CONCEPTO TRIBUTARIO 42897 DE 1996

(Mayo 23)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA: CERTIFICADOS/ OBLIGACION ENVIO

PROBLEMA JURIDICO

¿La expedición de certificados de ingresos y retenciones comprende la obligación de su envío a los interesados?

TESIS JURIDICA

NO LA EXPEDICION DE LOS CERTIFICADOS DE RETENCION CONLLEVA UNICAMENTE LA OBLIGACION DE EXTENDERLO CON LAS FORMALIDADES PRESCRITAS.

INTERPRETACION JURIDICA

El artículo 378 del Estatuto Tributario señala como una de las obligaciones de los agentes de retención la de expedir anualmente a los asalariados un certificado de retención correspondiente al año gravable inmediatamente anterior de acuerdo con el formato que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para tal efecto.

Tratándose de conceptos diferentes a los salarios el articulo 381 del ET preceptúa lo siguiente en su inciso 1o:

“Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes a los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:”... (Subraya).

Según el Diccionario de la Real Academia Española, la palabra expedir tiene como significado dar curso a las causas y negocios; despacharlos; extenderlos por escrito con las formalidades acostumbradas.

Teniendo en cuenta la acepción de la expresión, encontramos que la obligación de expedir el certificado conlleva la de extenderlo por escrito con las formalidades acostumbradas; es decir, la disposición hace referencia a la elaboración del documento únicamente sin que de ello derive la obligación para el agente retenedor de enviarlo a las personas a quienes se les haya efectuado la retención.

Por consiguiente, el agente retenedor debe elaborar o expedir el certificado de retención, y entregarlo a quien tenga derecho a él cuando éste lo solicite sin que lo anterior constituya óbice para que cuando se le facilite al agente retenedor enviar el respectivo certificado de retención al interesado, lo haga.

De igual manera y a solicitud del interesado, el agente retenedor debe expedir un certificado por cada retención efectuada, de acuerdo a lo establecido en el inciso final del citado artículo 381 del Estatuto Tributario, corroborando lo dicho anteriormente al indicar que el término expedir, en esta materia debe entenderse como la elaboración del certificado de retención.

El presente concepto modifica el concepto No. 20257 de julio 8 de 1991 y los demás que le sean contrarios.

YHA/MERM/EZdeB