CONCEPTO TRIBUTARIO 82663 DE 1996

(Julio 22)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

FACTURACION

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 57 y 58 del Decreto 2117 de 1992, se emite el presente concepto con el fin de dar a conocer el alcance de las disposiciones relativas a la obligación de facturar y de señalar las pautas de aplicación de las mismas.

1.- OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

Salvo las excepciones consagradas en los Artículos 616-2 del Estatuto Tributario y 10 del Decreto 1155 de 1995 para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, independientemente que sean o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que realicen los siguientes sujetos:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se encuentren inscritos en éste régimen o no.

2. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

3. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.

4. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

5. Los importadores.

6. Los prestadores de servicios.

7. En general, quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales (Arts. 511, 615 y 616-1 del Estatuto Tributario).

Se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura:

Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda y las Compañías de Financiamiento Comercial.

Los responsables que pertenezcan al régimen simplificado, salvo quienes presten el servicio de elaboración de facturas.

Los distribuidores minoristas de combustible derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no exceda de $2.420.000 (año 1996). Cuando la operación supere esta cuantía deberá expedirse factura.

Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano de pasajeros.

Cuando el servicio de transporte público de pasajeros sea intermunicipal o interdepartamental, deberá expedirse el tiquete de transporte de que trata el numeral 3o. del artículo 5o. del Decreto 1155 de 1996, el cual constituye documento equivalente a la factura.

No obstante, quienes opten por expedir factura o documento equivalente deberán cumplir con los requisitos señalados para defecto. En este caso, los responsables del régimen simplificado no quedarán exonerados de llevar el libro de Registro de Operaciones Diarias de que trata el artículo 616 del Estatuto Tributario.

En esta forma, entidades como las Juntas Administradoras de edificios, las Juntas de Copropietarios, las empresas promotoras de salud y los miembros de juntas directivas, entre otras, por no estar exceptuadas del deber de facturar deberán hacerlo por los servicios que presten.

1.1 EN LA INTERMEDIACION

De conformidad con el artículo 1262 del Código Civil, el mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante.

El mandatario que actúe con representación o sin ella deberá expedir factura al mandante por el servicio prestado con ocasión del contrato celebrado.

Igualmente deberá expedir factura por la venta de bienes o prestación de servicios que realicen en desarrollo del contrato de mandato.

Es así como, por ejemplo en el servicio de administración de inmuebles, la agenda de finca raíz deberá expedir factura al arrendador por el servicio de administración del inmueble y al arrendatario por el servicio de arrendamiento prestado a nombre del tercero.

2.- EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

La expedición de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales, conservando copia de la misma (Art. 617 E.T.).

Cuando se trate de factura cambiarla de compraventa, tiquetes de transporte de pasajeros, y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico, como el sobreflex, que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, se entenderá cumplida esta obligación, con la entrega de la copia al comprador o usuario del servicio.( Art. 617 y parágrafo artículo 2o. del Decreto 1165 de 1996)

3- REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS

Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas, para efectos fiscales, sin, que a juicio de las partes y de acuerdo con las características propias de la transacción, se consignen en ella otras circunstancias que describan el tipo de operación realizada.

3.1 FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas expedidas a partir del 1o. de julio de 1996, deberán contener los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente factura de venta.

2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho al descuento.

4. Numeración consecutiva.

5. Fecha de la expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Identificación del impresor.

9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

10. Discriminación del Impuesto sobre las ventas.

3.1.1. DENOMINACIÓN

La factura debe denominarse expresamente 'factura de venta', requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiarla de transporte, esta denominación sustituye la de factura de venta. Estas facturas constituyen títulos valores de conformidad con lo previsto en el artículo 621 del Código de Comercio y como tales para que presten mérito ejecutivo deben satisfacer los requisitos de que tratan los artículos 774 y 776 del ordenamiento mercantil.

Sin perjuicio de su cumplimiento para efectos fiscales salvo la denominación que debe conservarse, los requisitos consagrados en las normas comerciales deben armonizarse con las exigencias de que tratan los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

3.1.2 IDENTIFICACION DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

3.1.3 IDENTIFICACION DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS

Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del Impuesto sobre las ventas con derecho al correspondiente descuento.

3.1.4 NUMERACION CONSECUTIVA

Desde la expedición de la Ley 49 de 1990, las facturas deben llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva como lo prescribe el literal b) del artículo 42, requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. La Ley 223 de 1995 en su artículo 40, reitera el cumplimiento de este requisito, por lo tanto las facturas que se expidan a partir de la vigencia de esta ley, deberán igualmente cumplir con este requisito.

Como sistema técnico de control establece a través de la Resolución Número 3878 de junio 28 de 1996, a mas tardar el 1o. de enero de 1997, el número de las facturas que se expidan por medio de talonarios o por computador, deberá corresponder a la numeración autorizada por la DIAN, sin perjuicio de que si la autorización se concede con anterioridad, deba expedirse la factura de acuerdo con dicha autorización.

Para el efecto, a partir del 1o. de Octubre de 1996, deberán solicitar autorización de la numeración, las personas y entidades obligadas a expedir factura, salvo aquellas señaladas en el punto 3.1.4.1.

De expedirse diversas clases de facturas por parte de un mismo obligado (por talonario o de papel o por computador) o cuando se requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

En este evento, deberá solicitarse la autorización, indicando los rangos consecutivos y el prefijo o serie alfabética, numérica o alfanumérica escogido para su diferenciación por tipo de factura y mantener a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un REGISTRO, en el cual conste la forma de distribución de la facturación. En todo caso no podrán expedirse facturas con numeración duplicada.

Las facturas que se expidan a partir de la autorización, deberán llevar la numeración consecutiva autorizada sin que necesariamente deba comenzar con el número 001, e indicar mediante cualquier medio (mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su solicitud, y en todo caso el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada.

Cuando la numeración autorizada contenga prefijo deberá indicarse el intervalo autorizado que corresponda al mismo prefijo de la factura.

A más tardar el 1o. de enero de 1997, todas las facturas que se expidan deben contener la numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Cuando en una transacción u operación se utilice más de una hoja de factura de talonario o de papel, su contabilización deberá efectuarse indicando el número de la hoja inicial y el número de la final, dentro de una misma secuencia numérica, es decir, se podrán utilizar las facturas necesarias observando una numeración consecutiva ( Artículo 40 Resolución 5709 de 1996.)

3.1.4.1 EVENTOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACION.

No se requerirá solicitar autorización de la numeración, conforme con lo previsto en el artículo 3o. de la Resolución 3875 de 1996 adicionado por el artículo 3o. de la Resolución 5709 del mismo año, en los siguientes eventos:

1. Cuando las facturas sean expedidas por entidades de derecho público, incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) del capital.

2. Cuando las facturas sean expedidas por las entidades que prestan servicios públicos domiciliarios.

3. Cuando las facturas sean expedidas por las cámaras de comercio.

4. Cuando las facturas sean expedidas por las notarías.

5. Cuando las facturas sean expedidas por no contribuyentes del Impuesto sobre la renta.

6. Cuando las facturas sean expedidas por quienes no se encuentren obligados a facturar, entre otros los responsables que pertenezcan al régimen simplificado.

3.1.4.2 SOLICITUD

Quienes requieran de la autorización, deberán presentar la solicitud personalmente o enviarla por correo certificado a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente al domicilio social principal si se trata de personas jurídicas o al asiento principal de los negocios o donde se ejerza habitualmente la profesión u oficio, cuando el obligado a facturar sea persona natural.

Para tal efecto se diligenciará el formato DIAN 79.027.96 "Solicitud de autorización de numeración de facturación", en el cual se anotarán o incluirán los intervalos de numeración consecutiva, esto es, la indicación del primero y último de los números del rango consecutivo que se utilizaran dentro de los dos (2) años siguientes. Cuando se opte por la utilización de prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos para diferenciar las operaciones, estos harán parte de la numeración cuya autorización se solicite.

A la solicitud deberá adjuntarse, fotocopia del NIT o cédula de ciudadanía y los documentos que acrediten la personería para actuar.

Cuando a facturación autorizada resultare insuficiente, deberá solicitarse autorización de nueva numeración, con la antelación necesaria para que la Administración Tributaria dentro del término previsto se pronuncie y el interesado no se vea afectado con un posible incumplimiento en la obligación de facturar.

Una vez autorizada la numeración o transcurrido el término de quince días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud en debida forma, sin que la Administración hubiere notificado la decisión, el solicitante entregará al litógrafo/tipógrafo o persona que elabore las facturas, copia de la Resolución de autorización o en su defecto, manifestación escrita sobre el vencimiento del término, suscrita por el interesado, la cual se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con su firma.

En todo caso, el prestatario del servicio deberá conservar una u otra, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art 2o., Resolución 5709 de 1996).

Cuando se solicite la autorización para facturas cuya numeración ya estuviere preimpresa con anterioridad al 1o. de octubre de 1996, bastará indicar dentro de la factura por cualquier medio ( mecánico, sello o manual) el número y la fecha de la Resolución de autorización o la manifestación de que la Administración no se pronunció dentro de los 15 ( quince) días hábiles siguientes a su solicitud y el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada o el número de intervalos de numeración autorizada que corresponda al prefijo, cuando se utilicen estos.

3.1.4.3 HABILITACION DE NUMERACION

Cuando hayan transcurrido dos años de vigencia de la Resolución mediante la cual se autorizó la numeración y la facturación no se hubiere agotado, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitará la numeración no utilizada, para lo cual se deberá diligenciar el formato de solicitud DIAN 79.027.96.

3.1.4.4 NUMERACION SOBRANTE

Cuando no se utilice la totalidad de la numeración autorizada, ya sea por pérdida de la facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, etc. deberá informarse este hecho a la Administración correspondiente. Si eventualmente se requiriera nueva autorización no podrá solicitarse la misma numeración que fue informada como sobrante.

3.1.5 FECHA DE SU EXPEDICÍON

Debe corresponder a la de realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.

3.1.6 DESCRIPCION ESPECÍFICA O GENERICA DE LOS ARTICULOS VENDIDOS O SERVICIOS PRESTADOS

Cuando la operación comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y otros.

3.1.7 VALOR TOTAL DE LA OPERACION

Debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la última, y podrá subtotalizarse en cada una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros.

Cuando se realicen ventas de bienes o prestación de servicios, las facturas deberán expedirse en idioma español y en pesos colombianos sin perjuicio de que cuando se requiera expresar el valor en monedas diferentes al peso colombiano, deberá atenderse lo dispuesto en el artículo 50 del Decreto 2649 de 1993.

3.1.8 IDENTIFICACION DEL IMPRESOR

La factura deberá contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

3.1.9 CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR DEL IVA

Este requisito podrá cumplirse mediante la utilización de cualquier medio mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente de retención del Impuesto sobre las Ventas por operaciones con responsables del régimen común.

En caso de ser Gran contribuyente, para tener la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas, adicionalmente debe concurrir en éste la calidad de responsable del Impuesto sobre las Ventas del régimen común, sin que pueda suplirse la calidad de agente retenedor con la sola mención de ser Gran Contribuyente.

3.1.10 DISCRIMINACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

La discriminación del impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la factura sea expedida por un responsable de régimen común. Sin perjuicio de lo anterior el valor del impuesto sobre las Ventas, en todos los casos deberá incluirse en el precio de venta al público.

En la venta de productos derivados del petróleo y en la venta de limonadas, aguas gaseosas aromatizadas y bebidas no alcohólicas a que se refiere el artículo 446 del Estatuto Tributario, solo deberá discriminarse el Impuesto sobre las Ventas cuando se trate de operaciones realizadas con importadores, productores o sus vinculados económicos. (Arts. 618 E.T. y 3o. del Decreto 1165 de 1996.)

Cuando un responsable del régimen simplificado expida factura, no podrá discriminar ni cobrar el Impuesto. De hacerlo deberá cumplir a partir de tal momento, las obligaciones inherentes al responsable del régimen común. (Art. 15 del Decreto 380 de 1996.)

3.2. FACTURA EXPEDIDA POR COMPUTADOR

Se entiende por factura expedida por computador, la que permite al software asociar la identificación del servicio o venta a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, etc. (Art. 13 del Decreto 1165 de 1996.)

Sus requisitos son los mismos señalados anteriormente para la factura por talonario o de papel, esto es los establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, entendiéndose cumplido el requisito de preimpresión de la denominación, identificación del vendedor o de quien presta el servicio, número consecutivo e identificación del impresor, con la impresión efectuada por el computador. En todo caso el sistema de facturación deberá numerarias en forma consecutiva.

Cuando se utilice papel que tenga alguno de los requisitos preimpresos y se impriman por el sistema de computador los demás requisitos, se considerará como factura por computador, siempre y cuando el número consecutivo se imprima por este sistema.

A partir del 1o. de julio de 1997, según el artículo 6o. de la Resolución 5709 del 20 de septiembre de 1996, quienes utilicen sistema de facturación por computador, deberán solicitar la autorización del software respectivo.

Al igual que para la factura por talonario, la numeración de la factura por computador deberá ser autorizada previamente a su expedición, debiendo presentarse la solicitud por intervalos de numeración desde el 1o. de octubre de 1996 y adoptarse una vez autorizada.En todo caso a más tardar el 1o. de enero de 1997, como lo señala la Resolución 3878 de 1996, el número de tas facturas que se expidan deberá corresponder a la numeración autorizada.

Quienes en la expedición de facturas por computador utilicen papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, solo requerirán de la autorización de la numeración a utilizar, la cual deberá solicitarse a partir del 1o. de octubre de 1996.

De expedirse diversas clases de facturas por parte de un mismo obligado (por talonario o por computador) o cuando se requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

4. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA

Por disposición del artículo 616-1 y de los artículos 5o. del Decreto 1165 de 1996, 13 y 20 del Decreto 380 del 27 de febrero de 1996, constituyen documentos equivalentes a la factura los siguientes:

1. Los tiquetes de máquinas registradoras.

2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Los tiquetes de transporte en el servicio de transporte público intermunicipal, interdepartamental o internacional.

4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, así el pago se efectúe ante una entidad financiera.

5. Las pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pagos.

6. Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.

7. Los recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos, entendidos como los que están destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado.

8. La factura electrónica emitida a través de redes de valor agregado.

9. El libro fiscal de registro de operaciones diarias, para los responsables del régimen simplificado.

10. Los registros automatizados internos de la empresa que preste el servicio telefónico de larga distancia nacional e internacional desde teléfonos públicos.

11. Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.

4.1 REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración consecutiva, la cual tratándose de tiquetes expedidos por máquinas registradoras podrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos, sin que sea necesario solicitar autorización de la numeración por disposición del artículo 3o. de la Resolución 3878 de 1996.

Cuando la venta o prestación del servicio fuere gravado con el Impuesto sobre las ventas, adicionalmente a los requisitos mínimos, en el documento equivalente deberá constar (a discriminación del Impuesto sobre las Ventas, cuando sea expedido por un responsable del Impuesto sobre las Ventas del régimen común e identificarse el adquirente cuando sea un responsable con derecho a! descuento. Cuando no sea posible cumplir con este requisito, deberá expedirse factura por la operación, la que constituye soporte para la contabilidad.

4.1.1 - TIQUETES DE MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S.

Los tiquetes expedidos por MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios

5. Valor total de la transacción.

4.1.2 TIQUETES EXPEDIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO (P.LU.) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR DEPARTAMENTOS.

Los tiquetes expedidos por MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO (P.L.U) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR DEPARTAMENTOS deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social y MT del vendedor o de quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción

3. Fecha de la operación

4. Valor total de la transacción.

4.1.3. BOLETAS DE INGRESO A CINE

Deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT

2. Numeración consecutiva.

4.1.4. BOLETAS DE INGRESO A OTROS ESPECTACULOS PUBLICOS Y RECIBOS DE PAGO DE MATRICULAS Y PENSIONES.

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Descripción específica o genérica del servicio.

4. Fecha.

5. Valor de la operación.

4.1.5. RECIBOS DE SERVICIOS PUBLICOS; TIQUETES DE TRANSPORTE; POLIZAS DE SEGUROS; TITULOS DE CAPITALIZACION Y SUS COMPROBANTES DE PAGO.

Deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT

2. Numeración consecutiva

3. Fecha de expedición

4. Descripción específica o genérica del servicio

5. Valor de la operación

4.1.6. EXTRACTOS EXPEDIDOS POR SOCIEDADES FIDUCIARIAS, FONDOS DE INVERSION, FONDOS DE INVERSION EXTRANJERA, FONDOS MUTUOS DE INVERSION, FONDOS DE VALORES, FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTIAS

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha del extracto

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

4.1.7. FACTURA ELECTRONICA

Entendida como el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal dado por las Naciones Unidas, denominado EDIFACT, de un computador a otro, deberá expedirse a través de una red de valor agregado autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y cumplir los requisitos previstos para las facturas, los cuales deben figurar en códigos estándar.

El agente emisor de la factura será el responsable ante la Administración Tributaria del cumplimiento de los requisitos exigidos para la factura. (Decreto 1094 de junio 21 de 1996).

Las personas o entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones para prestar el servicio de valor agregado y que sean intermediarias en la transmisión de facturas electrónicas, deberán inscribirse ante la Subdirección de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a mas tardar treinta (30) días antes del inicio de dicha actividad. Para quienes se encontraban operando al 21 de junio de 1996, el plazo se cuenta a partir de dicha fecha.

4.1.8. LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS.

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado deberán llevar el Libro Fiscal de registro de Operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique al contribuyente, se encuentre debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas, debiendo al finalizar cada mes, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar tanto el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.

Este Libro debe reposar en el establecimiento de comercio.

5. DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA

Constituyen documentos que sustituyen la factura los siguientes:

5.1. En distribución masiva y ambulante de bienes:

El comprobante que deben elaborar a sus vendedores quienes distribuyan masivamente y en forma ambulante bienes, salvo cuando se venda a un comerciante distribuidor del producto, en cuyo caso deberá expedirse factura por cada operación. Este documento debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. El nombre o razón social y NIT de la empresa.

2. Fecha

3. Lapso al cual corresponde el comprobante.

4. Nombre completo del vendedor y su identificación.

5. Mercancía entregada.

6. Mercancía devuelta

7. Mercancía vendida.

8. Valor de la venta.

5.2 En juegos de suerte y azar o electrónicos:

El documento que elabore el responsable del régimen Común por el servicio de utilización o préstamo a cualquier título de juegos de suerte y azar o electrónicos, por cada establecimiento o sitio en que se preste el servicio, en el que se registren en forma global las operaciones del día y el IVA generado y contenga como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

5.3. En operaciones realizadas por agencias de viajes:

Sin perjuicio de la obligación de expedir factura o documento equivalente a los usuarios, las agencias de viajes deberán expedir a las empresas transportadoras una relación periódica de las operaciones que hayan realizado por cuenta de ellas, la cual deberá contener como mínimo:

 Lapso durante el cual se realizaron las operaciones.

 Valor individual y total de las operaciones.

 IVA generado

Monto de las Comisiones causadas, junto con el IVA correspondiente al servicio de Intermediación, cuando sea del caso.

5.4. En suscripción masiva de servicios de televisión:

La expedición de factura a la sociedad o junta administradora del edificio o condominio, sustituye la facturación a cada uno de los usuarios, cuando se trate de servicios de televisión por suscripción o cable.

La entidad prestadora del servicio mantendrá a disposición de la DIAN los registros de sus usuarios y generará al menos mensualmente una relación de los pagos recibidos.

6. SISTEMAS TECNICOS DE CONTROL

Constituyen sistemas técnicos de control los implantados por la Resolución No. 3878 de 1996, que deberán adoptarse a más tardar el 1o. de enero de 1997, a saber:

· La autorización de la numeración, ya mencionada.

· El control técnico de que trata el numeral 1o. del artículo 8o. de la Resolución citada para las personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, máquinas registradoras P.O.S. o facturas por computador. Como control fiscal los comprobantes de informes diarios, impresos al final del día, por cada servidor, contentivos de la información de que trata el numeral 2 de mismo artículo, el cual deberá elaborarse en original y copia. El original hará parte integral de la contabilidad y la copia deberá conservarse en el establecimiento de comercio, para ser exhibido cuando la Administración Tributaria lo requiera.

· El control técnico de que trata el numeral 1o. del artículo 9o. de la Resolución mencionada para las personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado PLU. Como control Fiscal el comprobante resumen denominado Informe fiscal de ventas diarias por cada establecimiento de comercio, que deberá contener la información de que trata el numeral 2 de este mismo artículo y al que deberá anexarse el comprobante Z de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.

Este informe deberá elaborarse en original y copia. El original hará parte integral de la contabilidad y la copia deberá conservarse en el establecimiento de comercio, para ser exhibido cuando la Administración Tributaria lo requiera

7. OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS

Quienes elaboran facturas deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Elaborar las facturas con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario.

2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada usuario del servicio y la numeración respectiva.

3. Abstenerse de elaborar facturación con la misma numeración, a quien ya se le prestó este servicio.

4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual además de cumplir con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último numero consecutivo de dichos documentos, elaborados al usuario.

5. Discriminar el Impuesto sobre las Ventas cuando la persona o entidad que elabora facturas o documentos equivalentes pertenezca al régimen común.

No existe prohibición legal para que los tipógrafos o litógrafos elaboren sus propias facturas, sin embargo este hecho no los exime de cumplir con el requisito de preimpresión de la identificación del impresor (Art. 618 y 618-2 del Estatuto Tributario).

En todo caso el ejercicio de esta actividad no se encuentra sujeto a inscripción diferente a la del Registro Nacional de Vendedores, ya sea en el régimen común o en el régimen simplificado, como responsables del Impuesto sobre las Ventas.

Cuando se contrate la elaboración de facturas a través de intermediarios las obligaciones serán exigibles a éstos. (Art. 14 Decreto 1165 de 1996).

Tratándose de la obligación de llevar el registro de las personas que han solicitado la elaboración de facturas, tanto el intermediario respecto de sus clientes como el impresor respecto del intermediario, deberán registrar la correspondiente información, sin perjuicio de la obligación para el impresor de elaborar las facturas con el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando los responsables del régimen simplificado elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y dejar constancia del primero y último número consecutivo de los documentos elaborados al usuario del servicio.

Quienes elaboren documentos equivalentes, deberán cumplir las previsiones contenidas en el Decreto No. 1165 de 1996, para cada unos de ellos.

8. REGIMEN SANCIONATORIO

Las siguientes actuaciones u omisiones por parte de los obligados a expedir factura o documento equivalente o por quienes los elaboren, son objeto de sanción:

· No expedir facturas o documento equivalente.

· Expedir facturas sin requisitos.

· Elaborar facturas con doble numeración o sin el cumplimiento de los requisitos exigidos legalmente.

· Obtener o utilizar facturas con doble numeración por parte de los obligados a expedidas.

· Llevar doble facturación.

· Llevar doble contabilidad.

· No registrar en la contabilidad una factura o documento equivalente.

· No presentar a las autoridades de Impuestos el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias o presentar atraso en el mismo.

· No adoptar o incumplir los sistemas técnicos de control previstos en la Resolución Número 3876 del 28 de junio de 1996 modificada por la Resolución 5709 del 20 de septiembre de 1996.

Quienes incurran en alguna de las irregularidades mencionadas, se harán acreedores a la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, la cual se impondrá previo traslado de pliego de cargos para responder y se aplicará clausurando por un día el sitio o sede respectiva, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda CERRADO POR EVASION.

Cuando se trate del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias, la constatación de su atraso por un día, dará lugar a la aplicación de esta sanción, en razón a que el registro de las operaciones debe efectuarse diariamente.

En caso de reincidencia, la sanción de clausura se aumentará a diez días calendario y además, se impondrá una multa equivalente al medio por ciento del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin que pueda exceder de $ 154.000.000 (Valor año 1996) (Artículos 616, 616-3, 640, 652, 652 655, 657 y 658 y 160 de la Ley 223 de 1995).

Habrá reincidencia siempre que el sancionado por acto administrativo en firme dentro de la vía gubernativa, cometiere una infracción del mismo tipo, dentro de los dos años siguientes a la comisión del hecho sancionado es decir que será necesario que se trate de la misma omisión o acción sancionada.

9.- SOPORTE DE LOS COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS DESCONTABLES.

Para efectos tributarios, el artículo 615 del. Estatuto Tributario impone como obligación formal la de expedir factura, la cual debe cumplir los requisitos previstos en los artículos 617 y 618 del mismo ordenamiento.

La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los costos, gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto, no sólo a las personas obligadas a llevar contabilidad, sino también a aquellas otras taxativamente enumeradas por el artículo 615 del Estatuto Tributario y normas concordantes.

Es así como para la procedencia de descuento por concepto del Impuesto sobre las Ventas, en las operaciones gravadas la factura deberá cumplir con los requisitos previstos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario debiendo constar en ella la discriminación del IVA. Para los mismos efectos, los documentos equivalentes, deben cumplir los requisitos de que trata el artículo 6o. del Decreto 1165 de 1996, e incluir la discriminación del impuesto sobre las ventas ( salvo que se trate de un responsable del régimen simplificado ) y la identificación del adquirente o usuario del servicio cuando sea un responsable con derecho a descuento. (Art.11 del Decreto 1165 de 1996). De no ser posible la discriminación del Impuestos sobre las ventas el responsable deberá expedir factura con el complemento de los reportes legales.

La relación periódica de operaciones que presenten las agencias de Viajes a las Empresas Transportadoras constituye soporte para el cálculo del Impuesto Descontable en la forma establecida en el artículo 497 del Estatuto Tributario. (Art. 8 Decreto 1165 de 1996)

Cuando se adquieran bienes y servicios de un no obligado a facturar, salvo de los responsables del régimen simplificado, constituirá soporte para la procedencia de los impuestos descontables, el documento expedido por el vendedor o por quien presta el servicio, en el que conste el nombre o razón social del vendedor o de quien presta el servicio, UIT, fecha de la operación, valor y discriminación del IVA. (Art. 11 Decreto 1165 de 1996.).

Cuando se trate de una operación realizada con un responsable del Impuesto sobre las ventas que pertenezca al régimen simplificado, podrá constituir soporte de la respectiva transacción, adicionalmente a la nota de contabilidad de que trata el articulo 4o. del Decreto 380 de 1996, el documento externo cualquiera sea su denominación que compruebe que efectivamente se efectuó el pago, expedido por el responsable del régimen simplificado, en el que igualmente podrá informar esta calidad.

Cuando se vendan productos agrícolas o ganaderos por parte de personas naturales cuya cuantía sea inferior a $2.420.000 constituirá soporte para la procedencia de los costos y gastos, el documento externo expedido por el vendedor en el que corte la operación económica.

Sin perjuicio de la obligación de efectuar los correspondientes registros contables, constituye soporte de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA y demás operaciones, el registro electrónico con el cumplimiento de los requisitos previstos en el Decreto 1094 de 1996.

En todo caso, quien estando obligado a expedir factura o documento equivalente con todos los requisitos legales previstos no lo haga, quedará incurso en las sanciones que al respecto señala la ley.

10. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS

Por disposición del artículo 632 del Estatuto Tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, deberán conservar por un periodo mínimo de cinco años contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración expedición o recibo, los siguientes documentos:

· Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto tas copias de las cintas de las máquinas registradoras, las que de acuerdo con el artículo 6o. del Decreto 422 de 1991 deben conservarse durante dos años partir de su utilización, siempre y cuando conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, de acuerdo con el artículo 632 del Estatuto Tributario.

· Los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos, el comprobante informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas por computador o se utilice el sistema P.O.S.

· Los archivos magnéticos y el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la red, tratándose de la factura electrónica.

· La identificación tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicación de la fecha de transmisión o recepción, por parte de los administradores de la Red de Valor agregado.

· Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genéricas y los comprobantes resumen denominados" informes fiscales de ventas diarias" que imponen la Resolución 3878 modificada por la Resolución 5709 de 1996, como parte integrante de los sistemas técnicos de control en ellas adoptados.

· El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes de las personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las resoluciones de autorización de la numeración o constancias del vencimiento del término para decidir, entregadas por el usuario del servicio.

11. PRECISIONES ADICIONALES

Para efectos fiscales, los obligados a expedir factura o documento equivalente o sustitutivo, no podrán suplir la expedición de ellos con documentos tales como: contratos diferentes a los previstos en numeral 11 del punto 4 (considerados como documentos equivalentes por el Artículo 23 del Decreto 636 de 1991, disposición derogada expresamente por el artículo 15 del Decreto 1165 de 1996), escrituras públicas de compraventa, cuentas de cobro, órdenes de trabajo, recibos de pago y otros documentos diferentes a los señalados anteriormente.

Tampoco los pueden suprimir las guías aéreas de carga y guías aéreas de correo, por referirse a documentos expedidos dentro del contrato de transporte de cosas, no son documentos equivalentes a la factura.

Si bien es cierto, el artículo 19 del Decreto 2150 de 1995 dispone que, la orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado si fuere del caso de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de las obligaciones contractuales, también lo es que para efectos fiscales al no afectar tal disposición por previsión del artículo 150 del mismo ordenamiento, las normas expedidas en códigos como es el Estatuto Tributario, no podrá reemplazarse la expedición de la factura o documento equivalente con los documentos requeridos para efectos contractuales.

Previa la advertencia de que ciertos requisitos de la factura ya habían sido establecidos con anterioridad a la vigencia de la Ley 223 de 1995, en el caso de conservarse un inventario de facturas sin utilizar que no cumplan con los nuevos requisitos en ella señalados, podrán suplirse solamente a través de medios litográficos, tipográficos o técnicas similares. Por consiguiente no se podrán utilizar medios mecánicos, sellos de caucho o medios manuales, para suplir los nuevos requisitos. En todo caso ello no exime de la responsabilidad frente a un eventual incumplimiento de los requisitos en las facturas expedidas.

Cuando de acuerdo con las necesidades del obligado a expedir factura o documento equivalente, se opte por expedir diversas clases de facturas (de talonario o por computador) así como documentos equivalentes, deben observarse los requisitos previstos para cada uno de tales sistemas y llevarse una numeración consecutiva, de tal manera que en ningún caso podrán expedirse documentos con numeración duplicada.

El artículo 42 de la Ley 49 de 1990, mediante el cual se estableció la obligación de llevar el Libro Fiscal de registro de facturación, fue sustituido por el artículo 40 de la Ley 223 de 1995. (Artículo 617 del Estatuto Tributario). La Resolución 5709 de 1996, por la cual se modifica la Resolución 3878 del mismo año, en su artículo 4o. prescribe la obligación de tener un registro de distribución de la numeración autorizada.

Por último, es de señalar que mediante Autos de septiembre 27 de 1996 y octubre 11 del mismo año, se suspendieron provisionalmente el parágrafo 2o. del artículo 10o. del Decreto 1165 de 1996, el artículo 2o. la expresión "única nacional" contenida en el inciso 1o. del artículo 5o. y el último inciso de éste artículo de la Resolución 3876 de 1996, providencias susceptibles del recurso de reposición. Por lo tanto, tales disposiciones serán de obligatoria observancia, hasta, que se decidan definitivamente por el Honorable Consejo de Estado. Con todo es de anotar que el artículo 5o. de la Resolución 3678 de 1996, fue modificado por el artículo 4o. de la Resolución 5709 de 1996.

CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ

Subdirectora Jurídica (A)

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

YOMAIRA HIDALGO ANIBAL

Jefe División Doctrina

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales