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ORDEN ADMINISTRATIVA 4 DE 1989
(27 Octubre)
<FUENTE: archivo DIAN>
DIRECCION GENERAL DE IMPUESTOS NACIONALES
<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>
Por la cual se establece el procedimiento para la Inscripcion en el registro unico tributario r.u.t.: asignacion de nit, actualizacion de direcciones, inscripcion y actualizacion como responsable del impuesto sobre las ventas (registro nacional de vendedores) y actualizacion del r..u.t.
Señores:
ADMINISTRADOR DE IMPUESTOS NACIONALES
JEFE DE DIVISION DOCIJMENTACION
JEFE DE DIVIS1ON FISCALIZACION
JEFE DE DIVISION COBRANZAS
JEFE DE DIVISION CONTABILIDAD Y CUENTAS CORRIENTES
JEFE DE DIVISION RECAUDO
PRESENTACION
La Dirección General de Impuestos Nacionales he definido y diseñado un sistema integral de información que permite la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y declarantes, denominado - REGISTRO UNICO TRIBUTARIO R.U.T.
La identificación nos permite conocer los apellidos y nombres o razón social y NIT, le ubicación su domicilio (dirección, municipio y departamento) y la clasificación su actividad económica, si es gran contribuyente, tipo de sociedad, declarante de renta o responsable de ventas y su régimen, si es retenedor, autoretenedor, socio, etc.
Este sistema esta compuesto por dos (2) aplicaciones básicas:
CREACION DEL REGISTRO: Consiste en grabar la Información de la persona natural o jurídica como contribuyente de renta, responsable de ventas o agente de retención.
ACTUALIZACION DEL REGISTRO: Permite registrar todas las modificaciones a la información inicial, ye sea por solicitud del interesado o en forma oficiosa por parte de la Administración Tributaria.
La información de los contribuyentes registrada en el RUT puede ser actualizada mediante dos (2) mecanismos: el primero, en línea, utilizando una pantalla en cada Administración y el segundo, masivamente, con base en las declaraciones anuales de renta.
La actualización en línea la herén los funcionarios de la División de Documentación de cada Administración, con base en las solicitudes de los contribuyentes en cuento a: asignación de NIT, cambios de rezón social, dirección, régimen de ventas de simplificado a común únicamente o similares, inscripción o cancelación del registro como responsable de ventas, cancelación del NIT y similares; o con base en las actuaciones de la División de Fiscalización cuando por ejemplo cambien el régimen de algún responsable de ventas de común a simplificado, creen o cancelen su inscripción, etc.
La actualización masiva se hará únicamente en el computador, con base en las declaraciones anuales de renta y modificará informaciones tales como: la dirección, teléfono, actividad económica, tipo de sociedad, etc.
Como se puede ver, el sistema RUT integre el Registro Nacional de Vendedores a que se refiere el artículo 507 del Estatuto Tributario y centraliza su manejo en la unidad de Documentación de le Administración de Impuestos Nacionales, permitiendo uniformidad en su ejecución y control. La centralización de esta actividad en la División de Documentación implica la coordinación con las demás unidades de la Administración, especialmente con la División de Fiscalización.
Para facilitar le comprensión de este sistema en la parte administrativa, la presente orden comprende cuatro (4) capítulos: el primero y el segundo hacen referencia a renta, retención y ventas, en lo relativo a la creación del registro y el tercero y cuarto, a los cambios de dirección y demás campos que integran el registro, en el caso de actualización.
El anexo Nro. 3 de esta orden administrativa explica detalladamente las bases de creación del RUT y los mecanismos de actualización lo mismo que los elementos del dígito de verificación.
1. Establecer y mantener un sistema que permita identificar, ubicar y clasificar a los contribuyentes, responsables, agentes de retención y declarantes.
2. Efectuar cruces de información, RUT-DECLARACIONES, para establecer si los contribuyentes, responsables, agentes de retención y declarantes cumplen sus obligaciones formales.
3. Garantizar que todos los documentos de un declarante estén debidamente actualizados en sus respectivas cuentas corrientes, que no existan dos o
más contribuyentes con un mismo NIT y que no exista mes de un NIT para cada contribuyente.
4. Facilitar a los contribuyentes, responsable, agentes de retención y declarantes, el cumplimiento de sus obligaciones tributarias con base en un procedimiento de atención eficiente y sistemas de control posterior.
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO
R.U.T.
1. ASIGNACION DEL NÚMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA – NIT
A. OBJETIVOS
1. Ejercer control en la expedición de NIT.
2. Centralizar la expedición de la tarjeta de NIT en la División de Evaluación y Procedimientos de la Subdirección de Informática.
3. Instruir sobre el diligenciamiento de las formas MH–1711 INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT - y MH- 1033 AVISO DE CAMBIO DE DIRECCION PARA EFECTOS TRIBUTARIOS
4. Establecer los procedimientos que se deben seguir para la inscripción en el registro único tributario, RUT.
5. Fijar requisitos para la expedición del NIT de les personas naturales, personas jurídicas y/o sociedades de hecho.
6. Modificar los rangos de los NIT expedidos antes del 23 de febrero de 1.987.
B. ASPECTOS GENERALES
1. Identificación de los contribuyentes. responsables. agentes de retención y declarantes.
Para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, los declarantes, contribuyentes, responsables y agentes de retención, deberán identificarse con el Número de Identificación Tributaria NIT, asignado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
2. A quiénes se les debe asignar NIT.
A todos los contribuyentes y no contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a declarar, responsables del impuesto sobre las ventas y agentes de retención.
a. Personas Naturales
1) Extranjeras, residentes en el país con o sin inversiones en el mismo.
2) Extranjeras sin residencia en el país y que estén obligadas a declarar.
3) A las sucesiones ilíquidas de causantes extranjeros cuando no se le hubiere asignado NIT.
4) A las sucesiones ilíquidas de causantes nacionales que en vida no hubieren obtenido C.C. o T.I
.
NOTA: Las sucesiones ilíquidas de causantes nacionales conservarán el número de Identificación que le fue asignado en vida al causante; si no lo tuvieren deberán solicitarlo.
5) A quienes no han cumplido le mayoría de edad se les expedirá la tarjeta de NIT con el número que le asigne el Servicio Nacional DE Inscripción que figura en el registro civil de nacimiento y/o en la tarjeta de identidad. Este número deberá constar de once (11) dígitos, conformados por: parte básica seis (6) dígitos fecha de nacimiento, parte complementaria cinco (5) dígitos número consecutivo y el correspondiente dígito de verificación calculado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
6) A quienes hayan cumplido la mayoría de edad se les expedirá la tarjeta de Nit con el mismo número de la cédula de ciudadanía y el correspondiente dígito reverificación calculado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
El rango correspondiente al nit que asigna la Dirección General de Impuestos Nacionales a las personas naturales indicadas en los numerales 1), 2), 3) y 4) es de 600.000.000 a 799.999.999 y el correspondiente dígito de verificación calculado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
b) Personas jurídicas, sociedades de hecho y otros entes estatales o privados
A las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada, los consorcios, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, las sociedades extranjeras y demás entes asimilados a unas y otras en virtud de disposiciones legales; las entidades territoriales, la iglesia católica su diócesis y parroquias, las comunidades religiosas, las corporaciones, asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro ya los organismos oficiales.
El rango correspondiente al nit que asigna la Dirección General de Impuestos Nacionales a estas personas es de 800.000.000 a 999.999.999 y el correspondiente dígito de verificación calculado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
NOTA: En caso de que una persona jurídica, sociedad de hecho o cualquier ente jurídico bien sea estatal o privado tenga varias dependencias, regionales, sucursales, agencias, etc., éstas se identificarán con fotocopia autenticada de la tarjeta original.
EJEMPLO: Las agencias, sucursales u oficinas del Banco Popular a nivel nacional, se identificarán con el nit de la principal.
3. Obligación de presentar el NIT.
El documento contentivo del número de identificación tributaria NIT asignado por la Dirección General de Impuestos Nacionales deberá exhibirse:
a. En el momento de la presentación de las declaraciones tributarias y sus correcciones
b. En el momento de efectuar el pago de los impuestos, intereses o sanciones administrados por le Dirección General de Impuestos Nacionales.
c. Para los efectos señalados en el artículo 621 del Estatuto Tributario de 1.989.
d. En las demás gestiones que se realicen ante la Dirección General de Impuestos Nacionales diferentas a las anteriores que requieran le identificación del declarante, contribuyente o agente de retención.
NOTA 1: Las personas naturales que enajenen activos fijos, no están obligadas a presentar el documento de NIT; en este caso, bastará que la persona natural se identifique con la tarjeta de identidad de once (11) dígitos o el de la cédula de ciudadanía.
2: Así mismo tratándose de declaraciones tributarias del impuesto de timbre cuya obligación recaiga únicamente en personas naturales que no tengan documento de NIT, bastará con que se anote el número de la tarjeta de identidad de once (11) dígitos o la cédula de ciudadanía.
4. Casos en que se debe expedir duplicado de la tarjeta de NIT.
a. Por pérdida.
b. Por deterioro.
5. Casos en que se debe cambiar la tarjeta de NIT.
Habrá lugar a cambiar la tarjeta de nit, conservando el mismo número, así:
a. Personas naturales.
1) Cuando la Registraduría Nacional del Estado Civil cambie los apellidos y/o nombre(s) en la cédula de ciudadanía.
2) Cambio de domicilio que demande cambio de Administración.
b. Personas jurídicas.
1) Cambio de razón social. Se presentan dos (2) eventos:
- Cambio de razón social propiamente dicho.
- Fusión por absorción: Cuando una sociedad absorbe a otras sociedades. La sociedad absorbente sólo realiza una reforma estatutaria donde se refleja la incorporación de activos y pasivos de la sociedad absorbida; en consecuencia, sólo daría lugar al cambio de la tarjeta NIT si hay cambio de razón social.
2) Cambio de domicilio que demande cambio de Administración.
6. Casos en que se debe cancelar la tarjeta de NIT.
a. Personas naturales.
1) Cuando cumplan la mayoría de edad.
2) Cuando los extranjeros se ausenten definitivamente del país.
b. Sucesiones ilíquidas.
Cuando se protocolice el respectivo juicio de sucesión.
c. Personas jurídicas del orden estatal.
Cuando dejen de existir como tales.
d. Personas jurídicas y demás entes privados legalmente constituidos..
Cuando se liquiden.
e. Sociedades de hecho.
Cuando se liquiden.
f. Fusión de sociedades.
1) Fusión por creación: Cuando idos o mas sociedades se disuelven sin liquidarse para fundir sus activos y pasivos patrimoniales y formar una nueva sociedad. En este caso, a todas las sociedades fusionadas, se les debe cancelar el NIT y expedir el correspondiente a la sociedad que se cree.
2) Fusión por absorción: Cuando una sociedad absorbe o incorpora a otras. Como las sociedades absorbidas se disuelven, e estas se les debe cancelar el NIT.
g. En los casos en que se detecte.
1) El mismo NIT expedido a dos (2) o mes personas jurídicas o naturales.
2) Doble NIT expedido e una persona natural o jurídica.
NOTA: El nit que sea cancelado no podrá asignarse en el futuro.
C. PROCEDIMIENTO.
El Jefe de la División de Documentación o su delegado, será el encargado de llevar a cabo la revisión, crítica y radicación de las solicitudes para asignación, duplicado, cambio y cancelación del NIT, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
1. Recepción.
a. Recibe del solicitante los siguientes documentos:
- Original y copia del formato MH-1711 - INSCRIPCION REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT.
- Documentos exigidos en el Anexo No. 1. de esta orden, según se trate de asignación, duplicado, cambio o cancelación.
b. Debe previamente consultar en pantalla o en el directorio de NIT correspondiente la existencia del solicitante en RUT.
c. Si no figura, procede a constatar que los documentos citados anteriormente estén completos u además que la información registrada sea clara y legible; para tal efecto colocará con lápiz rojo una señal frente a la casilla cuando la Información sea correcta y una X, en los casos que falte o sea incorrecta.
Si están incompletos o la información no es clara, los devuelve al solicitante para que los complete o aclare.
2. Crítica.
Comprueba que la Información registrada en el formulario, cumpla con las siguientes condiciones:
Casilla 2:
Debe aparecer marcado un recuadro según la clase de solicitud: asignación de nit, duplicado de nit, cambio de tarjeta, cancelación de nit, inscripción en el IVA, cambio de régimen del IVA, cancelación del IVA o actualización del RUT.
Casilla 3:
Debe aparecer registrado el respectivo número de identificación tributaria. En el caso de asignación, esta casilla deberá ser diligenciada por el terminalista.
Casilla 4:
Es diligenciada por el revisor, de acuerdo a su Administración u modalidad a que pertenece.
Casilla 5:
Debe aparecer marcado uno de los recuadros que indique el tipo de persona que formula la solicitud: jurídica, sociedad de hecho, natural colombiano, natural extranjero, sucesión.
Casilla 6:
Debe aparecer la actividad económica principal y su código, según tabla de actividades económicos definida por lo Dirección General de Impuestos Nacionales y confrontarse con el certificado de Cámara de Comercio o el documento que debió adjuntar el interesado.
Casilla 7:
Debe aparecer los apellidos y nombres rezón social completos del solicitante, el cual deberá ser idéntico al que aparece en el certificado o documento presentado y exigido en el Anexo No. 1 de este orden. La misma no podrá ser superior a los sesenta (60) caracteres incluyendo los blancos y especiales. En caso de ser superior se debe abreviar teniendo en cuenta le tabla de estándares (Anexo No. 2).
Casilla 8:
Los datos indicados en estas casillas: dirección, teléfono, zona postal (se deja en blanco), municipio y departamento, deberán obedecer a los del domicilio principal del solicitante y sus abreviaturas deberán coincidir con los de la tabla de estándares (Anexo Nro. 2) Los códigos del municipio y departamento son diligenciados por el revisor.
El solo apartado aéreo o nacional no podrá ser aceptado como dirección.
Casilla 9:
Debe aparecer mercado si es contribuyente de renta y/o agente de retención.
Casilla 10 a 12:
Debe aparecer marcado un recuadro según la clase de sociedad, entidad que la vigile y la cantidad de sucursales, agencias, oficinas o establecimientos que posee el solicitante.
Casilla 13:
Debe aparecer el nombre del representante legal o solicitante u su identificación.
Casilla 14:
Debe aparecer el número, notaría, municipio, departamento y fecha de las escrituras de constitución, última reforma y registro mercantil. Los códigos de municipios y departamentos son diligenciados por el revisor.
Casilla 15 a 17
Estas casillas corresponden al Registro Nacional de Vendedores y deben estar diligenciadas de acuerdo a lo establecido en el 11.B.1.b.2), de este orden.
Casilla 18:
En el caso de que figure marcado el recuadro 5 o 6 de la Casilla 10, debe estar diligenciada.
Casilla 19:
En esta Casilla debe aparecer registrado el número y fecha de la Resolución sobre calificación de la procedencia de los egresos y destinación de beneficios, si lo hubiere. Es entendido que si lo entidad se encuentra por debajo de los topes establecidos por el literal b) del artículo 363 del Estatuto Tributario, no requiere de calificación y por lo tanto no debe diligenciar esta Casilla.
Firma
Debe aparecer la firma, nombre y c.c. del representante legal o solicitante.
Cumplida la labor de crítica de la solicitud y si ésta presenta inconsistencias se le devuelve al interesado, para que la corrija indicándole los problemas que presenta. En caso contrario, procede a su radicación.
3. Radicación.
Coloca el mismo número consecutivo de la máquina radicadora tanto en el original y copia del formulario de solicitud, como en la planilla MH-1448B PLANILLA DE RECEPCION DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS; hecho lo anterior se le entrega la copia al interesado.
NOTA 1: Se utilizarán dichas planillas previa aclaración de que se trata de recepción de solicitudes para expedición de nit.
2: Se utilizará una sola máquina pero la radicación de las solicitudes de inscripción en el RUT, como para responsables de ventas. Por año calendario el consecutivo se inicia en 000001.
Cuando la solicitud de expedición de Nit sea presentada en una RECAUDACION de Impuestos, el Recaudador procederá de acuerdo a los lineamientos de esta orden en la recepción, crítica y documentos que se deben adjuntar a la solicitud, una vez recepcionada, envía télex (Modelo Nro. 4) a la Administración a la cual corresponde.
NOTA: En el caso de CANCELACION, la solicitud se debe tramitar directamente por la División de Documentación, únicamente con los documentos exigidos en el Anexo No. 1. La Subdirección de Informática, a través de la División de Evaluación y Procedimientos, enviará a la División de Fiscalización y Cobranzas de cada Administración, el listado de los Nits cancelados de personas naturales o jurídicas en el período.
4. Transcripción control.
El jefe de la División de Documentación o su delegado procede a:
a. Transcribir en pantalla los ciatos contenidos en la solicitud cuando sean de incorporar.
b. Tramitar la solicitud según la clase indicada en la Casilla No.3 de acuerdo a los lineamientos que se establecen en el MANUAL GUÍA DEL TERMINALISTA RUT.
c. Imprimir dos (2) veces la certificación provisional de nit con el número que se genere en el momento de incorporar la solicitud el teleproceso. Firme y selle la certificación. Entrega el original al interesado persona natural, representante legal o su delegado autorizado y archive la copia junto con el original de la solicitud en orden alfabético.
El certificado provisional será válido por tres (3) meses indicándose la fecha exacta de vencimiento, prorrogable por tres (3) meses más.
NOTA: Antes de entregarse la certificación provisional de NIT, se debe verificar que los datos del certificado coincidan con los registrados en la solicitud.
d. Cuando una RECAUDACION de Impuestos Nacionales haya solicitado la asignación de NIT, el funcionario debe enviar télex o marconi respuesta (Modelo Nro. 5) para que la Recaudación elabore y entregue la certificación provisional de NIT el contribuyente.
e. La División de Evaluación y Procedimientos procede a elaborar las tarjetas plastificadas.
5. Actuación de oficio.
a. Inscripción en RUT.
Cuando se establezca por parte de la División de Fiscalización que un contribuyente, agente retenedor o declarante, no figure en RUT, este unidad debe enviar a la División de Documentación, la forma MH-1711 debidamente diligenciada y firmada por el funcionario responsable, para que proceda a la inscripción en el RUT.
b. Actualización del RUT.
Cuando se establezca un cambio de nombre o razón social por cualquier unidad de la Administración, deberá informarse a la División de Documentación.
La División de Documentación verifica y envía al interesado la forma MH-1711 a la Dirección que figure en RUT, para que la diligencie y presente dentro de los diez (10) días siguientes. Si hay respuesta se actualiza el RUT como CAMBIO DE TARJETA. Si no la hay, oficia a la Cámara de Comercio o a la Registraduría Nacional del Estado Civil, según el caso; una vez recibida la respuesta de estas entidades, se actualiza el RUT.
6. Envío de tarjetas.
La División de Evaluación y Procedimientos una vez elaboradas las tarjetas, las enviará periódicamente a le División de Documentación de cada Administración, debidamente relacionadas. La Administración confirmará por télex (Modelo Nro. 1) el recibo de tales tarjetas.
7. Entrega de tarjetas.
Se debe efectuar el siguiente procedimiento para la entrega de las tarjetas:
a. Se exige la copie del formato de solicitud al interesado.
b. Se exige el original de la certificación provisional de nit, el cual se archivará con la respectiva copia. En caso de extravío de esta certificación, se debe expedir duplicado en forma manual.
c. Se exige le tarjeta anterior.
d. Se entrega la tarjeta al contribuyente dejando constancia en el respaldo del original de la certificación provisional de nit, previa firma del interesado persona natural, representante legal o apoderado, según el caso.
II. INSCRIPCION Y ACTUALIZACION DE LOS RESPONSABIES DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (REGISTRO NACIONAL DE VENDEDORES)
A. OBJETIVO
Establecer el procedimiento y control para la inscripción y actualización de los responsables del impuesto sobre las ventas, en el registro único tributario.
B. ASPECTOS GENERALES
1. Inscripción
Para efectos de la inscripción en el registro nacional de vendedores, exista o no en RUT, el interesado deberá formular la solicitud mediante el diligenciamiento de la forma MH–1711 INSCRIPCION REGISTRO UNICO TRIBUTARIO R.U.T., en original y copia.
a. Documentos que debe anexar
Personas Jurídicas
- Formato MH–1711 debidamente diligenciado en original y copia
- Escritura de Constitución o Registro Mercantil
- Tarjeta de nit, según el caso
Personas naturales
- Formato MH–1711 debidamente diligenciado en original y copia
- Registro mercantil
- Fotocopia simple de la cédula de ciudadanía o tarjeta de nit, según el caso.
b. Procedimiento.
1) Recepción
El funcionario delegado debe recepcionar el formato MH-1711 debidamente diligenciado con los documentos anexos.
2) Crítica
Se sigue el mismo procedimiento de asignación de nit, Incluyendo el contenido de las Casillas 15 a 17 del cuadro 2, así:
Casilla 15
Debe aparecer marcado un recuadro, según el régimen a que se acoja el responsable: común o simplificado. En el caso del régimen común si tiene derecho a devolución.
Casilla 16
Debe aparecer la feche real de le iniciación de operaciones (art. 22 Decreto 2815/74 y art. 507 del Estatuto Tributario).
Casilla 17
Debe aparecer registrado el motivo y nuevo propietario (si es el caso), cuando se trate de una cancelación en el registro nacional de vendedores.
3) Transcripción
El funcionario delegado procederá a:
a) Transcribir en pantalla los datos contenidos en le solicitud, cuando sean de incorporar.
b) Imprimir dos (2) veces la “certificación provisional” de nit con el número que se genere en el momento que se incorpore la solicitud el teleproceso. Entrega el original al representante legal o su delegado autorizado y archive la copia junto con el original de la solicitud en orden alfabético.
Inscripción de oficio.
Cuando se efectúe una inscripción de oficio, por intermedio de la División de Fiscalización, la División de Documentación, Inscribirá en el RUT al responsable con base en el acto administrativo y la forma MH-1711 diligenciada y firmada por el funcionario responsable.
2. Actualización
a) Actualización del RUT
Cambio le régimen.
Cuando el contribuyente solicite cambio de régimen de ventas de común a simplificado, se deberá enviar a la División de Fiscalización los documentos respectivos, para que ésta produzca el acto administrativo de cambio de régimen, enviando el original del acto administrativo a la División de Documentación. Si transcurridos seis (6) meses la División de Fiscalización no ha proferido el ato administrativo, devuelve la solicitud a la División de Documentación para que procede a actualizar el RUT, según la solicitud del responsable.
Con base en este acto administrativo el terminalista procederá a actualizar el RUT, o en su defecto con base en la solicitud formulada por el responsable, devuelta por la División de Fiscalización. Estos documentos se archivarán en orden ascendente de nit..
Cuando el cambio de régimen sea de simplificado a Común, la solicitud se tramita directamente por la División de Documentación.
Cambio de oficio
Cuando se efectúe un cambio de régimen de oficio, por intermedio de la División de Fiscalización, la División de Documentación, cambiará el régimen en el RUT del responsable con base en el acto administrativo y la forma MH-1711 diligenciada y firmada por el funcionario responsable.
b) Cancelación como responsable del Impuesto sobre les Ventas
En el caso de CANCELACION, la solicitud se debe tramitar directamente por la División de Documentación, únicamente con los documentos exigidos en el Anexo No. 1. La Subdirección de informática, a través de la División de Evaluación y Procedimientos, enviará a la División de Fiscalización de cada Administración, el listado de los registros cancelados de las personas naturales o jurídicas, en el período.
Cancelación de oficio.
Cuando se efectúe una cancelación de oficio, por intermedio de la División de Fiscalización, la División de Documentación, cancelará del RUT el responsable con base en el acto administrativo y la forma MH-l711 diligenciada y firmada por el funcionario responsable.
III. ACTUALIZACION DE DIRECCIONES
A. OBJETIVO
Establecer el procedimiento y control que deben seguir les solicitudes de AVISO DE CAMBIO DE DIRECCION PARA EFECTOS TRIBUTARIOS forma MH-1033.
B. ASPECTOS GENERALES
1. Actualización
a) Anual
Con el procesamiento de las declaraciones tributarias (Renta).
b. Periódica
Con el procesamiento del aviso de cambio de dirección, forma MH-1033, presentado por el declarante.
2. Procedimiento.
a) Recepción
Debe presentar-e en la División de Documentación de la Administración o en la Recaudación, lo siguiente:
- Original y copia de la forma MH-1033 AVISO DE CAMBIO DE DIRECCION PARA EFECTOS TRIBUTARIOS debidamente diligenciada.
- Cédula de ciudadanía o tarjeta de nit.
NOTA 1: Si quien presenta el aviso de cambio de dirección no es directamente el declarante, debe presentar autorización autenticada.
2: Si el aviso se presenta en un formato diferenta, se debe enviar el oficio (Modelo Nro. 3) al contribuyente adjuntando la forma MH-1033 en original y copia.
b. Crítica.
El funcionario delegado procederá a:
1) Constatar la identidad entre los apellidos y nombres o razón social y nit registrados en la forma, con los que aparecen en el documento de identidad presentado por el declarante según el caso.
2) Revisar que toda la información que contiene el formulario sea clara y legible y que las casillas se encuentren debidamente diligenciadas.
3) Cuando la información sea correcta coloca con lápiz rojo una señal; si falta o no es clara marca una X devolviendo los documentos para que los complete o aclare el interesado.
4) Si no existen Inconsistencias diligencia los códigos de las casillas 2, 4 y 5 con base en las tablas anexas el MANUAL GUÍA DEL TERMINAL ISTA RUT.
5) Sellar el original y copia de la forma MH-1033 y el original
de la planilla MH-1448, utilizando la máquina receptora.
6) Entregar copia y documento de identidad el interesado.
3. Transcripción.
a. En las Administraciones.
El funcionario que efectúe la transcripción debe seguir el procedimiento descrito en el MANUAL GUÍA DEL TERMINALISTA RUT y archiva el original en orden ascendente de nit.
b. En las Recaudaciones.
1) El Recaudador o su delegado efectúa el procedimiento de recepción y crítica.
2) Una vez recepcionado el aviso envía télex o marconi (Modelo Nro. 2) a la División de Documentación de la Administración a la cual corresponde. La Administración procederá a transcribir la información recibida.
4. Consulta entre las diferentas unidades de la Administración.
Una vez recibida y transcrita la información de la forma MH-1033, la División de Documentación está en capacidad de suministrar direcciones a cualquier unidad de la Administración que lo requiera y que no tengan terminales. Las unidades que las tengan, pueden consultarlo mediante código autorizado por el Administrador de Impuestos.
5. Dirección procesal.
Es la dirección informada por el contribuyente en le respuesta a requerimientos o en los memoriales de interposición de recursos. Esta no se tendrá en cuenta en la División de Documentación para efectos de le actualización del RUT; lo anterior por cuanto la dirección así informada sólo es válida para efectos de notificar los actos correspondientes durante el proceso de determinación y discusión del tributo. La oficina que efectué un envío por correo, deberá anotar al frente de la dirección las siglas: DIR PROC (dirección procesal), para que la División de Documentación envíe a la oficina remitente le devolución del correo para que ésta tome las medidas del caso.
a. Dirección no procesal
Es la informada por el contribuyente en su declaración de Renta, Ventas, Retención o mediante las formas MH-1033 y MH-711.
7. Actualización de oficio de la dirección por devoluciones de correo
Cuando se presente una devolución de documentos, formularios o actos administrativos proferidos por la Administración de impuestos, por parte de la Administración Postal Nacional, por alguna de las siguientes causales: dirección deficiente, no existe número, desconocido o cambio domicilio, el Jefe de le División de Documentación o su delegado, procederá a:
a. Dirección no procesal
1) Verifica le dirección que figura en RUT.
2) Si la dirección es diferenta, se debe enviar nuevamente el documento e le dirección que figura en RUT. En caso de que persiste la devolución, por las causales indicadas, se procederá de acuerdo con los siguientes puntos.
3) Se comparan las anteriores direcciones con les que aparezcan registradas en las últimas declaraciones tributarias, constate directamente al teléfono que figure en las declaraciones, guía telefónica, apartado aéreo o nacional y demás recursos Internos de la Administración.
4) Si efectuadas estas averiguaciones se establece que la dirección es la misma que motivó la devolución anterior, se actualiza el RUT diligenciando la forma MH-1033, digitando en el campo de la dirección ceros (000) y se devuelve a la oficina de origen el documento con la información del caso, para que ésta proceda a efectuar la publicación correspondiente.
5) Si detecta por este medio una nueve dirección se debe proceder así:
- Se actualiza RUT diligenciando la forma MH–1033.
- Se envía el documento motivo de les anteriores devoluciones a esta nueva dirección.
6) Si los pasos anteriores produjeren una nueva devolución de correo se procede a actualizar el RUT diligenciando la forma MH–1033, digitando en el campo de la dirección ceros (000) y se devuelve a la oficina de origen el documento con la información del caso, para que ésta procede a efectuar la publicación correspondiente.
b. Dirección procesal
1) Si la dirección es procesal (dir proc), el documento devuelto se enviará a la oficina de origen.
2) La oficina de origen confrontará esta dirección con la informada por el contribuyente.
- Si es igual, ordena la publicación correspondiente.
- Si es diferenta, corrige y devuelve a la División de Documentación.
Cuando el contribuyente de respuesta a la publicación, la oficina remitente deberá informar a la División de Documentación, acerca de la nueva dirección, para la respectiva actualización del RUT mediante el diligenciamiento de la forma MH- 1033.
IV. ACTUALIZACION DEL RESISTRO UNICO TRIBUTARIO R.U.T.
Se describen a continuación las fuentes y procedimientos para actualización del RUT
A. FUENTES
1. Formatos
a. Formulario de inscripción en RUT MH–1711.
b. Aviso de cambio de dirección MH-1033.
2. Archivos magnéticos
a. La información de las declaraciones tributarias reportadas por el sistema de recaudo en bancos.
b. Información exógena (de otras entidades, en cinta magnética)
3. Declaraciones tributarias
B. PROCEDIMIENTO
1. Por formatos
a. Mediante el diligenciamiento del formato oficial MH-1711 Inscripción en el registra único tributario RUT
1) Inscripción
Cuando el contribuyente se inscriba por primera vez, se efectuará la trancripción de los datos registrados en el formulario, originando la actualización del RUT en los campos que este contiene.
2) Actualización por cambio de tarjeta
Cuando el contribuyente efectúe cambio de alguno de los siguientes campos, deberá tramitar el formato de inscripción en RUT, para la respectiva actualización:
- Apellidos y nombres o razón social
- Escritura de constitución, reforma y registro mercantil
- Administración de impuestos
- Modalidad de administración
3) Actualización esporádica
Se utilizará la forma MH–1711 y otros actos administrativos, para actualizar los siguientes campos, ye sea del contribuyente o de oficio:
- Tipo de persona
- Actividad económica
- Dirección
- Teléfono
- Zona postal
- Municipio
- Código de departamento
- Responsable de: ventas y su régimen, renta, retención
- Socio de sociedades
- Gran contribuyente
- Autoretenedor
- Autorización de plazo adicional para consignar retención
- Pago de sobretasa de impuesto predial
- Fecha de inicio de renta, ventas y retención
- Clase de sociedad
- Entidad que la vigile
- Organización de le empresa en cantidad de: sucursales, agencias, oficinas y/o establecimientos
- NIT, clase y D.V. del representante legal
- Escrituras de: constitución/resolución, última reforma y registro mercantil
- Estado de la persona
- Si está en cobranzas
- Si está en control de gestión
Los indicativos de cobranzas y control de gestión se actualización en el RUT con el cruce del archivo magnético de control de gestión, una vez este haya sido alimentado con la información del acto administrativo que inicie o termine un proceso.
La Subdirección de Recaudo actualizar periódicamente las sociedades que fueron autorizadas como autoretenedores y/o con plazo adicional para consignar retención.
b. Mediante el diligenciamiento del formato oficial MH_1033 “Aviso de cambio de dirección para efectos tributarios”.
Este formato actualiza en cualquier época del año los siguientes campos
- Dirección
- Municipio
- Código de departamento
- Teléfono
- Zona postal
2. Por cruce de archivos
a. De la DIN
Los campos del RUT que se relacionan a continuación se actualizaran anualmente mediante cruces de información con los correspondientes archivos de las declaraciones tributarias.
- NIT
- Razón social
- Administración
- Dirección
- Teléfono
- Municipio
- Código de departamento
- Ultimo año de Impuesto de renta, ventas y retención
- Capacidad económica por ingresos brutos y patrimonio bruto
- Indicativo de no socio o socio y accionista
- Matrícula del contador
- Inicio de actividades en renta, ventas y retención
- Clase de persona
- Tipo de sociedad
- Productor de bienes exentos y exportador
- Indicativos: Responsable de renta, ventas, retención, timbre y gran contribuyente.
b. Exógena
La información que deben suministrar las personas y entidades contribuyentes y no contribuyentes, permitirá actualizar los siguientes campos:
- Entidad que vigila:
No. del registro
Fecha del registro
Departamento
Municipio
- Acto jurídico
Fecha del acto jurídico
- Registro mercantil:
No. y fecha
Departamento
Municipio
- Cantidad de:
Sucursales, agencias, oficinas y/o establecimientos
c. Por el sistema
De acuerdo a las transacciones que se van presentando, el sistema actualizará los siguientes campos:
- Origen de le creación en RUT
- Fecha de la creación en RUT
- fecha de la última actualización en RUT
- Historia de los dos últimos cambios del régimen en ventas
- Fecha de los dos últimos cambios del régimen de ventas
C. CAMPOS QUE NO SE PUEDEN MODIFICAR
NIT
En el evento que se presente un contribuyente con dos o más nit asignados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, se procederá a:
1. Si es persona jurídica, natural extranjero o sucesión ilíquida, se le dejará el nit que figure en cuenta corriente con mayores transacciones, cancelándose los demás.
2. Si es persona natural colombiana, se le dejará el que corresponde al número del registro civil de nacimiento de once (11) dígitos o el de la cédula de ciudadanía, cancelándose los demás.
En ambos casos se deben trasladar todas las transacciones de las cuentas canceladas, a la que queda activa.
Cuando un nit haya sido asignado a dos o mas personas, se le dejará el nit al contribuyente que figure en cuenta corriente. Al otro u otros, se le asignará nuevo nit y se les creerá su cuenta corriente, si a ello hubiere lugar.
NOTA: La modificación aquí prevista se efectuará en coordinación con la División de Contabilidad y Cuentas Corrientes o Recaudo, según el caso.
D.V.
Modalidad de Administración
Este campo solo debe ser modificado mediante decreto que modifique la estructura de la Dirección General de Impuestos Nacionales.
D. TRASLADO DE REGISTROS DEL. ARCHIVO ACTIVO AL INACTIVO
Cuando medie solicitud o se detecte que un contribuyente no está cumpliendo con sus obligaciones tributarias, se requiere la intervención de la unidad de Fiscalización para que establezca si efectivamente el contribuyente no cumple con sus obligaciones fiscales, caso en el cual debe informar a la División de Documentación para que proceda al traslado del registro del contribuyente del archivo de declarantes activos al inactivo.
NOTA: Si un declarante se encuentra inactivo y presente en el archivo una declaración tributaria, se trasladará al archivo activo.
La presente orden administrativa sustituye la Nro. 00004 de Noviembre 14 de 1.986 y las demás que le sean contrarias.
Cordialmente,
LUIS FERNANDO RAMÍREZ ACUÑA
Director de Impuestos Nacionales
JULIO ROBERTO PIZA
Subdirector General de Impuestos Nacionales (e)
JAIRO POVEDA CORTES
Subdirector de Informatica (a)
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR.
1. ASIGNACION
A. PERSONAS JURIDICAS, ENTES ESTATALES Y PRIVADOS, SOCIEDADES DE HECHO Y DELIAS ENTES JURIDICOS.
1. ENTIDADES O INSTITUTOS DE DERECHO PÚBLICO DE ORDEN NACIONAL, DEPARTAMENTAL, MUNICIPAL O DISTRITAL Y DESCENTRALIZADOS,
Documento que acredite al representante legal y número y fecha del acto Administrativo que lo crea.
2. ENTIDADES DE REGIMEN ESPECIAL
a. Empresas comerciales e industriales del estado.
Certificado expedido por le entidad pública de le cual depende, donde conste la existencia y representación legal.
b. Sociedades de economía mixta.
Certificado de representación legal expedido por la entidad pública a la cual esté adscrita.
3. ENTIDADES DE DERECHO PRIVADO
a. Sociedades extranjeras con sucursales en el país, sociedades comerciales: anónimas, en comandite por acciones, colectivas, limitadas y en comandita simple: sociedades dedicadas a vivienda y sociedades anónimas con objeto múltiple que incluye vivienda, sociedades de economía mixta (capital estatal menor del 90%).
Certificado de existencia representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o copia auténtica de la escritura de constitución y última reforma si la hubiere.
b. Sociedades civiles: anónimas, en comandita por acciones, colectivas de responsabilidad limitada y en comandita simple.
Copia auténtica de la escritura de constitución y última reforma si la hubiere.
c. Bancos, Corporaciones financieras, aseguradoras nacionales o extranjeras, sociedades urbanizadoras y constructoras.
Certificado expedido por la superintendencia bancaria sobre existencia y representación legal.
d. Sociedades de hecho.
Documento privado y auténtico donde conste la existencia y representación legal.
e. Sociedades de minas.
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
f. Comunidades organizadas.
Certificado de la Cámara de Comercio o documento privado autenticado donde conste su existencia.
g. Asociaciones. corporaciones, fundaciones otros entes sin ánimo de lucro.
Copia auténtica o fotocopia autenticada de la Resolución por la cual se le reconoce la personería jurídica o certificado de representación legal expedido por la entidad que le reconoció la personaría jurídica, donde figure el número del acto administrativo que le reconoce dicha personaría.
h. Unidades en copropiedad y propiedad horizontal.
Fotocopia autenticada de la escritura donde conste el reglamento de propiedad horizontal y copia o fotocopia de la resolución que las reconoce.
NOTA: Dentro de estas quedan comprendidas las cooperativas, fondos de empleados, clubes sociales y deportivos, sindicatos, asociaciones laborales y científicas.
En el caso de las entidades canónicas, certificado de la existencia expedido por el ORDINARIO (persona autorizada por la entidad canónica jerárquica).
i. Consorcios.
Fotocopia del contrato autenticado donde conste su creación o certificado de Cámara de Comercio.
j. Fondos de inversión.
Certificación de la superintendencia bancaria, donde conste le existencia y representación legal.
k. Fondos mutuos de inversión.
Certificación de la superintendencia bancaria, donde conste la existencia y representación legal.
l. Fondos de valores.
Certificación de la superintendencia bancaria, donde conste la existencia y representación legal.
m. Sociedades extranjeras con inversiones en Colombia diferentas a las con sucursales.
Solicitud firmada por quién la represente autenticada ante el cónsul de Colombia en el país respectivo y fotocopia autenticada de la autorización de la inversión por parte de Planeación.
n. Sociedades extranjeras sin inversión en Colombia
Solicitud firmada por quien la represente, autenticada ante el Cónsul de Colombia en el país respectivo.
Además de los documentos que en cada caso se citan, es necesario que se presente la solicitud de inscripción en RUT firmada por el representante legal.
B. PERSONAS NATURALES
A. COLOMBIANOS MENORES DE DIEZ Y OCHO (18) AÑOS.
Si son menores adultos (mayores de 12 y menores de 18 para niños y mayores de 14 y menores de 18 para niñas), solicitud firmada por el interesado y tarjeta de identidad laminada, o registro civil.
Si es menor de 7 años, solicitud firmada por uno de los padres o en su defecto por quién legalmente lo represente, adjuntando fotocopia simple de la cédula de ciudadanía o certificación de representación legal y copia del registro civil de nacimiento del menor expedido por la respectiva notaría, el cual debe contener los once (11) dígitos asignados por el Servicio Nacional de Inscripción.
2. SUCESIONES ILIQUIDAS NACIONALES O EXTRANJERAS.
Si no fue declarante, previa presentación de le partida de defunción del causante o constancia de le apertura del proceso de sucesión donde figure el número de identificación, expedida por el juzgado o notaría del conocimiento.
Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se deberá presentar constancia expedida por le Registraduría Nacional del Estado Civil.
3. EXTRANJEROS.
Pasaporte, cédula de extranjería clase transeúnte o residente o tarjeta de extranjería según el caso (art. 98 y stes dto. 1000/86).
II. DUPLICADO DELA TARJETA
A. PERDIDA DE LA TARJETA.
Copia auténtica del denuncio presentado ante autoridad competente.
B. DETERIORO DE LA TARJETA.
Se debe anexar la tarjeta anterior.
III. CAMBIO DE TARJETA.
A. SOCIEDADES.
Para los dos primeros eventos indicados en el item 1.B.5.b.1) se exige certificación de la Cámara de Comercio si se trata de sociedades regularmente constituidas. Para las otras sociedades constituidas mediante escritura y no inscritas en la Cámara de Comercio, como también las de hecho no constituidas por escritura, se exigirá copia del acta de la junta de socios inscrita en la Cámara de Comercio, donde conste tal circunstancia.
Para el caso indicado en el item LB.5.b.2), presentar copia de la forma MH-1033 AVISO DE CAMBIO DE DIRECCION PARA EFECTOS TRIBUTARIOS.
B. PERSONAS NATURALES.
Para el evento del item 1.B.5.S.1) se exige le cédula de ciudadanía laminada o certificación expedida por la Registraduría del Estado Civil.
No se puede expedir con el desprendible de solicitud.
IV. CANCELACION DE NIT.
A. PERSONAS NATURALES.
En el caso de contribuyentes de renta, solicitud motivada.
En el caso de responsables del impuesto sobre las ventas, solicitud y certificado de Cámara de Comercio donde conste la terminación de actividades mercantiles.
B. ENTIDAD ESTATAL.
Copia autentica del acto administrativo por medio del cual se extingue.
C. SOCIEDADES DISUELTAS EN FUSION POR ABSORCION O PARA CREACION DE NUEVAS.
Las sociedades absorbidas y que por tal hecho requieran la cancelación del nit, deberán acompañar a la solicitud de cancelación, el acto administrativo de la División de Fiscalización, en que conste que las obligaciones a cargo de las sociedades absorbidas se trasladarán e lo sociedad absorbente con el fin de garantizar el cumplimiento de las mismas.
D. SOCIEDADES REGULARES Y DE HECHO.
Para las REGULARES, certificado de la Cámara de Comercio donde se
establezca dicho proceso de liquidación.
Para las DE HECHO, no registradas en la Cámara de Comercio, copia de
la escritura de disolución.
E. SOCIEDADES EXTRANJERAS SIN INVERSION PERMANENTE EN EL PAIS.
Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos.
F. SOCIEDADES EXTRANJERAS CON INVERSION PERMANENTE EN EL PAIS.
Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos y certificación de la terminación de la inversión por parte de la entidad competente.
G. EXTRANJEROS RESIDENTES O NO RESIDENTES, CON INVERSIONES.
Solicitud de cancelación hecha por el apoderado, representante legal o quien haga sus veces, expresando y justificando los motivos.
H. SUCESIONES ILÍQUIDAS
Certificación del juzgado o notaría donde conste la terminación del proceso.
NOTA: Toda certificación sobre existente y representación legal, debe tener una fecha de expedición no superior de tres (3) meses a la fecha de solicitud de expedición de NIT.
ESTANDARES EN LA CAPTURA DE DATOS.
A. OBJETIVO
Definir los estándares en la captura de datos, para los campos de apellidos u nombres, razón social, dirección, municipio y departamento.
B. CRITERIO GENERAL
Los campos enunciados anteriormente se deben transcribir sin caracteres especiales como: comillas, paréntesis, puntos, apóstrofes, etc.
C. APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL
1. Personas Naturales
El formato de transcripción es el siguiente:
Primer apellido, segundo apellido o de casada y nombres.
Ejemplos:
Documento fuente: DE PARDO MORALES CLEMENCIA TERESA
al transcribirse MORALES DE PARDO CLEMENCIA TERESA
Documento fuente: MEJIA CORREDOR CARLOS ARTURO
el transcribirse MEJIA CORREDOR CARLOS ARTURO
2. Personas Jurídicas
La transcripción de la razón social será Igual a como venga en el documento teniendo en cuenta el criterio general y la siguiente aclaración:
Cuando se necesite transcribir la consonante Ñ y en la terminal de entrada de datos no figure, se debe transcribir como N y el signo & se debe transcribir como Y.
Ejemplos:
Documento fuente: CACHARRERIA MUNDIAL & CÍA. LTDA.
al transcribirse: CACHARRERÍA MUNDIAL Y CIA. LTDA.
Documento fuente: INVERSIONES NARINO S.A.
al transcribirse: INVERSIONES NARINO S.A.
En el caso de que la razón social sea mayor de sesenta (60) caracteres, se debe simplificar teniendo en cuenta las siguientes abreviaturas:
| ACCION | ACC |
| ADMINISTRACION | ADMON |
| ADMINISTRATIVAS | ADTIVAS |
| AGENCIA | AG |
| ALMACEN (ES) | ALM ALMS |
| ASOCIACION | ASOC |
| BARRIO | ORR |
| COLOCADORA | COLOC |
| COLOMBIA | COL |
| COLOMBIANO (A) | COLBNO COLBNA |
| COMBUSTIBLES | COMBUST |
| COMERCIAL | CIAL |
| COMPAÑÍA | CIA |
| COMUNAL | CNAL |
| COMUNICACIÓN | COMUNI |
| COMUNIDAD | COMDAD |
| COMUNITARIO | CTARIO |
| CONFECCIONES | CONFECC |
| CONGREGACION | CONGR |
| CONJUNTO | CONJ |
| CONSTRUCCIONES | CONST |
| CONSTRUCTORES | CONSTT |
| CONSULTORES | CONSUL |
| COOPARATIVA | COOP |
| CORPORACION | CORP |
| DESARROLLO | DESLLO |
| DISTRIBUCIONES | DISTRI |
| DISTRIBUIDORA | DISTRIRA |
| EMPLEADO (S) | EMPL EMPLS |
| EXPORTACION (S) | EXPORT EXPORTS |
| FABRICA | FCA |
| FAMILIA | FLIA |
| FEDERACION | FEDER |
| FINANCIAMIENTO | FMIENTO |
| FOMENTO | FMTO |
| FUNDACION | FUND |
| GENERAL | GRAL |
| HERMANO (S) | HNO HNOS |
| HERRAMIENTA (S) | HRRTA HRRTAS |
| IMPORTACION (ES) | IMPORT IMPOTS |
| INDUSTRIAL (ES) | IND INDS |
| INGENIERO (S) | ING INGS |
| INSTITUTO | INST |
| INTERNACIONAL | INTERNAL |
| INVERSIONES | INVER |
| INVESTIGACION | INVESTIG |
| JUBILADOS | JUBIL |
| LABORATORIO | LABO |
| LIMITADA | LTDA |
| MANUFACTIURAS | MANUF |
| MUNICIPAL | MPAL |
| NACIONAL | NAL |
| PRECOOPERATIVO | PRECOOP |
| PRODUCCIONES | PRODUCC |
| PROFESIONAL (ES) | PROFNAL PROFNALS |
| REPRESENTACION (ES) | REPRE REPRES |
| RESIDENCIAL | RCIAL |
| SEGUROS | SEG |
| SERVICIOS | SERY |
| SINDICATO | SIND |
| SOCIEDAD | SOC |
| TRA8AJADOR (ES) | TRAB TRABS |
| TRANSPORTE (S) | TRANSP TRANSPS |
| URBANIZADORA | URBRA |
| VEREDA | VDA |
D. DIRECCIÓN
Para transcribir la dirección debe tenerse en cuente los siguientes parámetros:
1. Abreviaturas
| APARTADO AEREO | AA |
| APARTADO POSTAL | AAP |
| APARTAMENTO | APT |
| AUTOPISTA | AUT |
| AVENIDA CALLE | AVC |
| AVENIDA CARRERA | AVK |
| AVENIDA | AV |
| BARRIO | RR |
| BLOQUE | BLQ |
| CALLE | CLL |
| CAMINO | CNO |
| CARRERA | CRA |
| CARRETERA | CTR |
| CASA | CAS |
| CELULA | CEL |
| CENTRO | CEN |
| CENTRO URBANO | CUR |
| CENTRO COMERCIAL | CCO |
| CENTRO URBANO ANTONIO NARIÑO | CUAN |
| CIRCULAR | CIR |
| DIAGONAL | DGL |
| EDIFICIO | EDF |
| ENTRADA | ENT |
| INTERIOR | INT |
| KILOMETRO | KMT |
| LOCAL | LOC |
| LOTE | LTE |
| MANZANA | MZN |
| MEZZANINE | MEZ |
| MUNICIPIO | MCP |
| NORTE | N |
| NUMERO | NRO |
| OFICINA | OFC |
| PISO | PSO |
| SUPERMANZANA | SMZ |
| SUR | S |
| URBANIZACION | URB |
| TRANSVERSAL | TRV |
| VEREDA | VDA |
2. La a minúscula cuando hace referencia a la terminación cardinal en las direcciones de calle, carrera, transversal, diagonal o avenida no se transcribe, el resto de letras minúsculas y mayúsculas se transcriben (ver ejemplos).
3. Las letras y los números deben ir separados por un espacio.
4. Las letras minúsculas o mayúsculas que aparecen en el número de la placa se deben transcribir.
Ejemplos:
| DOCUMENTO FUENTE | AL TRANSCRIBIRSE |
| Calle 3a. No. 18-47 Sur | CLL. 3 NRO 18-47 S |
| Carrera 8a. No. 15A-45 Oficina 302 | CRA. 8 NRO. 15 A 45 OFC 302 |
| Diagonal 3a. No. 1b-76 Interior 5 | DGL 3 NRO 1 B 76 INT 5 |
| Autopista sur 76C–47 Piso 6 | AUT S 76 C 47 PSO 6 |
| Transversal 70B No. 46A-38 Sur | TRV 70 B NRO. 46 A 38 S |
| Calle 15ANo.47-29 | CLL 15 A NRO 47 29 |
E. MUNICIPIO
El municipio debe transcribirse sin abreviaturas, si se presenta duda en la transcripción se debe consultar la tabla anexa de departamentos y municipios).
F. DEPARTAMENTOS
Para transcribir el nombre DEL DEPARTAMENTO, INTENDENCIA O COMISARIA, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios:
1. Utilización de abreviaturas para los siguientes departamentos:
CUNDINAMARCA CUNDI
NORTE DE SANTANDER N. SANT
2. Transcribir el nombre completo del departamento intendencia o comisaría.
ANTIOQUIA
ATLANTICO
BOGOTA D. E.
BOLIVAR
BOYACA
CALDAS
CAQUETA
CAUCA
CESAR
CORDODA
CHOCO
HUILA
GUAJIRA
MAGDALENA
META
NARIÑO
QUINDIO
RISARALDA
SANTANDER
SUCRE
TOLIMA
VALLE
I DEL ARAUCA
I DEL CASANARE
I DEL PUTUMAYO
I DE SAN ANDRES
C DEL AMAZONAS
C DEL GUAINIA
C DEL GUAVIARE
C DEL VAUPES
C DEL VICHADA
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO.
El Registro Único Tributario (RUT) es el sistema que permite registrar y actualizar la información básica de los contribuyentes de renta, responsables de ventas y agentes de retención, con el fin de poder identificarlos, ubicarlos y clasificarlos.
Con la identificación sabemos cual es su NIT y razón social o nombre, con la ubicación podemos localizarlos mediante el departamento, el municipio y la dirección, y con la clasificación podemos saber cual es su actividad económica, si es gran contribuyente, el tipo de sociedad, si lo es, declarante de renta o responsable de ventas y su régimen, si es retenedor, autoretenedor, socio, etc.
Esta información que lo clasifica, adicionalmente permite mediante cruces con las declaraciones presentadas, determinar si los contribuyentes cumplieron con la obligación de declarar.
Quizás, la principal función del RUT es la de garantizar la integridad en la información, es decir, que todos los documentos de un declarante están debidamente actualizados en sus respectivas cuentas corrientes, que no existan dos contribuyentes con un mismo NIT y que no exista más de un NIT para cada contribuyente. Esto se logra mediante la verificación automática de todos los documentos contra el RUT, antes de actualizar cualquiera de ellos.
Históricamente y para poder crear el RUT, se han venido desarrollando una serie de actividades que eran necesarias para cumplir con los objetivos y funciones del RUT.
Reasignación y asignación de nuevos NIT
La primera de ellas consistió en reasignar los NIT para las personas jurídicas y la segunda en asignarlos para las personas naturales, todos estos con un dígito de verificación y asignados de manera centralizada.
La reasignación para las personas jurídicas se hizo con el fin de acabar con el problema de colisiones porque un NIT tenía el mismo número de una cédula, esto se logró simplemente anteponiendo un ocho a los NIT ya existentes; por ejemplo 60'823.456 a 860.823.456, y asignando los nuevos NITs dentro de un solo rango que se inició en 800'000.001. Para algunas personas naturales que por ser menores de edad también tenían NIT, se les reasignó anteponiéndole un seis y asignando los nuevos NIT dentro de otro rango iniciado en 600.000.001. Esta reasignación adicionalmente nos permitirá eliminar la clase, “A” o “C”, que se viene diligenciando en todos los formularios.
La asignación del NIT para las demás personas naturales se hizo con el fin de registrar en el RUT a todos los declarantes de renta, ventas o retención y así poder cumplir con la función de control de las obligaciones y ubicación de los contribuyentes. Esto consistió en asignarles un NIT igual al número de la cédula o de la tarjeta de identidad.
El dígito de verificación (DV), en general, es una técnica que da confiabilidad a la captura en el computador de un número el cual esté asociado este dígito.
Para el caso del NIT, consiste en hacer una serie de operaciones aritméticas partiendo del NIT del cual se obtiene como resultado un número o dígito, dicho NIT y dígito es grabado en la tarjeta plastificada de identificación del contribuyente, el cual el diligenciar sus declaraciones o pagos los anote en los respectivos espacios del formulario.
Posteriormente el banco al capturar le información de los formularios, digita el NIT y el DV, el computador del banco partiendo del NIT digitado, realiza las mismas operaciones aritméticas que se hicieron para elaborar la tarjeta, obteniendo un dígito que se compara con el DV digitado, si no coincide se detecte que existe un error de captura del NIT por parte del banco.
A manera de ejemplo y utilizando unas operaciones aritméticas muy sencillas se expone a continuación como podía ser esto en la práctica:
1. Para calcular el dígito de verificación DV el computador divide el número del NIT por diez y toma la parte entere del resultado de la operación, por ejemplo: NIT igual a 31 que dividido por diez da 3.1, le parte entera es igual a 3, entonces el dígito DV es 3.
2. Para la elaboración de la tarjeta se graba el NIT igual a 31 y el Dígito DV igual a 3.
3. El contribuyente al diligenciar sus declaraciones y pagos anote en NIT 31 y en DV 3.
4. El banco, vamos a suponer, se equivoca al capturar en el computador el NIT y lo traspone, es decir digita en NIT 13 en lugar de 31, y el dígito DV lo digita correctamente o sea 3, a continuación el computador del banco realiza las operaciones ya definidas, divide 13 por diez que da 1.3, toma la parte entera que es 1 y lo compara con el DV 3 que había digitado, en este instante el computador le indica al digitador que existe un error en le digitación por lo que 1 no es igual a 3.
De esta manera el dígito de verificación controla la correcta digitación en el computador del NIT diligenciado por los contribuyentes en sus declaraciones. Para el interesado en conocer el detalle en cuanto al cálculo del dígito de verificación, al final se anexa un ejemplo real de este procedimiento.
La asignación centralizada se hizo con el fin de garantizar que un NIT fuera asignado a un solo contribuyente, esto quiere decir que el computador va asignando automáticamente los NITs con base en un solo número que se va incrementando, en uno, cada vez que se crea uno nuevo.
Creación del archivo RUT.
El archivo RUT se creó a partir de las declaraciones de renta del año gravable 1986, de los responsables de ventas inscritos en el registro nacional de vendedores para los cuales no se tenía declaración de renta por el año gravable 1986 procesada en el computador, y de los nuevos NITs asignados en línea por los funcionarios de cada Administración que trabajen en una pantalla atendiendo al público.
Inicialización de la información.
1. Dirección.
Se inicializó a partir de las declaraciones anuales de renta del año gravable de 1987, presentadas en los bancos por los contribuyentes.
2. Indicativo de gran contribuyente.
Con base en las resoluciones 50 de 1988 y la 1796 de 1989.
3. Indicativo de autoretenedor.
Con base en las resoluciones expedidas por le Subdirección de Recaudo.
4. Indicativo de plazo adicional retenciones.
Con base en las resoluciones expedidas por la Subdirección de Recaudo.
5. Indicativo de declarante de renta.
Con base en la cuenta corriente renta SAC del año gravable 1986 anteriores y a partir de las declaraciones de renta presentados en los bancos por el año gravable de 1987.
6. Indicativo de responsable de ventas y régimen.
Se inicializó utilizando la siguiente estrategia: si existe al menos una declaración de ventas del año gravable de 1988 por un contribuyente se le pone automáticamente el indicativo de responsable, si las declaraciones tienen diligenciadas el periodo 7 se le pone régimen simplificado, si no común, y si tiene en más del 70% de las declaraciones marcado el recuadro de productor de bienes exentos o exportador se le marca en el RUT como tal.
7. Indicativo de retenedor.
Similar al indicativo de responsable de ventas, si al menos existe una declaración de retenciones durante el año de 1988, se le crea el indicativo de retenedor.
8. Teléfono.
A partir de la declaración anual de renta del año gravable de 1987.
9. Indicativo de socio.
A partir de la declaración de renta del año gravable 1986.
10. Tipo de sociedad.
A partir de la declaración de renta del año gravable 1987.
11. Actividad económica.
A partir de las declaraciones de renta del año gravable 1987.
Actualización de la información
La información de los contribuyentes registrado en el RUT puede ser actualizada mediante dos mecanismos: el primero, en línea, utilizando una pantalla en cada Administración y el segundo, masivamente, con base en las declaraciones anuales de renta.
La actualización en línea la harán los funcionarios de la División de Documentación de cada Administración, con base en las solicitudes de los contribuyentes en cuanto a asignación de NIT, cambios de razón social, dirección, régimen de ventas de simplificado a común únicamente o similares, inscripción o cancelación del registro como responsable de ventas, cancelación del NIT y similares; o con base en las actuaciones de la División de Fiscalización cuando por ejemplo cambien el régimen de algún responsable de ventas de común a simplificado, creen o cancelen su inscripción, etc.
La actualización masiva se hará automáticamente en el computador, con base en las declaraciones anuales de renta y modificará informaciones tales como la dirección, teléfono, actividad económica, tipo de sociedad, etc.
La estrategia utilizada para esta actualización masiva será la siguiente: el computador comparará la información de la declaración anual, como por ejemplo le actividad económica, con la registrada en el RUT, si son iguales no hay nada que verificar, si son diferentas, mediante el sistema de “Corrección General” de las declaraciones en línea el sistema le solicitará al funcionario que verifique la información grabada y la información diligenciada por el contribuyente en su declaración, si es igual la debe confirmar y si es diferenta la debe corregir.
Una vez se he verificado y corregido la información de las declaraciones, se actualizará el RUT y al final producirá un listado relacionando todos los registros RUT que fueron modificados ordenados de acuerdo a la importancia del contribuyente, listado con el cual y en el orden en que se encuentre impreso, cada Administración deberá proceder a verificar el correcto diligenciamiento por parte de los contribuyentes a fin de hacer las correcciones del caso.
Para algunos contribuyentes, por ejemplo los bancos comerciales, no se le permitirá cambiar la actividad económica en el RUT mediante el procedimiento anterior, solo se podrá hacer en línea, esto con el fin de evitar que se dañe por mal diligenciamiento o capture de la información, la correcta clasificación de los contribuyentes más importantes.
En el futuro se tendrá un control adicional que no permitirá hacer la actualización masiva del registro RUT de los contribuyentes, si este fue actualizado en línea, para volverlos a actualizar se debe hacer nuevamente en línea.
Sistema de documentación
En el RUT se encontrará grabada la información de la última declaración, pero en el sistema de Documentación se podrá ver la información de todas las declaraciones de los últimos cinco años.
Por ejemplo en el RUT se podrá ver la actividad económica de la última declaración anual de renta y en el sistema de Documentación se podrá consultar la actividad económica diligenciada por los contribuyentes en las declaraciones anuales de renta de los últimos cinco años.
En conclusión el sistema de Documentación se constituye en la historia y memoria del RUT.
Transcripción en el RUT
Existen tres posibles procedimientos para la inscripción de los contribuyentes de renta, responsables de ventas y agentes de retención, en el RUT, la primera ocasionada por el mismo contribuyente que solicito la asignación de un NIT, la segunda de oficio por parte de los funcionarios de fiscalización que identifican a contribuyentes incumplidos y la tercera que es el resultado de la actualización masiva de las declaraciones en la cuenta corriente de renta, ventas o retenciones, donde se identifican a los declarantes no inscritos en el RUT.
Cálculo del Dígito de Verificación (DV)
La cualidad del dígito de verificación como controlador de le correcta digitación de un número asociado, está fundamentada y garantizada por las propiedades aritméticas de los números primos y de la función módulo.
Un número primo es aquel número entero que solo es divisible por le unidad (1) y por él mismo, por ejemplo 7 es divisible por 1 y por 7, si lo divido por ejemplo por dos el resultado es 3.5 que no es entero.
La función módulo consiste en asignarle o cualquier número entero un nuevo
valor que debe estar entre 1 y el módulo, módulo que se hace equivalente a
cero, por ejemplo: la función módulo 5 convierte el 1 en 1, el 2 en 2, el 3 en 3, el 4 en 4, el 5 en 0 por ser el módulo, el 6 en 1, el 7 en 2, y así sucesivamente. De las funciones módulo, las que corresponden a los números primos son las que tienen propiedades aritméticas especiales que nos garantizan el resultado que deseemos.
El objetivo es garantizar que si se transpone al menos un dígito del número, no se digita al menos uno de ellos o se digite al menos uno demás, el dígito de verificación da diferente.
Para nuestro caso, el cálculo se inicia a partir del NIT, la primera operación consiste en multiplicar cede uno de los dígitos del NIT por un número primo, por ejemplo: Al NIT 860.324.218 se le multiplica cada dígito por un número primo de acuerdo a la posición donde se encuentre el dígito dentro del NIT, así:
NIT 86032421 8
Primos *41 *37 *29 *23 *19 *17 *13 *7 *3
328 + 222 + 0 + 69 +30 +68 +26 + 7 +24: = 702
A continuación se suman cada uno de los resultados, obteniéndose un nuevo resultado, para el caso 782, en este número se le aplica la función módulo 11 y se obtiene como resultado 1, (Mod 11 (782): 1). Finalmente si este número es igual a uno o cero, el dígito de verificación DV es el mismo valor, de lo contrario el DV es igual a once menos este número, para el NIT 860324.218 el DV sería igual a uno (1).
Una manera de calcular el resultado de la función módulo 11 del número 782 sería la siguiente: Mod 11(782): Dividir 702 por 11 = 71.0909090909, luego la parte fraccionaria multiplicarla por 11 =.0909090909 *11: 9999999, y a continuación aproximar al entero más cercano, o sea 1.
Para ilustrar como controla la mala digitación vamos a suponer una serie de posibles errores y los dígitos obtenidos:
1. Transposición del primer dígito: 860'324.218 por 680.324.218, el 8 con el 6.
680324218
*41 *37 *29*23 *19*17*13*7*3
245 + 296 + 0 + 69 38 + 68 + 26 + 7 +24 = 774
A continuación se sumen cede uno de los resultados obteniéndose un nuevo resultado, para el caso 774, a este número se le aplica la función módulo 11 y se obtiene como resultado 4, (Mod. 11 (774)=4). Finalmente como este número es diferente de uno y cero, el dígito de verificación DV es igual a once menos este número, para el caso 11 - 4 igual a 7, el cual no es igual al correcto que es 1.
2 - Transposición del segundo dígito: 860'324.218 por 806.324.218, el 6 con el 0.
80 632421 0
*41 *37*29*19*23*17*13 *7*3
328 +0 +174 +69 +38 + 5 + 26 + 7 +24= 734
A continuación se suman cada uno de los resultados obteniéndose un nuevo resultado, para el caso 734, a este número se le aplica la función módulo 11 y se obtiene coma resultado 8, (Mod 11(734)=8). Finalmente como este número es diferente de uno y cero, el dígito de verificación DV es igual a once menos este número, para el caso 11 - 8 igual a 3, que no es igual el correcto.
3- Transposición del cuarto dígito: 860.324.218 por 860.234.218, el 3 con el 2.
860234218
*41*37 *29 *23 *19 *17*13 *7*3
328 +222 +0 +45+57 +53 +26 +7 +24= 778
A continuación se suman cada uno de los resultados obteniéndose un nuevo resultado, para el caso 778, a este número se le aplica la función módulo 11 y se obtiene como resultado 6, (Mod 11 (778)= 8). Finalmente como este número es diferente de uno y cero, el dígito de verificación DV es igual a once menos este número, para el caso 11 - 8 igual a 3, que no es igual al correcto.
4- Transposición del séptimo dígito: 860.324.210 por 860'324.126, el 2 con el 1.
860324128
*41 *37 *29*23*19 *17*13*7*3
326+222 +0 +69 +38 +56 +13 +14 +24 = 776
A continuación se suman cada uno de los resultados obteniéndose un nuevo resultado, para el caso 776, a este número se le aplica la función módulo 11 y se obtiene como resultado 5, (Mod 11 (776)=6). Finalmente como este número
SEÑOR
REPRESENTANTE LEGAL
SUBDIRECCIÓN DE INFORMATICA
ACUSO RECIBO OFICIO No.__________ DE _____________ DONDE ENVÍA_____ TARJETAS PLASTIFICADASDE NIT DEBIDAMENTE RELACIONADAS
CORDIALMENTE,
JEFEDIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Señor
JEFE DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES
_______________________________.
FIN EFECTUAR ACTUALIZACIÓN DIRECCIÓN EN SIGUIENTES DATOS:
NIT I___I___I___I___I___I___I___I___I___i___I___I___I D.V.I___I
RAZ SOCIAL _______________________________________________________
DOMICILIO ACTUAL:
DIRECCIÓN _______________________________________________________
DEPTO__________CODIGO I__I__I MUNICIPIO _________ CODIGO I__I__I__I
ADMON _________ CODIGO I__I__I
NUEVO DOMICILIO
DIRECCIÓN _______________________________________________________
TEL_______DEPTO______CODIGOI__I__I MUNICIPIO ______ CODIGO I__I__I
DOCUMENTO FUENTE
SELLO: MAQUINA _____SECUENCIA ____ FECHA (AAMMDD)_____________
CORDIALMENTE,
RECAUDADOR DE IMPUESTOS NACIONALES __________
SEÑOR:
REPRESENTANTE LEGAL
_____________________
_____________________
Apreciado Señor:
Con el fin de dar cumplimiento al artículo 563 del Estatuto Tributario de 1.969, adjunto a usted; original y copia, del formato MH-1033 AVISO DE CAMBIO DE DIRECCION PARA EFECTOS TRIBUTARIOS prescrito por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Una vez diligenciado debe presentarlo directamente a esta División.
Cordialmente,
Jefe División de Documentación
Anexo: lo anunciado
SEÑOR
JEFE DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRCIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES
_________________.
TELEX No. ______ CUMPLIDOS REQUISITOS SOLICÍTOLE CARÁCTER URGENTE EXPEDICIÓN NIT SEGÚN SOLICITUD No. ____ FECHA _____ MAQUINA _______ CLASE DE SOLICITUD (1) ___ ADMON CODIGO I__I__ TIPO DE PERSONA (2) _____ ACTIVIDAD ECONÓMICA I__I__I__I RAZÓN SOCIAL O APELLIDOS Y NOMBRE (S) _________________________________
____________________________________ (MÁXIMO 60 CARACTERES) DIRECCIÓN ____________________________ (MÁXIMO 40 CARACTERES) TEL_________, ZONA POSTAL ______ MPIO ________________ DEPTO __________________ CÓDIGO I__I__ RESPONSABLE DE VENTAS (3) ______ REGIMEN (4) ______ RENTA ____ RETENCIÓN (5) _____ CANTIDAD DE SUCURSALES ___ AGENCIAS ___ OFICINAS ___ ESTABLECIMIENTOS__ NIT REPRESENTANTE LEGAL I__I__I__I__I__I__I__I__I__I CLASE ___ D.V.I__I__I ESCRITURA (9) No. ____ NOTARÍA ___ CIUDAD_______ CÓDIGO I__I__I__I DEPTO _______ FECHA (AAMMDD) ____________________
CORDIALMENTE,
RECAUDADOR DE IMPUESTOS DE____________
(1) 1 = PRIMERA VEZ (2) 1 = JURÍDICA
2 = DUPLICADO 2 = SOCIEDAD DE HECHO
3 = CAMBIO 3 = NATURAL COLOMBIANO
4 = CANCELACIÓN 4 = NATURAL EXTRANJERO
5 = SUCESION
(4) RÉGIMEN: 0 = NO ES REPONSABLE (3) 0= NO ( 7) VER MANUAL RUT
1 = SIMPLIFICADO (6) 1 = SI (8)
2 = COMUN NO P.B.E.
3 = COMUN P.B.E.
(9) CONSTITUCIÓN /RESOLUCIÓN – ÚLTIMA REFORMA – REG. MERCANTIL
SEÑOR:
RECAUDADOR DE IMPUESTOS NACIONALES
___________________________.
REFIEROME SUYO ____ DEL _____ DE ____ DE 198 ___ COMUNÍCOLE A:
__________________________________________________________________
DIRECCIÓN _______________________________________________________
MPIO _____________CODIGO I__I__I__I, DEPTO ______CODIGO I__I__I__I
ADMON _____ TIPO PERS. _____ ACTIVIDAD ECONOM I__I__I__I RESPONSIBLE RENTA (1) ____ VENTAS (2) ____ RETENCION (3) ________ REG. VENTAS (5) _________ SOC. DESOCIED. (4) ____________
ASIGNOSELE NIT: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I D.V. I__I
CORDIALMENTE,
JEFE DIVISION DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES
______________________.
(5) 0 = NO ES REPONSABLE (1) 0 = NO
1 = SIMPLIFICADO (2) 1 = SI
2 = COMUN NO P.B.E. (3)
3 = P.B.E. (4)
Aumentar texto
Disminuir texto
Escala de grises
Contraste negativo
Subrayar enlaces
Centro de relevos
Restablecer