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RESOLUCION 2002 DE 1997
Octubre 31
<Fuente: Archivo Dian>
<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
El director general de Impuestos y Aduanas Nacionales
En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el Artículo 684-2 del Estatuto Tributario y el Literal 1 del artículo 14 del Decreto 1693 1997 y
CONSIDERANDO
Que el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales puede implantar sistemas técnicos razonables para el control de la actividad productora de renta.
Que la emisión de facturas de venta por programas de computador y la emisión de tiquetes de ventas por P.O.S., constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes y constituye así mismo el elemento esencial para la adecuada aplicación del principio de lealtad comercial, principio este que se encuentra vulnerado cuando los contribuyentes se apropian indebidamente de impuestos contenidos en el precio de sus transacciones, mediante el ocultamiento de sus operaciones.
Que el inciso segundo del artículo segundo de la Resolución 3878 de 1.996 estableció que quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar autorización del software, salvo que e utilice papel de facturación con la reimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Que el artículo tercero de la resolución 3316 de 1.997 hizo extensiva la obligación de utilizar el software aplicativo de facturación a todas las personas obligadas a facturar y que opten por hacerlo a través de computador y a todas aquellas personas que expidan tiquetes de venta mediante el sistema P.O.S.
Que así mismo los mencionados comprobantes, al reflejar la existencia y magnitud de los actos y hechos de naturaleza económica, financiera y patrimonial de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y terceros vinculados, configuran el sustento documental en que se basa la determinación de las distintas obligaciones tributarias.
Que el grado actual del desarrollo tecnológico en sistemas de registro electrónico, permite instrumentar la aplicación de controles con el objeto de garantizar la inviolabilidad de los datos relativos a las transacciones de los contribuyentes, responsables y agentes de Retención.
Que en esta materia, el plano internacional determina que la informatización aludida, constituye una valiosa herramienta para el logro de los objetivos perseguidos, que permite controlar las señaladas estrategias evasivas por ocultamiento o distorsión de las operaciones efectivamente realizadas por los responsables tributarios.
Que conforme al artículo 617 del Estatuto Tributario cuando se utilice el sistema de facturación por computador se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Que en ese orden, se han establecido los procedimientos y controles para las firmas proveedoras de los programas o software de facturación aludidos, de modo que se asegure la transparencia del mercado e igualdad de oportunidades para los oferentes, lo que evitará la distorsión artificial de los precios y la calidad de los servicios ofrecidos.
RESUELVE
CAPITULO I
Software Aplicativo de facturación (SAF)
Para todos los efectos relacionados con esta resolución entiéndase por software aplicativo de facturación , todo tipo de software o programa de computador en el cual, el usuario sólo requiere identificar el código del producto y la cantidad vendida, como información fundamental para que mediante la asociación o relación de los anteriores datos con los previamente almacenados en el sistema de facturación, el software aplicativo genere los demás datos de la transacción económica, requisitos obligatorios en la expedición de la factura o documento equivalente, algunos de los cuales pueden estar preimpresos, dado que son constantes para un conjunto de transacciones.
De igual forma se entiende por software aplicativo de facturación autorizado automáticamente o autorizado mediante el procedimiento de evaluación técnica, aquel que ha cumplido los requerimientos y especificaciones funcionales y técnicas solicitadas por la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales, para ser utilizado en la emisión de facturas de venta por computador o la generación de tiquetes de venta en los Sistemas de Punto de Venta (POS).
Cinta Testigo Magnética (CTM)
Es el equivalente a la tira física testigo (Cinta de auditoria.) para los sistemas POS o a la copia física de la factura, para la facturación por computador; contiene la información necesaria para recuperar o generar nuevamente el documento equivalente, la factura de venta y comprobante de informe diario. Su generación debe ser simultánea y en correspondencia a la impresión del documento original, con el Software aplicativo de Facturación.
Se constituye en el elemento central de auditoría que contiene la información detalle de la transacción económica, a partir de la cual es posible reconstruir los informes contables y fiscales.
Puede ser almacenada en cualquier medio magnético, tales como, cintas, disquetes, cartuchos, Discos Compactos, etc. Su contenido mínimo y formato de recuperación para efectos de auditoria fiscal, deberá efectuarse de a acuerdo a las características técnicas fijadas en la presente Resolución.
Memoria Fiscal
Es un archivo que almacena por día el contenido del comprobante de informe diario por servidor y/o P.O.S.
Jornada Fiscal.
Para los efectos de esta resolución se entenderá como jornada fiscal el lapso de tiempo comprendido entre 24 horas corridas, los cierres se deben efectuar máximo a las 6 a.m. de cada día.
ARTÍCULO 2.- CLASIFICACIÓN DEL SOFTWARE.
Para todos los efectos relacionados con ésta resolución entiéndase por software aplicativo, todo tipo de software o programa de computador destinado a asumir el control del equipo para que éste ejecute una tarea específica y productiva que ayude al contribuyente usuario en el desarrollo de tareas o funciones propias de alguna actividad profesional, comercial o industrial, el cual se puede clasificar así:
a) Software aplicativo licenciado
Adquirido mediante una licencia de uso por una persona natural o jurídica al titular de los derechos de autor del mismo, directamente o por un distribuidor o comercializador.
b) Software de Propietario Exclusivo
Desarrollado por una persona natural o jurídica para uso propio, quien es además el titular de los derechos de autor del mismo.
ARTÍCULO 3.- LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE.
Se entiende por licencia de uso, la autorización concedida a una persona natural o jurídica, por el propietario de los derechos de autor del software o su representante autorizado para ello.
Los derechos de uso de un programa, son:
a) Por máquina: Cubre un sólo equipo.
b) Por empresa: Cubre todos los equipos de la Empresa.
c) Corporativas: Cubre todo, los equipos de un grupo de empresas
Parágrafo: Los derechos corporativos se aceptan siempre y cuando cada empresa posea licencias de uso independiente del S.A.F.
ARTÍCULO 4.- ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE.
Se define como actualización del software, la reescritura de las instrucciones que conforman las rutinas del programa o producto para incluirle nuevos servicios, permitir su uso sobre una nueva tecnología o ajustarlo a los cambios de la legislación, inclusión de nuevos servicios, mejoramiento de los servicios actuales.
Se define como rutina a una serie de instrucciones que en conjunto forman un programa o producto. Se define como producto o programa a un conjunto de rutinas que cumplen con un fin común.
Se define como versión de un programa o software aplicativo, la secuencia evolutiva que ha tenido un producto desde su aparición en el mercado.
ARTÍCULO 5.- REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE APLICATIVO DE FACTURACIÓN.
1. Funcionales
El Software aplicativo de facturación debe:
a. Permitir la emisión de facturas de ventas o documentos equivalentes para cada una de las transacciones realizadas de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Tributario y demás normas reglamentarias relacionadas, controlando que no generen valores totales ó negativos.
b. Aplicar en forma paramétrica las tarifas vigentes del I.V.A impuestas por la DIAN y registrar en cinta testigo magnética el valor del I.V.A. establecido para cada artículo en toda venta de bienes o prestación de servicios.
c. Discriminar y registrar en cinta testigo magnética el medio de pago utilizado, para cada venta de bienes o prestación de servicios.
d. Proveer en la cinta testigo magnético y en papel, la Factura de venta, documento equivalente y el comprobante de informe diario, además se deberá emitir un consolidado por establecimiento.
e. Generar e imprimir por cada servidor, terminal inteligente o P.O.S. al final de la jornada fiscal, el comprobante de informe diario.
f. Proveer a partir de la información contenida en la cinta testigo magnética, los servicios de recuperación puntual (para una fecha dada), o en conjunto, (para una fecha desde y una fecha hasta), por pantalla y papel, de la factura de venta, documento equivalente y del comprobante informe de diario, de las operaciones ocurridas durante los últimos cinco años.
g. Asegurar la identificación única de las facturas y/o documentos equivalentes dentro del(los) rango(s) de numeración autorizado(s) por la DIAN, para el contribuyente obligado a facturar y que opte por hacerlo a través de computador.
2. Técnicos
El Software aplicativo de facturación debe:
a. Estar estructurado en rutinas que puedan ser probadas de manera independiente de cualquier otro producto de software.
b. Proveer un procedimiento de instalación, el cual permitirá la inicialización de las siguientes variables fiscales:
Datos usuario Datos usuario
UsrRazon:Texto 59+1 bytes nombre o razón social del usuario
UsrNit: Texto 13+1 bytes NIT del propietario
UsrDigNit:byte dígito verificador del NIT
USrDirFis: Texto 59+1 bytes dirección fiscal
UsrCal:byte Calidad fiscal: O=No, 1=Si
Datos del Software
SofCodProv: Texto 5+1 bytes código del proveedor del software
SofNumAut:longint numero de solicitud autorización automática del software
SofNumLic: Texto 15+1 bytes número de licencia del software
c. Proveer el procedimiento para inicializar y actualizar el(los) rango(s) de numeración autorizado(s).
d. Generar, imprimir y registrar para cada factura de venta o documento equivalente, un número de control fiscal, el cual se generara a partir de la información grabada en la inicialización del S.A.F., estará compuesto por veintinueve (29) dígitos, así:
Posición longitud contenido
1-5 5 Código del Proveedor Software de Facturación por producto (Asignado por la DIAN)
6 - 20 15 No. de licencia del S.A.F. (Asignado por el fabricante).
21 - 24 4 Año de la Solicitud de autorización automática o resolución de autorización.
25 - 30 6 Número de la Solicitud de autorización automática, o resolución de autorización.
e. Proveer los procedimientos y mecanismos adecuados y suficientes que controlan y garantizan el acceso único autorizado al software, cinta testigo magnética y memoria fiscal, validando la consistencia entre el N.I.T. del usuario del S.A.F. y el número de la licencia comprada y en funcionamiento al inicio de cada jornada fiscal.
f. Controlar y asegurar el cierre de cada jornada fiscal en cada punto de venta, no debiendo permitir el inicio de una nueva jornada fiscal, sin haber culminado exitosamente el cierre de la anterior.
g. Asegurar para toda factura de venta o documento equivalente y cada comprobante de informe diario, identificación interna única y consecutiva.
h. Implementar procesos de reinicio del sistema en caso de falla física, para toda factura de venta o documento equivalente, y comprobante de informe diario controlando la atomicidad y consistencia hasta su impresión y registro simultáneo en la cinta testigo magnética y memoria fiscal, manejando y/o bloqueando su operación según el caso.
i. Validar la consistencia entre el N.l.T. del usuario del S.A.F. y el número de la licencia comprada y en funcionamiento, al inicio de una jornada fiscal.
j. Proveer los esquemas de seguridad que garanticen el respaldo de la información fiscal representada en la cinta testigo magnética y memoria fiscal.
La primera copia dependerá directamente del directorio raíz por cada terminal inteligente, así se este consolidando por servidor, y en la raíz de cada servidor para terminales no inteligentes.
El archivo de la memoria fiscal deberá almacenarse por día en el directorio denominado “MEMORIA”, que depende del directorio raíz y quedará rotulado con el siguiente nombre: “MEMORlA fis”.
k. Controlar y asegurar el cierre de cada jornada fiscal en cada punto de venta, no debiendo permitir el inicio de una nueva jornada fiscal, sin haber culminado exitosamente el cierre de la anterior.
l. Proveer esquemas de seguridad que garanticen el respaldo de la información, representados por la CINTA TESTIGO MAGNETICA y MEMORIA FISCAL, la primera copia de los archivos dependerá directamente del directorio raíz de la terminal inteligente, P.O.S. o del servidor.
El archivo de la memoria fiscal deberá almacenar por día en el directorio denominado “MEMORIA” y quedará rotulado con el nombre “MEMORIA.FIS”.
m. Garantizar la integridad y completitud de los datos que hacen parte de la factura de venta o documento equivalente y comprobante de informe diario.
n. Asegurar para toda factura de venta o documento equivalente, comprobante informe de diario, identificación interna única y consecutiva.
o. implementar procesos de reinicio del sistema en caso de falla física, para toda factura de venta o documento equivalente, comprobante informe de diario.
p. Garantizar la igualdad de contenidos de las imágenes documentales de la factura de venta o documento equivalente o comprobante de informe diario, en los diferentes medios en que se presenten.
q. Mantener historia de cambios o modificaciones en las tarifas del I.V.A. y cambio de la calidad de agente retenedor del l.V.A.
r. Proveer dentro de la documentación los requerimientos de hardware y software necesarios para su operación.
s. Proveer dentro de la documentación las limitaciones y restricciones del medio de operación.
t. Proveer la documentacj5n correspondiente de los manuales operativo y del usuario, contemplando la totalidad de operaciones y funcionalidad del producto donde se ilustran completamente las operaciones y procedimientos que deben darse para obtener los documentos e informes de carácter fiscal.
3. A.P.I.
El Software aplicativo de facturación deberá contener un A.P.l. (Interface de programación de aplicaciones) el que permitirá la interrelación entre el software y los archivos fiscales.
El A.P.l. deber cumplir con los siguientes standares:
· de Compatibilidad: cualquiera de los API contenidos en los S.A.F. autorizados automáticamente, debe ofrecer exactamente la misma funcionalidad que los demás.
· de Seguridad: Los API deberán ofrecer un mínimo específico de protección contra la adulteración ilícita de los datos que guardan.
· de Confiabilidad: En caso de fallos eléctricos, de programación o de hardware, el API deberá ser capaz de manejarlos y ofrecer siempre un estado consistente en los datos que guarda.
Compatibilidad entre los API:
Con el fin de que se tenga un estándar de comunicación entre el SAF o el POS y el API, es necesario que la definición de la interfaz de las funciones se adhiera con exactitud al esquema planteado en la definición de las funciones.
Así mismo, los mensajes de error que las funciones entreguen deberán estar dentro de los suministrados en el (Anexo No. 1).
Estándar de Seguridad:
El S.A.F. debe proveer un mecanismo de encripción de la información y suministrar los sistemas para recuperar la información por parte de los funcionarios de la DIAN.
Confiabilidad y estabilidad del API:
Para los errores, bien sean: los previsibles y los imprevisibles, es necesario que el API este preparado para ambos tipos.
Los errores previsibles son aquellos para los que existe un código de error (Anexo No. 1) y que pueden ser detectados por medios normales de programación. El API debe estar programado para reportar cualquiera de estos errores cuando se produzcan, y evitar que los datos que guarda queden en un estado inconsistente.
Los errores imprevisibles son aquellos que ocurren ya sea por fallas en el suministro eléctrico, en el hardware o en el software externo al A.P.I. En caso de una falla que haga que el computador sea apagado y encendido, el API debe impedir que datos queden en estado inconsistente.
En caso de una falla que no impida la ejecución del API, éste deberá reportar un error de excepción, utilizando los mecanismos de manejo de excepciones disponibles.
Especificaciones del A.P.l.
El A.P.I. deberá contener dos tipos de archivos Fiscales, los cuales se llamarán FISCAL.RAM y FISCAL.ROM, que se crearan con la función de inicialización y tendrán el siguiente formato de almacenamiento:
Formatos de Variables y almacenamiento
Los datos Texto deben ser almacenados como cadenas de texto terminadas con carácter nulo (carácter #000), estilo C. Cuando se diga que se tiene un Texto 59+1 bytes, se tiene una cadena de texto de máximo 59 caracteres de longitud, y un carácter extra para el #000.
Los datos Word ocupan dos bytes y pueden almacenar valores entre 0 y 65535.
Los datos Longlnt (entero largo) ocupan cuatro bytes y pueden almacenar valores entre - 2000 millones y +2000 millones
Los datos byte ocupan un byte y pueden almacenar valores entre 0 y 255.
Los datos Cinc ocupan cinco bytes y pueden almacenar valores entre 0 y un billón.
En ROM (en el archivo FISCAL. ROM)
1. RIF : tipo_RIF
2. número actual de record Zeta en uso: Word
3. conjunto de N records de Jornada (Zetas) : Tipo_jornada
En RAM (en el archivo FISCAL.RAM)
1. Indicador Archivos/API activa/inactiva: 1 byte
2. Número actual de turno: 1 byte
Jornada del día actual : tipo_Jornada
Definición de Tipo RIF (REGISTRO DE INFORMACION FISCAL)
Primera parte: Datos usuario
UsrRazon:Texto 59+1 bytes nombre o razón social del usuario
UsrNit: Texto 13+1 bytes NIT del propietario
UsrDigNit: byte dígito verificador del NIT
USrOirFis: Texto 59+1 bytes dirección fiscal
UsrCal:byte Calidad fiscal: O=No, 1=Si
Segunda parte: Datos del Software
SofCodProv: Texto 5+1 bytes código del proveedor del software
SofNumAut:longint número de solicitud autorización automática del software o resolución de autorización.
SofNumLic: Texto 15+1 bytes número de licencia del software
Cuarta parte: Datos Facturación autorizada por computador
numinicial:Cinc número inicial de facturación
numfinal:Cinc número final de facturación
numautnum:longint; número de autorización de numeración de fact
numautfec:longint; fecha de autorización de numeración de fact
Definición de Tipo jornada
fecha:longint DDmmAAAA
hora:longint HHmmSS
numini: Texto 11+1 bytes número inicial del documento
numfin: Texto 11+1 bytes número final del documento
vlrexent: Cinc;
vlrexclu: Cinc;
vlrgrava: Cinc;
vlrtaril :Longint;
vlrtari2: Longint;
vlrtari3:Longint;
vlrtari4:Longint;
vlrtari5:Longint;
vlrtari6:Longint;
virtotal: Cinc;
virdescu: Cinc;
medefect: Cinc;
medotros: Cinc;
NOTA: Variables tipo CINC serán grabadas por el API como Tipo LONGINIT pero se recogerán o retornaran al SAF como Strings. Lo anterior a fin de prever muy grandes valores a un futuro.
Interfaz de las funciones
F_INI: Inicializa la Archivos fiscales.
Parámetros: RIF: entrada, es el Registro de Identificación Fiscal.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
007- Error al inicializar archivos fiscales.
013- Archivo fiscal ausente
Acción: llamada una vez para inicializar a cero totales de Archivos, y creación de archivos fiscales. Lo efectúa el proveedor de Software al instalar cada licencia por una sola vez.
Prerequisito: ninguna función
F_START: Inicializa Archivos fiscales para trabajar. En caso de detectar que el sistema fue apagado bruscamente debe realizar las operaciones necesarias para garantizar la consistencia de los datos almacenados.
Parámetros: Licencia Software: Tipo cadena de texto de Entrada, número de licencia del software.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
005- La licencia recibida es diferente a la grabada en los archivos fiscales.
011- Error integridad archivo fiscal.
013- Archivo Fiscal no existe
023- Problemas con el archivo
Acción: Debe Llamarse al arrancar la aplicación en la parte correspondiente a facturación, no necesariamente al comienzo del día, y puede llamarse durante el día tantas veces sea necesario volver a entrar a facturar o validar N° de licencia.
Prerequisito: ninguna Función.
Efectos a causar:
- Si hay un error en los Archivos fiscales, no permite ejecutar otros comandos del API hasta que se haya llamado a F_START de nuevo y este se ejecute correctamente.
FGHK: Revisa que no haya problemas con los archivos fiscales. Tamaños correctos, CRC correcto individual y en conjunto.
Parámetros: ninguno
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado F_START.
011- Error integridad archivo fiscal
013- Archivo Fiscal Ausente
Acción: Debe ser llamada siempre y justo después de haber ejecutado F_START.
Prerequisito: Haber llamado a: F_START
Efectos a causar:
- Si hay un error en los archivos fiscales, no permite ejecutar otros comandos del API hasta que se haya llamado a F_CHK con éxito.
F_HEADS: retorna los encabezados con los datos del usuario de la Archivos.
Parámetros: Tipo Encabezado: Entero corto de Entrada, (1 a 8), indica el encabezado que se desea obtener.
Texto: Cadena de texto de Salida (retorna), (40 o 80 Caracteres), contiene el texto solicitado, si hubo problemas, estará vacía.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
008- Tipo Encabezado está fuera de rango, debe estar entre 1 y 8.
013- Archivo Fiscal Ausente
Acción: Debe ser llamada cuando se necesiten imprimir los datos del RIF.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: FSTART
F_NIT: Retorna el NIT del contribuyente.
Parámetros: texto: Cadena de texto de Salida, (13 chars), contiene el NIT.
Dígito: Entero de Salida, contiene el dígito verificador.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
011- Error integridad archivo fiscal.
013- Archivo fiscal no existe
Acción: Debe ser llamada: Cuando se necesite obtener el NIT.
Prerequisto: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_EQUIS: Cierre parcial. Retorna valores parciales e incrementa el contador de cierres parciales (contador del turno).
Parámetros: Todos son de salida (Retorno): Fecha, Hora: Tipo: longint: ultima fecha y hora registradas en la jornada. Tipo: Texto 11 + 1 bytes
inicial, final: Texto: número inicial y final de transacción
exentas, excluidas, gravado, tarifa1, tarifa2, tarifa3, tarifa4, tarifa5, tarifa6, vlr_total, descuentos, efectivo, otros: Tipo: longint: Valores de la jornada actual turno: byte: número del turno que acaba de finalizar.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
011- Error Integridad archivo fiscal
012- En medio de una transacción
013- Archivo fiscal ausente
030- No se ha llamado F_TRANS
Acción: Debe ser llamada: siempre que se quiera hacer un cierre parcial.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_ZETA: imprime el comprobante de informe diario y luego lo graba en la memoria permanente, regresa el contador de parciales a cero e incrementa el contador del comprobante de informe diario.
Parámetros: todos son de salida(retorno) : Fecha, Hora: Tipo: longint, ultima fecha y hora registradas en la jornada.: Tipo: Texto 11 + 1 byte inicial, final: Tipo Texto: número inicial y final de transacción exentas, excluidas, gravado, tarifa1, tarifa2, tarifa3, tarifa4, tarifa5, tarifa6, vlr total, descuentos, efectivo, otros: Tipo longint: Valores de la jornada actual Contador Cierre : Tipo Word. Número del cierre recién hecho.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
.006- No se ha llamado a FSTART
010- F_ZETA ya había sido llamada para el día de hoy.
011- Error Integridad archivo Fiscal
012- En medio de una transacción
013- Archivo Fiscal ausente
030- No se ha llamado F_TRANS
Acción: Deberá ser llamada al final del día o para cierre definitivo de jornada. Sólo puede ser llamada una vez por día.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START, FTRANS
F_TRANS: Comienza una nueva transacción y retorna el número de transacción actual.
No incrementa el número de transacción actual.
Parámetros: num_trans: Entero de salida. Contiene el número de transacción actual, la que ha sido comenzada.
Posibles resultados:
000 - Operación exitosa
006 - No se ha llamado a F_START
011 - Error integridad Archivo Fiscal
012 - En medio de una transacción
ACCION: Debe ser llamada: cada vez que se quiera obtener el número actual de transacción, sólo puede ser llamada una vez por transacción.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_NUMCF: retorna Datos de Seriales RIF donde 1 corresponde al número de autorización automática del S.A.F.
Parámetros: Tipo de serial: Entero Corto de entrada (1 o 2) que indica el serial a obtener. Texto: Retorna (15 caracteres) contiene el serial solicitado.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
011- Error Integridad Archivo Fiscal
013- Archivo Fiscal No existe
031- N° autorización automática no coincide con RIF
ACCION: Debe ser llamada antes del final de la transacción para poderlo imprimir en la factura.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_VRTAX: Recibe del SAF los valores de ventas por tarifa de impuestos, totales causados por efectivo y totales por otros medios y totales causados por descuentos para cada transacción efectuada. Los adiciona a los acumuladores parciales de la Archivos o archivo Ram fiscal, luego incrementa el contador de transacciones.
Parámetros: Exentas, excluidas, gravado, tarifal, tarifa2, tarifa3, tarifa4, tarifa5, tarifa6, vlr total, descuentos, medefec, medOtros : Tipo :Entrada Longint
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
011-Error Integridad archivo Fiscal.
030- No se ha llamado a F_TRANS
013- Archivo Fiscal Ausente.
014- Vlr Total no es igual a exento+ excluido+ gravado+ tarifas-descuento
015- VIr_total no es igual a medefec+medOtros
012- En medio de una transacción
Acción: Debe ser llamada Al final de cada transacción.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START, F_TRANS
F_END: cierra la operación de los Archivos fiscales para que se pueda apagar el equipo sin problemas.
Parámetros: ninguno
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
012- Está en medio de una transacción
013- Archivo fiscal ausente
Acción: Debe ser llamada: Sólo antes de apagar el equipo y cierre de archivos, se puede llamar varias veces durante el día.
Prerequisto: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_DOWN: Permite bajar la información de los Archivos fiscales a través de puerto serial, drive, o vía comunicación electrónica.
Parámetros: Config Puerto: Entrada, configuración del puerto serial del computador.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
006- No se ha llamado a F_START
013- Archivo Fiscal Ausente
015- Problemas con el medio de comunicación
016- El otro computador no responde
017- Puerto serial no existe
018- Velocidad de transmisión incorrecta
019- Paridad incorrecta
020- Hubo errores irrecuperables durante la transmisión.
021- La transmisión fue interrumpida
012- Se encuentra en medio de una transacción
028- El código dado por el funcionario es inválido.
Acción: Debe ser llamada: Cuando se desee realizar la recolección de los datos por parte de un funcionario de la DIAN.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START
F_MEM: Retorna el porcentaje de memoria fiscal libre
Parámetros: Tipolnformacion: Entero (1 o 2) de entrada, 1 es para que retorne el valor en porcentaje de O a 100. 2 es para que retorne el número de ZETAS que todavía se pueden realizar.
Libre: Entero de salida, devuelve el porcentaje de memoria libre, ya sea como tipo 1 o tipo 2.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
013- Archivos fiscal ausente
011- Hay problemas de integridad en la Archivos fiscal.
006- No se ha llamado a F_START
029- Data No corresponde a 1 02
Acción: Debe ser llamada cuando se desee saber si hay espacio libre en la Archivos fiscal, debe ser justo después de F_START.
Prerequisito: Antes se debe haber llamado a: F_START
Efecto: Bloquear si esta saturada o Avisar cuando se encuentre a Menos de 20%.
F_AUDI: imprime o graba el contenido de la memoria fiscal para el periodo de fechas dado entre una fecha inicial y una fecha final.
Parámetros: Fecha Inicial: Fecha de Entrada, es la fecha desde...
Fecha Final: Fecha de Entrada, es la fecha ...hasta
Imprimir: Entero de Entrada (1 o 2), si es 1 se manda el contenido hacia la impresora, si es 2 se manda el contenido hacia el archivo.
Posibles resultados:
000- Operación exitosa
013- Archivos fiscal ausente
011- Hay problemas de integridad en el archivo fiscal.
006- No se ha llamado a F_START
022- Problemas con la impresora
023- Problemas con el Archivo
024- No hay espacio suficiente en el disco duro
025- El rango de fechas es inválido (fecha 1>fecha2)
026- el parámetro imprimir no tiene datos válidos (solo 1 o 2).
027- No hay datos para el rango de fechas especificado.
028- El código dado por el funcionario es Inválido.
012- En medio de una transacción
ARTÍCULO 6.- SUJETOS QUE INTERVIENEN.
Dentro del procedimiento para la autorización automática o proceso de evaluación técnica del software aplicativo de facturación encontramos los siguientes sujetos:
a. Unidad competente para autorizar:
La División de Liquidación de las Administraciones locales, será la unidad competente para todos los efectos del proceso de autorización automática y evaluación técnica del software aplicativo de facturación, el proceso se adelantará previo concepto de un ingeniero de Sistemas.
b. Fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor de software o propietario para uso exclusivo.
El Sujeto activo dentro del procedimiento, es la persona natural o jurídica que posee los derechos de autor y es quien tiene la obligación primaria para solicitar la autorización automática o solicitar la autorización mediante evaluación técnica del software aplicativo de facturación, como requisito previo para su comercialización venta o uso, en el caso de los propietarios exclusivos.
c. Usuario del software
Es el usuario obligado a utilizar software aplicativo de facturación debidamente autorizado automáticamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales, solicitando para ello al proveedor la expedición de la respectiva factura comercial, en la cual se debe registrar explícitamente el número y fecha de la solicitud de autorización automática o resolución de autorización, del software que se está adquiriendo.
d. Servicio Autorizado.
Es la entidad que esta autorizada por el fabricante y/o comercializador y/o distribuidor autorizado de software aplicativo de facturación, por medio de un contrato de servicios, para que preste a nombre de este el servicio de mantenimiento posventa; no obstante medie el contrato de servicios, el responsable ante la DIAN, será siempre el fabricante y/o comercializador y/o distribuidor autorizado que figure en la Solicitud de autorización automática del software aplicativo de facturación.
ARTÍCULO 7.- CONDICIONES Y REQUISITOS PARA EL SOLICITANTE.
Las personas señaladas en el literal b del artículo 6 de la presente resolución, serán las únicas habilitadas para solicitar la autorización automática o solicitar autorización de las rutinas de versiones de software de facturación, como también de las eventuales modificaciones o actualizaciones sobre los productos que ya cuenten con autorización automática o evaluación técnica, de acuerdo a las causales señaladas en el artículo 15º, de esta resolución.
Solo podrán comercializar y/o instalar software aplicativo de facturación el fabricante, la casa desarrolladoras y/o comercializadora de software o propietario para uso exclusivo, las empresas nacionales o extranjeras con domicilio en el país, debiendo demostrar tal condición.
PARAGRAFO: Las personas Naturales que vayan a solicitar la autorización automática del Software aplicativo de facturación o sistemas POS, bien sea para Uso exclusivo o con fines de comercializarlo, deberán constituirse como empresa Unipersonal, en la forma señalada por el Código de Comercio (Ley 222/95), debiendo cumplir con los demás requisitos exigidos en este artículo.
ARTÍCULO 8.- CONTENIDO DEL ARCHIVO CINTA TESTIGO MAGNÉTICA (CTM).
La estructura del formato para la cinta testigo debe contener como mínimo, las especificaciones técnicas que a continuación se detallan:
Registro tipo 1: GENERALIDAD DE LA TRANSACCIÓN
| Descripción del Campo | Longitud | Tipo de Campo | Valor Defecto |
| 1. Tipo de registro | 1 | NUMERICO (1- inf. general) | 1 |
| 2. Identificación POS/Servidor | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 3. Consecutivo Interno de la transacción | 15 | NUMÉRICO | No hay |
| 4. Prefijo del número de Factura o Documento Equivalente | 4 | ALFANUMERICO | 0000 |
| 5. Número de Factura o Documento Equivalente | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 6. Fecha de la transacción | 8 | NUMÉRICO AAAAMMDD | No hay |
| 7. Hora de la transacción | 6 | NUMERICO AAAAMMDD HH (24) MMSS | No hay |
| 8. Nombre o Razón Social del vendedor | 60 | ALFANUMERICO | No hay |
| 9. NlT vendedor | 13 | NUMERICO | No hay |
| 10. Dígito verificación NIT del Vendedor | 1 | NUMERICO | No hay |
| 11 Valor Total de la Transacción | 15 | NUMERICO | No hay |
| 12. Valor del Pago en efectivo | 15 | NUMERICO | 0 |
| 13. NIT del cliente | 13 | NUMERICO | Ceros |
| 14.Digito Verificación NIT cliente | 1 | NUMERICO | Ceros |
| 15. Nombre o Razón Social del Cliente | 60 | ALFANUMERICO | Ceros |
| 16. Código DIAN Proveedor del SAE | 5 | NUMERICO | No hay |
| 17. Número de Solicitud autorización automática o resolución de autorización del SAF | 5 | NUMERICO | No hay |
| 18. Año de solicitud autorización automática ó resolución de autorización del SAF. | 4 | NUMERICO | No hay |
| 19. Número de Licencia del SAF | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
Registro tipo 2: DETALLE DE LA TRANSACCIÓN
| Descripción del Campo | Longitud | Tipo de Campo | Valor Defecto |
| 1. Tipo de información | 1 | NUMERICO (2- Detalle Trans.) | 2 |
| 2. Identificación POS/Servidor | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 3. Consecutivo Interno de la transacción | 15 | NUMÉRICO | No hay |
| 4. Prefijo del número de Factura o Documento Equivalente | 4 | ALFANUMERICO | 0000 |
| 5. Número de Factura o Documento Equivalente | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 6. Código del producto | 15 | ALFANUMERICO | Ceros |
| 7. Nombre o descripción del producto | 30 | ALFANUMERICO | Ceros |
| 8. Cantidad | 15 | NUMÉRICO | Ceros |
| 9. Valor unitario | 15 | NUMERICO | Ceros |
| 10. Valor IVA | 15 | NUMERICO | Ceros |
ARTÍCULO 9.- CONTENIDO DE LA MEMORIA FISCAL.
La estructura del formato para la memoria fiscal debe contener como mínimo, las especificaciones técnicas que a continuación se detallan:
Registro tipo 1: GENERALIDAD POR DÍA
| Descripción del Campo | Longitud | Tipo de Campo | Valor Defecto |
| 1. Tipo de información | 1 | NUMERICO (1- inf. General día) | 1 |
| 2. Identificación POS/Servidor | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 3. Consecutivo Interno del comprobante de diario | 15 | NUMÉRICO | No hay |
| 4. Nombre o razón Social del vendedor | 60 | ALFANUMERICO | No hay |
| 5. NIT Vendedor | 13 | NUMERICO | No hay |
| 6. Dígito verificación NIT del vendedor | 1 | NUMÉRICO | No hay |
| 7. Fecha del comprobante de diario | 8 | NUMERICO AAAAMMDD | No hay |
| 8. Fecha del cierre diario | 8 | NUMERICO AAAAMMDD | No hay |
| 9. Hora del cierre diario | 6 | NUMERICO HH (24) MMSS | No hay |
| 10. Prefijo del número de Factura o Documento equivalente inicial | 4 | ALFANUMERICO | 000 |
| 11 Número de Factura o documento equivalente inicial | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 12. Prefijo del número de factura o documento equivalente final | 4 | ALFANUMERICO | 0000 |
| 13. Número de factura o documento equivalente final | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 14.Cantidad de transacciones del día | 5 | NUMERICO | No hay |
| 15. Valor de las transacciones del día | 15 | NUMERICO | No hay |
Registro tipo 2: TOTALES POR DEPRTAMENTO
| Descripción del Campo | Longitud | Tipo de Campo | Valor Defecto |
| 1. Tipo de información | 1 | NUMERICO (2- Totales por departamento) | 2 |
| 2. Identificación POS/Servidor | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 3. Consecutivo Interno del comprobante diario | 15 | NUMÉRICO | No hay |
| 4. Fecha del comprobante diario | 8 | NUMERICO AAAAMMDD | No hay |
| 5. Código del departamento | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 6. Nombre o descripción del Departamento | 30 | ALFANUMERICO | No hay |
| 7. Tipo de operación | 1 | NUMERICO (1- excluidas, 2- exentas, 3- gravadas) | No hay |
| 8. Tarifa | 3 | NUMÉRICO (0- excluidas y exentas) | No hay |
| 9. Valor ventas por tarifa | 15 | NUMERICO | No hay |
| 10. Valor descuento | 15 | NUMERICO | No hay |
| Descripción del Campo | Longitud | Tipo de Campo | Valor Defecto |
| 1. Tipo de información | 1 | NUMERICO (3- Totales por medio de pago) | 3 |
| 2. Identificación POS/Servidor | 15 | ALFANUMERICO | No hay |
| 3. Consecutivo Interno del comprobante diario | 15 | NUMÉRICO | No hay |
| 4. Fecha del comprobante diario | 8 | NUMERICO AAAAMMDD | |
| 5. Medio de pago | 2 | NUMERICO (01- efectivo, 02- cheque, 03- Tarjeta Débito, 04-Tarjeta Crédito, 05-Ventas a crédito, 06-Bonos, 07-Vales, 08 Otros | No hay |
| 6. Cantidad de transacciones por medio de pago | 5 | NUMERICO | No hay |
| 7. Valor de las transacciones por medio de pago | 15 | NUMERICO | No hay |
ARTÍCULO 10.- SUMINISTRO DE INFORMACIÓN.
10.1 Oportunidad en el suministro de información
Los fabricantes o comercializadores de Software aplicativo de facturación S.A.F., deberán comunicar dentro de los diez (10) días calendario siguientes al finalizar cada semestre calendario a la Subdirección de Fiscalización para el Control y Penalización Tributario, las copias del Software autorizado automáticamente ó autorizado vendidas en el semestre, mediante la presentación de la información relacionada a continuación.
10.2 Medios de Presentación de la Información.
La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos y teniendo en cuenta las características consignadas en las mismas:
a. RED DE VALOR AGREGADO: Los contribuyentes que deseen utilizar este medio deberán informarlo mediante oficio dirigido al Grupo de Información Exógena de la Subdirección de Fiscalización para el Control y Penalización Tributaria; con quince días de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, esto con el objeto de que la DIAN le informe el procedimiento y la línea que dispondrá para este medio.
b. CINTAS MAGNETICAS: Deberá tenerse en cuenta las siguientes características, especificaciones y organización:
1. Ancho de la cinta: Media pulgada
2. Densidad de grabación: 160006250 BPI en 9 Canales
3. Código de grabación ASCII
4. Número de registro por bloque: 50
5. Longitud del registro: 200 posiciones ('BYTES”)
6. Sin rótulo de identificación: (sin “HEADER LABEL”)
c. Cartridges:
1. Tamaño: 152 mm x 101 mm
1. Ancho de la cinta: ¼ pulgada
2. Almacenamiento: 150 Mba 1.2 GB
3. Código de grabación: ASCII
4. Número de registros por bloque: 50
5. Longitud de registros: 200 posiciones (BYTES)
6. Sin rótulo de identificación: (SIN HEADER LABEL)
d. Minicartridge:
1. Tamaño: 95 mm x 62 mm
2. Ancho de la cinta: 8 milímetros
1. Almacenamiento: 2.3 GB 05.0 GB
2. Código de grabación: ASCII
3. Número de registros por bloque: 50
4. Longitud de registro: 200 posiciones (BYTES)
5. Sin rótulo de identificación: (SIN HEADER LABEL)
e. DISQUETES
1. Tamaño disquetes: 3 1/2 pulgadas
2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad
3. Código de grabación ASCII
4. Longitud del registro 200 posiciones (BYTES)
10.3 Grabación de la Información:
La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMPSAF.ASC.
También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMPSAF.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.
PARAGRAFO 1°. El formato de la hoja electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:
| FORMATO | CONFIGURACIÓN |
| Número | Standard |
| Fuente | Arial 10 |
| Alineación | Alineación inferior, General |
| Bordes | Sin bordes |
| Diseño | Sin sombrear |
| Protección | Desactivada |
PARAGRAFO 2°. Solo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético.
PARAGRAFO 3°. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.
10.4 Diseño de registro de la información.
La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por los códigos, que se incluye en las primeras posiciones del registro.
El registro TIPO1 contiene los datos del informante, el registro TIPO2 contiene los datos de los informados.
Los diseños de los registros son los siguientes:
a. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1)
POSICIONES CONTENIDO
1 Tipo de registro, llevará el carácter numérico “1”
2 - 9 Fecha correspondiente al inicio del período que se está reportando, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD), (Ocho caracteres numéricos).
10 - 17 Fecha correspondiente al final del período que se está reportando, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD), (Ocho caracteres numéricos).
18 - 19 Tipo de persona o entidad informante.
Para efectos de la presente resolución, el tipo es “50”.
(Dos caracteres numéricos).
20 - 33 NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante.
(Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
34 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico).
Un espacio blanco.
36 - 95 Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante. (Sesenta caracteres).
96 - 135 Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informante.
(Cuarenta caracteres).
136 – 140 Código Departamento y Municipio, numeral 10.5 de la presente resolución. (Cinco caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
141- 142 Código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, a la cual pertenece la ciudad donde tiene el asiento principal, según el artículo 10.5 de la presente resolución.
(Dos caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
143 – 148 Código asignado por la DIAN al fabricante SAF en la solicitud de autorización automática.
(Seis caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
149 - 158 Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético.
(Diez caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
159 - 166 Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD).
(Ocho caracteres numéricos).
167 - 170 Identificación del carrete.
Consecutivo de cuatro caracteres de identificación del carrete, registrados en el rótulo externo del medio magnético.
171 – 201 Treinta y un espacios en blanco.
b. REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2)
POSICIONES CONTENIDO
1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”
2 - 3 Código asignado para esta información, para efecto de la presente resolución el código es “00”.
(Dos caracteres numéricos).
4 - 5 Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”.
(Dos caracteres numéricos).
6 - 19 NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informada.
(Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
20 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico de lo contrario blanco).
21 Un espacio en blanco.
22 - 81 Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, de la cual se está informando.
(Sesenta caracteres).
82 – 121 Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informada.
(Cuarenta caracteres).
122 – 126 Código Departamento y Municipio, artículo 10.5 De la presente resolución. (Cinco caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
127- 136 Nombre comercial del producto S.A.F
(Diez caracteres).
137 - 151 Número Licencia del usuario.
(Quince caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
152 - 153 Tipo de licencia
Cuando es mono - usuario 1
Cuando es corporativa 2
(Dos caracteres numéricos).
154 – 163 El prefijo, si se utiliza en la factura de venta.
(Diez caracteres alfanuméricos).
164 – 178 Número de la factura.
(Quince caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
179 - 186 Fecha de venta, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD).
(Ocho caracteres numéricos).
187 - 192 Número de la solicitud de autorización automática o de resolución con la cual fue aprobado el S.A.F.
(Cinco caracteres numéricos).
193 - 200 Fecha de la solicitud de autorización automática o de solicitud directa de evaluación técnica, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD).
(Ocho caracteres numéricos).
10.5 ORGANIZACION DE LOS REGISTROS.
La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del Código y ordenado por número de NIT ascendente de la entidad.
PARÁGRAFO 1º.Para efectos de la información a que se refiere el presente artículo, los códigos de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales serán los siguientes (Resolución No.01 98 de Agosto 13 de 1.997):
CODIGO ADMINISTRACION
01 ARMENIA
02 BARRANQUILLA
03 ESPECIAL DE ADUANAS
04 BUCARAMANGA
05 CALI
06 CARTAGENA
07 CUCUTA
08 GIRARDOT
09 IBAGUE
10 MANIZALES
11 MEDELLIN
12 MONTERIA
13 NEIVA
14 PASTO
15 PALMIRA
16 PEREIRA
17 POPAYAN
18 QUIBDO
19 SANTA MARTA
20 TUNJA
21 TULUA
22 VILLAVICENCIO
23 SINCELEJO
24 VALLEDUPAR
25 RIOHACHA
26 SOGAMOSO
27 SAN ANDRES
28 FLORENCIA
29 BARRANCABERMEJA
30 ESPECIAL PERSONAS JURIDICAS
31 ESPECIAL GRANDES CONTRIBUYENTES
32 PERSONAS NATURALES
34 ARAUCA
35 BUENAVENTURA
36 CARTAGO
37 IPIALES
38 LETICIA
39 MAICAO
40 TUMACO
41 TURBO
42 PUERTO CARREÑO
43 INIRIDA
44 YOPAL
45 MITU
46 PUERTO ASIS
PARÁGRAFO 2°: Para efectos de la información a que se refiere el presente artículo, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la División Político - Administrativa de Colombia, generada por el DANE.
10.6 Presentación de la información.
Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la División de Documentación de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción, de la entidad informante y donde no exista esta división, en la División Financiera y Administrativa, acompañados del formato de entrega DIAN-79.032.97 (Anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado.
El formato de entrega debe ser firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal cuando este obligado.
Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT del informante, la razón social o el nombre del informante, el año al que corresponda la información y el tipo de entidad informante.
PARAGRAFO 1. Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos.
10.7 Sanciones por incumplimiento en suministro de la Información:
El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presenta errores o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.
Parágrafo 1°: No se entenderá cumplido el requisito de presentar la información, si los medios magnéticos no se ajustan a las especificaciones y características que se indican en la presente resolución.
La autorización podrá darse por autorización automática ó autorización a través de evaluación técnica del producto S.A.F. realizada directamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales.
AUTORIZACION AUTOMÁTICA:
Inicialmente todos los fabricantes desarrolladores y/o comercializadores y/o distribuidores de Software aplicativo de facturación podrán solicitar la autorización automática, para lo cual seguirá el siguiente procedimiento:
1. La empresa solicitante emitirá una certificación en la cual hará constar que el Software Aplicativo de Facturación cumple con los requisitos funcionales y técnicos y demás características establecidas en presente Resolución, documento que deberá ser suscrito por el Representante legal, Revisor Fiscal y la persona quien aparezca registrada como propietaria ante el Ministerio de Gobierno, de los derechos de autor del software aplicativo de Facturación.
2. Diligenciará el formulario de solicitud en debida forma y lo entregará a la División de Documentación de la Administración de Impuestos y Aduanas de la Jurisdicción y donde no exista esta División, en la División Financiera y Administrativa.
3. Anexará a la solicitud, los formularios y documentación exigidos en el artículo 14°, de la presente Resolución, adjuntando además copia de la Certificación.
4. Recibida la solicitud de autorización automática por parte de la División de Documentación o quien haga sus veces, revisará que la documentación este completa y presentada en debida forma, procediendo a numeraria y así mismo, asignará en el original y copia de la misma solicitud, código interno al fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor o propietario exclusivo. Copia de la solicitud se entregará al solicitante.
5. El Solicitante una vez obtenida la autorización automática y previo a la comercialización del producto, deberá publicar en diarios de amplia circulación nacional o regional, el nombre o razón social, el número de identificación tributaria NIT, el nombre comercial, versión, fecha y número de solicitud de autorización automática.
PARAGRAFO 1°: Los propietarios de Software Aplicativo de Facturación para uso exclusivo, podrán optar por la autorización automática, en las mismas condiciones señaladas en este artículo. En este caso la Certificación podrá estar firmada por contador o revisor fiscal.
EVALUACION TECNICA
No obstante lo establecido en este artículo, la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales, se reserva el derecho de aplicar en cualquier tiempo el proceso de evaluación técnica a un producto S.A.F. presentado.
ARTÍCULO 12.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN TÉCNICA.
La evaluación técnica podrá darse por selección de un producto autorizado automáticamente o por solicitud directa de un producto con previa Resolución de no autorización, el procedimiento será el siguiente:
a) Recibidas las solicitudes, la Unidad Competente seleccionará de acuerdo a criterios señalados, las solicitudes que serán objeto del proceso de evaluación técnica, sí la solicitud corresponde a un producto con previa Resolución de no autorización la selección será automática.
b) Mediante comunicación escrita a los seleccionados y solicitantes, se les anunciará, sobre la fecha, el lugar y hora en la que se iniciará la evaluación técnica del software, el lugar de la evaluación técnica corresponderá siempre al lugar señalado por el solicitante.
c) En la evaluación técnica, el solicitante o su representante legal, deberá hacerse acompañar de una persona con conocimientos técnicos sobre el software que será sometido a evaluación.
d) El proceso de evaluación tendrá una duración de sesenta días, contados a partir de la fecha de iniciación de la primera evaluación técnica, periodo durante el cual se podrá efectuar otra evaluación más.
e) El equipo de evaluación del S.A.F, realizará las pruebas de rigor, al final de las cuales se emitirá el acta de evaluación técnica sobre el procedimiento respectivo y las observaciones pertinentes. Esta acta será suscrita por el Jefe de la División de Liquidación con el concepto técnico de un Ingeniero de Sistemas.
f) Cuando el software aplicativo no satisfaga o no supere satisfactoriamente los requerimientos funcionales y técnicos, se dejará constancia en el acta de evaluación, indicando las insuficiencias a corregir para someterlo a una segunda y última evaluación, la fecha de su inicio será establecida en el acta de evaluación respectiva, de todas maneras la segunda evaluación técnica deberá efectuarse a más tardar quince días calendario antes del vencimiento de los sesenta días para pronunciarse la unidad competente. Desde la fecha de suscripción de esta acta de evaluación técnica, el fabricante desarrollador y/o comercializador y/o, no podrá seguir comercializando el producto S.A.F.
g) Si llegada la fecha de inicio de la segunda evaluación técnica el seleccionado o solicitante no se presentan o no tienen dispuesto todo lo necesario para el inicio de la evaluación, se entenderá que el seleccionado o solicitante ha desistido de la evaluación, para lo cual se levantará acta dejando constancia del hecho.
h) Transcurridas las dos evaluaciones técnicas ó por desistimiento, la unidad competente se pronunciará así:
Para el producto S.A.F. ó P.O.S. seleccionado con autorización automática, emitirá Resolución no autorizando al fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor la comercialización del producto y al propietario de uso exclusivo a su uso.
Para el producto S.A.F. ó P.O.S. con previa resolución de no autorización, emitirá Resolución que autorice o desautorice al fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor la comercialización del producto y al propietario de uso exclusivo a su uso, en la resolución se le asignará un nuevo código interno de proveedor S.A.F.
i) La Resolución de no autorización de comercialización ó uso del respectivo software aplicativo de facturación deberá emitirse dentro de los sesenta días siguientes a la fecha de notificación del inicio de la primera evaluación.
j) Si Transcurridos sesenta días contados a partir de la notificación de la fecha de inicio de la primera evaluación técnica, la Unidad competente no se ha pronunciado, no autorizando la comercialización ó uso de un producto S.A.F. seleccionado autorizado automáticamente, continuará vigente la autorización automática hasta que el producto sea sometido a un nuevo procedimiento de evaluación técnica.
Si Transcurridos sesenta días contados a partir de la notificación de la fecha de inicio de la evaluación primera técnica, la Unidad competente no se ha pronunciado sobre la solicitud directa de un producto S.A.F. con previa Resolución no autorizando, operará el silencio administrativo positivo en favor del solicitante.
k) La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de su unidad competente, contará con un término de cinco años, contados a partir de la fecha de la solicitud de autorización automática para adelantar evaluación técnica, vencido este término se entenderá que el producto S.A.F. cumple con todos los requerimientos funcionales y técnicos establecidos.
l) Contra la Resolución que no autoriza la comercialización ó el uso del Software aplicativo de facturación, procede el recurso de Reposición, el cual deberá interponerse dentro del mes siguiente a la lecha de su notificación ante el mismo funcionario que profirió el acto.
El solicitante fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor o propietario para uso exclusivo de S.A.F., a quien se le haya emitido resolución de no autorización para la comercialización ó uso del producto S.A.F., no podrá a partir de la notificación de la Resolución en debida forma, presentar el producto S.A.F. no autorizado o un nuevo producto, hasta tanto quede en firme la Resolución o presente memorial dirigido a la Unidad competente, donde desista de interponer el recurso respectivo.
m) El solicitante fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor o propietario para uso exclusivo de S.A.F., que se le haya emitido resolución no autorizando la comercialización ó uso del producto S.A.F., y cumplido el procedimiento administrativo anterior, podrá presentar el producto a una nueva evaluación técnica, para lo cual deberá allegar nuevamente todos los requisitos y documentación exigidos en el artículo 14º de la presente Resolución.
PARAGRAFO 1º. La Unidad Competente encargada de efectuar la evaluación técnica, emitirá instructivo mediante el cual determinará el conjunto de pruebas y ensayos que aplicará en este proceso, copia del mismo se facilitará a los interesados previa solicitud.
PARÁGRAFO 2° : La Unidad Competente podrá cambiar la fecha y hora en la que se iniciará la evaluación técnica, para lo cual informará oportunamente mediante comunicación escrita al solicitante, en consecuencia esta fecha se tendrá en cuenta para todos los efectos del procedimiento de evaluación técnica.
PARÁGRAFO 3º. El fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor de un producto S.A.F. a quien se le emita resolución de no autorización y que posteriormente se autorizado mediante resolución, deberá actualizar sin ningún costo, el producto S.A.F. a todos sus licenciados con todos los requerimientos funcionales y técnicos autorizados.
ARTÍCULO 13.- ENAJENACIONES DE LICENCIAS S.A.F.
Cuando el fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor autorizado enajene licencias del producto S.A.F., deberá entregar al usuario copia de la solicitud de autorización automática o copia de la resolución de autorización según el caso.
Los Fabricantes y/o desarrolladores y/o comercializadores y/o distribuidores o propietarios para uso exclusivo para el proceso de autorización automática o solicitud directa de evaluación técnica, deberán presentar la siguiente documentación:
a) Formulario de Solicitud de autorización automática o solicitud directa de evaluación técnica, debidamente diligenciado, según formato prescrito por la DIAN.
b) Formulario LUGAR Y AMBIENTE DE PRUEBAS. Designado para el caso que se seleccione para el proceso de evaluación técnica, según formato prescrito por la DIAN
c) Formulario características técnicas del S.A.F. ofrecido, según formato prescrito por la DIAN
d) Formulario servicios autorizados ó servicios posventa según formato prescrito por la DIAN.
e) Certificado de constitución y Representación Legal.
f) Certificación firmada por el Revisor Fiscal o contador, según el caso, representante legal y persona quien aparezca registrada como propietaria ante el Ministerio de Gobierno, de los derechos de autor del software aplicativo de Facturación.
g) Dos copias en disquete 3 1/2 de alta densidad, del código objeto del S.A.F que se pretende autorizar.
h) Copia en disquete 3 1/2 de alta densidad, del manual de operación en castellano, escrito en editor de texto que pueda ser leído en herramienta “WORD”.
i) Copia en disquete 3 1/2 de alta densidad, del manual del usuario en castellano, escrito en editor de texto que pueda ser leído en herramienta “WORD”.
j) Copia del documento que acredite los derechos de autor y registro de la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio de Gobierno y si es filial o representante el contrato de distribución.
k) Copia de la matrícula profesional del Revisor fiscal o Contador, según el caso.
PARÁGRAFO: A los solicitantes de S.A.F. de propietario para exclusivo, no se les exigirá el cumplimiento del requisito d.
ARTÍCULO 15.- CAUSALES QUE EXIGEN AUTORIZACIÓN AUTOMÁTICA.
Serán causales de autorización automática de software aplicativo de facturación S.A.F., las siguientes:
1. Liberación de un nuevo producto o versión S.A.F.
2. Cambio de nombre del producto S.A.F., ya autorizado.
3. Cambio de legislación que genere cambios estructurales en el S.A.F.
4. Cambio de plataforma tecnológica de un producto S.A.F, ya autorizado automáticamente ó autorizado mediante Resolución, que implique reescritura de rutinas
5. Cambio de lenguaje de un producto S.A.F, ya autorizado automáticamente o autorizado mediante Resolución.
ARTÍCULO 16.- CAUSALES QUE EXIGEN SOLICITUD DEL PROCESO DE EVALUACIÓN TÉCNICA.
Los productos S.A.F., desaprobados mediante Resolución podrán ser objeto de un nuevo proceso de evaluación o aquellos de los cuales se ha desistido del proceso de evaluación técnica.
ARTÍCULO 17.- MANEJO DE OPERACIONES ANULADAS, RESCINDIDAS, RESUELTAS O DEVUELTAS.
Se podrán anular y rectificar cantidades registradas en la factura de venta o tiquete, o cancelar la operación, sólo cuando esos actos se efectúen antes de la Totalización de cada transacción u operación.
Las facturas de venta o tiquetes emitidos erróneamente no podrán anularse por medio del S.A.F. Tales operaciones sólo podrán documentarse a través de comprobantes (notas crédito) emitidos por sistema manual ó sistema automático, los que deberán ajustarse a los requisitos de las normas contables y fiscales referentes a la materia.
ARTÍCULO 18.- SERVICIO POSVENTA.
Las reparaciones, actualizaciones o cualquier tipo de mantenimiento técnico efectuado al software aplicativo de facturación autorizado, deberán realizarse por intermedio del servicio que prestan el fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor autorizado, por servicios autorizados, o por el propietario exclusivo del software.
ARTÍCULO 19 - CONTROL FISCAL POS AUTORIZACIÓN AUTOMÁTICA O POS AUTORIZACIÓN.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá adelantar las evaluaciones técnicas y ensayos sobre los software aplicativos de facturación autorizados automáticamente o sometidas al procedimiento de evaluación técnico instalados, los que deberán ajustarse en un todo a las condiciones iniciales autorizadas automáticamente o autorizadas mediante resolución.
De comprobarse diferencias, el fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor o propietario para uso exclusivo, se hará acreedor a las sanciones previstas en esta resolución, corriendo además por su cuenta y cargo los gastos que demanden las pruebas y verificaciones para todas las licencias S.A.F., vendidas del mismo modelo, comercializadas e instaladas por el y el costo de la reposición, cambio o ajuste de las tarjetas cuando así lo ordene la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por intermedio de la Unidad Competente, emitirá Resolución de no autorización hacia el futuro del uso o comercialización del Software Aplicativo de Facturación, cuando el fabricante desarrollador y/o comercializador y/o distribuidor o propietario para uso exclusivo, incumpla alguna de las obligaciones establecidas en la Presente Resolución.
También se emitirá Resolución de no autorización hacia el futuro del uso o comercialización del Software Aplicativo de Facturación, cuando como resultado del procedimiento de evaluación técnica o visitas pos autorización automática o pos autorización se haya determinado que no se han cumplido los requerimientos técnicos y funcionales prescritos en la presente Resolución.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales una vez resuelto el recurso de reposición, publicara dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la resolución que resuelve? el recurso de reposición, publicará en cuatro días de cuatro semanas diferentes, aviso en diario de amplia circulación nacional, el nombre, N.I.T., nombre del producto no autorizado y la leyenda en mayúsculas “SOFTWARE APLICATIVO DE FACTURACION NO AUTORIZADO POR LA DIAN PARA SU COMERCIALIZACION O USO”, así mismo se anunciará sus licenciados que dispondrán de seis meses para adquirir un nuevo producto S.A.F. o emitir facturas de venta por otro sistema autorizado legalmente.
Los Contadores o Revisores fiscales que Certifiquen productos S.A.F. sin el cumplimiento de los requerimientos y requisitos establecidos en la presente Resolución, incurrirán en la sanción establecida en el artículo 659 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 21. La presente Resolución se emite sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones establecidas legalmente respecto al software aplicativo de facturación.
La presente resolución rige a partir de su publicación y los controles aquí normados, deberán adoptarse dentro de los plazos establecidos.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Santa de Bogotá, D. C., 31 OCT.1997
GUSTAVO HUMBERTO COTE PEÑA
Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales
ANA DOLORES MANTILLA CORTES
Director de Impuestos Nacionales (E)
CÓDIGOS DE ERROR.
000- Operación exitosa
001- Tarjeta fiscal ausente
002- Error al inicializar la Tarjeta fiscal
003- Error al reinicializar la Tarjeta fiscal
004- Hay problemas de integridad en la Tarjeta fiscal.
005- La licencia recibida es diferente a la grabada en la Tarjeta fiscal.
006- No se ha llamado a F_START
007- Error Inicialización Archivo fiscal.
008- Tipo Encabezado está fuera de rango, debe estar entre 1 y 8.
009- Numero licencia difiere al RIF del Archivo fiscal.
010- F_ZETA ya habla sido llamada para el día de hoy.
011- Error Integridad Archivo Fiscal.
012- En medio de una transacción.
013- Archivo Fiscal No Existe.
014- F_trans ya Efectuada.
015- Problemas con medio de comunicación
016- El otro computador no responde
017- Puerto serial no existe
018- Velocidad de transmisión incorrecta
019- Paridad incorrecta
020- Hubo errores irrecuperables durante la transmisión.
021- La transmisión fue interrumpida
022- Problemas con la impresora
023- Problemas con el Archivo
024- No hay espacio suficiente en el disco duro
025- El rango de fechas es inválido (fecha 1 >fecha2)
026- el parámetro imprimir no tiene datos válidos (solo 1 o 2).
027- No hay datos para el rango de fechas especificado.
028- El código dado por el funcionario es Inválido.
029- Data no corresponde a 1 o2 (F_mem)
030- No se ha llamado F-trans
031- No Resolución SOFT no corresponde en RIF
032- No Serial Tarjeta No coincide RIF