OFICIO 10760 DE 2013

(febrero 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D.C. 25 FEB. 2013

100208221- 0116

Doctor

DIEGO GONZÁLEZ BENDIKSEN DE SALDIVAR

Subdirector de Gestión de Fiscalización Internacional

Cra. 7 No 6C - 54 piso 7

Bogotá D.C.

Ref.: Radicado 0042 del 14/02/2013

Cordial saludo doctor González.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 de 2009, este despacho es competente para absolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En el escrito de la referencia solicita pronunciamiento de esta dependencia, acerca del procedimiento que debe seguir la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para que los contribuyentes puedan apostillar los certificados de residencia fiscal y/o situación tributaria en el Ministerio de Relaciones exteriores, en razón a que, este Ministerio para efectos de la apostilla exige el registro de la firma del funcionario que expide el documento.

Al respecto me permito informarle:

Colombia hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, aprobada por la Ley 455 de 1998.

Este Instrumento dentro de la regulación sobre el tema, consagra en el artículo 6 que “Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo tercero...."

Ahora bien, según el Decreto número 3355 de 2009, el Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo rector de carácter Administrativo de las Relaciones Exteriores, y en este contexto, le corresponde entre otros administrar el servicio exterior de la República, así como dirigir y coordinar lo correspondiente a la "apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional."

En desarrollo de este, Decreto en efecto, expidió la Resolución No. 4300 de julio 26 de 2012 "Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos." en la cual además de establecer el tramite prevé:

"Todo funcionario público que suscriba documento que deba surtir efectos en el exterior, deberá registrar su firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores".

Sabido es que un documento es público cuando está suscrito por un funcionario en el ejercicio de sus funciones y en tal sentido el artículo 4 de la misma resolución, lo menciona como uno de los documentos que por tener la vocación de surtir efectos en el exterior, debe ser apostillado.

Por ello, una vez expedido el Certificado de Residencia Fiscal y/o de Situación Tributaria, por el funcionario competente que no es otro que el Subdirector de Gestión de Fiscalización Internacional, debe el contribuyente realizar el procedimiento de la Apostilla para que pueda ser válidamente acreditado en el exterior y surta efectos en el ámbito internacional.

Por tal razón, se considera que para efectos de que el mencionado certificado pueda ser apostillado, necesariamente, el Subdirector competente deberá registrar la firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Ahora bien, en casos de ausencia temporal por las diferentes situaciones administrativas que pudieran presentarse deberá preverse el registro de las firmas de quienes temporalmente tengan la función de expedir los mencionados certificados.

Dada la regulación vigente por parte del Ministerio competente, no encuentra este Despacho un mecanismo viable diferente que exima del registro de la firma y en consecuencia, se considera que deberá acatarse tal normatividad.

En cuanto a que los contribuyentes puedan apostillar el Registro Único Tributario en lugar de los certificados aquí tratados, consideramos que dado que estos últimos son específicos, regulados y definidos por la Resolución 03282 de Marzo 31 de 2009, son los documentos idóneos para acreditar en el otro Estado con el cual Colombia tenga suscrito un Acuerdo para evitar la Doble Imposición su situación de residencia o tributaria, y en tal medida no podría el contribuyente llegar a apostillar el RUT con la firma del Subdirector de Gestión de Fiscalización Internacional registrada, ya que no es éste el funcionario competente para la expedición del mismo.

Atentamente,

LEONOR EUGENIA RUIZ DE VILLALOBOS

Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina (E)