OFICIO 912928 DE 2021

(octubre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-306

Bogotá, D.C.

Tema: Descriptores: Fuentes formales:

Obligación de facturar en contratos de mandato Sistema de facturación electrónica Factura en contratos de mandato Artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario Artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000042 del 2020 y sus modificaciones

Cordial saludo

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia el peticionario consulta sobre el cumplimiento de la obligación de facturar por medio de un contrato de mandato, en virtud del cual un tercero (mandatario) es encomendado por una empresa (mandante) para adquirir bienes y servicios en su nombre y a su cargo con una cadena de estaciones de servicio de combustible.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica:

En primer lugar, el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016, frente a la facturación en mandato, dispone:

“Artículo 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

Parágrafo. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”. (Subrayado fuera de texto).

Resulta claro entonces que, cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mismo, los proveedores deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, y tal como lo ha explicado este Despacho en oficios como el No. 906745 de 2020 (que se adjunta para su referencia), “certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el mencionado artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 o las facturará al mandante si así se prevé en la estructura del contrato de mandato celebrado”.

Para el efecto, la factura electrónica de venta elaborada en virtud del contrato de mandato por medio de la cual se soporta la operación de venta de bienes y/o prestación de servicios que se adquieren en virtud de dicho contrato, se deberá expedir siempre a nombre del mandatario, en los términos del artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 y del artículo 74 de la Resolución No. 000042 de 2020. Téngase en cuenta que los tributos atribuibles a la operación deberán liquidarse en la respectiva factura de venta, la cual es el soporte idóneo de la transacción y que la misma debe soportar cada operación de venta de bienes o prestación de servicios sin que la normatividad permita el reporte acumulado de varias operaciones que se efectúen en diferentes momentos. Ello debido a que la expedición de la factura de venta debe efectuarse al momento de la operación de venta o prestación de servicios.

Así las cosas, cuando el mandatario certifique al mandante los costos, gastos y descontables que se efectuaron en razón a las operaciones ejecutadas con base en el mandato celebrado, deberá contar con las facturas de venta o documentos equivalentes que soportan cada operación y discriminar claramente cada uno de los valores que se trasladan como derechos cuyo titular es el mandante.

Por otra parte, si el mandatario realizó pagos por cuenta del mandante, el posterior reintegro de gastos del mandante al mandatario para saldar dichas obligaciones del contrato de mandato no serán objeto de facturación entre ellos. Lo anterior, debido a que obedecen a un mero reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o prestación de servicios entre las partes.

Situación diferente ocurre al momento de pagar la contraprestación que por el servicio de intermediación el mandatario cobre al mandante en razón a la ejecución de su mandato, en donde en efecto el mandatario deberá (de estar obligado a ello) facturar electrónicamente al mandante por sus servicios de intermediación, los cuales, por regla general estarán gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA.

Para terminar, se precisa, tal como se explicó en el concepto No. 124519 de 2000, que “El mandato es un contrato en que una parte se encarga de gestionar por cuenta y riesgo y a nombre de la otra, uno o más negocios que ésta le confía, relacionados con terceros” y “el mandatario queda obligado a transferir al mandante todo el beneficio que de los negocios con terceros se derive como lo señalan los artículos 1265 y 1268 del Código Civil”. Por lo tanto, “se considera como ingreso para tercero aquél que se recibe en nombre de otro y, en consecuencia, adquiriendo al momento de recibirlo la obligación de transferirlo a su titular, razón por la cual se encuentra fuera de su patrimonio. En este sentido, aunque los ingresos que perciba el mandatario salvo aquellos que corresponden a la remuneración por su gestión se reciban en virtud de un contrato de mandato sin representación o con representación, se consideran del tercero (...)”.

Finalmente, solo para referencia, se sugiere también al peticionario la revisión del artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 que se refiere a la retención en la fuente en el mandato.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica