CIRCULAR EXTERNA 27 DE 2012

(octubre 19)

Diario Oficial No. 48.592 de 23 de octubre de 2012

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE ADUANAS

Para:	USUARIOS EXTERNOS
Asunto:	OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

Teniendo en cuenta el Decreto número 3568 de septiembre 27 de 2011, por el cual se implementa el Operador Económico Autorizado en Colombia y las Resoluciones números 011434 y 011435 de octubre de 2011 y para efecto del trámite de solicitud de autorización, es importante precisar algunos aspectos, así:

1. Concepto de Asociado de Negocio

En concordancia con la definición establecida en el artículo 2o de la Resolución número 011435 de 2011, se entenderá que el asociado de negocio es toda persona que mantiene una relación de negocios enmarcada dentro de la cadena de suministro internacional con el operador de comercio exterior.

Por tanto un asociado de negocio puede provenir de cualquiera de las siguientes etapas:

-- Compras, ventas y adquisiciones.

-- Producción.

-- Empaques y embalajes.

-- Almacenamiento, depósitos, distribución.

-- Transporte.

-- Preparación de documentos.

Los proveedores de materias primas solo se deben informar como asociados de negocio cuando:

-- Las materias primas son el objeto de exportación.

-- Las materias primas se encuentran sujetas a vistos buenos o certificaciones de las entidades sanitarias.

2. Requisito de manifestación suscrita para asociado de negocio

Para dar cumplimiento al requisito “Debe demostrar mediante manifestación suscrita por sus asociados de negocio no autorizados como Operador Económico Autorizado en Colombia ni certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana extranjera, que cumplen los criterios mínimos del Operador Económico Autorizado”, la manifestación suscrita se podrá entender como una confirmación escrita o electrónica de:

-- Obligaciones contractuales.

-- Cuestionario de seguridad.

-- Documento expedido por el representante legal del asociado certificando cumplimiento.

-- Declaración escrita del asociado demostrando el cumplimiento de los criterios mínimos de la OEA.

3. Requisitos o criterios mínimos para asociados de negocio

Teniendo en cuenta que a la fecha se encuentran establecidos los requisitos mínimos solo para exportadores, que posteriormente se expedirán para los demás usuarios en la medida en que la gradualidad en la implementación así lo permita y dado que existen asociados que no serán elegibles para ser autorizados como Operador Económico Autorizado, se precisan los siguientes requisitos o criterios mínimos que deben cumplir estos asociados de negocio:

1. DE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA SEGURIDAD

Debe contar con una adecuada gestión administrativa que garantice el control y la seguridad en sus operaciones comerciales junto con una política sólida respecto a la integridad y la seguridad de sus cadenas de suministro internacional.

2. DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO

Debe tener una exigente selección y monitoreo continuo de sus asociados de negocio, para protegerse de actividades ilícitas o verse involucrado en incidentes de contaminación de sus cadenas de suministro internacional.

3. DE LOS CONTROLES DE ACCESO FÍSICO

Debe tener un control de acceso a las instalaciones de la empresa que incluya medidas de control para prevenir el acceso no autorizado a las instalaciones, mantener el control de empleados y visitantes y proteger los bienes de la empresa.

4. DE LA SEGURIDAD DEL PERSONAL

Debe ser consciente de la importancia de conocer a sus empleados y demás personal vinculado, por lo que debe establecer, documentar y mantener procedimientos para la selección y retiro del personal.

5. DE LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS

Cuando haya lugar a ello, debe contar con procedimientos para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relativos al manejo, almacenamiento y transporte de su carga en la cadena de suministro.

Debe asegurarse que la carga concuerde con la documentación apropiada con el envío y que esté disponible antes de su llegada, así como que se garantice su trazabilidad.

Debe tener procedimientos documentados para reportar a la autoridad competente, los casos en que se detecten irregularidades o actividades ilegales o sospechosas en sus cadenas de suministro internacional.

6. DE LA SEGURIDAD FÍSICA

Debe implementar las medidas que garanticen la seguridad de todas sus instalaciones, así como la vigilancia y control de los perímetros exterior e interior.

Cuando haya lugar a ello, las instalaciones de manejo y almacenaje de carga deben tener barreras físicas y elementos de disuasión para protegerlas contra el acceso no autorizado.

7. DE LA SEGURIDAD EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Debe protegerse mediante el uso de la mejor tecnología que se tenga al alcance, la información, su documentación y los sistemas para procesarlos. Las medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de los sistemas de información, del acceso a la documentación y de los sistemas utilizados en sus operaciones comerciales, deben ser adoptadas adecuadamente.

8. DEL ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENCIA DE AMENAZAS

Debe implementar programas de formación para que sus empleados en todos los niveles, desarrollen la capacidad de mantener la integridad de las cadenas de suministro reconociendo las amenazas internas y externas en cada punto de la cadena.

9. DE LA SEGURIDAD SANITARIA

Cuando a ello haya lugar, debe asegurar que sus asociados de negocio cumplen con la normatividad sanitaria vigente.

4. Entrega de Información financiera

En aplicación del inciso 1o del artículo 24 de la Resolución número 011434 del 31 de octubre de 2011, y para dar cumplimiento a la entrega de la información financiera de que trata el literal c) del artículo 5o de la citada resolución, consistente en allegar los estados financieros de los últimos tres años anteriores a la presentación de la solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado, esta deberá ser radicada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio impreso con sus notas explicativas, a más tardar dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud, de conformidad con los incisos 1o y 3 del artículo 5o de la mencionada resolución.

5. Radicación de documentos

Para efectos de presentar una solicitud de autorización, ingrese a la página www.dian.gov.co, pulse el botón ubicado en la parte superior derecha del portal, una vez allí, seleccione la opción “Servicio Informático Electrónico – OEA” y proceda a registrarse.

Para iniciar el diligenciamiento de la solicitud, ingrese al servicio informático por la opción “Registros, Autorizaciones y Certificaciones”, capture la información solicitada. Al concluir el proceso, firme con el mecanismo digital y envíe la solicitud.

Recuerde que dentro de los 10 días siguientes al envío de la solicitud, debe presentar la información complementaria y los documentos soporte requeridos, mediante los cuales la DIAN entenderá como presentada la solicitud, así:

Vía electrónica

La DIAN ha dispuesto tres prevalidadores para el envío de la información complementaria de que trata el inciso 4o del artículo 5o de la Resolución número 011434 de octubre 31 de 2011:

-- Formato 1526 Presentación de personas para el literal a).

-- Formato 1551 Relacionados con el negocio para el literal b).

-- Formato 1651 Autoevaluación/Reporte Cumplimiento Exigencias para el literal d).

En forma impresa

Los siguientes documentos se deben entregar en una carpeta marcada con el número del Formato 020 (Casilla No. 4), organizados según las instrucciones de dicho formato, en cumplimiento del literal c) del inciso 4o del artículo 5o de la Resolución número 011434 de octubre 31 de 2011 y del inciso 5o, ídem:

1. Organigrama.

2. Mapa de procesos.

3. Matriz de riesgos.

4. Diagramas de flujo cadenas de suministro internacional.

5. Procedimientos selección de asociados y personal vinculado.

6. Procedimientos para acceso físico.

7. Estado financiero año 1 y sus notas explicativas.

8. Estado financiero año 2 y sus notas explicativas.

9. Estado financiero año 3 y sus notas explicativas.

10. Último informe auditoría externa, si cuenta con él.

11. Documento en que conste la aprobación de la presentación de la solicitud por parte de la Junta Directiva cuando haya lugar a ello.

Los documentos pueden entregarse en cualquier Dirección Seccional de la entidad o en la oficina de correspondencia ubicada en la Cra. 7 No 6-45 en Bogotá, dirigidos a la Dirección de Gestión de Aduanas - Operador Económico Autorizado.

De conformidad, con el artículo 5o del Decreto número 3568 de 2011, este trámite es gratuito y de adhesión voluntaria, no es un requisito para la realización de operaciones de comercio exterior ni constituye una forma de representar a terceros.

Consulte la información disponible en la página web.

Las consultas referidas a la figura del Operador Económico Autorizado deberán ser enviadas al buzón oeacolombia@dian.gov.co y telefónicamente al PBX 6079999 extensión 1271. Aquellas relacionadas con la información contenida en el Formato 020 y prevalidadores al buzón de correo soportesieoea@dian.gov.co y telefónicamente al PBX 6079800 ext. 10115.

Atentamente,

La Directora de Gestión de Aduanas,

CLAUDIA MARÍA GAVIRIA VÁSQUEZ.