CONCEPTO TRIBUTARIO 57290 DE 1998

(Julio 21)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA: GASTOS DE REPRESENTACIÓN.REEMBOLSO DE GASTOS

PROBLEMA JURIDICO:

¿Debe realizarse retención en a fuente sobre pagos por gastos de representación efectuados a un Director que recibe retribución por Honorarios?.

TESIS JURIDICA:

LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN PAGADOS A UN TRABAJADOR QUE NO TIENE VINCULO LABORAL, CONFORMAN LA BASE GRAVABLE PARA EFECTOS DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE.

INTERPRETACION JURIDICA:

En materia tributaria, los gastos de representación tienen un tratamiento preferencial cuando son recibidos por trabajadores vinculados mediante una relación laboral o legal y reglamentaria.

En efecto el artículo 206 del Estatuto Tributario señala que están gravados con el impuesto sobre la renta y por tanto sometidos a retención la totalidad de los pagos provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria salvo los expresamente exceptuados.

En el numeral 7 del mismo artículo, indica en forma taxativa que gastos de representación están exentos, beneficio que no puede aplicarse a otros funcionarios o trabajadores por similares que sean las labores desempeñadas.

Cuando no existe vinculación laboral sino un contrato de prestación de servicios en virtud del cual se cancelan Honorarios al trabajador, la retención en la fuente se debe efectuar sobre la totalidad del pago o abono en cuenta a la tarifa del 10% y los pagos efectuados por concepto de gastos de representación, conforman la base gravable para efectos de retención en la fuente, la cual deberá ser practicada por la entidad pagadora.

En cuanto al reembolso de gastos, no sujeto a retención en cabeza del trabajador, igualmente se predica de los trabajadores vinculados mediante relación laboral o legal y reglamentaria, pero el asalariado debe entregar al apagador las facturas y documentos que sustenten el reembolso, y practicar en el momento del pago o abono en cuenta la retención en la fuente a nombre de la empresa, por cuanto la obligación de retener está a cargo del ente legalmente obligado a realizar el pago ( artículo 10 del decreto 535 de 1987 para empleados de la empresa privada, y artículo 8 del decreto 823 de 1987 para empleados oficiales).

En síntesis, si quienes reciben viáticos o gastos de representación no están vinculados laboralmente a la empresa, tales pagos deben ser sometidos a retención en la fuente no como viáticos ni como gastos de representación sino como pagos ordinarios por la labor desempeñada (Honorarios, Comisiones, etc.) dentro del conjunto de ingresos derivados de las funciones desempeñadas.

Diferente de lo anterior es el derecho de la entidad pagadora a solicitar la deducción como rentas de trabajo, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales exigidos para su aceptación y los pagos estén previstos legalmente como deducibles.

EZDB