OFICIO 53526 DE 2014

(septiembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D.C., 01 SET. 2014

100208221-000890

Señora

CONSUELO GONZÁLEZ GONZÁLEZ

Consuelo5020@hotmail.com

Calle 72 A No. 61-19

Bogotá, D. C.

Ref.: Radicado No. 87724 del 10 de diciembre de 2013

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa No. 000006 de 2009, es función de ésta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiadas en lo de competencia de la Entidad.

Del radicado de la referencia se desprenden los siguientes problemas jurídicos en relación con la aplicación de la Ley 1429 de 2010 y el Decreto Reglamentario 4910 de 2011, así:

1. ¿Puede el representante legal de una sociedad nacional, que se encuentra en el exterior, conferir mediante presentación personal ante un consulado colombiano poder amplio y suficiente a una persona ubicada en el territorio nacional para que a nombre de la compañía realice los tramites de que tratan la Ley 1429 de 2010 y el Decreto 4910 de 2011 y demás normas que los modifiquen o adicionen posteriormente?

2. ¿El apoderado de que trata la pregunta anterior puede suscribir la certificación a que se refiere el literal b) del numeral 1o del artículo 6o del Decreto 4910 de 2011 y otorgar a su vez poder a otra persona para la realización de los trámites aludidos?

Con el propósito de brindar solución a los anteriores interrogantes es propicio observar la normatividad a continuación reseñada.

El artículo 68 del Decreto 19 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública - establece:

“ARTÍCULO 68. LA ACTUACIÓN ANTE LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS NO REQUIERE DE ABOGADO SALVO PARA LA INTERPOSICIÓN DE RECURSOS. Las actuaciones ante la administración tributaria pueden cumplirse directamente por las personas naturales o jurídicas, éstas últimas a través de su representante legal, sin necesidad de apoderado. Salvo para la interposición de recursos, en cualquier otro trámite, actuación o procedimiento ante las administraciones tributarias, no se requerirá que el apoderado sea abogado.” (negrilla fuera de texto).

A su vez, mediante Memorando No. 000021 del 17 de enero de 2012 – implicaciones del Decreto Legislativo 19 del 10 de enero de 2012 en el área de Gestión de Asistencia al Cliente - la Administración Tributaria expresó:

“5. Poderes

Los trámites efectuados ante el área de Asistencia al Cliente deben ser realizados directamente por el responsable o en su defecto por apoderado.

El poder puede ser especial o general dependiendo de los negocios asignados por el poderdante, sin necesidad que el apoderado sea abogado.

En cuanto a la formalidad del documento que acredita la calidad de mandatario, el contrato de mandato y el poder especial deberán ser autenticados ante notario o autoridad competente. Si se trata de poder general deberá ser otorgado mediante escritura pública.” (negrilla fuera de texto).

Asimismo, el artículo 572 del Estatuto Tributario dispone:

"ARTÍCULO 572. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR DEBERES FORMALES. <Fuente original compilada: L. 52/77 Art. 76> Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:

(...)

c. <Literal modificado por el artículo 172 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de Impuestos y Aduanas correspondiente.

(...)

h. Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados, en los casos en que sean apoderados de éstos para presentar sus declaraciones de renta o de ventas y cumplir los demás deberes tributarios." (negrilla fuera de texto).

En similar sentido, el artículo 572-1 ibídem consagra:

“ARTÍCULO 572-1. APODERADOS GENERALES Y MANDATARIOS ESPECIALES. <Artículo adicionado por el artículo 66 de la Ley 6 de 1992. El nuevo texto es el siguiente:> Se entiende que podrán suscribir y presentar las declaraciones tributarias los apoderados genérales y los mandatarios especiales que no sean abogados. En este caso se requiere poder otorgado mediante escritura pública.

Lo dispuesto en el inciso anterior se entiende sin perjuicio de la firma del revisor fiscal o contador, cuando exista la obligación de ella.

Los apoderados generales y los mandatarios especiales serán solidariamente responsables por los impuestos, anticipos, retenciones, sanciones e intereses que resulten del incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales del contribuyente.” (negrilla fuera de texto).

De modo que, el representante legal de una sociedad nacional, que se encuentra en el exterior, puede conferir poder general a una persona ubicada en el territorio nacional para que a nombre de la compañía realice los tramites de que tratan la Ley 1429 de 2010 y el Decreto 4910 de 2011, salvo que las normas que los modifiquen o adicionen posteriormente establezcan lo contrario.

Lo anterior incluye la facultad para suscribir la certificación de que trata el literal b) del numeral 1o del artículo 6o del citado Decreto. También cobija la posibilidad de que "el apoderado delegue a su vez las actividades encomendadas a otro apoderado, siempre y cuando así se hubiese expresado en el poder inicial.

3. ¿Es preciso mencionar en la certificación de que trata el literal b) del numeral 1o del Decreto 4910 de 2011 el haber cumplido con la obligación de tener inscritos los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio, o dicha exigencia se exceptúa con ocasión del Decreto 19 de 2012?

Mediante Circular Externa No. 100-220-000001 del 6 de marzo de 2012, la Superintendencia de Sociedades manifestó que “[e]I Decreto-ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos" (negrilla fuera de texto).

En efecto, el artículo 28 del Código de Comercio, previo a su modificación por el artículo 175 del Decreto en comento, incluía en el listado de personas, actos y documentos sometidos a inscripción en el registro mercantil, entre otros, los libros de contabilidad, los cuales actualmente se encuentran suprimidos del tenor literal. Coligado a lo antepuesto, el artículo 56 ibídem, modificado por el artículo 173 del Decreto 19 de 2012, establece en su inciso 2o que "[l]os libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación" (negrilla fuera de texto).

Por ende, a partir de la entrada en vigencia del Decreto 19 de 2012, carece de sustento normativo exigir que en la certificación escrita de que trata el literal b) del numeral 1o del artículo 6o del Decreto 4910 de 2011 se manifieste bajo la gravedad del juramento el “[h]aber cumplido con la obligación de tener inscritos los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio".

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://dian.gov.co siguiendo los íconos “Normatividad” – “técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

OSCAR FERRER MARÍN

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)