CONCEPTO TRIBUTARIO 51929 DE 2000

(Mayo 21)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

53011

Santa Fe de Bogotá, D. C.

 
Doctora

MARIA MERCEDES VELEZ PENAGOS

Jefe de Área de Derecho Tributario

ANDI

Email: comercial@andi.com.co

Referencia: Consulta 029764 de marzo 2 de 2000

Tema:              Procedimiento

Subtema:        Información artículo 632 del Estatuto Tributario.

                         Almacenamiento Electrónico.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el artículo 1 de la Resolución 156 del mismo año, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, este Despacho es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales.

 
PROBLEMA JURÍDICO:

 
Los comprobantes internos y externos de la contabilidad pueden ser almacenados por medios técnicos que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999?

 
TESIS:

 
Los comprobantes internos y externos de la contabilidad pueden ser almacenados en cualquier medio técnico que permita su reproducción.

 
INTERPRETACIÓN JURÍDICA:

 
El artículo 124 del Decreto 2649 de 1993 establece:

 
“Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

 
Dichos comprobantes deben preparase con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano....“ (Subrayado del despacho).

 
El mismo Decreto en el artículo 134 prescribe:

 
“Conservación y destrucción de los Libros.- Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros d contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.…

 
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años...”

 
A su vez el artículo 632 del Estatuto Tributario señala:

 
“Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

 
1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

 
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

...“ (Subrayado del Despacho).

 
El artículo 12 de la ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico) es del siguiente tenor:

“Conservación de mensajes de datos y documentos. Cuando la Ley requiere que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta;

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

 
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

 
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.” (Subrayado del Despacho).

 
De las normas transcritas se colige que la legislación contable le ha dado la posibilidad a las personas obligadas a llevar contabilidad de conservar sus documentos y papeles relacionados con la misma, por cualquier medio técnico que reproduzca fielmente la información almacenada, como por ejemplo, diskette, CD, ópticos, etc., y con la expedición de la Ley de Comercio Electrónico se ha reiterado esa posibilidad.

 
Por tanto tiene razón la consultante al manifestar que debe entenderse adicionado el artículo 632 del Estatuto Tributario en el sentido de aceptar los comprobantes internos y externos almacenados como mensajes de datos.

 
En los anteriores términos esperamos haber dado respuesta a su inquietud.

 

Atentamente,

 
ANIBAL USCATEGUI CUELLAR

Jefe Oficina Jurídica (A)