CONCEPTO TRIBUTARIO 8770 DE 2001

(Febrero 8)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

TEMA:

ALMACENAMIENTO FACTURAS EN MEDIOS MAGNÉTICOS

PROBLEMA JURÍDICO

¿Se puede conservar las facturas y demás documentos expedidos antes de la Ley 527 de 1999 en medios magnéticos y destruir los documentos físicos?

TESIS JURÍDICA

SE PUEDE CONSERVAR LAS FACTURAS Y DEMÁS DOCUMENTOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PERO SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS DURANTE EL TIEMPO EXIGIDO POR LA LEY.

INTERPRETACIÓN JURÍDICA

El Concepto 051929 del 31 de mayo de 2.000, dijo que los comprobantes internos y externos de la contabilidad pueden ser almacenados en cualquier medio técnico que permita su reproducción, y después de desarrollar tal tesis, concluyó que deben aceptarse los comprobantes internos y externos almacenados como mensajes datos.

Como mensaje de datos, según definición de la ley, es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

El último inciso del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, expresó que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

Lo anterior quiere decir que todos los documentos contables, incluidas las facturas se pueden conservar en uno de estos medios, sin importar que correspondan a documentos expedidos con anterioridad a la promulgación de la ley.

Pero, por ahora no se pueden destruir los documentos físicos de acuerdo con las normas legales vigentes que el mismo concepto citado por la consultante hace referencia, en especial el artículo 632 del Estatuto Tributario. Esto se manifestó también con el Concepto No. 002977 del 19 de enero de 2001.

AHBE