OFICIO 64325 DE 2014

(noviembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

100208221 – 001357

Bogotá, D.C., 26 NOV. 2014

Ref.: Radicado 2751 del 22/05/2014

Cordial saludo

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En su escrito y después de poner en contexto el objeto del SIIF Nación, se pone de manifiesto que dentro del mismo, entre otros aspectos, se pretende reflejar el detalle, la secuencia y el resultado de la gestión financiera publica registrada por las entidades y órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación.

Así mismo señala que dentro de las funciones del Administrador del SIIF Nación está definir la priorización de los desarrollos requeridos para mantener actualizada la funcionalidad del aplicativo de acuerdo con la normativa vigente, en coordinación con los órganos rectores. Pone en conocimiento que está en una etapa final del desarrollo de un Macro proceso llamado “Derechos y Cartera”, que pretende llevar el registro y control de las operaciones relacionadas con los siguientes flujos básicos de operación:

1. Ventas de contado.

2. Convenios interadministrativos.

3. Contribuciones y tasas.

Precisa usted que el primer desarrollo está relacionado con el registro y control de las ventas de contado para servicios y un formato que las entidades generarán para entregar como evidencia de la venta denominado “Documento de cobro de derecho”.

Este formato tiene los requisitos de una factura de venta de acuerdo con lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, sin embargo, se hace necesario que el mismo cumpla con los requisitos legales para que las entidades lo puedan utilizar como un documento equivalente.

Dado lo anterior, se solicita concepto con el fin de establecer si el formato mencionado, y del cual se adjunta copia, se puede adoptar como un documento equivalente a una factura de venta, con el fin de estandarizar el formato a utilizar por todas las entidades del Presupuesto General de la Nación.

Al respecto se considera.

De acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario:

“Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por esta.

PARAGRAFO. 1o. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura."

De otra parte, el artículo 616-1 ibídem, dispone:

"Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica."

A la vez, el artículo 617 del Estatuto Tributario señala los requisitos de la factura, así:

“Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e) Fecha de su expedición.

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g) Valor total de la operación.

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j). <Literal declarado inexequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-291 de abril 21 de 2010>”

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.”

De acuerdo con estas normas, es claro que quienes de conformidad con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar, deben expedir factura con todos los requisitos. La ley reconoce también algunos documentos como equivalentes que ella misma señala, y faculta al Gobierno Nacional la prescripción de otros. El Decreto 1165 de 1996 modificado por el Decreto 1001 de 1997, reúne en la práctica los documentos recocidos actualmente como equivalentes y los distintos requisitos que exigen según el caso.

Ahora bien, revisado el documento anexo, se observa que se asigna al mismo una denominación específica, lo que se justificaría como un nuevo documento equivalente, distinto de los existentes. No obstante, la denominación: "Documento de cobro de derechos", da la idea de un título valor, como si se tratara de una factura título valor, que sirve de soporte de la venta de bienes o servicios a crédito constituyendo el documento válido para efectos de su cobro jurídico, si fuere el caso. Sin embargo, el documento que se propone, según se indica en el oficio, estaría relacionado con el registro y control de las ventas a contado por concepto de servicios.

Por lo anterior y por la confusión que puede generar, sería recomendable cambiar la denominación.

Adicionalmente se observa, que el documento que se propone incorpora, en general, todos los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario para la factura.

En el apartado “Entidad”, que al parecer corresponde a la Entidad ejecutora de presupuesto general de la Nación que vende el servicio, se incluyen los campos que permiten registrar la razón social y su identificación, la cual si nos referimos a este tipo de entidades será indefectiblemente el NIT.

Como parte de este apartado se incluyen la fecha y el número, datos necesarios desde el punto de vista de facturación, que sin embargo podrían corresponder a otro apartado.

En lo que se refiere al "Cliente", se observa que los datos que se incorporen permitirían establecer el nombre o razón social, su identificación y ubicación.

En relación con el cuerpo del documento, se observa que el apartado: “Posición del catálogo de bienes y servicios”, permitirá incluir la descripción correspondiente, detallando en campos adicionales la unidad de medida, cantidad y valor, descuentos, tarifa de IVA, valor de IVA y valor de la venta y los campos que recogen saldos parciales y total de la operación, adicionando un espacio para observaciones. Se evidencia entonces, que además de los requisitos señalados en el artículo 617 del E.T., se incorporan campos o casillas que permiten incluir información adicional.

Ahora bien, si la propuesta supone un documento equivalente a la factura, para que sea utilizado por las entidades ejecutoras de presupuesto general de la Nación, implicaría que este sería el soporte de las operaciones correspondientes a la venta de servicios. Al utilizar este documento equivalente, no se expediría simultáneamente factura.

La factura o documento equivalente como soporte de la operación de venta entre vendedor y adquirente, se expide entregando el original al comprador y conservando por su parte una copia el vendedor, y fiscalmente constituye prueba de costos, gastos e impuestos descontables. Por lo tanto, de adoptarse este documento como equivalente, supone que el mismo sería el documento que se expediría por los proveedores de servicios, en este caso, las entidades ejecutoras de presupuesto nacional.

Al respecto, se pregunta, si este documento está pensado para ser expedido en forma física o electrónica (entre vendedor y adquirente) sujetos de la operación comercial y, si adicionalmente debe entregarse la información correspondiente al SIIF.

Sin perjuicio de lo anterior y, de acuerdo con las normas que acabamos de transcribir, en el caso de plantear un documento equivalente, se requiere la expedición de un decreto, dado que la ley autorizó al Gobierno Nacional para establecer documentos equivalentes adicionales a los señalados por la misma.

Finalmente, puede ser útil a este tema, tener presente que uno de los documentos equivalentes previstos por la ley es la factura electrónica. Documento que actualmente está reglamentado actualmente por el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución de la DIAN 14465 del mismo año, los cuales se encuentran vigentes.

Sin perjuicio de esto, cabe mencionar, que la DIAN viene trabajando en el proyecto para la masificación de la factura electrónica, que modificaría el modelo actual. El mismo contempla, entre otros aspectos, la propuesta de un nuevo decreto. Uno de los elementos que comprende el nuevo modelo de factura electrónica, es la homologación

del formato, que sería definido por la DIAN. Este formato prevé los elementos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluye la firma digital o electrónica como elemento técnico de control y permitirá la inclusión de información adicional según las necesidades de los usuarios.

En este sentido, sería pertinente una revisión conjunta del tema, con el fin de conocer en más detalle el alcance del proyecto desde el SIIF-Nación, así como para poner en conocimiento el proyecto en relación con la factura electrónica que viene trabajando la DIAN. Par este efecto puede contactarse con el Dr. Jorge Alberto Bravo Rubiano, Subdirector de Gestión de Fiscalización Tributaria.

De otra parte le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.qov.co, la base de los Conceptos en materia Tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad" - "Técnica"-, dando click en el link "Doctrina - Dirección de Gestión Jurídica.

Atentamente,

YUMER YOEL AGUILAR VARGAS

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina