OFICIO 58064 DE 2014

(octubre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

100208221 – 001080

Bogotá, D.C., 08 OCT. 2014

Ref.: Radicados 90314 del 19/12/2013 y 28228 del 05/05/2014

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores Factura Electrónica

Fuentes formales Estatuto Tributario, artículo 616-1; Decreto 1929 de 2007; Resolución 14465 de 2007; Decreto 1165 de 1996, artículos 5 y 6; Resolución 3878 de 1996, artículo 3.

Señores, cordial saludo.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En el oficio de la referencia plantean ustedes que la póliza de seguros es el documento contentivo de los términos del contrato de seguro y que la Superintendencia Financiera de Colombia, manifestó que era factible la entrega de este documento a través de medios electrónicos (archivo pdf). Y dado que en el ámbito fiscal la póliza de seguro es un documento equivalente según el Decreto 1165 de 1996, que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario señala que la factura electrónica es un documento equivalente y el Decreto 1929 de 2007, regula la factura electrónica se pregunta: Si permite el ordenamiento tributario que la póliza de seguro como documento equivalente se expida y posteriormente entregue al adquirente en un archivo electrónico PDF a condición que de ese documento contenga todos los datos señalados en el Decreto 1165 de 1996. En el caso que no sea así, si existe alguna modalidad bajo la cual las pólizas de seguro se puedan expedir y entregar de manera electrónica.

Al respecto se considera:

El Decreto 1165 de 1996, "Por el cual se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618 y 618-2 del Estatuto Tributario”, en el artículo 5 señala los documentos equivalentes a la factura, relacionando en el numeral 5 las “Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.”

En el mismo Decreto, el artículo 6, numeral 3o establece los requisitos mínimos que deben cumplir los documentos equivalentes a la factura, como recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago, así:

"1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación."

De acuerdo con estas disposiciones, las pólizas de seguros y sus comprobantes de pago constituyen documento equivalente a la factura y deben llenar los requisitos enumerados en la norma que se cita, sin que requiera autorización de numeración. En efecto, el artículo 3o de la Resolución 3878 de 1996 establece los casos en los cuales no se requiere solicitar autorización de numeración, señalando expresamente, entre ellos, en el numeral 1, el de: "...la expedición de los documentos equivalentes a factura de venta”.

Ahora bien, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario dispone que la factura electrónica es un documento equivalente a la factura y, el Decreto 1929 de 2007 la reglamenta. Este decreto, en el literal a) del artículo 1o define la factura electrónica como:

".. el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito; (resaltado fuera de texto)

El literal b) de este mismo artículo define en el marco de la factura electrónica, como obligado a facturar:

“… la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto;”

El artículo 2 del mismo Decreto, prevé que la factura electrónica debe cumplir con los principios básicos de autenticidad e integridad acorde con lo señalado en la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico), y que corresponde al obligado a facturar asegurar la aplicación de estos principios en el proceso de facturación que comprende los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001:2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Igualmente, de acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1929 de 2007:

 “La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997."(Subrayado fuera de texto)

Adicionalmente, según se dispone en el artículo 4 del Decreto 1929, la factura electrónica y las notas crédito deben contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control de acuerdo con las características que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Al respecto, la DIAN mediante Resolución 14465 de 2007, artículo 4, precisa que:

"El contenido técnico de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos), además de la clave técnica, entre otros. Esta clave será entregada por la DIAN al obligado una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica y en lo sucesivo cuando el obligado lo requiera.

El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y se deberá representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar en su representación gráfica." (subrayado fuera de texto).

En este contexto, tratándose de la factura electrónica, en el marco normativo vigente, es claro que la misma debe:

1. Ser expedida, es decir, generada y numerada por y en medios y formatos electrónicos a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información para tal efecto, en estas mismas condiciones y características debe ser entregada y por tanto ser recibida y conservada, es decir en medios y formatos electrónicos, utilizando procedimientos y tecnología de información.

2. Incorporar elementos que permitan garantizar autenticidad e integridad en el proceso de facturación desde la expedición de la factura, que comprende generación y numeración, pasando por su entrega, aceptación y conservación. El obligado a facturar, a través de la certificación de calidad, asegura que su proceso de facturación cumple con esta condición.

3. Incluir como contenido fiscal los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo los que requieren pre-impresión, lo que implica que la factura electrónica debe estar denominada como factura de venta e incorporar: apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor del bien o prestador del servicio así como del adquirente, fecha de expedición, numeración consecutiva, descripción de artículos vendidos o servicios prestados, discriminación del IVA y valor total de la operación.

Específicamente, en relación con la numeración consecutiva que debe incluir la factura electrónica, la misma debe ser autorizada por la DIAN, según se indica en el literal e) del artículo 1 del Decreto 1929 de 2007. Para efectos de la autorización respectiva, debe seguirse el procedimiento señalado en el artículo 3 de la Resolución 14465 del mismo año.

El único caso en el que el Decreto 1929 de 2007, por excepción, prevé para la factura electrónica, un contenido fiscal diferente al del artículo 617 del Estatuto Tributario, como se indica en el inciso tercero del artículo 3 de este Decreto, es el de los servicios públicos domiciliarios, evento en el cual el contenido fiscal es el señalado en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997; sin embargo, esta factura debe incluir la correspondiente numeración autorizada, como se establece expresamente en el literal e) del artículo 1 del Decreto 1929, relativo a la numeración consecutiva de la factura electrónica, cuando señala: "Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización." No obstante, frente a los demás requisitos, condiciones y procedimientos las facturas electrónicas que se expidan con ocasión de la prestación de servicios públicos domiciliarios deben cumplir en su totalidad las disposiciones de este Decreto y la Resolución 14465 del mismo año.

4. Incluir en cada factura electrónica el número técnico de control, previa la obtención de la clave técnica asignada por la DIAN.

Tanto la numeración de la factura electrónica, que debe corresponder a un rango consecutivo autorizado por la DIAN, como el contenido técnico de control, deben incorporarse en el momento de su expedición.

Ahora bien, sin perjuicio de lo anterior, la persona natural o jurídica que opte por facturar electrónicamente debe surtir previamente el procedimiento establecido por la DIAN, que implica de acuerdo con la Resolución 14465 de 2007:

- Informar su decisión en tal sentido a la DIAN, anexando la correspondiente certificación de calidad.

- Solicitar, posteriormente, autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a utilizar.

- Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, así:

a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.

b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

- Solicitar a la DIAN, previo al inicio de la expedición de facturas electrónicas, la clave técnica, la cual le permitirá generar los números técnicos de control que deben ser incorporados a las facturas electrónicas.

- Entregar a la DIAN periódicamente la información a que se refiere el artículo 7 de la Resolución 14465 de 2007. La entrega de esta información se efectúa a través del servicios informáticos electrónicos dispuesto por la DIAN y requiere mecanismo de firma con certificado digital.

Finalmente, se observa que los adquirentes a quienes se expida factura electrónica, deben dar previamente su consentimiento. El artículo 7 del Decreto 1929 de 2007, se refiere al "Acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas" en los siguientes términos:

"Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente decreto.

Igualmente, en el acuerdo deberá preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados.

Podrán suscribirse acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, una vez el obligado a facturar cumpla con las condiciones para facturar bajo esta modalidad, conforme al presente decreto y la resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la materia”.

A partir de este marco normativo, se concluye que el Decreto 1929 de 2007 reglamenta especialmente la factura electrónica, siendo claro que ésta es una normatividad no solo posterior sino especial frente al Decreto 1165 de 1996 y, así mismo, que dado que el Decreto 1929 de 2007 regula específicamente la factura electrónica, para este efecto deben cumplirse todas las condiciones relativas al proceso de facturación, así como las de contenido fiscal, técnico y procedimental establecidas en el mismo y en la Resolución 14465 de 2007.

De acuerdo con el Decreto 1929 de 2007, el único caso en el cual la factura electrónica, trae una excepción respecto al contenido fiscal, es el de las facturas electrónicas que se expidan en relación con los servicios públicos domiciliarios, no obstante, aun en este caso, en los demás aspectos deben cumplirse en su totalidad las disposiciones del Decreto 1929 y la Resolución 14465 de 2007.

En este sentido, la normatividad vigente, en materia de factura electrónica, no prevé ningún tratamiento especial en lo que a pólizas de seguro se refiere. Por lo tanto, si bien la póliza de seguros y sus comprobantes de pago constituyen documento equivalente a la factura, debe tenerse en cuenta que, a su vez la factura electrónica en sí misma es un documento equivalente a la factura y para tal efecto debe cumplir las prescripciones del Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 del mismo año.

En conclusión, quienes opten por facturar electrónicamente, deben hacerlo bajo el supuesto del cumplimiento de la totalidad de los requisitos y condiciones de contenido fiscal, técnico y procedimental establecidos. Para efectos fiscales, los documentos que no cumplan las condiciones, características y procedimientos previstos en el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 del mismo año, no constituyen factura electrónica.

Finalmente le manifestamos que la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad" - "técnica"-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PEDROPABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)