CONCEPTO ADUANERO 203 DE 2000

(Octubre 5)

Diario Oficial No 44.198, de 19 de octubre de 2000

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Bogotá, D. C.

Doctora

BLANCA HIRMA PACHON

Representante Legal Aduanas Avía SIA Ltda.

Calle 40 No. 102 - 24

Bogotá

Ref.: Radicado No. 71464 de julio 26 de 2000

Tema: Archivo de Documentos.

Recibido en esta oficina el oficio mencionado, nos permitimos manifestarle que, este Despacho es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas aduaneras dentro de la competencia asignada. En tal sentido resolvemos su inquietud:

Problema jurídico

¿Es viable que las Sociedades de Intermediación Aduanera con oficinas y operaciones en diferentes puertos, puedan conservar los archivos de todas sus sucursales centralizados en la oficina principal, sin que con ello se vulnere la obligación de conservar las declaraciones de importación y demás documentos soporte?

Tesis jurídica

Sí es viable que las Sociedades de Intermediación Aduanera con oficinas y operaciones en diferentes puertos, puedan conservar los archivos de todas sus sucursales centralizados en la oficina principal, sin que con ello se vulnere la obligación de conservar las declaraciones de importación y demás documentos soporte.

Interpretación jurídica

El Decreto 2685 de 1999, a través del cual se modificó la legislación aduanera, entrándose de las obligaciones de las Sociedades de Intermediación Aduanera, establece:

Artículo 26. Obligaciones de las Sociedades de Intermediación Aduanera.

Las Sociedades de Intermediación Aduanera en ejercicio de su actividad, tendrán las siguientes obligaciones:

a)..

b)..

c)..

d)..

e) Conservar a disposición de la autoridad aduanera original de las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte, durante el término previsto legalmente;.."

p) Ejercer las actividades de intermediación en jurisdicciones aduaneras donde la sociedad tenga autorización para actuar y cuente con representantes y auxiliares acreditados para tales efectos y,.."

Paralelamente la Resolución 4240 de 2000, a través de la cual se reglamenta el Decreto 2685 de 1999, consagra:

Artículo 9o. Requisitos y trámites para la autorización de las Sociedades de Intermediación Aduanera. Para efectos de lo establecido en los artículos 19 y 76 del Decreto 2685 de 1999, el representante legal de la persona jurídica que pretenda ser autorizada como Sociedad de Intermediación Aduanera, o su apoderado debidamente constituido, al formular solicitud escrita dirigida al Subdirector de Comercio Exterior de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá tener en cuenta lo siguiente:

a)..

b)..

c) Al suministrar los nombres e identificación de los empleados que actuarán como sus representantes y auxiliares, deberá indicar la administración o administraciones aduaneras ante las cuales actuarán, acreditando su idoneidad profesional en los términos señalados en el artículo siguiente, y

Artículo 12o. Contenido del acto administrativo de autorización a las Sociedades de Intermediación Aduanera. En la parte resolutiva del acto administrativo de autorización a las Sociedades de Intermediación Aduanera deberá quedar expresamente establecido:

a) La autorización del peticionario como Sociedad de Intermediación Aduanera por el término de tres (3) años contados a partir de la ejecutoria de la Resolución, indicando su razón social y NIT.

b) El ámbito de operación, señalando las administraciones aduaneras en las que la Sociedad de Intermediación Aduanera podrá efectuar sus trámites.

Como se infiere de las normas transcritas, el legislador no estableció ninguna condición especial respecto de la jurisdicción o lugar, en el cual deberían conservarse el original de las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte de las mismas, únicamente refirió la obligación en cuanto a la clase de documentos y el periodo por el cual deberían conservarse, no obstante haber reconocido que las Sociedades de Intermediación Aduanera podían operar en diferentes ciudades y ante diferentes administraciones.

Por lo anterior es dable concluir que sí es viable que las Sociedades de Intermediación Aduanera con oficinas y operaciones en diferentes puertos, puedan conservar los archivos de todas sus sucursales centralizados en la oficina principal, sin que con ello se vulnere la obligación de conservar las declaraciones de importación y demás documentos soporte.

Atentamente,

La Jefe Oficina Jurídica,

FABIOLA BARRAZA AGUDELO.

El Jefe División Normativa y Doctrina Aduanera,

ANÍBAL USCÁTEGUI CUÉLLAR.