CONCEPTO ADUANERO 21 DE 2007

(Marzo 16)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

Oficina Jurídica - División de Normativa y Doctrina Aduanera

Bogotá, D.C. 15 MAR. 2007

CONCEPTO No. 530012- 00021

AREA: Aduanera

Señora

CLAUDIA SILVA

Coordinadora de Comercio Exterior

SIEMENS S.A.

Carrera 65 No. 11 – 83

Ciudad

 
Ref.: Consulta radicada bajo el número 83478 de 04/09/2006.

 
De acuerdo con lo estipulado por los artículos 11 del Decreto 1265 de 1999 y 11 de la Resolución 1618 de 22 de Febrero de 2006, esta División es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de normas aduaneras y cambiarias de carácter nacional.

 
TEMA: Aduanas

DESCRIPTORES: DECLARACION DE IMPORTACION - DOCUMENTOS SOPORTE.

FUENTES FORMALES: Ley 962 de 2005 Artículo 28; Decreto 2685 de 1999 artículos 121 y 470; artículos 5 Ley 57 de 1987.

 
PROBLEMA JURIDICO:

 
En aplicación de lo dispuesto por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los documentos soporte de las declaraciones de importación pueden conservarse en cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por el término establecido en el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999?

 
TESIS JURIDICA:

 
Los documentos soporte de las declaraciones de importación deben conservarse físicamente durante el término establecido por el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, sin perjuicio de que puedan guardarse copias en cualquier medio técnico, magnético o electrónico por el término establecido por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

 
INTERPRETACION JURIDICA:

 
La ley 962 de 8 de julio de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, cuyo Capítulo II establece criterios para la racionalización de trámites para el ejercicio de actividades particulares, dispuso:

 
Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

 
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

 
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”.

 
Por otra parte, la legal introducción de una mercancía de procedencia extranjera al país, se acredita con la correspondiente declaración de importación y los respectivos documentos soporte de conformidad con el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.

 
En lo referente a tales documentos soporte el artículo citado indica:

 
“Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando ésta así lo requiera: (…)” (Destaca el despacho).

 
Expuesto lo anterior, queda planteado un problema de prevalencia entre las dos disposiciones transcritas, toda vez que podría pensarse que los documentos soporte de las declaraciones de importación pueden conservarse en cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por el término de (10) años y no en original y por cinco (5) años como demanda el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.

 
Para dilucidar esta aparente dicotomía, es necesario aplicar la regla interpretativa establecida por el artículo 5 de la Ley 57 de 1887 cuya primera regla interpretativa señala que “La disposición relativa a un asunto especial, prefiere a la que tenga carácter general; cuya aplicación a todas luces nos indica que para efectos aduaneros priman las disposiciones contenidas en el Decreto 2685 de 1999.

 
Por consiguiente, la exigencia del artículo 121 del Decreto 2685 de conservar el original de los documentos soporte de las declaraciones de importación no debe interpretarse como un mero capricho del legislador aduanero; pues ella guarda relación directa con el ejercicio de las amplias facultades de fiscalización y control otorgadas a la Autoridad Aduanera por el artículo 470 ibídem.

 
Ahora bien, el hecho de que el importador tenga que cumplir con las previsiones de esta norma, no le impide que, en calidad de comerciante y para efectos de la conservación de los libros y papeles de comercio opte por emplear papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en aplicación de la disposición general contenida en el artículo 28 de la ley 962 de 1995.

 
En conclusión: Los documentos soporte de las declaraciones de importación deben conservarse físicamente durante el término establecido por el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, sin perjuicio de que puedan guardarse copias en cualquier medio técnico, magnético o electrónico por el término establecido por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

 
De otra parte le informo que puede consultar la doctrina oficial de la DIAN en la página de Internet www.dian.gov.coingresando por el icono Normatividad -Técnica dando click en el link Doctrina Oficina Jurídica.

Atentamente,

EDY ALEXANDRA FAJARDO MENDOZA

Jefe División de Normativa y Doctrina Aduanera