OFICIO 55415 DE 2014

(septiembre 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Señor

XXXXXXXXXXXX

Ref.: Radicado 50216 del 11/08/2014

Tema:	Procedimiento
Descriptores:	Facturación en mandato/documento soporte costos
Fuentes Formales:	Decreto 1514/98 art 3, Decreto 3050/97 art 29.

De conformidad con el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 de 2009, este despacho está facultado para absolver en sentido general, las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En el escrito de la referencia, manifiesta que una persona jurídica que por encontrarse incluida en la lista OAFC, el sistema financiero no le suministra el datáfono para la venta de sus servicios, ha acudido a un particular para el efecto mediante un contrato de mandato, por lo anterior presenta las siguientes inquietudes en relación con el contrato:

1.- Es viable para efectos tributarios que el mandante continúe realizando la facturación, en razón a que el mandatario no posee un software que le permita facturar directamente?

Respuesta

Consagra el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998:

ARTÍCULO 3o. FACTURACION EN MANDATO. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario.

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tengan derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante."

Como se observa, expresamente la anterior disposición consagra quien es el obligado a facturar en los contratos de mandato, de tal suerte que si la factura no es expedida por quien en virtud del contrato debe hacerlo- mandatario- podría incurrir en la irregularidad prevista en el literal a) del artículo 657 del Estatuto Tributario, por incumplimiento del requisito previsto en el literal b) del artículo 617 ibídem:

"ARTÍCULO 657. SANCIÓN DE CLAUSURA DEL ESTABLECIMIENTO. La Administración de Impuestos podrá imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, y en general, el sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, en los siguientes casos:

a) Cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f), g), del artículo 617 del Estatuto Tributario, o se reincida en la expedición sin el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 652 del mismo Estatuto. En estos eventos, cuando se trate de entes que prestan servicios públicos, o cuando a juicio de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la entidad podrá abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sanción prevista en el artículo 652 del Estatuto Tributario. (...)”

2.- La retención en la fuente por impuesto sobre la renta y sobre las ventas, que la entidad financiera le efectúa al mandatario a quien le expide los certificados, puede ser tomada por el mandante?

Dispone el artículo 29 del Decreto 3050 de 1997:

"ARTÍCULO 29. RETENCION EN LA FUENTE EN MANDATO. En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo consagrado en el Decreto 700 de 1997 y demás normas concordantes que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de éste. (...)" resaltado fuera de texto.

Lo anterior en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, el cual prescribe en su parte pertinente:

“Para efecto de soportar los respectivos costos, deducciones e impuestos descontables o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de éstos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal según las disposiciones legales vigentes sobre el tema."

En consecuencia, el mandante podrá tomar la retención practicada en desarrollo de la gestión, teniendo como soporte la certificación expedida por el mandatario con el lleno de los requisitos legales.

Lo anterior debido a que las disposiciones le otorgan al mandatario las facultades para actuar en cumplimiento del contrato, quedando en cabeza del mandante los efectos de la gestión del mandatario. Por ello la norma, establece el mecanismo para que quien ha encargado la gestión (mandante) pueda soportar tanto los ingresos, como los costos, deducciones, retenciones y demás, practicadas en desarrollo del contrato.

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad" -"técnica"-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica".

Atentamente,

OSCAR FERRER MARÍN

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)