OFICIO 2730 DE 2018

(diciembre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C. 05 DIC. 2018

Ref.: Radicado 100072154 del 26/10/2018

Tema: Procedimiento Tributario

Descriptores: Prueba Documental

Fuentes formales: Art. 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico)

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de ésta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.

En comienzo es necesario explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, que son tramitados ante otras dependencias o entidades, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas en las mismas.

En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y de derecho expuestos en estas; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.

Manifiesta usted que esta entidad no ha dado respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo ha concebido o definido la DIAN (o las autoridades colombianas), la expresión "reproducción exacta"?

2. ¿La reproducción exacta debe entenderse a aplicarse en su literalidad, es decir, que pueden emitirse copias idénticas del documento del comerciante en su contenido y en su forma?

Frente a estos interrogantes se dio respuesta mediante oficio 001203 de 12 de julio de 2018, se trascribieron apartes de la doctrina contenida en los Oficio 070391 de 2013, Oficio 023451 de 2015 y Oficio 049693 de 2012.

Mediante el primero, fue objeto de análisis el artículo 632 del E.T. "Deber de conservar informaciones y pruebas". En el segundo, se trató el tema de conservación de los papeles de comercio y documentos que soportan operaciones aduaneras y en el último se hizo mención a la conservación de documentos, informaciones y pruebas en materia tributaria aduanera y cambiaria.

Esta doctrina ilustra de manera amplia el tema por usted consultado y, aunque no entra a definir la expresión "reproducción exacta", que es el punto central de su inquietud, el concepto está bien delimitado, por que resalta un aspecto que rige en materia documental y es que sin importar el medio técnico utilizado para la reproducción, el documento debe conservar sus principales características que permitan deducir que se trata del mismo documento, es lo que en otras palabras se denomina "identidad", de tal suerte que si existe identidad entre un documento y su reproducción, habrá "reproducción exacta".

En los anteriores términos se resuelve su consulta.

Cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: "Normatividad” - "Técnica" y seleccionando los vínculos “doctrina” y "Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica