RESOLUCIÓN 000202 DE 2025

(marzo 31)

Diario Oficial No. 53.076 de 1 de abril de 2025

Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 2 de abril de 2025

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución número 000165 de 2023.

EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las consagradas en los numerales 2 y 40 del artículo 8o del Decreto número 1742 de 2020, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, y

CONSIDERANDO:

Que la expedición de la factura electrónica de venta y la obligación de exigir dicho documento por parte del adquirente de bienes y/o servicios son obligaciones de rango legal establecidas en los artículos 615, 616-1 y 618 del Estatuto Tributario.

Que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió la Resolución número 000165 de fecha noviembre 1 de 2023, "Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del Documento Equivalente Electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación".

Que en virtud del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y del artículo 1.6.1.4.6 del Decreto número 1625 de 2016, las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios pueden expedir documentos equivalentes electrónicos por los servicios públicos domiciliarios.

Que el artículo 8o del Decreto número 2223 de 1996, modificado por el artículo 1o del Decreto número 828 de 2007, establece que no es posible incluir en las facturas de servicios públicos domiciliarios conceptos diferentes a los asociados a la prestación efectiva del servicio, salvo que se cuente con la autorización expresa del usuario.

Que el régimen especial dispuesto en las Leyes 142 y 143 de 1994 para las empresas de servicios públicos domiciliarios tiene como objetivo evitar distorsiones en la información tributaria y garantizar la seguridad jurídica, conforme a lo señalado en la jurisprudencia del Consejo de Estado y la doctrina de la Superintendencia de Servicios Públicos, se ha precisado que la inclusión de conceptos adicionales en la facturación debe cumplir con los principios de separación, autorización y no suspensión del servicio.

Que el numeral 2 del artículo 8o de la Ley 142 de 1994 señala que las empresas prestadoras de servicios públicos deben operar bajo principios de eficiencia, economía y seguridad jurídica, los cuales se reflejan en la correcta aplicación del sistema de facturación electrónica, para evitar cargas indebidas a los usuarios y garantizar la transparencia en el cobro de los servicios.

Que por lo tanto, es necesario precisar que el Documento Equivalente Electrónico (DEE) expedido por las empresas de servicios públicos domiciliarios cuando lo expidan no pueden incluir cobros diferentes a los relacionados con los servicios públicos y sus conceptos inherentes, salvo que se cuente con la autorización expresa del usuario. Lo anterior se efectúa para armonizarlo con en el artículo 8o del Decreto número 2223 de 1996, modificado por el artículo 1o del Decreto número 828 de 2007. En ese sentido, se adiciona un parágrafo al artículo 20 de la Resolución número 000165 de 2023.

Que todos los facturadores electrónicos deben generar y transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la factura electrónica o el Documento Equivalente Electrónico para su validación y su posterior entrega al adquiriente del bien o servicio, al momento de la facturación.

Que las empresas de servicios públicos domiciliarios que realizan facturación en sitio enfrentan barreras tecnológicas y logísticas significativas para la generación y transmisión inmediata del Documento Equivalente Electrónico (DEE), especialmente en zonas rurales o de difícil acceso. Estas barreras incluyen la falta de conectividad estable, interrupciones en la cobertura de redes de telecomunicaciones y fallas técnicas en los dispositivos utilizados en campo. Dichas limitaciones, pueden afectar la sostenibilidad operativa de las empresas y la continuidad del servicio público esencial que constituye derecho fundamental para el Estado colombiano, lo que implica la necesidad de flexibilizar los plazos para la transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para su validación de estos documentos, sin perjuicio que en el momento de la visita en sitio al consumidor del servicio se le genere el documento equivalente en físico.

Que la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 365 a 370, establece que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado y que corresponde a este garantizar su prestación eficiente, continua y de calidad. El artículo 367, en particular, establece que la ley debe fijar el régimen jurídico para la prestación de los servicios públicos, asegurando su adecuada cobertura y protección para todos los ciudadanos. Este mandato constitucional implica que las empresas prestadoras deben ser apoyadas con marcos normativos adecuados que les permitan superar las barreras tecnológicas y logísticas sin afectar la continuidad del servicio, especialmente en zonas rurales o de difícil acceso.

Que la Ley 142 de 1994, que regula la prestación de los servicios públicos domiciliarios, junto con el Decreto número 828 de 2007, dispone que las empresas prestadoras deben garantizar la continuidad, eficiencia y calidad del servicio, lo cual incluye adoptar medidas que permitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales sin afectar la prestación del servicio a los usuarios.

Que, por lo expuesto en los considerandos anteriores, se hace necesario otorgar a las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios un plazo de hasta cuarenta y ocho (48) horas para transmisión del Documento Equivalente Electrónico a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para su validación, cuando la facturación se realice en sitio. Esto permitirá a los prestadores cumplir con sus deberes fiscales en condiciones adecuadas y garantizar la continuidad en la prestación de los servicios públicos garantizando el derecho fundamental de los usuarios de los mismos. En estos eventos el prestador de servicios públicos deberá generarle el documento equivalente de servicios públicos en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con los requisitos previstos en el parágrafo del artículo 67 de la presente Resolución, so pena de entenderse incumplida la expedición y entrega de la factura al consumidor. En ese sentido, se adiciona un parágrafo al artículo 29 de la Resolución número 000165 de 2023.

Que, por otra parte, el numeral 3 del artículo 11 de la Resolución número 000165 de 2023, establece los requisitos para la identificación del adquirente: "3. Identificación del adquirente, según corresponda, así: 3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios. 3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).3.3. Registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral. Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral. Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio".

Que el parágrafo 1 del artículo 19 de la Resolución número 000165 de 2023 establece "Parágrafo 1. Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los Incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número "222222222222" en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables".

Que el artículo 35 de la Resolución número 00165 de 2023 establece las formas de expedición de la factura electrónica de venta y del Documento Equivalente Electrónico dependiendo de la calidad del adquirente, indicando las diferentes posibilidades.

Que el artículo 15 de la Constitución Política establece el derecho fundamental a la protección de los datos personales.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Régimen General de Protección de Datos Personales" y el Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo, consagran la necesidad de garantizar de forma integral la protección de los datos cuyo tratamiento se realiza en Colombia o, cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en el territorio nacional le sea aplicable la legislación local.

Que la Ley 1266 de 2008 regula el Tratamiento de la información personal que se almacena en bases de datos, estableciendo que el tratamiento de los datos personales debe garantizar el respeto a los derechos fundamentales de los titulares. Además, define los datos personales de carácter público, privado y semiprivados.

Que de conformidad con lo previsto en el literal a) y b) del artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares debe ser proporcionado. Por tal razón, "el Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen", así como "obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular".

Que la Ley 1480 de 2011 "Estatuto del Consumidor", tiene como objetivos proteger, promover y garantizar la efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos.

Que de las campañas de verificación realizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se ha constatado la proliferación de prácticas en el comercio para la recolección de datos de identificación de los adquirentes (nombre o razón social, número de identificación y dirección de correo electrónico) diferentes a los que exigen la normativa tributaria para entregar la factura electrónica. En consecuencia, dada la variedad de métodos empleados y la exigencia de captura de datos personales adicionales a los requeridos para la expedición de la factura electrónica de venta y el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se hace necesario establecer en la resolución, la información máxima exigible por parte del sujeto obligado a facturar cuando el adquiriente solicite que sean expedidos dichos documentos a su nombre, en caso contrario, no se exigirá estos datos y la factura o el documento equivalente se expedirá al consumidor final.

Que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica de venta y el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., desarrollará un mecanismo tecnológico de consulta por autollenado que suministre a los sujetos obligados a facturar los datos básicos (nombre y correo electrónico) de los adquirentes, con solo registrar el número de identificación del adquiriente, facilitando la expedición de la factura de venta o el Documento Equivalente Electrónico.

Que de acuerdo al considerando anterior, se puso en conocimiento previamente a la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, la propuesta normativa, y se pronunció indicando lo siguiente: "Consideramos que desarrollar un mecanismo que permita "arrastrar" los dos datos faltantes se adecúa a la legislación sobre protección de datos personales siempre y cuando sea explícito que los facturadores electrónicos únicamente pueden usar dicha información para la finalidad específica que se persigue (es decir, completar la información para expedir la factura electrónica) y se garantice la seguridad de la información".

Que por lo expuesto anteriormente, se propone adicionar los artículos 69 y 70 a la Resolución número 00165 de 2023, con el fin de establecer la información máxima exigible al adquiriente cuando requiera que la factura electrónica o Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. sea expedida a su nombre. Así mismo, se precisa que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá comunicar a partir de qué fecha queda a disposición el servicio de consulta para el uso de los facturadores electrónicos de acuerdo con lo que se establece en esta resoluc ión.

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 32 de la Resolución número 91 de 2021, el proyecto de resolución se publicó en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para comentarios por un término de diez (10) días calendarios, comprendidos entre el 13 y el 22 de febrero de 2025.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. ADICIONAR EL PARÁGRAFO 2 AL ARTÍCULO 20 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 000165 DE 2023. Adiciónese el parágrafo 2 al artículo 20 de la Resolución número 000165 de 2023, el cual quedará así:

"Parágrafo 2. Las empresas que presten servicios públicos domiciliarios que expidan el Documento Equivalente Electrónico de servicios públicos domiciliarios, solo podrán hacer uso de este documento en la venta de bienes y/o prestación de servicios originados en la prestación del servicio público o los que le sean inherentes a estos, salvo que cuenten con la autorización expresa del usuario y/o suscriptor, y la regulación especial vigente así se lo permita".

ARTÍCULO 2o. ADICIONAR EL PARÁGRAFO 2 AL ARTÍCULO 29 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 000165 DE 2023. Adiciónese el parágrafo 2 al artículo 29 de la Resolución número 000165 de 2023, el cual quedará así:

"Parágrafo 2. Las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios que facturen en sitio y que por razones técnicas o tecnológicas no puedan transmitir y validar el documento equivalente en ese mismo momento, contarán con un plazo de hasta 48 horas, a partir del momento que reciba la información el facturador de la lectura y/o medición del consumo del correspondiente servicio, de forma electrónica y/o en su sede, para generar y transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el documento para su validación. En este evento, se deberá generar el documento equivalente de servicios públicos en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con los requisitos previstos en el parágrafo del artículo 67 de la presente resolución, so pena de entenderse incumplida la expedición y entrega de la factura al consumidor del servicio público domiciliario.

ARTÍCULO 3o. MODIFICAR EL ARTÍCULO 69 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 165 DE 2023. Modifíquese el artículo 69 de la Resolución número 165 de 2023, el cual quedará así:

"Artículo 69. Datos exigibles al adquiriente o comprador para la expedición de la factura electrónica o Documento Equivalente Electrónico. Cuando el adquiriente del bien o servicio solicite que la factura electrónica de venta y/o el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S. sea expedido a su nombre, el sujeto obligado a facturar deberá solicitar al comprador o adquirente, únicamente los datos que se describen a continuació n:

1. Nombre y apellidos o razón social del comprador o adquirente

2. Tipo y número de identificación

3. Correo electrónico

El correo electrónico permitirá enviar la factura electrónica por mensaje de datos; esta información no será necesaria, a juicio del comprador, cuando la expedición de la factura de venta o el Documento Equivalente Electrónico se realice mediante impresión de representación gráfica de conformidad con lo indicado en el artículo 35 de esta resolución.

Para la recolección de los datos personales de que tratan este artículo, el obligado a facturar podrá implementar los medios tecnológicos que permitan al comprador suministrar la información, en todo caso debe existir un canal presencial y directo para que el comprador o adquirente entregue los datos de forma verbal o escrita.

PARÁGRAFO 1o. Cuando el adquiriente del bien o servicio no solicite que la factura electrónica de venta y/o el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S. sea expedido a su nombre, no habrá lugar a pedir los datos aquí previstos.

PARÁGRAFO 2o. Cuando se encuentre a disposición el servicio de consulta indicado en el artículo 70 de la presente resolución, el único dato que se debe solicitar al adquiriente será el número de identificación. En caso de que el adquiriente no figure en el servicio de consulta, se solicitará los demás datos indicados en este artículo, o si el adquiriente solicita que se le envíe la factura electrónica o el documento equivalente a otro correo electrónico se solicitará este dato".

ARTÍCULO 4o. MODIFICAR EL ARTÍCULO 70 DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 165 DE 2023. Modifíquese el artículo 70 de la Resolución número 165 de 2023, el cual quedará así:

"Artículo 70. Facilitación de información para la identificación del comprador o adquirente en la expedición de la factura de venta o el documento equivalente. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición de los sujetos obligados a facturar un servicio electrónico de consulta, que podrá ser utilizado únicamente al momento de la venta del bien y/o la prestación del servicio, con la finalidad de facilitar el registro de los datos del comprador o adquirente al momento de generar la Factura Electrónica de Venta o Documento Equivalente Electrónico para cumplir con la obligación legal de expedir o exigir dichos documentos consagrada en los artículos 615 y 618 del Estatuto Tributario, respectivamente.

Los facturadores electrónicos podrán utilizar esta información únicamente con el propósito de expedir la factura electrónica de venta o Documento Equivalente Electrónico, para el efecto, podrán:

1. Acceder al servicio dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en su página web.

2. Suministrar el tipo y número de identificación del adquirente o comprador.

3. Completar del servicio de consulta electrónico, el nombre y apellidos o razón social y el correo electrónico del comprador.

En ningún caso, se podrá hacer uso masivo o distribución de la información obtenida del servicio de consulta electrónico. Para el efecto, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN establecerá los mecanismos técnicos y procedimientos para garantizar que el servicio de facilitación de información sea seguro y controlado uno a uno.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo, únicamente en relación con el establecimiento de mecanismos técnicos y procedimientos para el servicio de consulta entrará en aplicación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) desarrolle y ponga a disposición de los sujetos obligados a facturar los medios tecnológicos que permitan la consulta de la información para la correcta expedición de la factura electrónica de venta, entre aplicaciones y dispositivos conectados al sistema de facturació n.

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), comunicará a partir de qué fecha quedará disponible el servicio de consulta electrónico para dar cumplimiento a lo previsto en este artículo. En el entretanto, la recolección de los datos será la establecida en el artículo 69 de la presente resolución.

ARTÍCULO 5o. REUBICACIÓN Y RENUMERACIÓN. Reubicar los artículos 69 y 70 de la Resolución número 000165 del 1 de noviembre de 2023 y, en consecuencia, renumerarlos así:

"Artículo 71. Publicar la presente resolución en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Artículo 72. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación".

ARTÍCULO 6o. PUBLICACIÓN. Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 31 de marzo de 2025.

El Director General (e),

Luis Eduardo Llinás Chica.