OFICIO 30459 DE 2019

(diciembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Descriptores

Conservación de Documentos

Fuentes Formales

DECRETO 1165 DE 2019 ARTS 3, 177

Extracto

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este Despacho está facultado para resolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de la competencia asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Previo a resolver la consulta, se informa que de acuerdo a las competencias funcionales de este despacho los pronunciamientos emitidos en respuesta a las peticiones allegadas se resuelven con base en criterios legales de interpretación de normas jurídicas, consagrados en el código civil; respuestas que son una adecuación en abstracto de las normas vigentes a situaciones concretas.

Los que a su vez no tienen como fin solucionar problemáticas individuales, menos aún juzgar, validar, valorar o asesorar a otras dependencias, entidades públicas y privadas o personas naturales en el desarrollo de sus actividades, funciones y competencias.

Por lo cual la consulta se responderá atendiendo al contexto general de la situación descrita y únicamente respecto a las inquietudes que ameritan una interpretación normativa, sin entrar a dar respuesta específica a los casos puntuales cuya valoración pertenece a la esfera privada de los contribuyentes, usuarios, o invadir materias técnicas especializadas a cargo de otras entidades públicas o privadas.

La peticionaria hace alusión a los artículos 3 sobre algunas definiciones y 177 documentos soporte de la declaración de importación del Decreto 1165 de 2019, así:

“Archivo electrónico. Es cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 o normas que la modifiquen o sustituyan. Su contenido está en un código digital, que puede ser leído, reproducido y transferido a los servicios informáticos electrónicos."

“ART. 177.– Documentos soporte de la declaración de Importación. Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando esta así lo requiera:

PAR. 1–En el original de cada uno de los documentos soporte que deben conservarse de conformidad con el presente artículo, el declarante deberá consignar el número y fecha de la presentación y aceptación de la declaración de importación a la cual corresponden.”

La peticionaria trae a colación lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, e indica que conforme los avances tecnológicos de las Entidades, varios de los documentos soportes requeridos en el articulo 177 del Decreto 1165 de 2019, son obtenidos de manera electrónica y son objeto de consulta en las páginas oficiales de las entidades, entre ellos, tenemos:

- Registros y/o Licencias de Importación

- Declaraciones Andinas de Valor

- Certificados de origen electrónicos Inspecciones ICA e INVIMA

Sostiene que tales documentos cumplen las condiciones de conservación de los mensajes de datos y documentos, conforme lo dispone el artículo 12 de la ley 527 de 1999, la cual establece el uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.

Dado la anterior, consulta sí dichos archivos o documentos electrónicos generados antes de la presentación y aceptación de la declaración de importación, posteriormente a la obtención del levante deben ser impresos, desglosados y archivados en la carpeta final o pueden ser archivados en las condiciones previstas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999?

Respecto de la consulta este despacho le manifiesta lo siguiente:

Los artículos 11, 20 y 21 del Decreto 1165 de 2019 señalan dentro del Alcance de la Obligación Aduanera frente a los regímenes de Importación, Exportación y Tránsito se encuentra la de "conservar los documentos que soportan la operación (... )"

Por su parte, los artículos 51 y 177 ibídem disponen:

"ARTÍCULO 177. DOCUMENTOS SOPORTE DE LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN. Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando esta así lo requiera:

1. Registro o licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ello hubiere lugar.

2. Factura comercial, cuando hubiere lugar a ella.

3. Documento de transporte.

4. La prueba de origen señalada en el respectivo acuerdo comercial y los documentos relativos a las condiciones de expedición directa, tránsito y/o transbordo, cuando a ello hubiere lugar; o certificación de origen no preferencial, cuando se requiera.

5. Certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere lugar.

6. Lista de empaque, cuando hubiere lugar a ella.

7. Mandato, cuando no exista endoso aduanero y la Declaración de Importación se presente a través de una Agencia de Aduanas o apoderado.

8. Declaración Andina del Valor y los documentos justificativos de esta.

9. Declaración de exportación o el documento que acredite la operación de exportación ante la autoridad aduanera del país de procedencia de la mercancía, en los eventos en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así lo exija.

10. Las autorizaciones previas establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la importación de determinadas mercancías.

11. Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal cuando los documentos de transporte y demás documentos soporte de la operación de comercio exterior se consignen, endosen o expidan, según corresponda, a nombre de un Consorcio o de una Unión Temporal.

12. Certificación de marcación física o electrónica expedida por el SUNIR, para los bienes sujetos al pago del impuesto al consumo de que trata la Ley 223 de 1995. Este documento soporte solo será obligatorio una vez entre en producción la fase del SUNIR correspondiente a la obtención de información para cada industria.

(...) "

"ARTÍCULO 51. OBLIGACIONES DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS. Las agencias de aduanas en ejercicio de su actividad, a través de sus representantes legales, administradores, agentes de aduanas o auxiliares tendrán las siguientes obligaciones:

(...)

7. Conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de las declaraciones de importación, exportación o tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y de los documentos soporte, durante el término previsto en el 177 del presente decreto.

(...)'"

Ahora bien el artículo 10 del citado Decreto dispone que dentro de los requisitos y obligaciones para los importadores y exportadores se encuentra el numeral 3.7 que señala:

"ARTÍCULO 10. REQUISITOS Y OBLIGACIONES DEL IMPORTADOR O EXPORTADOR. El importador o el exportador deben cumplir con los requisitos y obligaciones relacionadas a continuación:

3.7. Cuando el importador o exportador actúe directamente, conservar los documentos soporte y los recibos oficiales de pago en bancos, en documento físico o digitalizado, según lo determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por un periodo de cinco (5) años a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración, a disposición de la autoridad aduanera.

(...) "

De lo anterior se observa lo siguiente:

- Los artículos 11, 20, 21 y 51 del Decreto 1165 de 2019, expresamente disponen al establecer el alcance de las obligaciones de los regímenes de importación exportación y transito la de “conservar los documentos que soportan la operación” sin que indique la forma de conservarlos.

- Por su parte, y de conformidad con el artículo 177 del citado Decreto 2685, se observa que una vez nacionalizadas las mercancías el declarante deberá conservar por un periodo de cinco (5) años contados a partir de la presentación y aceptación de la declaración el original de los documentos enlistados en dicha norma y los demás que ordenen normas especiales.

De otra parte, respecto de los documentos electrónicos, el artículo 3o. del Decreto 1165 de 2019 establece dentro de las definiciones lo siguiente:

"Archivo electrónico. Es cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 o normas que la modifiquen o sustituyan. Su contenido está en un código digital, que puede ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos."

"Digitalizar. Es la acción de convertir la información de la imagen de un documento físico, empleando un escáner u otro dispositivo, en representaciones electrónicas en un código digital, que puede ser transferido, procesado y almacenado por los Servicios Informáticos Electrónicos."

"Documento digitalizado. Es el documento físico cuya imagen ha sido sometida a un procedimiento de digitalización. "

"Documento electrónico. Es el creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos."

Aunado a lo anterior el numeral 6 artículo 9 de la Resolución 1684 de la CAN señala:

"ART. 9o–Factura comercial.

A los efectos de la aplicación del primer método “Valor de transacción de las mercancías importadas” establecido en el artículo 1o del Acuerdo sobre valoración de la OMC, la factura comercial debe:

(...)

6. La factura comercial puede tomar la forma de un mensaje electrónico, en cuyo caso deberá cumplir con los requisitos antes señalados. Para efectos de control se tendrá en cuenta lo establecido en la legislación nacional sobre regulación del comercio electrónico.

(...) "

Este Despacho mediante Concepto No. 114 del 28 de noviembre de 2005, respecto del tema ha indicado lo siguiente:

(...) Para el efecto se precisa que de conformidad con lo establecido en el artículo 1o del Decreto 4149 de Diciembre 10 de 2004, "por el cual se racionalizan algunos trámites y procedimientos de comercio exterior, se crea la Ventanilla Unica de Comercio Exterior y se dictan otras disposiciones", el Gobierno Nacional pone en funcionamiento la mentada ventanilla, bajo la administración del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, soportada en medios electrónicos por medio de la cual las entidades administrativas relacionadas con el tema, compartirán la información pertinente y los usuarios realizarán entre otras, la actividad de tramitar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las operaciones específicas de exportación e importación.

Para tal propósito, el artículo 2o del citado Decreto dispuso adoptar el Formulario Unico de Comercio Exterior, que a partir de la entrada en funcionamiento de la ventanilla y a más tardar el 30 de junio de 2005, sustituye los formularios que se exigen para la obtención de la información relacionada con la identificación de la empresa, de los bienes, servicios y tecnología, así como la descripción de los procesos porductivos a que haya lugar y con base en la cual otorgan los permisos, autorizaciones, certificaciones o vistos buenos previos para la realización de dichas operaciones.

(...) Tal procedimiento lo explica de manera clara y sencilla el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en su página web, de la siguiente forma:

"PROCESO DE APROBACIÓN ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO DE IMPORTACIÓN:

Para hacer uso del sistema de solicitud electrónica de registro y licencia de importación, debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Registrarse como usuario en el sistema VUCE Web, para lo cual deberá estar registrado en el RUT (Registro Único Tributario), poseer un certificado de firma digital.

2. Diligenciar la solicitud de registro o licencia de importación a través del sistema VUCE y proceder a realizar el pago de la misma. Una vez ejecutado este paso, el sistema iniciará el trámite electrónico del documento de importación enviando la solicitud a las entidades aprobadoras o de vistos buenos que lo requieran.

Finalizada la etapa de autorizaciones previas y aprobaciones, el sistema enviará el documento a los funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para que realicen los trámites correspondientes y finalmente aprueben o nieguen la solicitud.

3. Al finalizar el trámite en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el documento quedará disponible para que sea consultado por el usuario, la DIAN y las entidades de control que lo requieran."

Precisado lo anterior, es lógico concluir que subsiste la obligación de obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración de Importación el registro o licencia de importación así como el certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere lugar y que se tramiten a la ventanilla única.

(...)

Por otra parte, y en lo referente a la conservación de mensajes de datos, prescriben los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999:

"ART. 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento..."

ART. 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros.

El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior."

Bajo las anteriores consideraciones pero, teniendo en cuenta también, que el documento electrónico queda a disposición de consulta de entidades como la DIAN, este Despacho considera que se satisface la obligación de "conservar el original del registro o licencia de importación en la forma de documento electrónico" cuando se cumplan las condiciones de orígen y de conservación previstas en los citados artículos de la Ley 527 de 1999.

Ahora bien, en cuanto a la obligación de presentación de tales documentos cuando la DIAN los requiera considera éste Despacho que el requerimiento se torna innecesario para la presentación del documento físico en la medida en que lo puede consultar electrónicamente, siendo procedente únicamente el requerimiento de información del Numero de aprobación del documento para constatar que en efecto este existe con las formalidades de origen y conservación comentadas anteriormente.

Así las cosas y siendo consecuente con lo expuesto, las sanciones previstas en la legislación aduanera por no conservar a disposición de la autoridad aduanera los originales de la licencia de importación o los vistos buenos, permisos o autorizaciones requeridos en la exportación, resultan improcedentes cuando el documento se conserva bajo las condiciones anteriormente establecidas.

(...)" (subrayado fuera de texto)

Por su parte el artículo 8 de la Ley 527 de 1999 dispone:

"ARTICULO 8o. ORIGINAL.

Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original"

Conforme a lo anterior y dado que el artículo 177 del Decreto 1165 de 1999, prescribe que el documento que se debe conservar es el "original" en el caso de los documentos soporte electrónicos, esta obligación se entiende cumplida cuando se observa los requisitos previstos en el artículo 8 de la Ley 527 de 1999,

Ahora bien, el articulo 11 de la citada Ley establece que los criterios para que tengan valor probatorio un mensaje de datos son:

"ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIA MENTE UN MENSAJE DE DATOS.

Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente."

De acuerdo a las normas transcritas y la doctrina aludida, este Despacho considera que se satisface la obligación de "conservar el original de los documentos soporte" en la forma de documento electrónico cuando se cumplan con las condiciones de origen, conservación y preservación electrónica previstas en los artículos 8, 11, 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: "Normativa" - "técnica" y seleccionando los vínculos "doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica.