CONCEPTO ADUANERO 114 DE 2005

(Noviembre 28)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

Bogotá, D.C. 28 Nov. 2005

AREA: Aduanera

Señor

CAMILO CORTES DUARTE

Director Jurídico

Almaviva

CALLE 36 NO 7-47 PISO 5

Bogotá

 
Ref.: Consulta radicada bajo el número 51782 de 29/06/2005

 
De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 2o de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, esta División es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas aduaneras y cambiarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

TEMA: Aduanas

DESCRIPTORES: DOCUMENTOS SOPORTE

FUENTES FORMALES: Decreto 2685 de 1999, artículo 121; Decreto 2680 de 1999, artículo 1 Resolución 4240 de 2000, artículo 149;

PROBLEMA JURIDICO:

 
¿Con la entrada en vigencia de la “Ventanilla Única de Comercio Exterior” se entiende derogado tácitamente el literal a) del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999?

 
TESIS JURIDICA:

Con la entrada en vigencia de la “Ventanilla Única de Comercio Exterior” no se entiende derogado el literal a) del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.

INTERPRETACION JURIDICA:

Teniendo en cuenta que se consulta si con la entrada en vigencia de la ventanilla única de comercio exterior del registro o licencia de importación no hay original del documento soporte, debe entenderse derogado taxativamente el literal a) del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, es menester precisar lo que consagra dicha disposición.

En efecto, el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 prescribe que para efectos aduaneros, el declarante está obligado a:

1. Obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración de importación el original de entre otros documentos, el registro o la licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ello hubiere lugar.

2. Conservar por un periodo de cinco (5) años contados a partir de la presentación y aceptación, el original del citado documento más los enlistados en la misma norma.

 
3. Poner a disposición de la autoridad aduanera el citado documento y los demás enlistados en la norma, cuando ésta así lo requiera.

Precisadas las obligaciones sobre las cuales se consulta si operó la derogatoria tácita, este Despacho procede a precisar lo que es la Ventanilla única de comercio Exterior a efectos de determinar si éste mecanismo genera el efecto jurídico de derogatoria comentado.

Para el efecto se precisa que de conformidad con lo establecido en el artículo 1o del Decreto 4149 de Diciembre 10 de 2004, “por el cual se racionalizan algunos trámites y procedimientos de comercio exterior, se crea la Ventanilla Única de Comercio Exterior y se dictan otras disposiciones”, el Gobierno Nacional pone en funcionamiento la mentada ventanilla, bajo la administración del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, soportada en medios electrónicos por medio de la cual las entidades administrativas relacionadas con el tema, compartirán la información pertinente y los usuarios realizarán entre otras, la actividad de tramitar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las operaciones específicas de exportación e importación.

Para tal propósito, el artículo 2o del citado Decreto dispuso adoptar el Formulario Único de Comercio Exterior, que a partir de la entrada en funcionamiento de la ventanilla y a más tardar el 30 de junio de 2005, sustituye los formularios que se exigen para la obtención de la información relacionada con la identificación de la empresa, de los bienes, servicios y tecnología, así como la descripción de los procesos productivos a que haya lugar y con base en la cual otorgan los permisos, autorizaciones, certificaciones o vistos buenos previos para la realización de dichas operaciones.

Lo anterior implica, que las bondades del decreto 4149 de 2005 se traducen en simplificar el trámite de solicitud ante diferentes entidades del estado de los permisos, autorizaciones, certificaciones o vistos buenos que se requieren para una operación de comercio exterior, toda vez que con el formulario único de comercio exterior que se tramita a través de la ventanilla única se canaliza la información para las diferentes entidades y de estas al Ministerio.

Tal procedimiento lo explica de manera clara y sencilla el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en su página web, de la siguiente forma:

“PROCESO DE APROBACIÓN ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO DE IMPORTACIÓN:

 
Para hacer uso del sistema de solicitud electrónica de registro y licencia de importación, debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Registrarse como usuario en el sistema VUCE Web, para lo cual deberá estar registrado en el RUT (Registro Único Tributario), poseer un certificado de firma digital.

 
2. Diligenciar la solicitud de registro o licencia de importación a través del sistema VUCE y proceder a realizar el pago de la misma. Una vez ejecutado este paso, el sistema iniciará el trámite electrónico del documento de importación enviando la solicitud a las entidades aprobadoras o de vistos buenos que lo requieran.

Finalizada la etapa de autorizaciones previas y aprobaciones, el sistema enviará el documento a los funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para que realicen los trámites correspondientes y finalmente aprueben o nieguen la solicitud.

3. Al finalizar el trámite en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el documento quedará disponible para que sea consultado por el usuario, la DIAN y las entidades de control que lo requieran.”

Precisado lo anterior, es lógico concluir que subsiste la obligación de obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración de Importación el registro o licencia de importación así como el certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere lugar y que se tramiten a la ventanilla única.

Ahora bien, en cuanto a la obligación de conservar el original del registro o la licencia de importación, documentos que por supuesto contendrán los vistos buenos, permisos y autorizaciones que se obtengan a través de la ventanilla única, así como en relación con la obligación de presentar tales documentos cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales lo requiera, se consulta si para el efecto es procedente utilizar la impresión del registro o licencia de importación.

Sobre el particular se precisa que la obligación de conservar el original del registro o la licencia de importación tiene su razón de ser por las facultades de fiscalización que puede ejercer la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales tanto dentro del proceso de importación cuando se determine inspección física o documental o con ocasión del control posterior cuando se decrete una inspección aduanera o contable, o cuando se requiera de información.

Bajo esta consideración es pertinente precisar primero que todo qué se entiende por documento original dado que en principio lo que se tiene es un formulario electrónico remitido por un particular, autorizado por varias entidades públicas en lo de su competencia y aprobado en su etapa final por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para ser consultado por todas las entidades del Estado.
Para el efecto, conviene acudir a (o dispuesto en la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, toda vez que esta ley prescribió todo lo referente precisamente al alcance probatorio de los mensajes de datos y otras particularidades como las siguientes, aplicables en su totalidad al caso planteado.

En primer lugar, se trae a colación el artículo 6o de la mentada ley por cuanto dispone que “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.”

Teniendo en cuenta que de la lectura del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 y antes de la entrada en vigencia del Decreto 4149 de 2004 era obvio inferir que el registro o licencia de importación y demás vistos buenos exigidos por normas especiales debían acreditarse por escrito a tal punto que no hacerlo conlleva en la legislación aduanera la aplicación de sanciones; dada la coyuntura de la entrada en vigencia de la ventanilla única, este despacho considera procedente aplicar el artículo 60 de la citada ley y por ende en principio, es viable dar por satisfecho el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 con el cumplimiento del trámite previsto para la obtención del registro o licencia de importación de conformidad con lo establecido en el Decreto 4149 de 2004, lo cual lo corrobora el hecho de que en el inciso cuarto del artículo 1o del citado Decreto se precise que “Las entidades administrativas que intervienen en las operaciones de comercio exterior deberán implementar los mecanismos electrónicos que permitan suministrar, recibir, consultar y compartir la información pertinente en la ventanilla única de comercio exterior, en red y en línea….”.

Lo anterior en concordancia con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 962 de 2005 que prescribe que es permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración y que el envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.

Ahora bien, dado que el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 prescribe que el documento sea “original”, este requisito se entenderá satisfecho con un mensaje de datos al tenor de lo previsto en el artículo 8o de la Ley 527 de 1999, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma, y

 
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Precisa el inciso último del mentado artículo que lo allí dispuesto se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

En concordancia con esta disposición el artículo 9o de la citada Ley dispone que “Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso”.

Por otra parte, y en lo referente a la conservación de mensajes de datos, prescriben los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999:

 
“ART. 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

 
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento...”

 
“ART. 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.”

Bajo las anteriores consideraciones pero, teniendo en cuenta también, que el documento electrónico queda a disposición de consulta de entidades como la DIAN, este Despacho considera que se satisface la obligación de “conservar el original del registro o licencia de importación en la forma de documento electrónico” cuando se cumplan las condiciones de origen y de conservación previstas en los citados artículos de la Ley 527 de 1999.

Ahora bien, en cuanto a la obligación de presentación de tales documentos cuando la DIAN los requiera considera éste Despacho que el requerimiento se torna innecesario para la presentación del documento físico en la medida en que lo puede consultar electrónicamente, siendo procedente únicamente el requerimiento de información del Numero de aprobación del documento para constatar que en efecto este existe con las formalidades de origen y conservación comentadas anteriormente.

Así las cosas y siendo consecuente con lo expuesto, las sanciones previstas en la legislación aduanera por no conservar a disposición de la autoridad aduanera los originales de la licencia de importación o los vistos buenos, permisos o autorizaciones requeridos en la exportación, resultan improcedentes cuando el documento se conserva bajo las condiciones anteriormente establecidas.

Contrario sensu, siguen siendo procedentes las sanciones relacionadas con el incumplimiento a la obligación de tener al momento de la presentación y aceptación de la declaración de importación, el registro y la licencia de importación, o de tener al momento de presentar la solicitud de autorización de embarque o la declaración de exportación de las mercancías, los vistos buenos, permisos o autorizaciones, obligaciones que se reitera se entienden satisfechas cuando se acredite que en dichos momentos ya se ha surtido el trámite de aprobación del documento en la ventanilla única. Así mismo se mantiene la sanción cuando se advierte que el documento así sea electrónico no reúne los requisitos legales o éste no se encuentra vigente.

Lo anterior por cuanto de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del título XIII, sección tercera, libro segundo del Código de Procedimiento Civil y por lo tanto, para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado, la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

Por otra parte, no sobra precisar que en los eventos en que el documento se haya tramitado manualmente, las obligaciones y las sanciones previstas en el Decreto 2685 de 1999, se aplican a plenitud en las condiciones allí consignadas, más considerando que el Decreto 4149 de 2004 y la Circular Externa 68 de septiembre 29 de 2005 los trámites que deben adelantarse a través de la ventanilla única podrán realizarse de manera física hasta el 15 de noviembre de 2005.

Finalmente, y respecto a su inquietud referente a la forma en que se dará cumplimiento a la obligación prevista en el literal g) del artículo 26 del Decreto 2685 de 1999 modificado por el artículo 4o del Decreto 3600 de 2005, y al parágrafo del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 cuando señalan que al dorso del original de cada uno de los documentos soporte se debe registrar el número y fecha de la presentación y aceptación de la declaración de importación y la cantidad que se está nacionalizando; deviene como conclusión consecuente con todo lo expuesto, que no habrá forma de cumplir esta obligación en el documento electrónico y que dada su validez legal en las condiciones señaladas anteriormente, no habrá lugar a imponer la sanción correspondiente ante la imposibilidad de cumplir con las mentadas disposiciones.

Con fundamento en lo expuesto se concluye que con la entrada en vigencia de la “Ventanilla Única de Comercio Exterior” no se entiende derogado el literal a) del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 y por lo tanto:

1. Subsiste la obligación del declarante de obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración de importación el registro o licencia de importación y demás vistos buenos, permisos o autorizaciones que puedan tramitarse a través de la ventanilla única y en su defecto cuando tengan que obtenerse manualmente.

2. Cuando se diligencie y obtenga a través de la “Ventanilla Única de Comercio Exterior” el registro o licencia de importación y demás vistos buenos, permisos y autorizaciones, cumpliendo todas las formalidades legales que para el efecto- se requiera, la obligación de conservar tales documentos se entiende satisfecha si se cumplen los requisitos previstos legalmente para la conservación de mensajes de datos.

3. La facultad para exigir la presentación del documento tramitado a través de la ventanilla única, en principio se restringe a la solicitud de información del Número de aprobación del documento obtenido a través de la ventanilla, y en consecuencia, el declarante estará obligado únicamente a suministrarlo; pero será plena la facultad de la DIAN para exigir la presentación del documento, cuando este se hubiere tramitado físicamente o cuando se determine a través de la verificación en la base de Datos del Ministerio de Comercio, Industria y turismo que el número de aprobación suministrado no existe o no corresponde con la operación de comercio exterior declarada.

En los anteriores términos se absuelve su inquietud.

Atentamente,

GRETT PATRICIA LOPEZ ALBAN

Jefe División de Normativa y Doctrina Aduanera