OFICIO 34905 DE 2018

(diciembre 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Dirección de Gestión Jurídica

Bogotá, D.C.

Ref.: Radicado 1264 del 09/10/2018

De conformidad con el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Dirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.

Se plantea las siguientes preguntas:

1. Como se pueden manejar las contingencias que por cualquier motivo se presente en puntos de venta que por necesidad operativa del negocio facturen por sistema P.O.S., una vez se implemente el sistema de factura electrónica?

Es importante mencionar que el artículo 8 de la Resolución 000055 del 14 de Julio del 2016, modificó e numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 del 24 de febrero del 2016, el cual trata sobre la forme como los obligados a facturar electrónicamente deben subsanar las fallas que se presenten en caso de contingencia.

[...]

En caso de fallas comprobadas que no puedan ser previstas por el obligado a facturar o su proveedor tecnológico, según el caso, mientras dure la contingencia deberá facturar por talonario (papel), facturación que deberá llevar el título "Contingencia Facturación Electrónica", pre-impreso, con numeración consecutiva y vigencia autorizada por la DIAN, la cual será utilizada en los casos de contingencia de Facturación Electrónica.

[...]

Por lo tanto, si el contribuyente viene utilizando la facturación electrónica la norma solo provee la subsanación de una contingencia a través de la factura con talonario con la indicación mencionada anteriormente.

En todo caso se recuerda que el artículo 1.6.1.4.1.16 del Decreto 1625 de 2016, establece que se podrán seguir utilizando otros documentos equivalentes hasta que no se hallan modificado, aspecto que a Ia fecha no ocurrido.

"Artículo 1.6.1.4.1.16. Otros documentos equivalentes de la factura. Mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes, podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actuales.

El obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. En estos casos, cuando el adquirente sea un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, si lo requiere para efectos de impuestos descontables, podrá solicitar la factura correspondiente. En este evento el obligado a facturar electrónicamente, deberá expedir factura electrónica en las condiciones de la presente Sección."

Este despacho interpreta que lo establecido en esta norma aplica cuando el contribuyente aparte de facturar electrónicamente, sigue utilizando el tiquete por máquina registradora "POS" por su modelo de negocio, pero de manera permanente. En conclusión, no es posible utilizar el tiquete de máquina registradora "POS" solo en contingencia ya que la norma no lo estableció de esa manera.

2. Los contribuyentes que entran a facturar electrónicamente a partir del 1 de septiembre del 2018, pueden seguir utilizando eventualmente la facturación tipo papel con resolución anterior, o deben solicitar nueva resolución para facturación tipo talonario para contingencia F.E.?

El artículo 8 de la Resolución 000055 del 14 de Julio del 2016, modificó el numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 del 24 de febrero del 2016, establece

[...]

La numeración de la facturación por contingencia de factura electrónica, debe ser solicitada al momento de adelantarlos trámites para obtener autorización de numeración de facturación

[...]

El parágrafo del artículo 14 de la Resolución 0019 de febrero 24 de 2016, establece:

[...]

Parágrafo: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, las resoluciones de la DIAN que fije los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) meses siguientes a la fecha de entrada en vigencia de la Resolución de la DIAN que fije los seleccionados, lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica.

En todo caso, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de vigencia de la resolución de la DIAN que fije los seleccionados obligados a facturar electrónicamente, límite dentro del cual deben comenzar a facturar de esta forma, no podrán volver a utilizar los sistemas de facturación por computador, talonario, ni el sistema de facturación regulado por el Decreto 1929 de 2007.

[...]

De acuerdo a lo anterior, se concluye que una vez el contribuyente tenga la obligación de facturar electrónicamente debe solicitar una numeración para futuras contingencias, quedando inhabilitadas la resolución de facturación que tenía con anterioridad.

3. Una vez implementada la obligatoriedad de factura electrónica, pueden seguir haciendo remisiones u órdenes de pedido y facturar posteriormente, en razón a temas logísticos, operativos, entre otros?

La obligación de expedir factura se encuentra regulada en el artículo 615 del Estatuto Tributario en concordancia con el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016, y se deberá realizar por cada una de las operaciones que realicen, por lo tanto, no es competencia de este despacho regular la forma de hacer los negocios o controles administrativos que implementen las empresas, por consiguiente, el contribuyente debe garantizar que una vez realice una operación (venta) de bienes o servicios, deberá cumplir las normas tributarias, como son la de expedir factura mediante los sistemas que tenga autorizados.

4. Que debe hacer el contribuyente, cuando se genera algún error en la validación de la factura, cuanto tiempo y desde cuando se cuenta para reenviar o retransmitir a la DIAN la factura?

De conformidad con la Resolución 000019 del 24 de febrero del 2016, en donde se prescribe el sistema técnico de control para la factura electrónica, el artículo 8 de la presente resolución establece el procedimiento que se debe agotar, así mismo en el numeral 3 del artículo 11 establece las medidas en caso de inconvenientes técnicos por parte de la DIAN y el plazo en que se debe subsanar.

5. Cuál es el procedimiento para anular o modificar la factura cuando existe error en su generación o inexactitud?

El Artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto 1625 de 2016, en sus parágrafo 2 y 3, establece:

[…]

Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.

Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.

Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.

Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo.

[...]

De la norma transcrita se concluye lo siguiente:

1. Solo procede la anulación de una factura electrónica siempre y cuando no haya sido enviada electrónicamente a las partes ni haya sido validada. En todo caso una vez anulada la factura, ésta no número no se puede volver a utilizar.

2. Una vez se haya expedido la factura y se haya validado y se requiere anular, o modificar, solo se puede realizar mediante nota crédito, para lo cual se debe cumplir con los requisitos que establece el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto 1625 de 2016 y en concordancia con el numeral 2.2 del artículo 8 de la Resolución 000019 del 24 de febrero del 2016.

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios ha publicado en su página de internet www.dian.qov.co, la base de conceptos en materia tributaria aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad" -"técnica"-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LILIANA ANDREA FORERO GOMEZ

Directora de Gestión Jurídica