OFICIO 905420 DE 2021

(junio 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

100208221-822

Bogotá, D.C. 10/06/2021

Descriptor	Documentos soportes electrónicos
Fuentes formales	Decreto 1165 de 2019, artículos 3 y 177 Decreto 360 de 2021, artículo 57

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

El peticionario presenta las siguientes inquietudes respecto de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta lo consagrado en el inciso 2 del artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, modificado por el artículo 57 del Decreto 360 de 2021.

1. ¿Qué se entiende por documento soporte electrónico y cuáles son los requisitos que deben cumplir un documento para que sea aceptado como un documento soporte electrónico?

El Decreto 1165 de 2019, en su artículo 3 definió el documento electrónico, así:

“Documento electrónico. Es el creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos.” (Resaltado por fuera de texto).

Así mismo, el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, modificado por el artículo 57 del Decreto 360 de 2021, establece cuáles son los documentos soporte de la declaración de importación, así:

“ARTÍCULO 177. DOCUMENTOS SOPORTE DE LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN. Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración, el original de los siguientes documentos en medio físico o electrónico:

1. Registro o licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ello hubiere lugar.

2. Factura comercial, cuando hubiere lugar a ella.

3. Documento de transporte.

4. La prueba de origen señalada en el respectivo acuerdo comercial y los documentos relativos a las condiciones de expedición directa, tránsito y/o transbordo, cuando a ello hubiere lugar; o certificación de origen no preferencial, cuando se requiera.

5. Certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere lugar.

6. Lista de empaque, cuando hubiere lugar a ella.

7. Mandato, cuando no exista endoso aduanero y la declaración de importación se presente a través de una agencia de aduanas o apoderado.

8. Declaración andina del valor y los documentos justificativos de esta.

9. Copia de la declaración de exportación o el documento que acredite la operación de exportación, en las modalidades de reimportación en el mismo estado y reimportación por perfeccionamiento pasivo, en los términos establecidos en el presente decreto.

10. Las autorizaciones previas establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la importación de determinadas mercancías.

11. Documento de constitución del consorcio o unión temporal cuando los documentos de transporte y demás documentos soporte de la operación de comercio exterior se consignen, endosen o expidan, según corresponda, a nombre de un consorcio o de una unión Temporal.

12. Certificación de marcación física o electrónica expedida por el sistema técnico de control vigente (SUNIR), para los bienes sujetos al pago del impuesto al consumo de que trata la Ley 223 de 1995. Este documento soporte solo será obligatorio una vez entre en producción la fase del SUNIR correspondiente a la obtención de información para cada industria.

13. Documentos establecidos expresamente en disposiciones aduaneras o en normas especiales reguladas por otras autoridades, como soportes de la declaración de importación.

Cuando se trate de documentos soporte electrónicos, su presentación se efectuará, antes de la presentación de la declaración de importación correspondiente, a través de los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin que se requiera su impresión. Para efectos de su conservación, se deben mantener en un medio de almacenamiento electrónico que permita garantizar su seguridad y conservación por el término establecido en el parágrafo 6 del presente artículo.

Parágrafo 1. Cuando se trate de declaraciones manuales, en la copia de cada uno de los documentos soporte que deben conservarse de conformidad con el presente artículo, el declarante deberá consignar el número y fecha de la presentación y aceptación de la declaración de importación a la cual corresponden.

Cuando las mercancías amparadas en un registro o licencia de importación, certificado de origen, documento de transporte, factura comercial, sean objeto de despachos parciales, el declarante deberá dejar constancia de cada una de las declaraciones presentadas al dorso de la copia del documento correspondiente, indicando el número de aceptación de la declaración de importación, la fecha y la cantidad declarada.

Si se trata de un documento soporte electrónico, el mismo deberá estar asociado en el sistema informático electrónico, a la correspondiente declaración de importación de la cual es documento soporte” (...). (Resaltado por fuera de texto).

De la lectura armónica de las disposiciones mencionadas, se concluye que, para efectos aduaneros, un documento soporte electrónico, es aquel que se encuentre definido en el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, o en las disposiciones especiales que así lo determinen y que cumpla con las siguientes condiciones: i) ser generado o creado mediante un formato electrónico, y ii) ser leído, reproducido y transferido a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Entidad.

Por lo anterior, lo previsto en el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019, en relación con los documentos soportes electrónicos, aplicará solamente para aquellos documentos que cumplan con las condiciones antes mencionadas.

2. ¿En la actual pandemia mundial, ocasionada por la propagación del virus COVID-19, los documentos soporte en formato PDF enviados vía correo electrónico por parte de los proveedores en el exterior a los importadores en Colombia, pueden ser considerados documentos soporte electrónicos?

Teniendo que, un documento físico que se convierte en formato PDF y es enviado por correo electrónico no cumple las características del documento electrónico previstas en la definición del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, este no puede ser considerado un documento soporte electrónico.

Para mayor ilustración se remite al peticionario el Concepto 002836 del 10 de diciembre de 2019, que conceptualmente desarrolla esta temática.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica