OFICIO 1350 DE 2019

(diciembre 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Dirección de Gestión Jurídica

Ref.: Radicado 000222 del 07/11/2019

Atento saludo,

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 19 y 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Resolución 204 de 2014, esta Dirección está facultada para absolver de manera general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN, razón por la cual su petición se absolverá en el marco de la citada competencia.

Mediante el radicado de la referencia, consulta usted si ¿Puede autorizar expresamente un contribuyente a una entidad financiera, a consultar, recolectar y conservar datos reportados por los contribuyentes ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para el Estudio, evaluación o contratación de sus productos y servicios?

En su solicitud menciona la información de los formularios de las declaraciones del impuesto sobre la renta F210 y F110, así como la contenida en el RUT de personas naturales y/o jurídicas, por lo cual nuestra respuesta se limitará a este tipo de información.

Sobre el particular nos permitimos precisar:

La doctrina de esta Dirección ha sido reiterada al establecer que el Registro Único Tributario RUT no tiene el carácter de registro público y su uso se encuentra restringido a los fines de su creación.

De conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 1.6.1.2.2 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el RUT constituye el único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

De otra parte, en virtud del principio de finalidad, el uso de la información de las bases de datos que integran el Registro Único Tributario - RUT se encuentra restringida al ejercicio de las competencias asignadas a la entidad, así lo dispone el artículo 4 del artículo 15 de la Constitución Política, que permite a la DIAN acceder a la información y documentos privados de los contribuyentes para efectos tributarios, y en los términos que señale la ley.

En relación con la posibilidad de compartir la información del Registro Único Tributario - RUT, el artículo 63 del Decreto Ley 19 de 2012 y el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011, señala que solo se puede compartir la información del RUT con entidades públicas y privadas, que cumplan funciones públicas, para el debido ejercicio de sus funciones.

Por lo anterior, en virtud del principio de finalidad y por las restricciones impuestas en las leyes antes citadas, tratándose de entidades de naturaleza privada la DIAN no puede ser compartir la información del RUT, so pena de vulnerar mandatos legales y constitucionales que impone a la DIAN restricciones al uso de la información recolectada.

Sin embargo, el medio de consulta diseñado por la DIAN para uso de los titulares, es a través de la página web de la entidad, en donde mediante un mecanismo personal de verificación y autenticación, el titular puede acceder directamente a su Registro Único Tributario, consultar su información, obtener copia del registro y, bajo su responsabilidad, compartirla con los terceros que la requieran.

Como complemento de lo anterior, nos permitimos citar el siguiente extracto de la doctrina constitucional, en relación con la limitación al uso de la información para los fines de las competencias de la DIAN:

“En lo relativo al deber de suministro de la información requerida por la DIAN [...] tiene el objetivo de brindar a la administración los datos que le permitan ejercer sus atribuciones de registro, inspección e investigación en materia tributaria [...]. Tal finalidad se revela no sólo como legítima e importante sino, además, como imperiosa en la medida en que desarrolla un mandato constitucional expreso para ampliar el campo de inspección de las autoridades en asuntos que versan sobre la recolección de recursos para financiar los gastos e inversiones del Estado...” (Sentencia C-1147 de 2001)

De otra parte, en relación con la información de las declaraciones tributarias, el artículo 583 del Estatuto Tributario dispone:

“La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la DIAN solo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística...”

Sin embargo, cualquier persona puede examinar las declaraciones tributarias cuando se encuentren en las oficinas de la DIAN, siempre y cuando esté autorizada por el contribuyente, mediante escrito presentado personalmente por el mismo ante el funcionario administrativo o judicial (artículo 584 del E.T.)

En relación con la presentación personal de los escritos y recursos dirigidos a la administración tributaria, el artículo 559 del Estatuto Tributario establece:

“ARTÍCULO 559. PRESENTACIÓN DE ESCRITOS Y RECURSOS. Las peticiones, recursos y demás escritos que deban presentarse ante la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales, podrán realizarse personalmente o en forma electrónica.

1. Presentación personal

Los escritos del contribuyente deberán presentarse en la administración a la cual se dirijan, personalmente o por interpuesta persona, con exhibición del documento de identidad del signatario y en caso de apoderado especial, de la correspondiente tarjeta profesional.

El signatario que esté en lugar distinto podrá presentarlos ante cualquier autoridad local quien dejará constancia de su presentación personal.

Los términos para la administración que sea competente comenzarán a correr a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

2. Presentación electrónica

Para todos los efectos legales la presentación se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la DIAN. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en la dirección electrónica. La hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la oficial colombiana.

Para efectos de la actuación de la Administración, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a su recibo.

(...)

Los mecanismos técnicos v de seguridad que se requieran para la presentación en medio electrónico serán determinados mediante Resolución por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Para efectos de la presentación de escritos contentivos de recursos, respuestas a requerimientos y pliegos de cargos, solicitudes de devolución, derechos de petición y todos aquellos que requieran presentación personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentación en forma electrónica, con firma digital...”

De conformidad con la normativa anterior, resulta viable consultar el contenido de las declaraciones tributarias de los contribuyentes, en las condiciones y bajo los requisitos que imponen los artículos 584 y 559 antes mencionados.

Para el caso de la presentación personal por medios electrónicos, este mecanismo no ha sido reglamentado en la entidad, por lo cual para su aplicación en el caso que se consulta se requiere tramitar previamente el proyecto de resolución para firma del Director General, con el acompañamiento y visto bueno de la Dirección de Gestión Organizacional y la Oficina de Seguridad de la Información.

Igualmente, en el caso de que el autorizado realice la consulta por medios electrónicos, se deberán diseñar, con acompañamiento de las dependencias competentes, los protocolos de seguridad informática y de la información, que incluyan aspectos tales como el mecanismo de identificación del consultante, la seguridad de nuestros sistemas, la imposibilidad de acceso a información no autorizada, etc.

En los anteriores términos atendemos su solicitud.

Atentamente,

LILIANA ANDREA FORERO GÓMEZ

Directora de Gestión Jurídica