OFICIO 36307 DE 2015

(diciembre 23)

Diario Oficial No. 49.773 de 1 de febrero de 2016

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D. C., 22 de diciembre de 2015

100208221-01602

Doctora

CLAUDIA BOJACÁ JIMÉNEZ

Director Jurídico

Magnum Logistics

cbojaca@magnun.com.co Calle 16 N° 41-210 Ed. La Compañía Of. 103-505

Medellín -Antioquia.

Referencia: Radicado número 000342 del 17/06/2015

Atento saludo, doctora Claudia:

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 20 del Decreto número 4048 de 2008, este despacho está facultado para absolver en sentido general, las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Presenta varias inquietudes relacionadas con las obligaciones de los usuarios aduaneros permanentes respecto de la Circular número 170 de 2002; antes de responder es pertinente señalar que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales expidió la Circular número 170 de 2002, para impartir instrucciones dirigidas a los Depósitos públicos y privados, sociedades de intermediación aduanera, sociedades portuarias, usuarios operadores, industriales y comerciales de zonas francas, empresas transportadoras, agentes de carga internacional, intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, empresas de mensajería, usuarios aduaneros permanentes, usuarios altamente exportadores, los demás auxiliares de la función aduanera y profesionales del cambio de divisas.

En el numeral 3 de la citada circular en lo relacionado con los Roles, señaló: “La DIAN instruye a sus controlados sobre los mecanismos de control que se deben adoptar y supervisa el cumplimiento de esta obligación.” seguidamente en el numeral 5, en el aparte correspondiente a mecanismos de prevención y control del lavado de activos, lo siguiente:

“Los controlados o empresas destinatarias de la presente Circular deben implementar un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (“SIPLA”). Este sistema contendrá medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier operación cambiaria o de comercio exterior sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Para el adecuado cumplimiento de la presente circular, las empresas destinatarias de esta, sus representantes legales, directivos, administradores, empleados y revisores fiscales antepondrán el deber de colaborar con las autoridades, no solo atendiendo los requerimientos expresos, sino auxiliándolas y cooperando en la lucha contra los delitos”.

De lo anteriormente expuesto se tiene que por expresa disposición normativa los usuarios aduaneros permanentes están incluidos entre los destinatarios de la Circular número 170 de 2002 y deben implementar un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (“SIPLA”).

La circular indicó el procedimiento para cumplir con el reporte de operaciones sospechosas definidas en el numeral 4.2, la Obligación de este reporte quedó señalada en el numeral 6 de la siguiente manera: “Los depósitos públicos y privados, sociedades de intermediación aduanera, sociedades portuarias, usuarios operadores, industriales y comerciales de zonas francas, empresas transportadoras y empresas de mensajería y profesionales de cambio de divisas; y en general, todas las personas auxiliares de la función aduanera, se encuentran obligadas a reportar a la UIAF todas aquellas operaciones que en desarrollo del objeto social de la empresa se detectan como sospechosas de estar vinculadas al lavado de activos.”; en el mismo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dispuso que debía realizarse en el formato que para el efecto se prescribió con la Circular (Anexo número 2).

1. Respecto a su pregunta ¿es necesario que se diligencie el anexo formulario de la circular para qué tipo de relaciones, para sus cliente y/o sus proveedores?

Es claro que la Circular número 170 de 2002 estableció la obligación a todas las empresas destinatarias de la Circular, de reportar a la UIAF todas aquellas operaciones que en desarrollo del objeto social de la empresa se detectan como sospechosas de estar vinculadas al lavado de activos.

2. Refiere en su escrito: El ítem 5.1 de la citada circular relaciona “la empresa podrá adoptar un manual de procedimientos” en relación con los mecanismos de control y prevención de lavado de activos: siendo potestativo del usuario; para hacer las siguientes preguntas: ¿debe encontrarse por escrito este manual de procedimientos o puede ser la recopilación de las normas que rigen su actividad en el giro ordinario de sus negocios? ¿Debe estar por escrito compilado en forma de manual o ser una serie de normas que la empresa ha establecido y dado a conocer pera este control? ¿Cuáles son las consecuencias de cara a la DIAN de no tener este “manual de procedimientos”?, se tiene:

Como ya se anotó, la Circular número 170 de 2002 estableció el deber de implementar un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (“SIPLA”) que se trata de un sistema de prevención que contenga, entre otros el manual de procedimientos; para este manual se establece que por lo menos debe incluir los siguientes aspectos:

“Conocimiento del cliente y del mercado;

Canales de coordinación interna adecuados para atender con agilidad los requerimientos de la autoridad o dar trámite oportuno a los reportes de operaciones sospechosas;

Controles para lograr el cumplimiento de las normas contenidas en el manual;

Instancias de consulta y reporte para los empleados de la empresa con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos;

Uso de herramientas tecnológicas acordes con la naturaleza y tamaño de la empresa;

Programas de capacitación interna;

Funciones y categoría del empleado de cumplimiento; la auditoría y la revisoría fiscal;

Responsabilidades en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas;

Sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos;

Conservación de registros y documentos”.

Conforme lo expuesto es deber de las empresas destinatarias de la Circular 170 de 2002 el implementar un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (“SIPLA”) del cual hace parte el manual de procedimientos, ahora bien, el numeral 5.1 al inicio dispuso: “La junta directiva o el máximo órgano de administración de la empresa podrá adoptar un manual de procedimientos que, además de atender todos los lineamientos mencionados en esta Circular (...)” en este sentido, la discrecionalidad respecto al manual de procedimientos está en la adopción; es decir en ese tipo de denominación y no en el deber de tenerlo como un documento cumpliendo los mínimos requeridos para que haga parte del Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (“SIPLA”). El manual o su equivalente debe ser escrito y por lo menos contener los aspectos ya relacionados.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales supervisa el cumplimiento de las directrices impartidas con la Circular número 170 de 2002, en el evento de observarse el incumplimiento de estas normas corresponde a la Subdirección de Fiscalización Aduanera o quien haga sus veces, adelantar las investigaciones correspondientes de acuerdo con su competencia.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normativa” - “técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

El Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (e),

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO.