OFICIO 904127 DE 2022

(mayo 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 7 de junio de 2022>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

100202208-695

Bogotá, D.C.

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria plantea una serie de inquietudes -las cuales serán resueltas de forma general- que versan sobre los conceptos de pagos o abonos en cuenta que deben soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica, listando conceptos como hospedaje, alimentación, medicina prepagada, entre otros.

Al respecto, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Previo a empezar, se reitera que los pronunciamientos emitidos por esta Subdirección, en su papel de autoridad doctrinaria nacional en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria en lo de competencia de la DIAN, son de carácter general y no se referirán a asuntos particulares, tal y como lo instaura el referido artículo 56, por lo que corresponderá a la peticionaria definir directamente, en su caso particular, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.

Tal como lo expresa la doctrina vigente -que se adjunta para su conocimiento y fines pertinentes- la finalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique, relacionados con la nómina, por parte de los empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta.

Así, es como se ha concluido que: “dicho costo y deducción al estar supeditado, por regla general, para obligados a llevar contabilidad y, de acuerdo con la interpretación sistemática de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, se refiere a los pagos o abonos en cuenta, lo que suceda primero. Esto último referido a aquellos valores devengados exigibles contablemente en el periodo, en virtud de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario. Por ello, se concluye en la doctrina citada que los valores devengados deben incluirse en el documento electrónico que funge hoy como soporte para su procedencia desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago por dichos conceptos, lo que suceda primero” (cfr. Oficio No. 903367 de 2022). (Subrayado fuera de texto)

De igual manera, la doctrina de esta Subdirección ha explicado que “tratándose del soporte de pago de nómina electrónica vigente, éste es un documento que prueba el costo, deducción y descontable; que a la luz de las normas vigentes en virtud del parágrafo transitorio del artículo 616-1 del Estatuto Tributario obedece a una tarifa legal, la cual, bajo la vigencia de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 no implica la obligación de informar de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario”.

Ahora bien, acerca de los conceptos que deben incluirse en el soporte objeto de consulta este Despacho ha conceptuado (cfr. Oficio No. 908125 de 2021) que:

“(...) todos los pagos o abonos en cuenta efectuados por un empleador al trabajador con quien tenga una vinculación laboral o legal y reglamentaria, para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta del citado empleador deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos dispuestos en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

Así las cosas, la norma no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie.

En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar'. (Subrayado fuera de texto).

Por consiguiente, corresponderá a cada obligado, en su calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios de acuerdo a las particularidades de la relación laboral y legal o reglamentaria en cada caso concreto: i) identificar si se trata de pagos o abonos en cuenta derivados de las relaciones laborales, de ser así, ii) determinar la proporción de los pagos o abonos en cuenta efectuados en especie por cada trabajador y, de esta manera, iii) incluirlos en el documento soporte de pago de nómina electronica en el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales