CONCEPTO TRIBUTARIO 14745 DE 1998

(Marzo 9)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA: PROCEDENCIA COSTOS /CAUSACION /ORDENES

PROBLEMA JURIDICO

¿Para la procedencia de costos y deducciones de un contribuyente con sistema de causación, es posible soportarlos en los comprobantes de egreso y órdenes de pago?

TESIS JURIDICA

LOS COSTOS Y DEDUCCIONES DEBEN ESTAR SOPORTADOS POR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE CON EL LLENO DE LOS REQUISITOS LEGALES.

INTERPRETACION JURIDICA

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario exige como requisito para la procedencia de los costos y las deducciones a factura o documento equivalente los cuales deben reunir los requisitos que para tales documentos señalan los artículos 617 y 618.

Cuando las operaciones que dan origen al costo o deducción se realicen con personas no obligadas a facturar, excepción hecha de lo referente a la retención en la fuente por transacciones efectuadas con responsables del régimen simplificado, por el soporte estará constituido por el documento que expida el vendedor o el adquirente del bien o servicio donde se haga constar la identificación del beneficiario del pago, fecha, concepto y valor de la operación y la discriminación del impuesto descontable cuando sea del caso, según lo establecido por el artículo 3o del Decreto 3050 de 1997. Tratándose de una operación cambiaria a través de una entidad financiera, el soporte deberá ser expedido por ésta.

Cuando la operación se realice con contribuyentes que utilizan máquina registradoras, además del tiquete el responsable que tiene derecho al costo o a la deducción puede exigir al vendedor la expedición de una factura según lo establece el artículo 72 del Decreto 3050 de 1997.

Los documentos considerados como equivalentes a la factura se encuentran señalados en los artículos 5o del Decreto 1165 de 1996, 8o del Decreto 1001 de 1997 y 5o del Decreto 3050 de 1997. Ninguna de estas normas califica como documentos equivalentes a la factura el comprobante de egreso o la orden de pago y por tanto no podrán constituir soporte para la procedencia de costos y deducciones.

Por otra la orden de pago y el comprobante de egreso constituyen soportes internos de contabilidad que permiten seguir la ejecución de la operación respectiva y que poseen valor probatorio respecto de la etapa a que ellos hacen referencia.

Tratándose del sistema de causación, las órdenes de pago y los comprobantes de egreso no constituyen soporte del costo o deducción por que además de establecerlo así la ley fiscal para la factura, dichos documentos lo que soportan es el cumplimiento de la obligación y no su nacimiento.

En conclusión los costos y deducciones deben ser soportados con el original de la factura con independencia del periodo fiscal en que sean causados o pagados teniendo en cuenta las normas referentes a causación e independencia de los periodos fiscales.

JPGM/SOV