CONCEPTO 013246 int 1169 DE 2025

(agosto 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 29 de agosto de 2025>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Extracto

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, en concordancia con el artículo 7 y 7-1 de la Resolución No. 000091 de 2021, se expide el presente pronunciamiento mediante el cual se efectúa una adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 - Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica, relacionada con las características que deben tener los softwares propios o adquiridos como requisito para la habilitación del facturador electrónico.

ADICIÓN AL CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 - OBLIGACIÓN DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, se avoca conocimiento para realizar la siguiente adición al Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica:

Se requiere adicionar el subnumeral 3.1.3.1 al Descriptor 3.1.3 “LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA EN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA” del Capítulo 1 del Título III, así:

3.1.3.1. ¿Qué debe entenderse por desarrollo informático propio y desarrollo informático adquirido y cuáles son los requisitos técnicos y tecnológicos que deben cumplir para que sean aprobados por la DIAN?

El numeral 2 del artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023, establece que dentro de los medios de operación a través de los cuales se puede cumplir con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de los documentos del sistema de facturación, se encuentra el desarrollo tecnológico propio y el desarrollo tecnológico adquirido.

Dado que la norma es clara por lo que no se debe desatender su tenor literal^[1] debe entenderse que cuando la norma hace mención al software propio se refiere al que desarrolla directamente el facturador, y cuando alude a software adquirido es aquel que le compra a un tercero.

Por otro lado, el mencionado artículo define la habilitación como el procedimiento que se debe adelantar en el servicio informático electrónico de la DIAN previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación y que debe realizarse cumpliendo con las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que establecen los numerales 1 al 4 del referido artículo, así como aquellas que señalen los anexos técnicos de cada documento del sistema de facturación.

Uno de los pasos para la habilitación es señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el tipo software de facturación electrónica de venta a utilizar, el cual puede ser: i) desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido, ii) servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la DIAN iii) A través de un proveedor tecnológico.

Para adelantar este procedimiento, la DIAN ha dispuesto en el servicio informático electrónico un espacio denominado Ambiente de producción en habilitación^[2], en el cual los facturadores electrónicos o proveedores tecnológicos según el caso, deberán probar y demostrar los componentes del software con el fin que la DIAN los evalué y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación.

Adicionalmente, el software utilizado debe incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónicos y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el Anexo técnico de factura electrónica.

Así, resulta claro que solamente los softwares propios o adquiridos que cumplan con las condiciones términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura de venta de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos, las funcionalidades y reglas de validación allí contenidas, superarán la etapa de pruebas y podrán ser utilizados por el facturador electrónico para cumplir con su deber formal de facturar.

El cumplimiento de estos requisitos, también se s exigible en los casos que el facturador pretenda con la obligación formal de facturar a través de un proveedor tecnológico. En consecuencia, estos deberán probar y demostrar los componentes que hacen parte del software en el Ambiente de producción en habilitación^[3], con el fin que la DIAN pueda evaluar el cumplimiento de las condiciones requeridas y de esta manera supere la etapa de pruebas.

Bajo este contexto, el procedimiento de habilitación para facturar regulado en el artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023 en el cual la DIAN evalúa el cumplimiento de los requisitos de los softwares (propio, adquirido o proveedor tecnológico), no se puede equiparar al que deben adelantar las personas jurídicas que pretendan habilitarse como proveedores tecnológicos en los términos señalados en el artículo 1.6.1.4.2.4 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la referida resolución DIAN 000165 de 2023.

En conclusión, las condiciones y requisitos que deben cumplir los softwares propios o adquiridos son las que establecen los anexos técnicos para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura de venta, y cuyo cumplimiento es evaluado por la DIAN durante el procedimiento de habilitación dispuesto en el artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023.

En los anteriores términos se adiciona el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 - Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Cfr. Artículo 28 del Código civil

2. Numeral 1 del artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera Ia funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para Ia factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de Ia factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por Ia Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexo técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.

3. Cfr. Numeral 1 del artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023