CONCEPTO NOTIFICACIONES 15796 DE 2016

(julio 26)

Diario Oficial No. 49.955 de 4 de agosto de 2016

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA

100202208-0743

TEMA:	PROCEDIMIENTO
DESCRIPTORES:	NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
FUENTES FORMALES:	Estatuto Tributario artículos 555, 555-2, 556, 563, 565 y 826
Decreto-ley 19 de 2012, artículo 62
Ley 1437 de 2011, artículos 65, 68
Decreto 390 de 2016, artículos 656, 657, 659, 662 y 663
Decreto 2245 de 2011, artículos 13, 14, 15 y 19
Decreto 4048 de 2008, artículo 1o
Decreto 2460 de 2013, artículos 1o, 4o y 12
Decreto 1903 de 2014, artículos 7o y 13.
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 87.
Corte Constitucional Sentencia C-1178 de 2001.
Consejo de Estado, Sección Cuarta, Sentencias del 3 de marzo de 2011 (Exp. 17087), 5 de septiembre de 2013 (Exp. 18968).

De conformidad con los artículos 19 y 38 del Decreto 4048 de 2008, en concordancia con el artículo 7o de la Resolución número 204 de 2014, se avoca el conocimiento para absolver las consultas que formuló la Coordinación de Notificaciones de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos de la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica de la Entidad sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias.

1. ¿Se debe notificar el aviso de citación para la notificación personal cuando es devuelta por el correo?

El Estatuto Tributario, el Estatuto Aduanero y el Procedimiento Administrativo Cambiario, establecen el procedimiento para efectuar la notificación personal de los actos administrativos que se profieren durante el desarrollo de la actuación, a saber:

En materia tributaria el artículo 565 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 45 de la Ley 1111 de 2006, establece:

Artículo 565. Formas de notificación de las actuaciones de la administración de impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.

El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo. (Inciso adicionado por el artículo 13521329 <sic> de la Ley 1607 de 2012).

Parágrafo 1o. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario (RUT). En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario (RUT), habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

Parágrafo 2o. Cuando durante los procesos que se adelanten ante la administración tributaria, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, actúe a través de apoderado, la notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado tenga registrada en el Registro Único Tributario (RUT).

Parágrafo 3o. Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como certificadora digital cerrada serán gratuitos, en los términos de la Ley 52721341 <sic> de 1999 y sus disposiciones reglamentarias.

El artículo 826 del Estatuto Tributario regula el procedimiento relacionado con la notificación del mandamiento de pago al señalar:

Artículo 826. Mandamiento de pago. El funcionario competente para exigir el cobro coactivo, producirá el mandamiento de pago ordenando la cancelación de las obligaciones pendientes más los intereses respectivos. Este mandamiento se notificará personalmente al deudor, previa citación para que comparezca en un término de diez (10) días. Si vencido el término no comparece, el mandamiento ejecutivo se notificará por correo. En la misma forma se notificará el mandamiento ejecutivo a los herederos del deudor y a los deudores solidarios.

Cuando la notificación del mandamiento ejecutivo se haga por correo, deberá informarse de ello por cualquier medio de comunicación del lugar. La omisión de esta formalidad, no invalida la notificación efectuada.

Parágrafo. El mandamiento de pago podrá referirse a más de un título ejecutivo del mismo deudor.

El Decreto 390 de 2016, por medio del cual se establece la regulación aduanera señala en los artículos 662 y 663:

Artículo 662. Citación para notificación. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto administrativo, la dependencia competente citará al destinatario del mismo para que comparezca a notificarse personalmente dentro del término de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de acuse de recibo o certificación de entrega de la citación.

Artículo 663. Notificación por edicto. Si no se puede hacer la notificación personal al cabo de diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de acuse de recibo o certificación de entrega de la citación, se fijará edicto en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el término de diez (10) días hábiles, con inserción de la parte resolutiva del acto administrativo.

El edicto deberá indicar el nombre e identificación del interesado, el número y fecha del acto administrativo que se está notificando, la parte resolutiva del mismo y la fecha y hora tanto cuando se fija, como cuando se desfija, así como la firma de quien lo hace.

El Decreto 2245 de 2011 “Por el cual se establece el Régimen Sancionatorio y el Procedimiento Administrativo Cambiario a seguir por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”, dispone en el artículo 15:

Artículo 15. Formas de notificación. Las citaciones, los requerimientos, los autos de archivo, los actos de formulación de cargos, las resoluciones de pruebas, las resoluciones de terminación de la investigación, las resoluciones que no acepten el pago de la sanción reducida, las resoluciones que impongan sanciones, las que decidan autorizar o cancelar la autorización como profesional de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero o negar la misma, y demás actuaciones administrativas cambiarias, deben notificarse por correo a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente, o personalmente, o de manera electrónica.

Las resoluciones que resuelvan el recurso de reconsideración, se notificarán personalmente o por edicto si el investigado no compareciere dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de introducción al correo del aviso de citación.

Parágrafo 1o. Los autos de archivo expedidos antes de la notificación del acto de formulación de cargos serán de cúmplase y no requerirán de notificación alguna.

Parágrafo 2o. La notificación por medios electrónicos se aplicará en los términos y condiciones que establezca el Gobierno nacional en reglamentación del artículo 46 de la Ley 1111 de 2006 y demás normas que la modifiquen o sustituyan.

Parágrafo 3o. Las notificaciones a las que se refiere el presente artículo podrán efectuarse a través del mecanismo de la autorización para recibir la notificación, a partir de la entrada en vigencia del artículo 71 de la Ley 1437 de 2011.

Como se puede observar todos los regímenes señalados establecen el procedimiento a seguir para la notificación personal de los actos administrativos que se profieren dentro de las actuaciones tributarias, aduaneras y cambiarias; al igual que las notificaciones personales del mandamiento de pago dentro del proceso administrativo de cobro coactivo.

En términos generales, estos establecen que en tratándose de providencias que se deben notificar personalmente, previamente se debe enviar por correo un aviso de citación para que dentro de los diez (10) siguientes comparezca el interesado, término que se empieza a contar a partir de la fecha de introducción al correo del aviso, o de la fecha de acuse de recibo o certificación de entrega de la citación cuando se trata de los actos proferidos en el procedimiento aduanero.

De no presentarse el interesado para efectuar la notificación personal esta se realizará por edicto cuando corresponda a los actos que resuelven recursos en el procedimiento tributario, los actos proferidos en el procedimiento aduanero y el acto que resuelve el recurso de reconsideración en el cambiario, es decir, la notificación por edicto es subsidiaria de la notificación personal solo cuando el interesado no comparece para efectuar la primera.

Para la notificación de los demás actos administrativos en los procedimientos tributario y cambiario que no se puedan notificar personalmente por la no comparecencia del interesado o su apoderado, luego del envío de la citación, y ante la ausencia de norma en el Estatuto Tributario y del Decreto 2245 de 2011, la notificación se hará por aviso, conforme lo dispone el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, para lo cual se remitirá a la dirección del RUT o a la procesal, según el caso, el aviso acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Los actos administrativos que no pueden ser notificados personalmente en el procedimiento aduanero por la no concurrencia del interesado dentro de los diez (10) días siguientes contados a partir de la fecha de acuse de recibo o certificación de entrega de la citación al envío del aviso de citación, se realizará mediante la fijación del edicto en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el término de diez (10) días hábiles, con inserción de la parte resolutiva del acto administrativo, conforme lo disponen los artículos 662 y 663 del Decreto 390 de 2016.

Respecto de la notificación del mandamiento de pago, el artículo 826 del Estatuto Tributario establece que cuando el interesado no atiende el llamado de la Administración para efectuar la notificación personal, se debe proceder a notificarlo mediante correo teniendo en cuenta que esta forma de notificación es la subsidiaria de la notificación personal.

De lo expuesto se puede concluir que el “aviso de citación” es un instrumento para convocar a los interesados con el fin de efectuar la notificación personal y no se puede entender que el “aviso de citación” es la notificación del acto administrativo, toda vez que está siempre conlleva, entre otras características, la entrega de copia íntegra del acto a notificar; por ello, cuando hay devolución del correo del “aviso de citación”, los diferentes regímenes no prevén trámite diferente al de continuar con el proceso de notificación personal, es decir, el edicto, el aviso o el correo, según el caso.

En este sentido se pronunció esta Oficina con el Concepto número 025687 de 2000:

De las anteriores disposiciones se puede deducir que el aviso para la notificación personal es una actuación previa a esta y no es la misma notificación y según los términos del artículo 568 lo que se debe publicar son las actuaciones que se deban notificar por correo. De tal manera que si el aviso para notificar personalmente es devuelto por el correo por causas distintas a la de la dirección errada, debe dejarse precluir el término respectivo para proceder a la notificación por edicto.

Obrar de otra forma, como el de publicar el mencionado aviso es alargar innecesariamente el procedimiento, lo cual atentaría contra uno de sus principios, como es el de la economía.

Debe anotarse además que cuando la ley ordena que una actuación deba notificarse personalmente, así debe hacerse y si el citado no comparece, debe notificarse por edicto pues de lo contrario no quedaría notificado el acto.

En conclusión, el aviso para notificar, que haya sido devuelto por el correo por causas ajenas a la dirección errada, no debe publicarse en los términos del artículo 568, sino proseguir con la actuación. Precisamente, para eso es la notificación por edicto, como una forma subsidiaria de la notificación personal.

Y en el Concepto número 076621 de 2002, se afirmó:

Al revisar el anterior pronunciamiento, encuentra este Despacho que el inciso segundo del artículo 565 del Estatuto Tributario se refiere al aviso de citación que debe enviarse a quien pueda afectar una decisión, para que comparezca al despacho a notificarse en forma personal de ella.

Textualmente establece la norma:

“Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente responsable, agente retenedor o declarante, no comparece dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. (Negrilla fuera de texto).

Esta norma mantiene plena aplicación, pues conforme lo señaló esta Oficina en la Circular número 0037 del 28 de febrero de 2001, con ocasión de la Sentencia C-096 del 31 de enero de 2001, “Debe quedar claro que el procedimiento Tributario consagra una regulación especial en materia de notificaciones y ... salvo la expresión “Y SE ENTENDERÁ SURTIDA EN LA FECHA DE INTRODUCCIÓN AL CORREO” del artículo 566 del Estatuto Tributario, que fue declarada INEXEQUIBLE, las normas sobre la materia, a saber artículos; 564, 565, 567, 569 y 566 en su primera parte, se encuentran vigentes y por consiguiente tienen plena aplicación”.

Al no haberse afectado con la declaratoria de inexequibilidad lo preceptuado en el artículo 565 del Estatuto Tributario, es claro que no pueden hacerse extensivas las consideraciones y efectos de la Sentencia C-096 de 2001 a una disposición distinta a la que fue objeto de la acción pública de inconstitucionalidad, máxime cuando la finalidad de la norma es otra, aun cuando en uno y otro caso el legislador haya utilizado la misma expresión.

Así las cosas, el mandato contenido en el inciso segundo del artículo 565 del Estatuto Tributario debe aplicarse conforme con su tenor literal y por lo tanto, el término de diez días allí previsto para proceder a la notificación por Edicto, se contará a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación, si el citado no compareciere personalmente a notificarse.

En los anteriores términos, se reconsideran los Conceptos números 026812 y 027698 de mayo 7 y 9 de 2002, respectivamente, y los demás que en el mismo sentido se hayan proferido.

En igual sentido se ha pronunciado la Sección Cuarta del Consejo de Estado, entre otras, en las Sentencias del 3 de marzo de 2011 (Exp. 17087) y 5 de septiembre de 2013 (Exp. 18968); en esta última se dijo:

Así mismo, en este caso no aplica el inciso segundo del artículo 563 del Estatuto Tributario, pues la norma parte del supuesto de que el contribuyente no haya informado una dirección y, en el sub lite, está probado que el apoderado del contribuyente informó la dirección procesal en la que estimó conveniente recibir las notificaciones respectivas.

Ahora bien, en el caso de la notificación de los actos que resuelven recursos, el inciso segundo del artículo 565 del E. T. determinó expresamente la notificación personal como forma de notificación preferente y, la notificación por edicto como mecanismo supletorio.

En ese sentido, el artículo 565 del Estatuto Tributario dispuso:

“Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación”. (Resalta la Sala).

Nótese que para surtir la notificación personal de las providencias aludidas, el artículo parte del envío de una citación al contribuyente para que este, directa o indirectamente, comparezca a la Administración para notificarse personalmente de su contenido, lo cual no debe entenderse como una “notificación por correo”, pues esta figura está destinada para los actos referidos en el inciso primero del artículo 565 señalado, dentro de los que no se encuentran las providencias aludidas y que consiste en la entrega de una copia del acto administrativo en la última dirección informada en el RUT.

Lo anterior fue tratado por la Corporación, al expresar:

Se tiene entonces que la notificación personal presupone el envío de una citación al contribuyente para que este, a su vez, concurra a la Administración dentro de los 10 días siguientes a aquel en que se introduce al correo del aviso de citación. Ello, en sí mismo, no implica que se esté realizando una “notificación por correo” como lo sugiere el apelante, toda vez que esta fue consagrada como mecanismo independiente y especial para un ámbito diferente, cual es el de los actos que señala el inciso primero del artículo 565 ibídem a saber: (…) y demás actuaciones administrativas diferentes de los actos que resuelven recursos”. (Resalta la Sala).

Además, los actos susceptibles de notificación por correo tienen como mecanismo de notificación residual la publicación por aviso en un periódico de amplia circulación nacional, el cual no aplica para las providencias que deciden recursos, pues en este último caso se reitera que el mecanismo secundario consiste en la notificación por edicto.

Retomando el tema de los avisos de citación, una vez transcurridos diez días hábiles desde la introducción en el correo de los mismos, sin que el contribuyente o quien deba hacerlo comparezca para notificarse, la Administración Tributaria queda facultada para notificar las actuaciones por edicto, sin importar que estos hayan sido devueltos por cualquier causa y, más aún, si su devolución obedeció a causas imputables al apoderado del contribuyente, como ocurre en el presente caso, pues él no informó a la Autoridad Fiscal sobre el cambio de su dirección procesal.

En esa medida, la citación para notificación es solo un instrumento utilizado para notificar personalmente los actos que resuelven recursos y de manera alguna la forma de notificación prevista por el legislador para los actos que resuelven recursos.

De lo expuesto hasta el momento, es claro para la Sala que las resoluciones que resolvieron el recurso de reconsideración interpuesto por el apoderado de la demandante fueron notificadas en debida forma, dado que los avisos de citación para notificación se remitieron a la dirección procesal informada por el apoderado del contribuyente para tal efecto y, ante la falta de comparecencia del interesado para la práctica de la notificación personal, la Autoridad Fiscal estaba autorizada a practicar la notificación por edicto.

Por último, es de anotar que de conformidad con lo previsto en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 1o del Decreto 2460 de 2013, el Registro Único Tributario (RUT), es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la obligación de cumplir con obligaciones formales y sustanciales respecto de los impuestos que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo que es responsabilidad de los administrados mantener actualizada la dirección a efectos de que las comunicaciones con la administración sean eficaces, teniendo en cuenta que a esta se deben enviar las comunicaciones y notificaciones de los actos que se profieran dentro de las actuaciones que se adelanten, salvo que los interesados manifiesten expresamente que los pronunciamientos de la entidad se realicen a una dirección procesal.

En conclusión, la notificación personal se debe realizar dentro del término de diez (10) días siguientes al envío del aviso de citación; o de la fecha de acuse de recibo o certificación de entrega de la citación para los actos proferidos en el procedimiento aduanero; de no comparecer el interesado la notificación se deberá realizar mediante la notificación subsidiaria, ya sea el edicto, correo o aviso, según se explicó anteriormente. En el evento en que el aviso de citación sea devuelto por el correo por causas diferentes a dirección errada no se debe publicar sino que la Administración debe continuar con el trámite de notificación.

Por lo anteriormente expuesto, se revoca el numeral 4 del Oficio número 05135, el Oficio número 069575 de 2012, Oficio número 050375 de 2012 y el Oficio número 000317 de 2014.

2. ¿Se deben publicar en la página web de la entidad los oficios y demás comunicaciones, que son devueltos por el correo? Y, en caso afirmativo, cuando contienen información de reserva legal ¿qué se debe publicar?

Dispone el artículo 1o del Decreto 4048 de 2008 que a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales le compete la administración de los impuestos del orden nacional, los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior, cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, así como la dirección y administración de la gestión aduanera. Igualmente, le corresponde el control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.

Igualmente, le compete actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria, aduanera y de control de cambios, en relación con los asuntos de su competencia.

Para el cumplimiento de lo anterior, señala el mismo artículo que la entidad desarrollará todas las actuaciones administrativas necesarias para cumplir con las funciones de su competencia.

Lo anterior significa que los actos que la entidad profiere en cumplimiento del derecho de petición ya sea de interés general, particular, de consulta o de información, se hacen con ocasión de sus funciones, son actos administrativos, por tanto, para su trámite como para su comunicación deben atender las disposiciones previstas en los estatutos que la gobiernan.

Se debe recordar que el concepto de acto administrativo es amplio, entendido como cualquier acto dictado por la Administración, diferente de la potestad reglamentaria, en el cual manifiesta su voluntad y el cual se expide con arreglo a las normas de derecho administrativo.

Aclarado lo anterior, es de manifestar que el artículo 565 del Estatuto Tributario, el artículo 657 del Decreto 390 de 2016 y el artículo 15 del Decreto 2245 de 2011, que regulan el procedimiento de notificación de los actos administrativos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, respectivamente, son consistentes al señalar que la notificación personal o por correo, son formas de notificación de los actos de la Administración.

Ahora bien, en lo que respecta al régimen de los actos devueltos por correo y su correlativa publicación en la página web de la DIAN, se debe entender que este proceder se predica de todos aquellos actos cuya notificación principal está prevista realizarse mediante correo. Es de señalar que como procedimiento adicional a la notificación por aviso en página web de los actos en materia tributaria se debe realizar la respectiva publicación en lugares de acceso al público en la entidad.

Verificados estos supuestos no se debe perder de vista que las disposiciones que regulan la notificación de los actos administrativos devueltos por el correo, y su correlativa publicación en la página web de la entidad, ordenan que cuando se procede a notificar por este medio, la publicación deberá contener:

-- En materia tributaria: transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal de la DIAN, además se deben incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal.

-- En materia aduanera: notificación en el portal web de la entidad que deberá incluir mecanismos de identificación personal.

-- En materia cambiaria: se notificarán mediante aviso en el portal web de la entidad.

Por consiguiente, y con el fin de establecer un régimen unívoco en materia de notificaciones en el portal web de la DIAN, resulta pertinente realizar una integración normativa esto con el fin de determinar de manera clara el procedimiento a seguir de la Administración en este evento, por lo que considera este despacho que en los casos en que resulta procedente a la publicación en la página web de la entidad, se deberá:

-- Proceder a publicar en la página web de la entidad de manera exclusiva la parte resolutiva del acto administrativo.

-- Establecer mecanismos de búsqueda del acto administrativo por número de identificación personal (Cédula de ciudadanía o NIT).

-- Los términos de notificación por aviso en la página web de la entidad se empezarán a contar a partir del día siguiente de su publicación, conforme lo establecen cada una de las disposiciones que rigen esta materia.

Respecto del contenido reservado de cierta información que se consagra en los actos administrativos de conformidad con el régimen jurídico establecido en la ley, considera este despacho que el hecho de restringir de manera exclusiva la publicación de la parte resolutiva de los actos administrativos y establecer mecanismos de búsqueda del mismo por número de identificación personal pueden generar un primer filtro de protección de los datos reservados que se plasman en el mismo.

Sin embargo, dado que estos mecanismos no pueden abarcar la generalidad de los supuestos, pueden existir eventos en donde se incluyan dentro de la parte resolutiva datos de carácter reservado, de conformidad con lo establecido en la ley y la Constitución Política o asociados a la intimidad de la persona, tales como datos económicos, bases gravables tributarias, supuestos estos en donde se deberán desplegar las conductas adecuadas por parte de la Administración para restringir el acceso del público.

Respecto de la competencia para publicar el acto administrativo corresponderá a las respectivas oficinas de notificaciones, realizar el trámite asociado al mismo, incluyendo la fijación y desfijación.

3. ¿Cuál es el término durante el cual se deben publicar en la página web de la entidad, los actos administrativos que por cualquier razón sean devueltos?

El artículo 568 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 58 del Decreto-ley 19 de 2012, el artículo 665 del Decreto 390 de 2016 y el artículo 18 del Decreto 2245 de 2011, modificado por el artículo 62 del Decreto 19 de 2012, establecieron el procedimiento para surtir el proceso de notificación subsidiaria a la notificación por correo cuando por cualquier razón fueron devueltos por este, señalando:

Artículo 568. Notificaciones devueltas por el correo. Los actos administrativos enviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificados mediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN que incluya mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad. La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal. (Negrilla fuera de texto).

Artículo 665. Notificaciones devueltas por el correo. Las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en el sitio web de la DIAN que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal; la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación en el sitio web. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal. (Negrilla fuera de texto).

Artículo 18. Notificaciones devueltas por el correo. Las actuaciones y actos administrativos enviados a notificar por correo que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en el portal web de la DIAN, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación en el portal.

La anterior regla no se aplicará cuando la devolución se produzca por el envío de la notificación a una dirección distinta a la determinada conforme a lo previsto en los artículos 13 y 14 del presente decreto, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal. (Negrilla fuera de texto).

Tal y como se desprende del procedimiento señalado, cuando hay devolución de los actos notificados por correo los artículos 568 del Estatuto Tributario, 665 del Decreto 390 de 2016 y 18 del Decreto 2245 de 2011, mantienen el mismo procedimiento para la notificación de los actos que fueron enviados por correo para surtir la notificación pero que por cualquier razón fueron devueltos por el mismo, al señalar que la notificación subsidiaria es el aviso a través de la página web de la entidad, y que a partir de su publicación se empezarán a contar los términos para responder o impugnar.

Las normas establecen la obligación de publicar en la página web los actos administrativos devueltos por correo, al igual que el momento a partir del cual los términos empiezan a correr para el contribuyente o responsable que, se reitera, es a partir de la fecha de su publicación; en consecuencia, es de concluir que una vez incluida la información en el portal web de la entidad se entiende publicado el acto, requiriéndose de un (1) solo día para dar cumplimiento a las exigencias legales siendo así que el término de permanencia del aviso en la página web es de un (1) día.

Lo anterior, sin perjuicio que la Administración pueda prestar el servicio de consulta de la notificación de los actos realizados por este mismo medio.

4 ¿En el Régimen Sancionatorio y Procedimiento Administrativo Cambiario, ¿cuál es el término de fijación del edicto, previsto en el artículo 15 del Decreto 2245 de 2011?

De conformidad con lo establecido en el régimen de notificación de los actos en materia cambiaria, previsto en los artículos 13, 14, 15 y 19 del Decreto 2245 de 2011, la notificación de los actos administrativos se efectuará a la dirección informada en el RUT y en su defecto se notificará a las direcciones que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante la verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

De conformidad con lo previsto en el artículo 19 del Decreto 2245 de 2011, la notificación personal se practicará por el funcionario competente en la dirección determinada conforme a lo previsto en los artículos 13 y 14 del mismo decreto o en las oficinas respectivas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando quien deba notificarse se presente a recibirla voluntariamente, o se hubiere solicitado su comparecencia mediante citación.

Según el artículo 15 del Decreto 2245 de 2011, las resoluciones que resuelvan el recurso de reconsideración, se notificarán personalmente o por edicto si el investigado no compareciere dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de introducción al correo del aviso de citación.

Como se observa, la norma nada dice respecto del término que se debe tener en cuenta para efectos de la notificación del edicto, ante lo cual, atendiendo las reglas de interpretación jurídica y de integración del sistema normativo, es preciso acudir a la analogía la cual permite aplicar normas con supuesto de hecho diferentes al hecho jurídico que se encuentra ajeno de regulación, pero que son similares en su naturaleza, como es el caso de la notificación por edicto en materia tributaria y aduanera.

Así las cosas, considera este despacho que tanto las normas tributarias, como aduaneras prevén el procedimiento de la notificación por edicto y el término de fijación del edicto, por consiguiente, y ante el silencio del legislador en materia cambiaria, es válido en todas las líneas aplicar al régimen cambiario lo previsto en el Estatuto Tributario y en el artículo 663 del Decreto 390 de marzo 7 de 2016, el cual señala que para efectos de la notificación por edicto, este deberá estar fijado por el término de diez (10) días con inserción de la parte resolutiva del acto administrativo.

5. ¿Es procedente realizar la notificación por correo electrónico en el procedimiento de devolución de IVA a los extranjeros no residentes en el país?

El Decreto 1903 del año 2014 establece el régimen de notificación de los actos proferidos en el régimen especial de “devolución del impuesto sobre las ventas a los turistas extranjeros no residentes en Colombia por la compra de bienes en el territorio nacional”, y en el artículo 13 señala lo siguiente:

Artículo 13. Notificaciones. La resolución que decide la solicitud de devolución de que trata el presente decreto, se notificará de conformidad con los artículos 198 y 201 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o al correo electrónico que informe en la solicitud el turista extranjero no residente en Colombia o extranjero en tránsito fronterizo sin residencia en el país, y contra la misma proceden los recursos de reposición y apelación de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La forma de notificación de la decisión de la solicitud de devolución del impuesto sobre las ventas a los turistas extranjeros y los visitantes extranjeros, no residentes en Colombia por la compra de bienes en el territorio nacional es especial y obedece a las circunstancias excepcionales en que se encuentran los solicitantes al momento de la resolución de la solicitud, teniendo en cuenta que ya no se encuentran en el territorio nacional, porque conforme lo indica el literal a) del artículo 7o del Decreto 1903 de 2014 la solicitud de devolución deben presentarla personalmente al momento de la salida del país y antes del respectivo chequeo con la empresa transportadora.

El Gobierno nacional dispuso tres (3) formas de notificación de esta decisión a saber: la personal, el estado y el correo electrónico, pero como quiera que los sujetos beneficiarios son extranjeros que no residen en Colombia, los procedimientos de notificación personal o por estado no denotan celeridad ni eficacia en la publicidad de la decisión, ni atienden los principios rectores de la actuación administrativa como la eficiencia o la economía, es por ello que con el fin de garantizar el principio de publicidad de las actuaciones de la administración pública la notificación por correo electrónico se torna como una forma viable y eficiente para dar a conocer la decisión de este procedimiento administrativo, tal como lo prevé el Decreto 1903 de 2014.

6. ¿Cuál es el procedimiento para notificación de los actos administrativos en los casos en que se tiene una dirección incompleta, tal como solo el municipio o ciudad? ¿Es viable en estos casos la notificación por edicto?

Los actos que profiere la administración tributaria deben ser notificados a la dirección que aparece en el Registro Único Tributario (RUT) o a la dirección procesal en el evento de ser suministrada.

Así lo dispone el inciso primero del artículo 555-2 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 19 de la Ley 863 de 2003, dispone:

Artículo 555-2. Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario (RUT), administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Por su parte, el numeral segundo del artículo 4o del Decreto 2460 de 2013, señala que:

Artículo 4o. Elementos del Registro Único Tributario (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son:

…

2. UBICACIÓN

La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

Cuando la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio fiscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la ley.

Como se observa es obligación del administrado suministrar la información necesaria de ubicación en el Registro Único Tributario, dentro de ellos, la dirección la cual se convertirá en el medio a través de la cual se comunicará con la administración, salvo que dentro de los procesos administrativos el interesado expresamente suministre una dirección procesal, evento en el cual es obligación de la administración comunicarse a través de esta.

Es de anotar, que en el evento en que se modifique la dirección reportada en el Registro Único Tributario, la anterior sigue siendo válida durante los tres (3) meses siguientes al cambio, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección informada, conforme con lo previsto en el artículo 563 del Estatuto Tributario.

En tratándose de los derechos de petición, el numeral segundo del artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece como requisitos para su presentación que el interesado deberá informar “los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia”.

En los eventos en que se adelanten procesos administrativos y el investigado no se encuentre inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá no solo establecer la dirección de notificación mediante la verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria, conforme lo dispone el parágrafo 1o del artículo 565 del Estatuto Tributario, sino los demás elementos que constituyen el RUT y realizar la inscripción de oficio, conforme lo dispone el artículo 12 del Decreto 2460 de 2013.

En conclusión, los actos administrativos deberán ser notificados a la dirección suministrada por los obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario, a la dirección procesal o la determinada por la Administración en ausencia de los anteriores, conforme se expuso anteriormente.

De otra parte es de manifestar, como se ha reseñado a lo largo de este escrito, que la normatividad que regula las notificaciones de los actos proferidos por la Administración Tributaria establecen la forma de notificar los actos cuando no es posible llevarla a cabo mediante el correo.

No es de libre escogencia del funcionario en los casos en que los actos son devueltos por el correo, o en los eventos en que no cuente con la dirección completa, notificar el acto administrativo mediante la fijación del edicto; pues no se debe olvidar que el proceso de notificación es reglado y se debe surtir de manera estricta conforme con el acto que se pretende notificar, so pena de la invalidez de la misma, de tal suerte que en cada caso se deberán atender estrictamente las normas que consagran el procedimiento de notificación de los diferente actos de la entidad.

7. ¿Se encuentra vigente el Oficio número 483 de 2001 que se refiere al procedimiento de ejecutoria cuando hay varios interesados y el término se contabiliza de manera independiente?

¿De acuerdo con este pronunciamiento cuál es el término que tiene la administración para resolver recursos interpuestos por varios interesados en diferentes fechas con relación a un solo acto administrativo?

Este despacho se permite analizar lo señalado en la parte inicial del Oficio 483 de 2001 el cual establece que:

Al respecto es preciso resaltar que cuando esta situación se presenta se debe notificar a cada uno de ellos y en consecuencia la ejecutoria se surte en forma individual, dependiendo de la actuación posterior que adelante cada interesado. Caso distinto que entre todos decidan nombrar un mismo Apoderado, situación en la cual la notificación y/o la ejecutoria se harían en una sola actuación.

La anterior tesis, en criterio de este despacho tiene plena validez jurídica por encontrarse vigente; sin embargo, cabe hacer la aclaración respecto a que el artículo 63 del Código de Contencioso Administrativo, hoy es el 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ahora bien, con la nueva regulación aduanera Decreto 390 de 2016, el artículo 657 dispuso: “Formas de notificación. Los requerimientos especiales aduaneros, los actos administrativos que deciden de fondo y, en general, los actos administrativos que pongan fin a una actuación administrativa, deberán notificarse personalmente o por correo. (…)

Cuando, dentro de un proceso administrativo, el acto administrativo deba notificarse a varias personas, los términos comenzarán a correr a partir de la última notificación efectuada. (…) Cuando el acto administrativo resultado de un procedimiento de una verificación de origen en la importación deba notificarse a varias personas, los términos correrán de manera independiente a partir de su notificación a cada uno de los interesados”.

En conclusión, los términos para la ejecutoria de los actos administrativos se deberán contabilizar de acuerdo a la norma anteriormente expuesta.

8. ¿Es procedente realizar la notificación personal al representante legal de una persona jurídica, cuando en el acto administrativo ordene en su parte resolutiva la notificación al apoderado? ¿Es procedente realizar la notificación personal a un apoderado diferente al que cita el acto administrativo en su parte resolutiva, sin haberse presentado alguna revocatoria o sustitución de poder al momento de la notificación?

Procede este despacho de manera general a resolver las preguntas acá planteadas, advirtiendo de manera preliminar que, la parte resolutiva de los actos administrativos resultan ser la decisión de la Administración que se debe ejecutar mediante las herramientas que la ley ha otorgado a la administración pública, en el caso específico, a través del procedimiento especial establecido.

El artículo 555 del Estatuto Tributario dispone que los contribuyentes pueden actuar ante la Administración Tributaria personalmente, por medio de sus representantes o apoderados, lo que traduce que para actuar ante la Administración no necesariamente los contribuyentes deben nombrar apoderados.

El artículo 556 del mismo estatuto establece quién representa legalmente a las personas jurídicas afirmando que es “ejercida por el Presidente, el Gerente o cualquiera de sus suplentes, en su orden, de acuerdo con lo establecido en los artículos 372, 440, 441 y 442 del Código de Comercio, o por la persona señalada en los estatutos de la sociedad, si no se tiene la denominación de presidente o gerente. Para la actuación de un suplente no se requiere comprobar la ausencia temporal o definitiva del principal, solo será necesaria la certificación de la Cámara de Comercio sobre su inscripción en el registro mercantil. La sociedad también podrá hacerse representar por medio de apoderado especial”.

Ahora bien, en lo que respecta a la representación es menester señalar que a través de este acto jurídico un tercero autoriza a otro para que en nombre de aquel adelante las actuaciones correspondientes que con antelación se le han señalado.

La notificación de los actos hace parte del derecho de defensa y contradicción el cual, como lo ha señalado la Corte Constitucional, es irrenunciable e inalienable, por lo que su ejercicio en todo proceso administrativo se debe garantizar.

Ahora bien, el hecho que el interesado nombre un apoderado para su representación dentro de una actuación administrativa, no significa que renuncie a su derecho de defensa lo que le permite revocar el poder, consultar el expediente o participar en el desarrollo de la actuación, si las normas procesales lo permiten, así lo ha manifestado la Corte Constitucional en Sentencia C-1178 de 2001:

Queda claro, entonces, que el derecho de defensa es un derecho subjetivo fundamental, como tal inalienable e irrenunciable, previsto en la Constitución Política como una garantía constitucional y que la defensa en juicio es una de sus manifestaciones más importantes, de ahí que no pueda entenderse que tal garantía se satisface y concluye con la designación de un profesional del derecho para ser representado en juicio, sino con la posibilidad del convocado al proceso de 1. Intervenir en cada una de las actuaciones procesales por intermedio del abogado previamente designado. 2. Hacerlo directamente –si le está permitido–. 3. Actuar por conducto de un profesional distinto al otrora designado –sin prescindir de la asistencia de este–, o 4. De no intervenir. Porque por más técnica que parezca la intervención del apoderado actuante, lo esencial para el implicado en el juicio no es la técnica empleada, sino que el designado sepa proyectar la posición que el involucrado desea asumir y proyectar en el juicio.

Por consiguiente, en aquellos eventos en donde la parte resolutiva ordena la notificación a un determinado sujeto, resulta procedente que la misma se realice a este, en la medida en que es una de las partes intervinientes, y no a otros que no se incluyeron en el respectivo acto, pues estos carecen de las condiciones de representación; sin embargo, es de advertir que la solicitud de notificación de los actos a las personas jurídicas se debe realizar al representante legal y no a una persona determinada, teniendo en cuenta la movilidad que se presenta de quienes ostentan los cargos de representación legal en ellas.

De otra parte, cuando dentro de la actuación administrativa se ha reconocido a un apoderado con facultades para notificarse de los actos administrativos, el trámite de notificación se debe surtir él, salvo que el poderdante en ejercicio de su derecho de defensa y contradicción se presente personalmente a notificarse o cuando se conceda un nuevo poder para la actuación, eventos en los cuales la notificación se debe realizar con ellos.

Atentamente,

La Directora de Gestión Jurídica,

LILIANA ANDREA FORERO GÓMEZ.