OFICIO 1546 DE 2019

(enero 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221-000081

Ref.: Radicado 100069683 del 22/10/2018

Tema Aduanas

Descriptores Representantes Aduaneros

Fuentes formales Artículos 30, 40, 43 y 76 Decreto 2685 de 1999

Resolución 4240 de 2000.

Cordial saludo

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para resolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de la competencia asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En la solicitud de la referencia remitida por la Subdirección de Gestión de Registro Aduanero se consulta: “….si la persona que ejerza como “Representante Aduanero", para una empresa que actúe como Puerto o Muelle Habilitado o como Usuario Altamente Exportador, ¿debe tener vínculo laboral con dicha empresa? o puede ser un tercero que no tenga vinculo? ¿o una persona que actúe como prestador de servicios?""

El artículo 76 del Decreto 2685 de 1999 señala:

"[REQUISITOS GENERALES PARA OBTENER INSCRIPCIÓN, AUTORIZACIÓN O HABILITACIÓN Y PARA SU RENOVACIÓN. Los usuarios o auxiliares de la función aduanera que se encuentren sujetos a inscripción, autorización o habilitación para realizar actividades bajo control aduanero, además de los requisitos especiales señalados en este Decreto, deberán cumplir con los siguientes: (...)

g) Presentar las hojas de vida de la totalidad de los socios, personal directivo y de los empleados que actuarán en calidad de representantes o auxiliares ante las autoridades aduaneras, si fuere del caso y, (...)]"

De otra parte, los artículos 30, 40 y 43 del citado decreto, disponen:

“[ARTÍCULO 30. REQUISITOS PARA OBTENER EL RECONOCIMIENTO, LA INSCRIPCIÓN Y RENOVACIÓN COMO USUARIO ADUANERO PERMANENTE. La persona jurídica que acredite el cumplimiento de alguna de las condiciones establecidas en el artículo anterior, deberá cumplir además los siguientes requisitos para obtener su reconocimiento e inscripción como Usuario Aduanero Permanente o su renovación como tal: (...)

c) Acreditar la idoneidad profesional de sus representantes y auxiliares en formación académica, conocimientos específicos v/o experiencia relacionada con la actividad del comercio exterior, en los términos en que lo indique la autoridad aduanera;

d) Informar los nombres e identificación de las personas que desee acreditar como representantes ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y

e) Informar los nombres e identificación de las personas que desee acreditar como auxiliares, sin capacidad de representación ante la autoridad aduanera.]"

“[ARTÍCULO 40. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS ALTAMENTE EXPORTADORES. Quienes hayan sido reconocidos y se encuentren debidamente inscritos como Usuarios Altamente Exportadores, tendrán las siguientes obligaciones: (...)

k) Expedir el carné a todos sus representantes y auxiliares acreditados para actuar ante las autoridades aduaneras, de acuerdo con las características y estándares técnicos definidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y utilizarlo solo para el ejercicio de la actividad para la cual se encuentran autorizados;

I) Mantener permanentemente informada a la Dirección de Impuestos v Aduanas Nacionales sobre sus representantes y auxiliares acreditados para actuar ante las autoridades aduaneras e informar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a que se produzca el hecho, vía fax o correo electrónico v por correo certificado a la dependencia competente de la Dirección de Impuestos v Aduanas Nacionales, sobre su vinculación, desvinculación o retiro:

m) Destruir los carnés que identifican a los representantes o auxiliares del Usuario Altamente Exportador ante la Dirección de Impuestos v Aduanas Nacionales, cuando hayan sido desvinculados o una vez quede en firme el acto administrativo que haya impuesto sanción de cancelación del reconocimiento e inscripción como Usuario Altamente Exportador, o cuando no se obtenga la respectiva renovación y, (...)]"

“[ARTÍCULO 43. HABILITACIÓN DE MUELLES O PUERTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS. Las personas jurídicas que hubieren obtenido concesión para operar muelles o puertos marítimos o fluviales de servicio público o privado, podrán obtener la habilitación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para la entrada y salida de mercancías bajo control aduanero del territorio aduanero nacional, cumpliendo con los requisitos previstos en este Decreto y constituyendo una garantía bancaria o de compañía de seguros para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, (...)]" (Énfasis negrilla y subrayado nuestro)

De las normas citadas, se puede observar que se debe cumplir con el requisito general de la presentación de las hojas de vida de los empleados que actuarán en calidad de representantes o auxiliares ante las autoridades aduaneras, ya que este, hace parte de la solicitud para obtener el reconocimiento, la inscripción y renovación como usuario aduanero permanente, de los usuarios altamente exportadores o para habilitación de muelles o puertos públicos y privados.

En concordancia con lo anterior, mediante el artículo 3o de la Resolución 4240 de 2000 se estableció el registro de los distintos tipos de usuarios aduaneros para el uso de los sistemas informáticos; determinando como usuario habitual, aquella persona jurídica que para desarrollar sus actividades dentro del proceso aduanero, que debe obtener ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales su autorización, reconocimiento inscripción o habilitación, según corresponda.

Los distintos tipos de usuarios habituales deberán solicitar su registro ante la dependencia que le haya otorgado la respectiva autorización, reconocimiento, inscripción o habilitación para que puedan suministrar toda la documentación, información relacionada con las actividades de la función aduanera, que es exigida per la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del Sistema Informático Aduanero, para el efecto los artículos 10o y siguientes de la Resolución 4240 de 200o, disponen:

“[ARTÍCULO 10. REQUISITOS DE LOS AGENTES DE ADUANAS, REPRESENTANTES ADUANEROS Y AUXILIARES. Sin perjuicio del cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el Decreto 2685 de 1999, las agencias de aduanas y los demás usuarios de conformidad con el Decreto 2685 de 1999, deben acreditar que sus agentes de aduanas, representantes aduaneros y auxiliares, cumplen con las siguientes condiciones:

a) Agentes de aduanas. Título profesional o título de tecnólogo en comercio exterior o carreras afines, o en su defecto acreditar cinco (5) años de experiencia relacionados con actividades de comercio exterior. Los representantes aduaneros de los demás usuarios auxiliares de la función aduanera deberán cumplir igualmente con este requisito:

b) Auxiliares: Título de Técnico o Título de bachiller con dos (2) años de experiencia certificada en actividades de comercio exterior. En sustitución del título se podrán acredita, dos (2) años de experiencia relacionados con actividades de comercio exterior.

PARÁGRAFO 1o. Los agentes de aduanas, representantes aduaneros y auxiliares de los usuarios y auxiliares de la función pública aduanera, sólo podrán actuar a nombre y por encargo de una sola persona jurídica. (...)

PARÁGRAFO 2o. Los agentes de aduanas v los representantes aduaneros deberán estar inscritos en el Registro Único Tributario en la calidad v con la responsabilidad correspondiente. (...)]"

“[ARTÍCULO 11. VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE AGENTES DE ADUANAS Y AUXILIARES. El representante legal del obligado a presentar la información de que trata esta resolución, presentará las hojas de vida, efectuará el registro de vinculación y desvinculación y mantendrá actualizada la información de las personas a través del Servicio Informático Electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

El envío de la información correspondiente a la presentación de hojas vida, registro de vinculación y actualización de personas, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando en el Servicio Informático Electrónico de Presentación de Información por Envío de Archivos, el estado del envío sea Solicitud Exitosa, y cuando en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, la consulta de la persona genere el Formato 1526 - Presentación de personas con marca de agua Recibido.

El registro de desvinculación de personas, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, la consulta de la persona genere el Formato 1783 - Reporte desvinculación de personas con marca de agua Recibido.

Los documentos soporte que acreditan la información presentada, se deben conservar por parte del usuario y serán puestos a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el momento que esta lo solicite.

De acuerdo con la información registrada, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales actualizará de oficio el Registro Único Tributario de la organización informante, incluyendo las personas que actúan como agentes y representantes aduaneros, siempre y cuando estas personas cuenten con su respectiva inscripción en el Registro Único Tributario como persona natural: así mismo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales actualizará de oficio el Registro Único Tributario de la organización informante, excluyendo las personas que dejarán de actuar como agentes v representantes aduaneros.

PARÁGRAFO 1o. Para todos los efectos, se entiende hoja de vida de una persona, el Formato 1526 - Presentación de Personas.

PARÁGRAFO 2o. Se entenderá registrada la vinculación, con la presentación de la hoja de vida a través del Formato 1526- Presentación de Personas.

PARÁGRAFO 3o. La actualización en la información de la persona presentada, reemplaza totalmente la información existente: lo anterior sin perjuicio de la nueva verificación de la información que pueda realizar la DIAN.

PARÁGRAFO 4o. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales lo establezca, el representante legal también podrá realizar la presentación de hojas de vida, registro de vinculación y actualización de la información de personas, en el Servicio informático Electrónico de Gestión de Personas.

PARÁGRAFO 5o. El reporte de la desvinculación puede darse por retiro de la persona de la organización o porque ya no ostenta ninguno de los roles que comprende la funcionalidad.

PARÁGRAFO 6o. El registro de la desvinculación de personas, aplica para todas las personas señaladas en el artículo 11-3 de la Resolución número 4240 de 2000.]''

“[ARTÍCULO 11-1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presentación de hojas vida, el registro de vinculación v desvinculación, aplica para:

a) Las Agencias de Aduanas, los Usuarios Aduaneros Permanentes y los Usuarios Altamente Exportadores, que deban presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, información de las personas vinculadas a su organización como representantes, agentes y auxiliares aduaneros y/o reportar la desvinculación de los mismos;

b) Los usuarios que se encuentren reconocidos, inscritos, autorizados y habilitados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y que al momento de presentar la solicitud, cumplieron con el requisito de presentar las hojas de vida de sus representantes legales, socios, directivos, administradores de depósitos y responsable del Código de Ética.]”

“[ARTÍCULO 11-2. REGISTRO ÁMBITO DE ACTUACIÓN. El ámbito de actuación para los representantes, agentes y auxiliares aduaneros, corresponde al tipo de autorización, reconocimiento, inscripción de la Agencia de Aduanas, Usuario Aduanero Permanente y Usuario Altamente Exportador.

El representante legal de la Agencia de Aduanas, Usuario Aduanero Permanente y del Usuario Altamente Exportador, a través del Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, podrá delimitar dentro de su ámbito de actuación, las Direcciones Seccionales de Aduanas donde actuarán sus representantes, agentes y auxiliares aduaneros.

El registro del ámbito de actuación, quedará formalizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el Servicio Informático Electrónico de Gestión de Personas, en la consulta de ámbito de actuación.]''

"[ARTÍCULO 11-3. PERSONAS SOBRE LAS QUE SE DEBE PRESENTAR INFORMACIÓN. Los usuarios indicados en el artículo 11-1 de la presente resolución deben presentar la información de las personas que ostentan los siguientes roles, cuando la calidad de usuario lo requiera: (...)

2. El registro de vinculación aplica para:

a) Representantes aduaneros;

b) Agentes aduaneros;

c) Auxiliares aduaneros.

PARÁGRAFO 1o. Se entiende por directivo aquel que tiene la facultad y/o el poder de dirigir. (…)]"

"[ARTÍCULO 11-4. INFORMACIÓN A PRESENTAR DE LAS PERSONAS. La información que se debe presentar de las personas señaladas en el artículo anterior, es la siguiente:

a) Datos generales;

b) Educación formal;

c) Experiencia laboral. ]"

"[ARTÍCULO 11-5. CONDICIONES PARA LOS AGENTES DE ADUANAS, REPRESENTANTES ADUANEROS Y AUXILIARES. Las Agencias de Aduanas, los Usuarios Aduaneros Permanentes y los Altamente Exportadores, deberán acreditar que sus agentes de aduanas, representantes aduaneros y/o auxiliares, cumplan con siguientes condiciones, establecidas en el artículo 10 de la Resolución número 4240 de 2000.

Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el Decreto número 2685 de 1999.]"

"[ARTÍCULO 11-6. TÉRMINO PARA LA PRESENTACIÓN DE HOJAS DE VIDA. La presentación de hojas de vida de las personas de que trata el numeral 1 del artículo 11-3 de la presente resolución, se realizará una vez se obtenga el reconocimiento, inscripción, autorización o habilitación

La actualización de la información de las personas o la presentación de hojas de vida de nuevas personas, se realizará al momento que se genere el hecho.]"

"[ARTÍCULO 11-7. TÉRMINO PARA EL REGISTRO DE VINCULACIÓN DE PERSONAS. El registro de la vinculación de las personas de que trata el numeral 2 del artículo 11-3 de la presente resolución, una vez se obtenga el reconocimiento, inscripción o autorización.

La actualización y registro de vinculación de nuevos Representantes Aduaneros, Agentes Aduaneros y Auxiliares Aduaneros, se realizará al momento que se genere el hecho.]”

"[ARTÍCULO 11-8. TÉRMINO PARA EL REGISTRO DE LA DESVINCULACIÓN DE PERSONAS. El registro de desvinculación de los agentes, representantes y auxiliares aduaneros, se realizará según lo establecido en el numeral 17 del artículo 27-2 y en el literal del artículo 32 del Decreto número 2685 de 1999.

Para los demás roles señalados en el artículo 11-3 de esta resolución, se realizará al momento que se genere el hecho.

El incumplimiento de la anterior obligación dará lugar a las infracciones aduaneras a que haya lugar.]”

"[ARTÍCULO 13. CARNÉS. Las agencias de aduanas y los demás usuarios que de conformidad con el Decreto 2685 de 1999, están obligados a carnetizar a sus agentes de aduanas, auxiliares, representantes aduaneros o empleados, según corresponda, deberán expedir dentro del mes siguiente a la ejecutoria del acto administrativo correspondiente, los carnés con las siguientes características:

Nombre, NIT, Logotipo de la persona jurídica ubicado al lado superior izquierdo, así como la Inclusión de la calidad de su autorización o inscripción: agencia de aduanas, usuario aduanero permanente, usuario altamente exportador o agente de carga internacional según corresponda.

Lado inferior izquierdo nombres y apellidos e identificación del empleado.

Firma Autorizada: Representante Legal. (...)]"

"[ARTÍCULO 14-4. VINCULACIÓN DIRECTA Y FORMAL DE EMPLEADOS DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS. Para efectos de la obligación establecida en el numeral 12 del artículo 27-2 del Decreto 2685 de 1999, la vinculación directa y formal a que se refiere dicha disposición se deberá cumplir en relación con los empleados que desempeñen funciones propias de la actividad de agenciamiento aduanero autorizados para actuar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.]'' (Énfasis negrilla y subrayado nuestro)

Conforme las normas señaladas, podemos deducir que el requisito general de presentar las hojas de vida de los empleados que actuarán en calidad de representantes o auxiliares ante las autoridades aduaneras, previsto en el literal g) del artículo 76 del Decreto 2685 de 1999, tiene desarrollo en los artículos 10 y siguientes de la Resolución 4240 de 2000 que reglamenta el decreto, en ellas, se señalan las condiciones para que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales otorgue a los distintos tipos de usuarios habituales que realicen funciones aduaneras, las cuentas del sistema informático aduanero para que a su vez se vincule y desvincule a los representantes y auxiliares aduaneros.

De igual manera, las normas relacionadas con el ámbito de aplicación y de actuación señalan a los usuarios altamente exportadores limitándolos a las correspondientes Direcciones Seccionales de Aduanas y de Impuestos y Aduanas donde estos actuarán; y aquellos otros tipos de usuarios que realicen funciones aduaneras y se encuentren reconocidos, inscritos, autorizados y habilitados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que al momento de presentar la solicitud cumplieron con el requisito de presentar las hojas de vida.

Respecto a la forma de vinculación laboral es claro que los usuarios habituales podrán vincular a sus empleados utilizando cualquier relación laboral formal con la empresa.

En consecuencia, se concluye que para efectos del registro de vinculación de las personas que actuaran como representantes aduaneros de un usuario altamente exportador deberá tener vínculo laboral formal con la empresa, no siendo viable otorgar dicha calidad a un tercero que no tenga este vínculo, o que actúe como prestador de servicios. Igualmente, estas condiciones aplicaran para los demás tipos de usuarios habituales que realicen funciones aduaneras -Puertos y Muelles Habilitados- que al momento de presentar la solicitud cumplieron con el requisito de presentar las hojas de vida de las personas que actuarán en calidad de representantes o auxiliares ante las autoridades aduaneras.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente se le informa que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.qov.co siguiendo los iconos: "Normativa" – “técnica" y seleccionando los vínculos "doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica