OFICIO 21333 DE 2019

(agosto 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D. C.,

Ref.: Radicado 000403 del 01/08/2019

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores Factura Electrónica

Fuentes formales Estatuto Tributario. Art. 617.

                                      Ley 527 de 1999. Art. 2o.

                                      Código de Comercio Art. 826.

                                      Código Civil. Art. 2156.

                                      Decreto 1074 de 2015.

Cordial saludo:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, modificado por el artículo 10 del Decreto 1321 de 2011, es función de esta Subdirección absolver tas consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la UAE-DIAN.

Para comenzar es necesario previo a contestar, explicar que, de acuerdo a las competencias funcionales de este despacho los pronunciamientos emitidos en respuesta a las peticiones allegadas se resuelven con base en criterios legales de interpretación de normas jurídicas, consagrados en el código civil; respuestas que son una adecuación en abstracto de las normas vigentes a situaciones concretas.

Razón por la cual, no corresponde en ejercicio de dichas funciones, prestar asesoría específica, juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias.

En atención al escrito en referencia, remitido por intermedio del Asesor del Proyecto de Factura Electrónica Dr. XXXXXXXXXXXXXXXXX, a esta dependencia, dentro del cual expone una inquietud acera de la aplicación normativa de uno de los requisitos que deben cumplir las facturas emitidas mediante el sistema de facturación electrónica, para que sean consideradas como título valor, de conformidad con lo previsto en la Resolución 000030 de 2019, requiriendo específicamente:

"(...) Nos dirigimos a usted en busca de una respuesta o posición oficial de la DIAN en relación al tema de los certificados Digitales usados para la firma y notificación de las facturas electrónicas. En las diferentes publicaciones que ha realizado la entidad (...) siempre se ha manifestado que dicho certificado debe ser propio. Por propio entendemos que cada contribuyente debe adquirirlo por su cuenta para ser usado al momento de emitir sus facturas. En ese orden de ideas, el Proveedor Tecnológico No podrá firmar a nombre de los clientes de su servicio de Factura Electrónica”.

Para comenzar, acerca de la factura electrónica se indica que en razón a lo consagrado en el parágrafo 2 de artículo 617 del Estatuto Tributario (ET), esta entidad podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos del artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

A su vez, podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y ei acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.

En razón de lo anterior, esta entidad profirió la Resolución 000030 de 2019, dentro de la cual se exponen los requisitos de la factura electrónica de venta en el artículo 2o, dentro de los cuales está en el numeral 14:

“(…) 14. Incluir firma digital o electrónica del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta".

De igual manera, el artículo 1o de esta Resolución establece las definiciones aplicables, indicando dentro de ellas la que corresponde a facturador electrónico, estableciendo:

“12. Facturador electrónico: Sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, de conformidad con los requisitos, características y condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); esta definición incluye igualmente a los sujetos que sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente a la factura de venta, opten por expedir factura electrónica de venta”.

De la norma trascrita se deduce lógicamente que es el facturador electrónico quien debe incluir firma digital o electrónica, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

Ahora bien, siendo la firma definida por el Código de Comercio (C. de Co.) en el artículo 826, así: “(...) Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal (…)”.

En consecuencia, jurídicamente la facultad de firmar es un medio de identificación personal, por lo cual tratándose de firma digital y electrónica estas han sido reguladas por la normatividad vigente.

La primera de ellas, se encuentra consagrada en la Ley 527 de 1999, la cual la define en su artículo 2o, como: “valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”.

La segunda de ellas, está en el Decreto 2364 de 2012, compilado en el Decreto 1074 de 2015, consagrada como: "Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.

Así las cosas, la naturaleza personal de la firma, tanto digital como electrónica es inherente a ella y, por ende, la facultad o deber de firmar siempre será de la persona que esté obligada a ello. En este caso, esta persona es el facturador electrónico; sujeto que debe firmar la factura electrónica de venta.

No obstante, debe precisarse que la figura de mandato permite que las personas otorguen poder a otro sujeto para desarrollar una labor. En este caso, el mandatario puede ser facultado por el mandante para firmar la factura electrónica de venta. El mandatario actuará en su propio nombre y en razón al encargo encomendado.

En este mismo sentido, se advierte que existen diversos tipos de mandato, es por ello que el Código Civil establece uno de ellos como el poder general, expresado en el artículo 2156 el cual obedece a un mandato que se da para todos los negocios del mandante.

En consecuencia, el deber de firmar está en cabeza del facturador electrónico, quien puede a voluntad propia otorgar esta facultad mediante poder a su mandatario, con el fin de que éste firme en su propio nombre. Cabe advertir que este mandato no permite el uso o suplantación de la firma electrónica como medio de identificación personal, sino que otorga la facultad de que la factura sea firmada por el mandatario con su propia firma.

De manera que, la firma exigida por el numeral 14 del artículo 2o de la Resolución 000030 de 2019, en caso de mediar poder para ello, puede ser efectuada por el mandatario (que puede ser el proveedor tecnológico), ya que el mismo actuaría por poder de su mandante, facturador electrónico.

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos “Normatividad" - "Técnica” y seleccionando los vínculos "Doctrina” y "Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica