OFICIO 47868 DE 2014

(agosto 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D.C., 06 AGO. 2014

100208221- 000693

Señor

JULIO CESAR GUZMAN RODRIGUEZ

Click & Done Soluttions;

Carrera 7 F No. 147 - 18 Apto. 207

julio_017@hotmail.com

Bogotá D. C.

Ref.: Radicado 100013602 del 04/07/2014

TEMA: Facturación.

DESCRIPTORES: Prestación de servicios

FUENTES FORMALES Artículos 615 y 771-5 del Estatuto Tributario.

Cordial saludo, Sr Guzmán:

Solicita, con el propósito de facilitar el manejo administrativo y contable de una empresa, se le indique cuál es la forma más práctica de facturar a un gran número de proveedores de servicios para terceros,' quienes pagan a la empresa mensualmente haciendo uso de medios de pago como baloto, efecty, entre otros?.

Sea lo primero, manifestarle que de conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 0006 de 2009, es función de este Despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En segundo lugar, es importante distinguir dos situaciones diferentes, ya que una es la obligación de facturar o emitir documento equivalente de conformidad con los artículos 615 del Estatuto Tributario y otra el medio de pago que deben utilizar los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios para que le sean aceptados los costos, deducciones pasivos e impuestos descontables, acorde con el artículo 771-5 del mismo estatuto.

Respecto a la facturación, este despacho se ha pronunciado en reiteradas ocasiones (Concepto Nro. 048896 de 2000) sobre el tema así:

"Al tenor de lo prescrito por el artículo 615 del Estatuto Tributario, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes dé, los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, deben expedir factura o documento equivalente y conservar copia por cada una de las operaciones que realice.

Salvo las excepciones consagradas en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario y 10 del Decreto 1165 de 1996, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se encuentren inscritos en este régimen o no.

2. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

3. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.

5. <sic>Los importadores.

6. Los prestadores de servicios

7. En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. (Arts. 511, 615 y 616-1 del Estatuto Tributario).

8. Quienes presten el servicio de elaboración de facturas así sean del régimen simplificado.

Requisitos de las facturas:

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas deberán contener los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente factura de venta.

2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios, y discriminación del impuesto cuando se trate de un responsable con derecho al descuento.

4. Numeración consecutiva.

5. Fecha de la expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Identificación del impresor.

9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

Solicitud de Autorización de la numeración:

Los obligados a facturar deberán presentar solicitud de autorización personalmente o enviarla por correo certificado a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente al domicilio social principal si se trata de personas jurídicas o al asiento principal de los negocios o donde se ejerza habitualmente la profesión u oficio, cuando el obligado a facturar sea persona natural.

Para tal efecto se diligenciará el formato DIAN 79.027.96 "Solicitud de autorización de numeración de facturación" (que se consigue en las Administraciones sin ningún costo), en el cual se anotarán p incluirán los intervalos de numeración consecutiva, esto es, la indicación del primero y último de los números del rango consecutivo que se utilizaran dentro de los dos (2) años siguientes. Cuando se opte por la utilización de prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos para diferenciar las operaciones, estos harán parte de la numeración cuya autorización se solicite.

A la solicitud deberá adjuntarse, fotocopia del NIT o cédula de ciudadanía y los documentos que acrediten la personería para actuar.

Cuando la facturación autorizada resultare insuficiente, deberá solicitarse autorización de nueva numeración, con la antelación necesaria para que la Administración Tributaria dentro del término previsto se pronuncie y el interesado no se vea afectado con un posible incumplimiento en la obligación de facturar.

Una vez autorizada la numeración o transcurrido el término de quince días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud en debida forma, sin que la Administración hubiere notificado la decisión, el solicitante entregará al litógrafo, tipógrafo o persona que elabore las facturas, copia de la Resolución de autorización o en su defecto, manifestación escrita sobre el vencimiento del término, suscrita por el interesado, la cual se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con su firma.

En todo caso, el prestatario del servicio deberá conservar una u otra, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art. 2o. Resolución 5709 de 1996).

Documentos equivalentes a la factura:

Por disposición del artículo 616-1, artículos 5o del Decreto 1165 de 1996, 13 y 20 del Decreto 380 del 27 de febrero de 1996 y 5 del Decreto 3050 de 1997 constituyen documentos equivalentes a la factura entre otros los siguientes:

- Los tiquetes de máquinas registradoras.

- La factura electrónica emitida a través de redes de valor agregado.

- El libro fiscal de registro de operaciones diarias, para los responsables del régimen simplificado

- Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.

- Certificado de liquidación expedido por las transacciones realizadas en Bolsa de Valores

- En la venta de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera efectuadas por personas naturales cuando superen la suma de $ 4.200.000 (valor base año 2000).

REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración consecutiva, la cual tratándose de tiquetes expedidos por máquinas registradoras podrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos, sin que sea necesario solicitar autorización de la numeración por disposición del artículo 3o de la Resolución 3878 de 1996.

Cuando la venta o prestación del servicio fuere gravado con el impuesto sobre las ventas, adicionalmente a los requisitos mínimos, en el documento equivalente deberá constar la discriminación del Impuesto sobre las Ventas cuando se trate de un responsable con derecho a descuento y lo solicite, así como la Identificación del mismo. Cuando no sea posible cumplir con este requisito, deberá expedirse factura por la operación, la que constituye soporte para la contabilidad.

Tiquetes de Máquinas Registradoras con sistema P.O.S.:

Los tiquetes expedidos deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción

3. Fecha de la operación

4. Descripción de los bienes o servicios

5. Valor total de la transacción".

En cuanto a los medios de pago, el artículo 771-5 del Estatuto Tributario, dispone lo siguiente.

"ARTÍCULO 771-5. MEDIOS DE PAGO PARA EFECTOS DE LA ACEPTACIÓN DE COSTOS, DEDUCCIONES, PASIVOS E IMPUESTOS DESCONTABLES. <Artículo adicionado por el artículo 26 de la Ley 1430 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.

Lo dispuesto en el presente artículo no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni la utilización de los demás modos de extinción de las obligaciones distintos al pago, previstos en el artículo 1625 del Código Civil y demás normas concordantes.

Así mismo, lo dispuesto en el presente artículo solo tiene efectos fiscales y se entiende sin perjuicio de la validez del efectivo como medio de pago legítimo y con poder liberatorio ilimitado, de conformidad con el artículo 8o de la Ley 31 de 1992.

PARÁGRAFO. Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:

- En el primer año, el menor entre el ochenta y cinco por ciento (85%) de lo pagado o cien mil (100.000) UVT, o el cincuenta por ciento (50%) de los costos y deducciones totales.

- En el segundo año, el menor entre el setenta por ciento (70%) de lo pagado u ochenta mil (80.000) UVT, o el cuarenta y cinco por ciento (45%) de los costos y deducciones totales.

- En el tercer año, el menor entre el cincuenta y cinco por ciento (55%) de lo pagado o sesenta mil (60.000) UVT, o el cuarenta por ciento (40%) de los costos y deducciones totales.

/\ partir del cuarto año, el menor entre cuarenta por ciento (40%) de lo pagado o cuarenta mil (40.000) UVT, o el treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Esta gradualidad prevista en el presente artículo empieza su aplicación a partir del año gravable 2014.

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo adicionado por el artículo 164 de la Ley 1607 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de los pagos en efectivo que efectúen operadores de Juegos de Suerte y Azar, la gradualidad prevista en el parágrafo anterior se aplicará de la siguiente manera:

- En el primer año, el setenta y cuatro por ciento (74%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

- En el segundo año, el sesenta y cinco por ciento (65%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

- En el tercer año, el cincuenta y ocho por ciento (58%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

- A partir del cuarto año, el cincuenta y dos por ciento (52%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales".

Como se observa de las normas anteriores, para efectos fiscales, las empresas deben facturar o expedir los documentos equivalentes por los servicios prestados, con los requisitos previstos por los artículos 615 y siguientes del Estatuto Tributario, en los cuales no se considera como factura o documento equivalente los diferentes medios de pago que pueda utilizar la empresa y/o los proveedores, puesto que éstos cumplen una formalidad sólo para efectos de demostrar que se efectuó el pago por canales bancarios y así poderlos tomar como deducción, costo o descontables en el impuesto sobre la renta y complementarios.

En consecuencia, los.medios de pago no son factura ni documento equivalente, ya que sólo representan la forma y. prueba de un pago.

Finalmente, en cuanto a la forma más eficaz de llevar a cabo el sistema de facturación le corresponde a la empresa respectiva, decidir cuál debe aplicar, ya que la administración del negocio y el registro de su contabilidad, no es del ámbito de esta entidad.

En los anteriores términos se resuelve su consulta y de manera cordial le informamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co,http://vvww.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” - “técnica”- dando click en el link “Doctrina”

Atentamente,

YUMER YOEL AGUILAR VARGAS

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina