CONCEPTO TRIBUTARIO 68406 DE 1996

(Septiembre 2)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA: PRUEBA DE COSTOS, DEDUCCIONES EN CASO DE PERDIDA DE LIBRO DE CONTABILIDAD.

PROBLEMA JURÍDICO:

Cómo se prueban los costos, deducciones, exenciones, pasivos, etc., cuando ocurre la pérdida, extravío, hurto o robo de los libros de contabilidad, facturas, comprobantes internos o externos?

TESIS JURÍDICA:

CUANDO LOS LIBROS DE CONTABILIDAD, FACTURAS, COMPROBANTES INTERNOS O EXTERNOS SE HAN PERDIDO O EXTRAVIADO O HAN SIDO HURTADOS O ROBADOS, LOS COSTOS, DEDUCCIONES, EXENCIONES, PASIVOS ETC., SE PUEDEN PROBAR POR CUALQUIER MEDIO PROBATORIO IDÓNEO ACEPTADO POR LAS NORMAS TRIBUTARIAS, SIN PERJUICIO DE LA OBLIGACIÓN DEL CONTRIBUYENTE DE RECONSTRUIR SU CONTABILIDAD.

INTERPRETACIÓN JURÍDICA:

El artículo 743 del Estatuto Tributario establece:

“La idoneidad de los medios de prueba depende, en primer término de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse y a falta de unas y otras, de su mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse y del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica”.

Por su parte el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, establece que los contribuyentes deben denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. En el caso de la exhibición de los libros tal circunstancia debe acreditarse junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados.

Los requisitos en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, debe hacerse un inventario general a la fecha de ocurrencia de la desaparición de los libros, para elaborar los respectivos estados financieros.

Los papeles extraviados, perdidos o destruidos, se pueden reemplazar por medio de la copia de los mismos que existan en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Respecto a la prueba de la pérdida, extravío, hurto, o robo de los libros y comprobantes de contabilidad, este Despacho en el concepto 08988 de abril 17 de 1985, expresó que no basta, “el simple aviso del correspondiente denuncio ante las autoridades respectivas, es necesario que se alleguen los medios de prueba que satisfagan las exigencias de la ley a la luz de los principios generales de la prueba, descartándose por consiguiente que la pérdida o destrucción haya ocurrido por negligencia en su custodia, es decir por falta de las medidas de seguridad y conservación adecuadas.”

NMS/CPE.