente, a través de los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin que sea necesaria su impresión. No obstante, se advierte que en la legislación nacional actualmente no existe reglamentación acerca de la recepción de la factura electrónica de venta como documento electrónico en operaciones de importación. Por lo tanto, hasta tanto no se regule dicha recepción del documento electrónico, la factura de venta deberá presentarse en original en medio físico.

(Subrayado fuera de texto)

Al respecto, esta Dirección considera:

La doctrina precisó las condiciones que debe cumplir la factura comercial como documento soporte de la declaración de importación con fundamento en el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019. Este establece que, para efectos aduaneros, el importador (declarante) está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración, el original de la factura comercial (cuando hubiere lugar a ella) “en medio físico o electrónico” (subrayado fuera de texto), entre otros documentos.

Este artículo agrega que “Cuando se trate de documentos soporte electrónicos, su presentación se efectuará, antes de la presentación de la declaración de importación correspondiente, a través de los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin que se requiera su impresión. Para efectos de su conservación, se deben mantener en un medio de almacenamiento electrónico que permita garantizar su seguridad y conservación por el término establecido en el parágrafo 6 del presente artículo” (subrayado fuera de texto).

Respecto de la presentación de la factura comercial en medio electrónico, solo podrá aceptarse como documento soporte de la declaración de importación cuando la Administración Aduanera disponga el respectivo procedimiento a través de sus servicios informáticos electrónicos^[2].

Ahora bien, esto no implica que el original de la factura comercial solo se pueda presentar en medio físico, ya que, es válido presentar, como documento soporte de la declaración de importación, la impresión de una factura comercial digitalizada y enviada por medios electrónicos o similares:

i) De acuerdo con el artículo 78 del Decreto Ley 920 de 2023^[3] son admisibles como medios de prueba, entre otros, los señalados en el Código General del Proceso. Este, a su vez, señala en el artículo 247, que “La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos” (subrayado fuera de texto).

ii) Sobre el mensaje de datos, el artículo 2o de la Ley 527 de 1999 lo define como “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares” (subrayado fuera de texto).

Los artículos 6o y 8o de esta misma Ley prevén que “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta” (subrayado fuera de texto) y que “Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos” (subrayado fuera de texto) con el cumplimiento de ciertas condiciones^[4].

iii) El artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 define “digitalizar” como “la acción de convertir la información de la imagen de un documento físico, empleando un escáner u otro dispositivo, en representaciones electrónicas en un código digital, que puede ser transferido, procesado y almacenado por los Servicios Informáticos Electrónicos” y el “documento digitalizado” como “el documento físico cuya imagen ha sido sometida a un procedimiento de digitalización”.

Así, la factura comercial como documento soporte de la declaración de importación, que debe presentarse en original, ya sea en medio físico o electrónico, puede presentarse mediante una impresión de su digitalización.

Por lo tanto, la factura digitalizada hace las veces de la factura original en medio físico, siempre y cuando se satisfagan las definiciones del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 (sobre documento digitalizado) y lo previsto por los artículos 6, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999 en torno al documento escrito y al documento original.

Finalmente, a la luz del principio de eficiencia^[5] en las actuaciones administrativas aduaneras, resulta apropiado otorgar validez probatoria a la impresión en comento, considerando lo previsto en los artículos 78 del Decreto Ley 920 de 2023 y 247 del Código General del Proceso en concordancia con el artículo 80 del Decreto Ley 920 de 2023^[6]:

En todo caso, se advierte que la presentación de la impresión de una factura comercial digitalizada para efectos de la presentación y aceptación de la declaración de importación no exime al declarante de la presentación de la factura original en medio físico con ocasión de los controles aduaneros que lleve a cabo con posterioridad la autoridad aduanera.

Así las cosas, se reemplaza el descriptor 1.1.17.1.1 del Concepto Unificado No. 106 de agosto 19 de 2022 - Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica, el cual quedará así:

“1.1.17.1.1. ¿Es válido presentar la factura comercial digitalizada o en medio electrónico como documento soporte de la declaración de importación de manera previa a la transmisión y aceptación de la mencionada declaración?

El usuario aduanero declarante podrá aportar como documento soporte de la importación la factura de venta digitalizada que cumpla con las características previstas en los artículos 3 (documento digitalizado) del Decreto 1165 de 2019, y 6, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999. Este documento deberá ser valorado por la DIAN de acuerdo con las reglas de los artículos 78 del Decreto Ley 920 de 2023 y 247 del Código General del Proceso. En todo caso, la DIAN está facultada para solicitar la factura de venta original en físico y el declarante está en la obligación de suministrarla so pena de incurrir en la sanción prevista en el numeral 2.1 del artículo 29 del Decreto Ley 920 de 2023.

Se precisa que el medio electrónico previsto en el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019 corresponde a aquel que se presenta a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Sin embargo, a la fecha, este medio no ha sido habilitado por la DIAN.”

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Cfr. numeral 20 del artículo 55 del Decreto 1742 de 2020.

2. Cfr.: Art. 177, Decreto 1165 de 2019.

3. Por medio del cual se expide el nuevo régimen sancionatorio y de decomiso de mercancías en materia aduanera, así como el procedimiento aplicable.

4. Estas condiciones son:

i) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

ii) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. A la par, el artículo 9o de la Ley 527 de 1999 señala que “se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso”.

5. De acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1165 de 2019 este principio exige que “En las actuaciones administrativas relativas a la función aduanera siempre prevalecerá el servicio ágil y oportuno para facilitar y dinamizar el comercio exterior, sin perjuicio de que la autoridad aduanera ejerza su control” (subrayado fuera de texto).

6. Art. 80, Decreto Ley 920 de 2023. “Las pruebas serán apreciadas en su conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, con independencia de quien las haya solicitado.

En el acto que decide de fondo, el funcionario aduanero deberá exponer en forma razonada el mérito que le asignó a cada prueba que obra en el expediente. (...)” Subrayado fuera del texto.