CONCEPTO ADUANERO 44 DE 2001

(Febrero 15)

<Fuente: archivo DIAN>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Problema Jurídico	¿QUE DEBE HACER UNA SOCIEDAD DE INTERMEDIACION ADUANERA PARA CUMPLIR CON LA OBLIGACION DE CONSERVAR EL ORIGINAL DE LA DECLARACION DE IMPORTACION, EXPORTACION O TRANSITO ANTE LAS SOLICITUDES DE LOS IMPORTADORES O EXPORTADORES QUE SOLICITAN LA ENTREGA DE LOS MISMOS?.
Tesis Jurídica	LAS SOCIEDADES DE INTERMEDIACION ADUANERA PUEDEN EXPEDIR FOTOCOPIAS DE LAS DECLARACIONES DE IMPORTACION, EXPORTACION O TRANSITO Y DEMAS DOCUMENTOS QUE LA SOPORTEN, CON EL FIN DE ATENDER LA SOLICITUDES DE LOS IMPORTADORES O EXPORTADORES QUE ASI LO SOLICITEN.

SOCIEDADES DE INTERMEDIACION ADUANERA - OBLIGACIONES

SOCIEDADES DE INTERMEDIACION ADUANERA - RESPONSABILIDADES

OFICIO 538 DE NOVIEMBRE 24 DE 2000

CIRCULAR 0188 DE 2000

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 26

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 121

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 486

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 482

RESOLUCION EXTERNA 8 DE 1996 ART. 3

En circular 0188 del 26 de julio de 2000, del Director de Aduanas se determinó que:

"La obligación de custodia y conservación a disposición de la autoridad aduanera, del original de la Declaración de Importación, Exportación o Tránsito y de sus documentos soporte está en cabeza de la Sociedad de intermediación Aduanera como declarante, sin perjuicio de que el importador o exportador puedan conservar copia de la declaración de importación, exportación o tránsito.

De manera que, cuando la Sociedad de Intermediación Aduanera actúe como declarante, en su calidad de custodio de los originales, deberá expedir copia de la documentación original que conserva en su archivo, a solicitud del importador o exportador que lo requiera."

Prevé el artículo 26 del Decreto 2685 de 1999 que las Sociedades de Intermediación Aduanera en ejercicio de su actividad tendrán entre otras obligaciones Conservar a disposición de ¡a autoridad aduanera original de las declaraciones de importación, de valor; de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte, durante el término previsto legalmente.

A su turno, el artículo 482 ibídem, en su numeral 2.4. contempla como infracción aduanera imputabIes a las Sociedades de Intermediación Aduanera no conservar a disposición de la autoridad aduanera los originales de las Declaraciones de Importación, de Valor y de los documentos soporte, durante el término previsto legalmente.

El término a que se refiere la norma anterior es el de cinco (5) años establecido en el articulo 121 ejusdém que prevé que para efectos aduaneros, el declarante, en el caso en consulta la Sociedad de Intermediación Aduanera, está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por éste término, contado a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando ésta así lo requiera:

a) Registro o licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ello hubiere lugar;

b) Factura comercial, cuando hubiere lugar a ella;

c) Documento de transporte;

d) Certificado de origen, cuando se requiera para la aplicación de disposiciones especiales;

e) Certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere    lugar;

f)  Lista de empaque, cuando hubiere lugar a ella;

g)  Mandato, cuando no exista endoso aduanero y la Declaración de lmportación se presente a través de   una Sociedad de Intermediación Aduanera o apoderado y,

h)  Declaración Andina de Valor y los documentos soporte cuando a ello hubiere lugar.

En estos documentos el declarante deberá consignar el número y fecha de la presentación y aceptación de la Declaración de Importación a la cual corresponden y finaliza la disposición en comento que cuando las mercancías amparadas en un registro o licencia de importación, certificado de origen, documento de transporte, factura comercial, sean objeto de despachos parciales, el declarante deberá dejar constancia de cada una de las declaraciones presentadas al dorso del original o copia del documento correspondiente, indicando el número de aceptación de la Declaración de Importación, la fecha y la cantidad declarada.

A su turno, los documentos en que se soporta una operación de exportación y que deben conservarse por parte del declarante son:

a) Documento en el que conste que la mercancía va a ser objeto de un proceso de elaboración, transformación o reparación en el exterior, y

b) Mandato, cuando actúe como declarante una Sociedad de Intermediación Aduanera o un apoderado

En donde a Ja solicitud de Autorización de Embarque el declarante deberá suministrar a la Aduana toda la información que ésta requiera, incluyendo el contenido de los anteriores documentos.

La obligación estatuida es indelegable como quiera que la sanción por la inobservancia recae sobre la Sociedad de Intermediación Aduanera cuando actúa como declarante.

dicionaImente, y respecto del Documento de Exportación DEX, esta División a través del Oficio 538 del 24 de noviembre de 2000, manifestó que:

"Es importante resaltar lo dispuesto en la Resolución Externa No. 008 de mayo 5 del 2000, artículo 3o. en cuanto a la conservación de documentos: "... los residentes en el país que efectúen operaciones de cambio están obligados a conservar los documentos que acrediten el monto, características y demás condiciones de la operación y el origen o destino de las divisas..." no se refiere estrictamente al documento original,y no riñe con lo establecido en las normas aduaneras como usted lo sugiere"

De lo anterior se concluye que las Sociedades de Intermediación Aduanera pueden expedir fotocopias de las Declaraciones de Importación, Exportación o Tránsito Aduanero y demás documentos que las soporten, con el fin de atender la solicitudes de los importadores o exportadores que así lo soliciten, sin que por ello se abstraiga de la obligación prevista como custodio de los mismos